Manuel du propriétaire | KYOCERA KYOCAPTURE Manuel utilisateur

CONFIGURATION REQUISE
Configuration logicielle
KYOcapture 5.0 est une application 32 bit fonctionnant sous Windows XP Pro (dernier Service Pack), Windows Vista, Windows 2003 Server 32/64 bit, et Windows 2008 Server 32/64 bit.
KYOcapture 5.0 server requiert également .NET Framework 1.1.4322, 2.0.50727 et 3.0, et Internet Information Server (IIS).
Configuration matérielle
Le tableau suivant fournit des informations sur la configuration matérielle requise pour le déploiement,
quel que soit sa taille.
DÉPLOIEMENT
Processeur
PETIT
MOYEN
Processeur simple
Processeur XEON ou
Processeur XEON ou Opteron
ou double cœur
Opteron / Cache L2
Cache L2 2 Mo minimum
2 GHz minimum
2 Mo minimum / 1 ou
Processeurs ou cœurs
2 processeurs / cœurs
multiples
Mémoire RAM
1 Go
2 à 4 Go
4 Go minimum
Disque dur
5 Go
10 Go
50 Go
Réseau
100 Mbit
100 MBit / 1 GBit
1 GBit
Utilisation
Petite filiale
Bureau de filiale
Serveur d‘entreprise
petit à moyen
Serveur d’impression
Votre partenaire commercial Kyocera :
Kyocera Mita France
Espace Technologique de Saint Aubin, Route de l‘Orme, 91195 Gif-sur-Yvette cedex, France
Tél : +33 (0) 1 69 85 26 00, Télécopie : +33 (0) 1 69 85 34 09
www.kyoceramita.fr
KYOCERA MITA Belgique
Sint-Martinusweg 199-201, 1930 Zaventem, Belgique
Tél. : +32 (0) 2 720 92 70 - Télécopie : +32 (0) 2 713 08 75
www.kyoceramita.be
0901BRE_KYOcapture_EMC
GRAND
KYOCERA MITA Suisse
Hohlstrasse 614, CH-8048 Zurich, Suisse
Tél. : +41 (0) 44 908 49 49 - Télécopie : +41 (0) 44 908 49 50
www.kyoceramita.ch
* Les informations et illustrations contenues dans ce document n'ont pas de valeur contractuelle.
Les spécifications peuvent faire l'objet de modifications sans préavis.
Les informations ont été vérifiées avant la mise sous presse.
Toutes les marques citées sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
KYOcapture est une marque de KYOCERA MITA Europe B.V.
LOGICIEL DE CAPTURE ET DE GESTION
DES FLUX DE DOCUMENTS
MOINS DE PAPIER,
PLUS D‘EFFICACITÉ.
VOUS POUVEZ COMPTER SUR NOUS
UN
FLUX DE TRAVAIL
AUTOMATIQUEMENT
AMÉLIORÉ.
C’est un fait, même si votre bureau est parfaitement organisé, les factures et autres documents importants vous
parviennent souvent sur papier ou dans des formats difficiles à intégrer à votre flux de travail. La conversion,
l’indexation et l’archivage de ces documents dans les applications cibles adéquates prennent du temps et
s’avèrent coûteux. L’automatisation de ce processus rationalise efficacement le flux de documents de votre
organisation, car elle réduit vos coûts de traitement et augmente la productivité de manière significative.
­KYOcapture de KYOCERA est un logiciel de capture de documents rapide et efficace. Il libère vos collaborateurs
de nombreuses tâches administratives fastidieuses. Ceux-ci peuvent ainsi se consacrer à ce qu’ils font le mieux.
CRÉEZ LE PROCESSUS DONT VOUS AVEZ BESOIN.
Il est extrêmement aisé de mettre en place les processus spécifiques dont votre entreprise a besoin. Guidé par une
interface graphique et conviviale, votre administrateur informatique définit facilement les processus, en quelques
étapes simples. Il doit ainsi définir quels types de documents sont capturés, depuis quelle source, comment ils
doivent être traités et où ils doivent être envoyés. Une fois ces choix effectués, les flux de documents se mettent
en place automatiquement. L’utilisateur n’a plus qu’à appuyer sur un bouton de l’écran du multifonction, et le
document sera acheminé vers le système de gestion électronique de document/de contenu, le dossier réseau ou
la base de donnée désignée.
C’est grâce à l’interface graphique
de configuration que la création
de processus sur mesure devient si
facile. Cette interface permet les
glisser-déposer, facilite l’utilisation
d’une vaste bibliothèque de composants de capture, de traitement
et d’acheminement. L’administrateur informatique peut mettre en
place un flux de travail spécifique
en quelques minutes.
PRIORITÉ À VOTRE TRAVAIL.
KYOcapture fonctionne avec tous les types de documents provenant de sources multiples (multifonctions,
e-mail, fax ou dossiers partagés). Utilisez la reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’autres filtres de
traitement pour convertir, indexer et acheminer automatiquement les documents vers vos applications professionnelles. Cette méthode extrêmement efficace permet non seulement d’accélérer les processus administratifs, mais également de réduire la possibilité d’une erreur humaine.
FONCTIONS CLÉS :
Acquisition d’informations et de documents depuis quasiment toutes les sources papier ou électroniques
Indexation des documents papier et électroniques avant stockage
Création de flux de travail personnels avec authentification réseau
Une seule numérisation pour un envoi à des destinataires multiples
Conversion des documents numérisés en divers formats (searchable PDF, WORD, EXCEL, etc.)
RÉSUMÉ DE VOS AVANTAGES :
Une productivité au bureau améliorée grâce à la réduction des processus manuels et de la
possibilité d’erreur humaine
Des processus d’entreprise simplifiés : les documents sont envoyés automatiquement aux
applications choisies
Des coûts de traitement moindres, grâce à la réduction des coûts de stockage et de saisie
manuelle des données, etc
L’assurance de la conformité à la législation, grâce au traitement des documents sécurisé
et basé sur des règles
Des flux administratifs plus rapides les documents étant transférés automatiquement
aux applications ou aux collaborateurs concernés
DE
L‘ACQUISITION
À L‘ARCHIVAGE FINAL.
CAPTURE – PLUS BESOIN DE COURIR APRÈS LES DOCUMENTS.
La première étape est la capture du document, qu’il provienne d’une numérisation sur le multifonction de
votre entreprise ou d’un e-mail. KYOcapture peut traiter les documents provenant de sources aussi diverses que les multifonctions KYOCERA, les e-mails, les dossiers d’un PC, ou partagés sur le réseau ou encore
les scanners. Ce logiciel capture rapidement et facilement quasiment tous les contenus issus de tous les
formats. Il les indexe et les traite pour les convertir en divers formats. En outre, puisqu’il ne requiert aucun
savoir-faire spécifique, cet outil est très accessible.
TRAITEMENT – CONVERTIR LES DOCUMENTS EN DONNÉES.
KYOcapture trie et traite les informations en fonction des besoins de votre société. Grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR), KYOcapture extrait le texte des documents papier. Le logiciel est capable de lire les titres et les notes de bas de page, les chiffres des factures, les dates, la TVA ou toute autre
donnée dont vous avez besoin. Il peut également être programmé pour faire la différence entre les factures
et d’autres formulaires de la société ; le traitement des informations telles que le nombre de pièces, les
descriptions, les prix à l’unité ou autres devient rapide et parfaitement fiable. L’ensemble de ces données
peut non seulement être sauvegardé dans des formats standards tels que MS Word ou PDF (indexés), mais
aussi être transféré aux applications cibles de l’entreprise.
ROUTAGE – L‘INFORMATION À 100 À L‘HEURE
KYOcapture envoie automatiquement les documents à l’application désignée ; la récupération, si elle s’avère
nécessaire, devient rapide et efficace. La réduction du traitement manuel diminue la possibilité d’une erreur humaine, et donc de plus grande productivité. Facile à intégrer à n’importe quel système standard,
KYOcapture prend en charge MS SharePoint, DocuWare, Documentum, ELO, Interwoven, Open Text et bien
d’autres solutions d’archivage encore.
FLUX DE DONNÉES KYOCAPTURE :
Fax
Base de données
@
E-mail
Système de gestion
électronique de
documents (GED)
Dossier
Réseau/FTP
Multifonction
@
E-mail
Documents
électroniques
Scanner
Capture
Searchable PDF
avec OCR
Horodatages
Amélioration
de l’image
Reconnaissance
des codes-barres
Cryptage
Conversion
de format
Traitement
Fax
Routage
KYOCAPTURE
SE CHARGE DE TOUT.
ET EN PRATIQUE ?
Une société a généralement besoin de 3 à 5 jours pour traiter les nouvelles factures. Avec KYOcapture,
cette période peut être ramenée au minimum. En outre, la consommation de papier peut également être
réduite de manière significative. Surtout, vous diminuez les tâches manuelles : depuis le tri des factures
jusqu’à la saisie des informations issues de ces factures, tout peut être automatisé. Le résultat : vos coûts
globaux sont vraiment réduits et le flux de travail est beaucoup plus rapide.
PLUS D‘EFFICACITÉ POUR TOUTES LES ENTREPRISES.
Les petites sociétés, tout comme grandes entreprises, peuvent bénéficier de l’automatisation des flux de
documents. KYOcapture a été conçu pour rationaliser le travail sur de gros volumes de documents au sein
des grandes et moyennes sociétés. Pour les entreprises de taille moins importante, il existe KYOcapture
Express, équipé de fonctionnalités de base qui n’en sont pas moins puissantes. Si vous vous rendez compte,
après quelque temps, que vous aimeriez passer à la version plus complète, une mise à jour est possible à
tout moment.
KYOCAPTURE À L‘ŒUVRE.
KYOcapture rend plus efficaces tous les services, toutes les sociétés et toutes les organisations qui doivent
traiter systématiquement des documents professionnels. Par exemple, au sein du service comptabilité,
KYOcapture rationalise à la fois les tâches liées aux comptes clients et aux comptes fournisseurs et s’assure
que vous bénéficiez, entre autres, de toutes les réductions applicables et des améliorations de trésorerie.
Au sein du service juridique, KYOcapture automatise les flux de travaux et permet aux utilisateurs de rechercher et de récupérer les informations instantanément. Point très important, KYOcapture assure également
la conformité aux législations en vigueur en créant des pistes d’audit sécurisées et basées sur des règles. Si
votre entreprise fait partie du secteur de la santé, KYOcapture peut améliorer son efficacité de manière
significative en créant des fichiers électroniques individuels et sécurisés pour les informations relatives aux
patients. L’information est archivée et sécurisée, mais reste accessible instantanément pour tous les services
et dans tous les bâtiments. Ce ne sont que quelques exemples. Il y en a beaucoup d’autres !
CONÇU SUR MESURE POUR VOTRE SOCIÉTÉ.
KYOcapture Express 5.0
Flux de documents basiques
KYOcapture 5.0
Flux de documents avancés
Acquisition depuis un multifonction, un
Comprend toutes les fonctionnalités
dossier, une boîte e-mail (POP3) - OCR / OCR
de ­KYOcapture Express 5.0, plus :
par zone, conversion de format, reconnais­
Capture depuis toutes les sources (papier
sance des codes à barres
ou électroniques)
Scan vers base de données (SharePoint, Lotus
Options avancées de traitement des documents
Notes), scan vers email & fax, scan vers dossier,
Sauvegarde vers divers groupware (logiciels
FTP et imprimante
de travail en commun), un FTP sécurisé, fax, GED
Notification des événements
Personnalisation
De nombreuses extensions sont disponibles pour améliorer les capacités de votre installation KYOcapture :
KYOcapture SMARTicket : résume l’ensemble du flux de travail dans un code à barres sur une
­couverture papier / une étiquette
KYOcapture QuickCapture : logiciel de capture pour les scanners de bureau
KYOcapture OpenForms : pour un traitement automatisé des formulaires
VOUS POUVEZ COMPTER SUR NOUS.
Figurant parmi les principaux fabricants de solutions documentaires pour les entreprises, KYOCERA a
pour mission de fournir constamment des produits et des services de haute qualité. Nous proposons non
seulement les équipements et les logiciels les plus fiables qui soient, mais aussi un service d’une qualité exceptionnelle, des conseils exhaustifs et des solutions de financement sur mesure. Même si vous n’en aurez
peut-être jamais besoin, KYOcapture 5.0 est fourni avec une assistance professionnelle KYOsupport d’1 an
permettant d’obtenir de l’aide rapidement. Quels que soient vos besoins, vous pouvez compter sur nous. Pour
en savoir plus, nous vous invitons à contacter votre partenaire commercial KYOCERA le plus proche.