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Guide de l’utilisateur M740 Table des matières Description • Votre M740 • Raccordements • Accessoires pour le M740 • Conseils et sécurité • Présentation du M740 • L’afficheur du poste • Utiliser le navigateur • Utiliser le clavier alphanumérique 1 1 2 2 3 4 6 7 8 Modes d’appel • Utiliser le mode mains libres • Utiliser le mode micro-casque • Utiliser le mode écoute amplifiée • Utiliser le mode interphone • Régler le volume d’écoute 9 9 10 11 11 11 Appel d’un correspondant • Composer le numéro • Utiliser les touches programmables • Utiliser la fonction BIS (rappel du dernier numéro composé) • Appeler une opératrice (standard) • Utiliser la fonction rappel automatique • Utiliser la fonction stockage ré-émission 12 12 12 13 13 13 14 Réception d’un appel • Régler le volume de la sonnerie • Interrompre la sonnerie • Répondre à l’appel • Intercepter un appel destiné à un autre poste 15 15 15 16 17 En cours de communication • Utiliser la fonction secret • Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur le même poste • Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur un autre poste • Transférer une communication 18 18 18 18 19 I Table des matières • Appeler un second correspondant • Répondre à un second appel • Passer alternativement d’un correspondant à l’autre • Libérer un des correspondants • Etablir une conférence • Autres facilités en cours de communication • Mettre fin à une communication 19 20 20 20 20 21 21 Le journal des BIS • Consulter le journal des derniers numéros appelés (Bis) • Appeler un correspondant depuis le journal des Bis • Mémoriser le nom et/ou le numéro dans le répertoire privé • Effacer une fiche du journal des Bis • Effacer toutes les fiches du journal des Bis 22 22 23 23 23 24 Le répertoire privé • Accéder au répertoire privé • Créer une fiche dans le répertoire privé • Modifier, effacer une fiche du répertoire privé • Rechercher dans le répertoire privé • Appeler depuis le répertoire privé • Effacer toutes les fiches du répertoire privé 25 25 25 26 27 27 28 Les répertoires des numéros abrégés • Programmer un numéro abrégé personnel • Effacer un numéro abrégé personnel • Appeler un numéro abrégé personnel • Appeler un numéro abrégé collectif 29 29 29 29 30 Le journal des appels reçus • Consulter le journal des appels reçus • Appeler un correspondant depuis le journal des appels reçus • Mémoriser le nom et/ou le numéro dans le répertoire privé • Effacer une fiche du journal des appels reçus • Effacer toutes les fiches du journal des appels reçus 31 31 33 33 34 34 Le répertoire des informations • Consulter le répertoire des informations • Renseigner le répertoire des informations II 35 35 36 Table des matières Les touches programmables • Programmer une touche • Modifier la programmation • Effacer la programmation • Identifier les touches programmées 39 39 42 42 42 La fonction renvoi d’appel • Renvoyer les appels vers un autre poste • Renvoyer les appels vers la messagerie vocale • Annuler les renvois • Programmer un renvoi sur une touche programmable • Outrepasser la fonction renvoi d’appel 43 43 44 44 45 46 La messagerie vocale • Configurer et personnaliser votre boîte vocale • Activer le renvoi des appels vers la messagerie • Consulter les messages reçus • Programmer les codes d’accès sur une touche programmable 47 47 47 48 49 La fonction multitouche • Communiquer avec la fonction multitouche 50 50 La fonction multiligne • Communiquer avec la fonction multiligne 52 53 La fonction supervision • Programmer la fonction supervision • Communiquer avec la fonction supervision 54 54 55 La fonction filtrage • Communiquer avec la fonction filtrage 56 56 La fonction Virtual Desking • Récupérer vos droits d’abonné sur un poste • Désactiver le déplacement de vos droits d’abonné 58 58 59 III Table des matières La fonction agenda • Programmer un rendez-vous • Annuler un rendez-vous • Annuler tous les rendez-vous 60 60 60 60 La fonction «Ne pas déranger» • Utiliser la fonction «Ne pas déranger» • Outrepasser la fonction «Ne pas déranger» • Programmer la fonction «Ne pas déranger» sur une touche programmable 61 61 61 62 Autres fonctions • La fonction squatt • La fonction protection de la ligne lors d’une transmission de données 63 63 63 Le verrouillage du poste • Activer le verrouillage du poste • Appeler un correspondant externe depuis le poste verrouillé • Appeler un numéro d’urgence depuis le poste verrouillé • Désactiver le verrouillage du poste 64 64 64 65 65 Réglages du poste • Choisir et régler la sonnerie du poste • Régler le contraste de l’afficheur • Régler le niveau sonore des appuis sur les touches • Personnaliser le code secret du poste • Choisir la langue du poste 66 66 67 68 68 69 Divers • Glossaire (termes à connaître) • Un problème? Vérifiez… IV 70 70 71 Description Votre M740 Un nouveau poste téléphonique vient de vous être installé. Votre poste numérique M740 vous donne accès à tous les services et fonctionnalités associés aux systèmes des gammes M6500 IP PBX et Succession 6500. Votre poste numérique M740 est un outil à la fois complet et performant, mais aussi simple et rapide d’utilisation grâce à : - un journal des appels reçus (50 derniers) et un journal des appels émis (10 derniers), - un voyant message, - la présentation du nom des correspondants associée à un répertoire privé de 20 numéros, - un ensemble de 10 touches mémoires (programmation de numéros ou de fonctions), - un afficheur associé à un navigateur, - une fonction secret. Communiquez efficace Vos terminaux sont de véritables téléphones “mains libres”, pour renforcer encore l’efficacité de vos communications. Sans décrocher, vous appelez votre correspondant et entrez en communication avec lui. Ainsi, vous consultez vos dossiers ou prenez des notes en toute liberté. De même, vous pouvez répondre à tout appel sans aucune manipulation grâce à la fonction mains libres. Ce guide a pour objectif de vous guider pas à pas, lors de la prise en main de ce nouvel outil. Prenez-en connaissance tranquillement, en prévoyant un peu de temps. Lorsque vous maîtriserez vos manipulations les plus courantes… tout sera joué. Rien n’est difficile, ni incompréhensible, il vous suffit de lire et de suivre les instructions. Vous découvrirez alors la rapidité, le gain de temps et ne pourrez plus vous passer de ce poste totalement adapté à vos besoins. Remarque: ce document présente les codes standards d’accès aux diverses fonctions. Toutefois, ces accès peuvent être personnalisés par l’exploitant. Exemple: la fonction interception d’appel, - accès standard par . Si c’est le cas (accès personnalisé par code ), ou 541 votre exploitant système se chargera d’indiquer dans les espaces réservés, les codes d’accès spécifiques à ces fonctions. Alors… suivez le guide 1 Description Description Raccordements Gorge du cordon de ligne en position bureau Prise de raccordement du cordon combiné Prise de raccordement du micro-casque (sous opercule à enlever)* Prise de raccordement du cordon de ligne *Accessoires pour le M740 Le M740 est conçu pour supporter des éléments proposés en option (*). Le micro-casque Le M740 peut être équipé d’un micro-casque. Le mode casque se substitue au mode mains libres. Le kit d’installation murale Le M740 peut être installé en position murale. Un kit d’installation murale est proposé en option. 2 * Consultez l’exploitant système Description Conseils et sécurité Attention Ne pas installer l’appareil dans une pièce humide, ni à proximité d’un point d’eau. Cet appareil doit être utilisé à une température comprise entre 5°C et 45°C. Raccordement téléphonique Cet appareil ne peut être raccordé sur un réseau public. Ce poste téléphonique est prévu pour fonctionner avec un système de commutation privé, des gammes M6500 IP PBX et Succession 6500. Les tensions présentes sur ce réseau sont classées TRT1 (Tension Réseau Téléphonique) au sens de la norme EN 60-950. Marquage CE Il atteste de la conformité des produits aux normes applicables conformément à la Directive R & TTE 1999/5/CE. Entretien Utilisez un chiffon humidifié à l’eau légèrement savonneuse puis essuyez avec un chiffon sec. N’utilisez ni solvant, ni produit ménager, votre poste gardera ainsi son aspect neuf. Pour situer la version logicielle du système : L’utilisation et la disponibilité de certaines fonctions dépendent de la version logicielle du système associé. Afin de connaître très rapidement la version du système auquel est raccordé votre poste, nous vous conseillons le test suivant (après raccordement du poste) : - Appuyez sur la touche REPERT. PRIVE _ . Soit votre afficheur vous propose d’accéder au répertoire privé. Les indications et facilités supplémentaires, portées dans ce guide sur fond bleu, vous concernent tout particulièrement. Dans le cas contraire (l’afficheur invite à composer un numéro abrégé personnel), les facilités décrites sur fond bleu dans ce guide ne sont pas disponibles avec la version actuelle de votre système. En cas de doute, nous vous conseillons de consulter votre exploitant système. 3 Description Présentation du M740 Combiné téléphonique Je 19 Oct 16:59 Afficheur Voyant message Assistante M.Martin Ligne 1 Superv. Ligne 2 (Signalisation appel entrant et notification message) Superv. Ensemble touches programmables et afficheur d’icones Clavier alphanumérique Microphone (mode mains libres) REPERT. PRIVE M. Martin M.Martin Call Renvoi Forward Ligne 1 M.Martin Renvoi Filtrage Afficheur : composé d’une ligne d’information (état du poste, identité du correspondant, comptes rendus d’acceptation ou de refus de facilité…). Au repos, l’afficheur indique la date et l’heure. Des icones associés indiquent les choix accessibles par le navigateur. 10 touches programmables (symbolisées dans ce guide par ) : pour mémoriser - les numéros de vos correspondants réguliers, - les fonctions que vous utilisez le plus souvent. Icones associés aux touches programmables - permettent de visualiser l’état de la ligne ou de la fonction programmée : - appel entrant, - correspondant en attente, - poste en ligne ou fonction activée, - ligne libre/fonction désactivée. Clavier alphanumérique : permet de - composer les numéros, - saisir du texte et rechercher par son nom, un correspondant du répertoire privé. 4 Description Touche verte : permet - lors d’un appel entrant, de répondre en mode mains libres, - au repos ou en communication, de rappeler le dernier numéro composé (fonction Bis) ou d’accéder au journal des Bis, - en cours de consultation des journaux et répertoires, d’appeler le numéro. Touche rouge : permet - lors d’un appel entrant, de couper l’émission de la sonnerie, - en cours de communication, de mettre fin à la communication, - en cours de programmation, d’annuler un réglage ou de mettre fin à une séquence de programmation, - au repos, de verrouiller/déverrouiller le poste (appui maintenu). Touche répertoire : au repos ou en communication, permet d’activer la fonction répertoire - pour appeler un numéro abrégé personnel, - pour consulter et appeler depuis les répertoires et le journal des appels. Touche programmation : permet d’accéder - à la programmation (numéros et fonctions), - aux réglages du poste (sonnerie et contraste), - à la personnalisation du poste (gestion des répertoires). Touche haut-parleur : permet - au repos, d’activer et de désactiver la fonction interphonie, - lors d’un appel entrant, de répondre en mode mains libres, - en cours de communication, d’activer et de désactiver les modes écoute amplifiée et mains libres. Le voyant associé s’allume ou clignote selon le cas. Touche secret : en cours de communication, permet de couper le micro (combiné, mains libres ou micro-casque) et faire un aparté sans que le correspondant ne vous entende. Le voyant associé allumé rappelle l’activation. Touche R (Flashing) : permet en cours de communication, d’accéder à la numérotation (exemple : appeler un second correspondant). Touche d’accès direct à la messagerie : permet au repos, de rappeler la messagerie. Navigateur : est composé de 4 touches de direction et d’une touche centrale. - les touches ou permettent d’afficher les rubriques ou fiches, - les touches ou permettent d’afficher un complément d’information de la rubrique ou de la fiche ou d’effectuer un réglage, - la touche permet de valider un choix, un réglage ou une saisie. Au repos, la touche permet d’afficher l’état du poste. 5 Description L’afficheur du poste Le poste M740 est équipé d’un afficheur associé à un navigateur. Remarque : vous pouvez régler le contraste de l’afficheur (voir § Réglages du poste). Au repos : L’afficheur indique le jour, la date et l’heure : Je 22 Jui 14:30 - Si un événement survient (dépôt d’un message sur la messagerie vocale, activation du mode interphone…), l’afficheur présente l’information : RAPPELEZ MVOCALE POSTE INTERPHONE L’appui sur la touche permet d’accéder aux éventuels autres messages d’information (programmation d’un renvoi des appels, par exemple) ou la date et l’heure. En cours de communication : L’afficheur présente le nom du correspondant : C. CHARLES ou le numéro du correspondant : xxxxxxxxxx En cours de programmation : L’afficheur présente le libellé de la rubrique : PROGRAMMATION En cours de consultation des journaux ou répertoires : 6 L’afficheur présente les informations contenues dans la fiche : MARTIN Description Utiliser le navigateur Le navigateur permet de faire défiler les différentes rubriques ou fiches, et d’effectuer une sélection. Les icones associés indiquent les choix disponibles. . Les touches une rubrique et permettent d’afficher ou une fiche : PROGRAMMATION MARTIN . La touche permet de valider un choix, SONNERIE de valider un réglage, MELODIE : 5 de valider une saisie. DUPONT_ . Les touches ou permettent : - d’effectuer un réglage dans la rubrique sélectionnée, MELODIE : 4 - d’accéder à un complément d’information dans la rubrique sélectionnée ou fiche sélectionnée NUMERO DE POSTE 10/10 17:30 7 Description Utiliser le clavier alphanumérique Le clavier alphanumérique permet de renseigner les rubriques nom et numéro dans le répertoire privé et le répertoire des informations. La saisie est basée sur la correspondance des touches avec les lettres ou signes. 1 = -/espace: 5 = JKL 2 = ABC 6 = MNO 3 = DEF 7 = PQRS 4 = GHI 8 = TUV 9 = WXYZ B_ Lorsqu’une saisie de texte est proposée : - sélectionnez le caractère désiré par appuis successifs sur la touche correspondante. Exemple : - un premier appui sur la touche affiche la lettre A, - un second appui sur la touche affiche la lettre B, - un troisième appui sur la touche affiche la lettre C, - un quatrième appui sur la touche affiche le chiffre 2. Remarque : la saisie des lettres s’effectue uniquement en majuscules. Pour saisir une lettre située dans une autre touche : - appuyez sans attendre sur une autre touche pour saisir la lettre suivante selon le même principe. Pour saisir une autre lettre située dans la même touche : - attendez (3 secondes) que le curseur clignote à l’emplacement suivant. Pour remplacer une saisie, - appuyez sur les touches ou pour sélectionner le caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère), - puis saisissez le nouveau caractère. Pour valider une saisie, - appuyez sur la touche 8 . Modes d’appel Modes d’appel Votre M740 vous propose divers modes d’appel adaptés à vos activités. Ces facilités viennent en complément du mode classique combiné (ou mode discret) : décrochage du combiné pour répondre ou émettre un appel et raccrochage du combiné pour mettre fin à un appel. Utiliser le mode mains libres Le mode mains libres permet d’appeler ou de répondre à un appel, sans décrocher le combiné. Il est possible de passer du mode mains libres en mode combiné et inversement, en cours de communication. Attention : lorsqu’un micro-casque est raccordé au poste, le mode casque se substitue au mode mains libres. Répondre à un appel : Votre poste sonne et le voyant message clignote au rythme de la sonnerie. - Appuyez sur la touche (ou sur la touche verte ) Sans décrocher le combiné, vous pouvez converser directement en mode mains libres. Le voyant associé à la touche s’allume. Appeler un correspondant : - Composez directement au clavier le numéro du correspondant. Le numéro composé s’affiche au fur et à mesure de la saisie. Votre poste est automatiquement en mode mains libres. Au décrochage du correspondant, vous pouvez converser en mode mains libres. Mettre fin à une communication : - Appuyez sur la touche rouge . Le correspondant est libéré. La communication est terminée et le voyant associé à la touche s’éteint. Vous conversez en mode mains libres, Passer du mode mains libres au mode combiné : - décrochez simplement le combiné. La conversation se poursuit en mode combiné (ou mode discret). Le voyant associé à la touche s’éteint. En fin de communication vous devez raccrocher le combiné. 9 Modes d’appel Passer du mode combiné Vous conversez en mode combiné, au mode mains libres : - appuyez sur la touche puis raccrochez le combiné avant 6 secondes (pendant que le voyant de la touche clignote). La conversation se poursuit en mode mains libres. Le voyant de la touche clignote puis s’allume fixe. En fin de communication vous devez appuyer sur la touche rouge . Utiliser le mode micro-casque Lorsqu’un micro-casque est raccordé sur le M740, le mode micro-casque se substitue au mode mains libres. Répondre à un appel en mode micro-casque : Votre poste est programmé en mode micro-casque. Lorsque votre poste sonne, - appuyez sur la touche (ou sur la touche verte Vous pouvez converser en mode micro-casque. Le voyant associé à la touche s’allume. ). Passer du mode micro-casque au mode mains libres : Vous conversez en mode micro casque, Passer du mode micro-casque au mode supervision : Vous conversez en mode micro-casque, - une autre personne peut décrocher le combiné afin de superviser la communication. Le combiné peut être raccroché à tout moment. La conversation se poursuit en mode micro-casque. Mettre fin à une communication : - Appuyez sur la touche rouge . Le correspondant est libéré. La communication est terminée et le voyant associé à la touche s’éteint. Appeler un correspondant : - Composez directement au clavier le numéro du correspondant. Le numéro composé s’affiche au fur et à mesure de la saisie. Au décrochage du correspondant, vous pouvez converser en mode micro-casque. 10 - appuyez sur la touche . La conversation se poursuit en mode mains libres. Modes d’appel Utiliser le mode écoute amplifiée Le mode écoute amplifiée permet d’écouter un correspondant sur le haut-parleur et ainsi faire participer d’autres personnes à la conversation. Activer l’écoute amplifiée : Désactiver l’écoute amplifiée : Vous conversez en mode discret (combiné décroché). - Appuyez sur la touche . La conversation est diffusée sur le haut-parleur. Le voyant de la touche clignote puis s’allume fixe. - Appuyez à nouveau sur la touche . La conversation se poursuit en mode discret. Le voyant de la touche s’éteint. Utiliser le mode interphone Le mode interphone permet de communiquer avec des correspondants internes, sans aucune manipulation. Remarque : l’activation du mode interphone ne modifie nullement la réception ou l’émission d’appels externes. Activer le mode Au repos, interphone : - appuyez sur la touche pour activer le mode interphone. L’afficheur indique «POSTE INTERPHONE» et le voyant associé à la touche clignote. . Si un correspondant interne appelle, vous pouvez converser directement sans aucune manipulation. . Pour appeler un correspondant interne, composez directement le numéro et conversez au décrochage du correspondant. Au raccrochage du correspondant, le poste revient en mode interphone et le voyant de la touche clignote à nouveau. Désactiver le mode interphone : Au repos, - appuyez sur la touche . Le voyant associé à la touche s’éteint. Régler le volume d’écoute Quel que soit le mode utilisé (mode combiné, mains libres, casque ou écoute amplifiée), le niveau d’écoute peut être ajusté selon 8 niveaux. - Appuyez successivement sur les touches ou pour diminuer ou augmenter le niveau d’écoute. Le dernier réglage reste mémorisé par le poste (sauf pour le mode micro-casque: retour au niveau moyen en début de communication). 11 Appel d’un correspondant Appel d’un correspondant Il existe plusieurs moyens d’appeler un correspondant, selon que son numéro est nouveau ou déjà mémorisé par le poste. Les procédures d’appel des correspondants mémorisés dans les répertoires ou journaux sont explicitées dans les chapitres dédiés à ces facilités. A la réponse du correspondant, vous pouvez utiliser indifféremment les modes décrits précédemment. Composer le numéro Vous allez utiliser les touches du clavier alphanumérique pour composer le numéro du correspondant. Appeler un correspondant interne : Pour appeler un correspondant interne, - composez le numéro de poste du correspondant. L’afficheur présente le nom du correspondant*. MARTIN Appeler un correspondant externe : Pour appeler un correspondant externe, 1 - composez le code d’accès à l’extérieur (0). ou 2 - Composez le numéro du correspondant. L’afficheur présente le numéro composé. XXXXXXXXXX A la réponse du correspondant vous pouvez converser. Utiliser les touches programmables Les touches programmables de votre poste peuvent être affectées aux numéros des correspondants que vous appelez régulièrement (internes ou externes). DUPONT 12 - Appuyez sur la touche programmée. Le poste appelle automatiquement le correspondant. L’afficheur présente le numéro (ou le nom) du correspondant appelé. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. * Selon facilités accordées par l’exploitant système Appel d’un correspondant Utiliser la fonction Bis (rappeler le dernier numéro composé) La fonction BIS (rappel du dernier numéro composé) permet de re-numéroter automatiquement le dernier numéro composé. - Appuyez sur la touche verte . Le poste appelle automatiquement le dernier numéro composé. L'afficheur présente le numéro appelé. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. Appeler une opératrice (standard)* Vous souhaitez joindre la personne chargée de l’accueil téléphonique. ou - Composez au clavier le . L’afficheur indique «STANDARD». A la réponse de l’opératrice, vous pouvez converser. Si votre correspondant ne répond pas : Utiliser la fonction rappel automatique Vous appelez un correspondant interne ; celui-ci est occupé ou ne répond pas. Vous pouvez demander son rappel automatique. Activer le rappel automatique : ou Votre correspondant est occupé ou ne répond pas, avant de raccrocher. - appuyez sur les touches Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Dès que le correspondant en question est libéré (en cas d’occupation) ou a activé son téléphone (en cas d’absence), votre poste sonne. Puis dès que vous décrochez, le poste de votre correspondant «en rappel» sonne aussi. Désactiver le rappel automatique: Si vous souhaitez annuler ce rappel automatique. - Appuyez successivement sur les touches La fonction rappel n’est plus activée. ou * Selon facilités accordées par l’exploitant système 13 Appel d’un correspondant Utiliser la fonction stockage ré-émission Si votre correspondant ne répond pas ou est occupé, vous pouvez enregistrer provisoirement son numéro afin de le rappeler plus tard (même si vous composez d’autres numéros entre temps). Mémoriser le numéro : Votre correspondant est occupé ou ne répond pas. ou après - Appuyez successivement sur les touches avoir raccroché. Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Ce numéro reste mémorisé jusqu’à son rappel ou effacement. Appeler le numéro mémorisé : ou Lorsque vous souhaitez rappeler ce numéro. - Appuyez successivement sur les touches . Remarque : vous pouvez aussi décrocher simplement le combiné et attendre 5 secondes. Le poste appelle automatiquement le numéro mémorisé. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. Après réponse du correspondant en rappel, le numéro n’est plus mémorisé. Effacer le numéro mémorisé : Si vous souhaitez effacer le numéro mémorisé (afin d’en mémoriser un autre par exemple). ou - Appuyez successivement sur les touches . Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Le numéro est effacé. Remarque : Si vous utilisez régulièrement cette fonction, consultez votre exploitant système qui se chargera d’effectuer la programmation sur une touche programmable de votre poste. 14 Réception d’un appel Réception d’un appel Je 19 Oct 16:59 Assistante M.Martin Lors d’un appel entrant, le poste sonne et le voyant «Message» clignote. Ligne 1 Superv. Ligne 2 Superv. Lorsque l’appelant est mémorisé dans l’un des répertoires communs (interne ou externe*), l’afficheur présente le nom associé. MARTIN <- Remarques : . A défaut, le numéro (ou la nature de la ligne) est présenté par l’afficheur. . Lorsque l’appel fait suite à un renvoi, une flèche à la droite de l’afficheur vous en avertit. Les correspondants mémorisés dans le répertoire privé sont Recevoir l’appel d’un correspondant mémorisé annoncés par une sonnerie privilège (voir § Le répertoire dans le répertoire privé : privé). De plus, lorsque l’appelant n’est connu que de votre répertoire privé, l’afficheur présente le nom mémorisé dans ce répertoire. Régler le volume de la sonnerie Durant la phase de sonnerie, vous pouvez adapter le niveau sonore de la sonnerie. - Appuyez successivement sur les touches ou pour diminuer ou augmenter le niveau de la sonnerie (8 niveaux sont disponibles, dont la coupure). Le dernier réglage est mémorisé par le poste. Interrompre la sonnerie Durant la phase de sonnerie, vous pouvez décider - pour l’appel en cours uniquement - de couper la sonnerie. - Appuyez sur la touche rouge . Le poste ne sonne plus ; le voyant «Message» continue à clignoter indiquant que vous avez un appel entrant. Au prochain appel, le poste sonnera à nouveau. * Selon facilités accordées par l’exploitant système 15 Réception d’un appel Répondre à l’appel - Décrochez le combiné. La conversation avec le correspondant se déroule en mode discret. ou Répondre à l’appel d’un correspondant du répertoire privé : Ou, - appuyez sur la touche ou sur la touche verte . Sans décrocher le combiné, vous pouvez converser directement en mode mains libres. Dès le décrochage du combiné, l’appui sur la touche ou la touche verte , l’afficheur présente le numéro associé au nom du correspondant. Remarques : . Si votre poste est en mode interphone, vous conversez directement avec le correspondant interne sans aucune manipulation. . Un appel qui n’est pas répondu dans un temps donné, est transféré vers l’opératrice.* 16 * Selon facilités accordées par l’exploitant système Réception d’un appel Intercepter un appel destiné à un autre poste Vous pouvez intercepter les communications destinées à un autre poste alors que son titulaire est absent. Intercepter un appel destiné à un poste de votre groupe* : ou Intercepter un appel destiné à un poste quelconque : Vous faites partie d’un groupe d’interception d’appels*, c’està-dire que toutes les personnes de ce groupe peuvent rapidement récupérer les communications d’un poste qui sonne, à l’intérieur de ce même groupe. - Appuyez successivement sur les touches Vous pouvez converser avec le correspondant. . Vous pouvez intercepter la communication d’un poste alors que son titulaire est absent. 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou 2 - Composez le numéro du poste. Vous pouvez converser avec le correspondant. Remarque : si ce cas se reproduit souvent avec les mêmes postes, demandez à l’exploitant système de faire partie du même groupe d’appel. Intercepter un appel sur sonnerie générale* : L’opératrice est absente, vous voulez récupérer un appel sur sonnerie générale. - Appuyez successivement sur les touches Vous pouvez converser avec le correspondant. . ou * Selon facilités accordées par l’exploitant système 17 En cours de communication En cours de communication Utiliser la fonction secret La communication est établie avec un correspondant et vous désirez faire un aparté sans que votre correspondant ne vous entende. 1 - Appuyez sur la touche . Le micro du combiné, du mains libres ou du micro-casque est coupé ; le voyant associé à la touche s’allume fixe. Votre correspondant ne vous entend pas. 2 - Appuyez à nouveau sur la touche conversation avec le correspondant. Le voyant associé à la touche s’éteint. pour reprendre la Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur le même poste La communication est établie avec un correspondant et vous désirez le mettre en attente afin de le reprendre ultérieurement sur le même poste. 1 - Appuyez sur la touche . Votre correspondant est mis en attente et entend des bips ou une musique de patience. 2 - Appuyez successivement sur les touches , pour reprendre la conversation avec votre correspondant. Remarque : la fonction garde peut être programmée sur une touche programmable. Si vous utilisez régulièrement cette fonction, consultez votre exploitant système qui se chargera d’effectuer la programmation. Mettre en attente le correspondant et le reprendre sur un autre poste La communication est établie avec un correspondant et vous désirez poursuivre la conversation sur un poste situé dans un autre bureau. ou 18 - Appuyez successivement sur les touches avant de raccrocher. Le poste revient au repos. Votre correspondant est mis en attente et entend des bips ou une musique de patience. En cours de communication Sur le second poste : ou Vous voulez récupérer le correspondant mis en attente. 1 - Appuyez successivement sur les touches avoir décroché le combiné éventuellement). (après 2 - Composez le numéro du premier poste pour reprendre la conversation avec votre correspondant. Si la communication mise en attente n’est pas reprise dans un temps donné, elle est aiguillée vers l’opératrice. Transférer une communication Vous voulez transférer la communication vers un autre poste. 1 - Appuyez sur la touche . 2 - Composez le numéro du poste. Remarque : vous pouvez également accéder à un numéro mémorisé. Vous pouvez attendre la réponse du correspondant appelé ou raccrocher immédiatement (ou appuyer sur la touche rouge si vous étiez en mode mains libres ou en mode micro-casque). Appeler un second correspondant Vous êtes en communication avec un correspondant et vous désirez communiquer avec un second correspondant, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise. 1 - Appuyez sur la touche . Votre premier correspondant est mis en attente et entend un signal sonore. 2 - Composez le numéro du second correspondant. Remarque : vous pouvez également accéder à un numéro mémorisé. . Si le correspondant appelé ne répond pas, appuyez sur les touches pour revenir avec le correspondant en attente. L’afficheur présente le numéro ou le nom du correspondant en conversation. 19 En cours de communication Répondre à un second appel* Vous êtes en communication avec un correspondant et vous entendez un signal sonore : un autre correspondant essaie de vous joindre. Vous pouvez répondre à ce second correspondant sans couper la communication en cours. ou - Appuyez successivement sur les touches . Le premier correspondant est automatiquement mis en attente. Vous pouvez converser avec le second correspondant dont l’identité est présentée à l’afficheur. Remarque : si vous avez programmé la fonction multitouche ou multiligne (pour plus d’information, reportez-vous à ces chapitres), l’appui sur les touches programmées permet de répondre à l’appel et de passer d’un correspondant à l’autre. Passer alternativement d’un correspondant à l’autre Vous voulez passer successivement d’un correspondant à l’autre. - Appuyez sur les touches . Vous communiquez alternativement avec chacun des deux correspondants, mais ils ne peuvent communiquer entre eux. Libérer un des correspondants Pour libérer un des correspondants (celui avec lequel vous conversez). - Appuyez sur les touches . Vous récupérez le correspondant qui se trouvait en attente. Etablir une conférence Vous désirez communiquer en même temps avec chacun des deux correspondants (facilité accordée si vous êtes à l’origine du dernier appel). - appuyez sur les touches . Une conférence à trois est établie entre vous et vos deux correspondants. Si l’un raccroche, vous restez en ligne avec l’autre. 20 * Selon facilités accordées par l’exploitant système En cours de communication Quitter la conférence : En cours de conférence, vous désirez laisser vos deux correspondants entre eux. - Appuyez sur la touche rouge . Vous pouvez aussi raccrocher simplement le combiné. Les deux correspondants restent en communication. Remarque : En cas d’échec, votre poste sonne à nouveau. Autres facilités en cours de communication Utiliser la fonction trace : ou Vous voulez que le numéro du correspondant appelé ou appelant (interne ou externe) soit inscrit dans le journal de bord, afin d’identifier un appel malveillant, par exemple. En cours de communication : - appuyez successivement sur les touches . Vous pouvez raccrocher le combiné. Un message sonore indique que l’action a été validée Le numéro est automatiquement mémorisé dans le tableau de bord consultable par l’exploitant système. Protéger la communication* : Pour protéger le terminal contre tout appel ou intrusion lors d’une transmission de données. ou - Appuyez successivement sur les touches . Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Durant cette communication, toute tentative d’appel du poste est ignorée. Mettre fin à une communication - Appuyez sur la touche rouge . Vous pouvez aussi raccrocher simplement le combiné. Si le poste était en mode mains libres ou en mode microcasque, le voyant associé à la touche s’éteint. Le correspondant est libéré. La communication est terminée. * Selon facilités accordées par l’exploitant système 21 Le journal des Bis Le journal des Bis Le journal des Bis peut mémoriser les fiches des 10 derniers numéros appelés (numéros internes ou externes). Lors de la consultation du journal, vous pouvez rappeler automatiquement l’un des numéros mémorisés. Lorsque le journal est plein, tout nouvel appel vient effacer le plus ancien. Lorsqu’un appel est renouvelé plusieurs fois, seul le dernier est mémorisé avec mise à jour du compteur des appels. Vous pouvez procéder à l’effacement d’une fiche ou de l’ensemble des fiches mémorisées. Consulter le journal des derniers numéros appelés (Bis) 1 - Appuyez sur la touche verte . L’afficheur présente la première partie des informations relatives au dernier numéro appelé : le nom du correspondant. MARTIN Remarques : . Après effacement total du journal, l’afficheur indique «JOURNAL VIDE». . Si le nom du correspondant n’est pas connu, l’afficheur présente le numéro à la place du nom. 2 - Appuyez successivement sur la touche pour afficher : 10/10 17:30 la date et l’heure de l’appel, XXXXXXXXXX le numéro de l’appelé, 4 APPELS puis le nombre d’appels. . Appuyez successivement sur la touche informations précédentes. 3 - Appuyez successivement sur les touches accéder aux autres numéros mémorisés. 22 pour revenir sur les ou pour Le journal des Bis Appeler un correspondant depuis le journal des Bis En cours de consultation, vous pouvez appeler le correspondant dont la fiche est présentée (nom, date/heure, numéro ou nombre d’appels). - Appuyez sur la touche verte . Vous pouvez aussi appuyer sur la touche . Le poste appelle automatiquement le correspondant. L'afficheur présente le numéro du correspondant appelé. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. Mémoriser le nom et/ou le numéro dans le répertoire privé En cours de consultation (nom, numéro, date/heure ou nombre d’appels), vous pouvez enregistrer dans le répertoire privé, les coordonnées du correspondant dont la fiche est présentée. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur propose de créer une fiche dans le répertoire privé. 2 - Appuyez sur la touche . Le nom et le numéro sont enregistrés automatiquement dans le répertoire privé. . Si le nom n’est pas présent dans le journal des Bis. L’afficheur vous invite à saisir le nom. - Saisissez le nom à associer au numéro à l’aide du clavier alphanumérique (14 caractères maximum), puis appuyez sur pour terminer. . Si un même numéro se trouve déjà mémorisé avec un autre nom dans le répertoire privé, l’afficheur indique «DEJA ENREGISTRE». L’afficheur revient sur la fiche du journal des Bis Effacer une fiche du journal des Bis En cours de consultation, lorsque la fiche relative à un appel est présentée (nom, date/heure numéro ou nombre d’appels), vous pouvez procéder à l’effacement. 1 - Appuyez successivement sur la touche de «EFFACER ?». jusqu’à affichage 2 - Appuyez sur la touche pour confirmer l’effacement. Un signal sonore confirme l’effacement. La liste est mise à jour et l’afficheur présente la fiche suivante. 23 Le journal des Bis Effacer toutes les fiches du journal des Bis Vous avez la possibilité de procéder à l’effacement de la totalité des numéros mémorisés dans le journal des Bis. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « VIDER JOURNAUX». 3 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «EFF. APPELS BIS». 4 - Appuyez sur la touche . L’affiche vous invite à saisir votre code secret. Code secret 5 - Composez votre code secret. Un signal sonore confirme l’effacement. L’afficheur confirme l’effacement total du journal des Bis. Rappel : utilisez la touche rouge fin à une séquence. 24 pour annuler ou mettre Le répertoire privé Le répertoire privé Vous pouvez enregistrer dans votre répertoire privé, les numéros internes ou externes, que vous utilisez le plus souvent (maximum 20). Les fiches (ensembles comprenant le nom et le numéro d’un correspondant) sont classées par ordre alphabétique. Lorsqu’un correspondant mémorisé dans votre répertoire privé vous appelle, celui-ci est annoncé par la sonnerie privilège et l’afficheur vous présente son nom, puis son numéro. Il sera également mémorisé par son nom dans le journal des appels reçus. Accéder au répertoire privé Vous pouvez accéder au répertoire privé, poste au repos ou en communication. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur présente le premier répertoire disponible. REPERT. PRIVE 2 - Appuyez sur la touche . L’afficheur présente le premier des noms classés par ordre alphabétique. Lorsque le répertoire est vide, l’afficheur indique «REP. PRIVE VIDE». 3 - Appuyez successivement sur les touches accéder aux autres fiches mémorisées. ou pour Créer une fiche dans le répertoire privé En cours de consultation, vous pouvez créer une nouvelle fiche. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur propose de renseigner le nom de la nouvelle fiche. . Lorsque le répertoire est déjà plein, l’afficheur indique «REP. PRIVE PLEIN». Nom 2 - Composez au clavier alphanumérique, le nom du correspondant souhaité (14 caractères maximum). Voir § Utiliser le clavier alphanumérique. . En cas d’erreur, appuyez sur les touches ou pour sélectionner le caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère) puis saisissez le nouveau caractère. 3 - Appuyez sur la touche pour confirmer le nom. L’afficheur propose de renseigner le numéro associé au nom. 25 Le répertoire privé 4 - Composez le numéro d’appel, avec le préfixe de prise de ligne s’il s’agit d’un numéro externe (23 chiffres max. sans pause). Remarque : lorsqu’un nom ou numéro est déjà mémorisé dans le répertoire, l’afficheur indique «DEJA ENREGISTRE». . Si vous souhaitez mémoriser un code d’accès (exemple : code secret ou code d’interrogation), vous devez appuyer sur avant de saisir le code. Appuyez également sur pour insérer une pause dans ce code, si nécessaire. . En cas d’erreur, appuyez sur les touches ou pour sélectionner le caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère) puis saisissez le nouveau caractère. 5 - Appuyez sur la touche pour confirmer le numéro. L’afficheur présente le nom mémorisé. Rappel : utilisez la touche rouge fin à une séquence. pour annuler ou mettre Modifier, effacer une fiche dans le répertoire privé Lorsqu’une fiche a été programmée, vous pouvez la modifier ou l’effacer. Modifier une fiche : En cours de consultation d’une fiche, 1 - appuyez successivement sur la touche «MODIFIER ?». pour afficher 2 - Appuyez sur la touche . L’afficheur présente le nom mémorisé. 3 - Appuyez sur les touches ou pour sélectionner le caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère), puis saisissez-le (ou les) nouveau (x) caractère(s). . Si vous ne souhaitez pas modifier le nom, appuyez directement sur la touche . 4 - Appuyez sur la touche pour confirmer la modification du nom. L’afficheur propose de modifier le numéro. 5 - Procédez comme pour la modification du nom. . Si vous ne souhaitez pas modifier le numéro, appuyez directement sur la touche . 26 Le répertoire privé 6 - Appuyez sur la touche pour valider la modification du numéro. Un signal sonore confirme la modification. Effacer une fiche : En cours de consultation, lorsque le nom ou numéro à effacer est affiché. 1 - Appuyez successivement sur la touche «EFFACER ?». pour afficher 2 - Appuyez sur la touche pour confirmer. Un signal sonore confirme l’effacement. L’afficheur présente la fiche suivante. Rechercher dans le répertoire privé En cours de consultation du répertoire, vous pouvez effectuer une recherche par le nom sur l’ensemble des fiches mémorisées dans le répertoire privé. 1 = -/espace: 5 = JKL 2 = ABC 6 = MNO 3 = DEF 7 = PQRS 4 = GHI 8 = TUV 9 = WXYZ 1 - Appuyez successivement sur une touche du clavier alphanumérique (touche contenant la première lettre du nom recherché). Voir § Utiliser le clavier alphanumérique. L’afficheur présente le premier nom mémorisé, commençant par la première lettre située sur la touche. 2 - Sélectionnez la fiche désirée avec les touches ou . . Si aucune fiche ne correspond à la sélection, l’afficheur indique «PAS DE REPONSE». Vous pouvez aussi appuyer sur une autre touche du clavier alphanumérique pour effectuer une nouvelle recherche par le nom. Appeler depuis le répertoire privé En cours de consultation du répertoire, vous pouvez appeler le correspondant dont la fiche est présentée. - Appuyez sur la touche verte . Vous pouvez aussi appuyer sur la touche . Le poste appelle automatiquement le numéro. L’afficheur présente le numéro mémorisé dans le répertoire. 27 Le répertoire privé Effacer toutes les fiches du répertoire privé Vous avez la possibilité de procéder à l’effacement de la totalité des fiches mémorisées dans le répertoire privé. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez deux fois sur la touche . L’afficheur indique « GESTION REPERT». 3 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «VIDER REP. PRIVE». 4 - Appuyez sur la touche . L’afficheur vous invite à saisir votre code secret. Code secret 5 - Composez votre code secret. Un signal sonore confirme l’effacement. L’afficheur confirme l’effacement total du répertoire privé. Rappel : utilisez la touche rouge fin à une séquence. 28 pour annuler ou mettre Les répertoires des numéros abrégés Les répertoires des numéros abrégés Il s’agit des répertoires mémorisés au niveau du système. - Le répertoire personnel (indépendant du répertoire privé de votre poste) permet d’enregistrer les numéros que vous utilisez le plus souvent (10 au maximum, numérotés de 0 à 9). - Le répertoire collectif est accessible par l’ensemble des postes (même ceux pour qui l’accès extérieur est interdit). Programmer un numéro abrégé personnel Vous voulez programmer un numéro. 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou 0à9 2 - Composez un numéro abrégé de à . 3 - Composez le numéro du correspondant (précédé du 0 s’il s’agit d’un correspondant externe). Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Rappel : utilisez la touche rouge pour annuler ou mettre fin à une séquence de programmation. Effacer un numéro abrégé personnel Afin de pouvoir éventuellement enregistrer un nouveau numéro, vous devez auparavant effacer le précédent. 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou 0à9 2 - Composez le numéro abrégé choisi ( à ). Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Appeler un numéro abrégé personnel Au repos ou en communication, vous pouvez appeler un numéro abrégé personnel. 1 - Appuyez sur la touche . Vous pouvez aussi composer 0à9 . 2 - Composez un numéro abrégé de à . Le poste appelle automatiquement le numéro. L’afficheur présente le numéro mémorisé dans le répertoire. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. 29 Les répertoires des numéros abrégés 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur affiche le premier répertoire disponible. 2 - Appuyez sur la touche numéros abrégés. pour accéder au répertoire des REPERT.ABREGES 3 - Appuyez sur la touche . L’afficheur propose de saisir le numéro abrégé. 0à9 4 - Composez un numéro abrégé de à . Le poste appelle automatiquement le numéro. L’afficheur présente le numéro mémorisé dans le répertoire. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. Appeler un numéro abrégé collectif* Vous gagnerez du temps en utilisant les numéros abrégés collectifs ; consultez votre exploitant système pour avoir connaissance de la liste. Au repos ou déjà en communication, vous pouvez appeler un numéro abrégé collectif. 1 - Appuyez sur la touche 3xxx ou 30 _xxx . 2 - Composez un numéro abrégé (3xxx). Le poste appelle automatiquement le numéro. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. * Selon facilités accordées par l’exploitant système Le journal des appels reçus Le journal des appels reçus Le journal des appels reçus peut mémoriser les fiches (ou ensembles d’informations relatives à un appel) des 50 derniers appels reçus, qu’ils aient été répondus ou non. Si l’appelant est mémorisé dans votre répertoire privé, c’est son nom qui vous est présenté en priorité, à la place du numéro. Lors de la consultation du journal, vous pouvez rappeler automatiquement le numéro mémorisé ou créer directement une fiche dans le répertoire privé. Vous pouvez procéder à l’effacement d’une fiche ou de l’ensemble des fiches mémorisées. Lorsque le journal est plein, tout nouvel appel vient effacer le plus ancien. Lorsqu’un appel est renouvelé plusieurs fois, seul le dernier est mémorisé. Consulter le journal des appels reçus Le voyant vous informe de l’arrivée d’un nouveau message. Je 19 Oct 16:59 Assistante M.Martin Ligne 1 Superv. Ligne 2 Superv. Voyant message - Voyant clignotant lent : présence d’un nouvel appel dans le journal des appels reçus. - Voyant clignotant rapide: présence d’un nouvel appel dans le journal des appels reçus et d’un message dans votre boîte vocale. - Voyant éteint : pas de nouvel appel dans le journal des appels. Remarques : . Voyant allumé fixe, il n’y a pas de nouvel appel, mais au moins un message dans votre messagerie vocale. . Après effacement total du journal, l’afficheur indique «JOURNAL VIDE». Poste au repos ou en communication, vous pouvez consulter le journal des appels reçus. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur présente le premier répertoire disponible. 2 - Appuyez sur la touche pour accéder rapidement au journal des appels reçus. Vous pouvez aussi appuyer successivement sur la touche . APPELS RECUS 3 - Appuyez sur la touche . L’afficheur présente la première partie des informations relatives au dernier appel : le nom du correspondant. MARTIN 31 Le journal des appels reçus Remarques : . Si l’appelant a protégé son identité, l’afficheur affiche une série d’étoiles à la place des nom et numéro. . Si l’appelant n’est pas identifié, l’afficheur indique «INCONNU» à la place des nom et numéro. . Lorsque, seul le numéro est mémorisé, il apparaît aussi à la place du nom. . Lorsqu’un appel a déjà été lu, l’icone précède le nom. MARTIN 4 - Appuyez successivement sur la touche pour afficher : 10/10 17:30 la date et l’heure de l’appel, XXXXXXXXXX le numéro de l’appelant, 4 APPELS puis le nombre d’appels. . Appuyez successivement sur la touche informations précédentes. pour revenir sur les 5 - Appuyez successivement sur les touches ou pour afficher les informations relatives aux autres appels mémorisés. 32 Le journal des appels reçus Appeler un correspondant depuis le journal des appels reçus En cours de consultation, vous pouvez appeler le correspondant dont la fiche est présentée. Remarque : seuls les correspondants dont le numéro est présenté pourront être rappelés. - Appuyez sur la sur la touche verte . Vous pouvez aussi appuyer sur la touche . Le poste appelle automatiquement le correspondant. L’afficheur présente le numéro appelé. La fiche reste mémorisée dans le journal et l’icone nom, pour signifier le rappel. précède le MARTIN Mémoriser le nom et/ou le numéro dans le répertoire privé En cours de consultation, vous pouvez mémoriser dans votre répertoire privé, les coordonnées du correspondant dont la fiche est présentée. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur propose de créer une fiche dans le répertoire privé. 2 - Appuyez sur la touche . Le nom et le numéro sont enregistrés automatiquement dans le répertoire privé. . Si le nom n’est pas présent dans le journal des appels reçus. L’afficheur vous invite à saisir le nom. - Saisissez le nom à associer au numéro à l’aide du clavier alphanumérique (14 caractères maximum), puis appuyez sur pour terminer. . Si un même numéro se trouve déjà mémorisé avec un autre nom dans le répertoire privé, l’afficheur indique «DEJA ENREGISTRE». L’afficheur revient sur la fiche du journal des appels reçus. 33 Le journal des appels reçus Effacer une fiche du journal des appels reçus En cours de consultation, vous pouvez procéder à l’effacement de la fiche présentée. 1 - Appuyez successivement sur la touche «EFFACER ?». pour afficher 2 - Appuyez sur la touche pour confirmer. Un signal sonore confirme l’effacement. L’afficheur présente la fiche suivante. Effacer toutes les fiches du journal des appels reçus Vous avez la possibilité de procéder à l’effacement de la totalité des numéros mémorisés dans le journal des appels reçus. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « VIDER JOURNAUX». 3 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «EFF. APPELS BIS». 4 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «EFF.APPELS RECUS». 5 - Appuyez sur la touche . L’affiche vous invite à saisir votre code secret. Code secret 6 - Composez votre code secret. Deux bips sont émis. L’afficheur confirme l’effacement total du journal des appels. Rappel : utilisez la touche rouge fin à une séquence. 34 pour annuler ou mettre Le répertoire des informations Le répertoire des informations Le répertoire des informations permet à l’utilisateur d’accéder à l’affichage de différentes informations usuelles concernant le poste et le titulaire du poste en question. Consulter le répertoire des informations Poste au repos ou en communication, vous pouvez consulter le répertoire des informations. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur présente le premier répertoire disponible. 2 - Appuyez successivement sur la touche de “ INFOS PRIVEES”. jusqu’à affichage INFOS PRIVEES 3 - Appuyez sur la touche rubrique d’information. pour accéder à la première NUMERO DE POSTE 4 - Appuyez sur la touche la rubrique. pour accéder au numéro associé à XXXXX 5 - Appuyez successivement sur les touches ou accéder aux autres rubriques d’information, à savoir : - NUMERO DE FAX, - NUMERO DE GSM, - NUMERO DE DECT, - NUMERO LIBRE, - NUMERO DE SERIE du poste, - REF.LOG/POSTE (Référence du logiciel poste). Rappel : utilisez la touche rouge consultation. pour pour mettre fin à la 35 Le répertoire des informations Renseigner le répertoire des informations Dans le répertoire des informations, vous pouvez personnaliser quatre rubriques :les numéros de FAX, GSM, DECT et un numéro libre. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez successivement sur la touche de “ INFOS PRIVEES”. jusqu’à affichage INFOS PRIVEES 3 - Appuyez sur la touche rubrique d’information. pour accéder à la première 4 - Appuyez successivement sur les touches afficher les autres rubriques. Renseigner les numéros de FAX - GSM - DECT : ou pour Lorsque l’afficheur présente l’une des trois rubriques (Numéro FAX ou Numéro GSM ou Numéro DECT) : - appuyez sur la touche . L’afficheur invite à saisir le numéro. - Composez le numéro à mémoriser (23 caractères maximum). . En cas d’erreur, appuyez sur les touches ou pour sélectionner le caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère), puis saisissez le nouveau caractère. - Appuyez sur la touche pour valider. Deux bips de confirmation sont émis. Renouvelez l’opération pour chaque rubrique à renseigner. 36 Le répertoire des informations Renseigner le numéro libre : Lorsque l’afficheur présente la rubrique Numéro libre : - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «MODIFER?». - Appuyez sur la touche . L’afficheur invite à saisir le nom ou l’intitulé du numéro. Nom - Utilisez le clavier alphanumérique pour saisir le nom ou l’intitulé du numéro libre (12 caractères max.). En cas d’erreur, appuyez sur les touches ou pour sélectionner le caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère), puis saisissez le nouveau caractère. - Appuyez sur la touche . L’afficheur invite à saisir le numéro associé. - Composez le numéro à mémoriser (23 caractères max.). - Appuyez sur la touche pour valider. L’afficheur affiche à nouveau le nom mémorisé. 37 Le répertoire des informations Modifier les numéros de FAX - GSM - DECT : Lorsque l’afficheur présente le numéro à modifier : - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «MODIFIER ?». - Appuyez sur la touche . L’afficheur invite à modifier le numéro. - Utilisez les touches ou pour sélectionner le caractère à remplacer (curseur placé sous le caractère), puis saisissez le nouveau caractère. - Appuyez sur la touche . Deux bips de confirmation sont émis. Renouvelez l’opération pour chaque rubrique à modifier. Effacer un numéro : Lorsque l’afficheur présente le numéro à effacer : - Appuyez deux fois sur la touche . L’afficheur indique «EFFACER ?». - Appuyez sur la touche . Deux bips de confirmation sont émis. Vous pouvez procéder à la saisie d’un nouveau numéro, comme indiqué précédemment. Dans le cas contraire, utilisez la touche rouge au repos. 38 pour revenir Les touches programmables Les touches programmables Vous appelez certains correspondants ou collaborateurs plusieurs fois par jour… Vous utilisez fréquemment certaines fonctions téléphoniques telles que le renvoi, la supervision, le filtrage, l’interception… Les touches programmables de votre poste permettent de mémoriser ces numéros ou fonctions et d’accéder simplement aux services offerts. Vous trouverez ci-après quelques exemples de programmations possibles. Toutefois, nous vous recommandons de vous reporter aux chapitres traitant notamment de ces fonctions, pour avoir de plus amples informations sur les facilités mises à votre disposition. Programmer une touche Quel que soit le type de programmation (numéro ou fonction), la procédure d’accès est identique. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez sur la touche . 3 - Appuyez sur une touche programmable. L’icone associé à cette touche clignote. Code type 4 - Entrez le code type de programmation (voir ci-après les diverses possibilités). Séquence 5 - Composez la séquence correspondant au service que vous désirez programmer. 6 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 7 - Appuyez sur la touche . L’icone associé à cette touche programmée clignote. . Si vous désirez programmer une autre touche, reprenez la procédure depuis 3. 8 - Appuyez sur la touche rouge pour terminer. 39 Les touches programmables Programmer un numéro : Vous pouvez programmer le numéro d’appel d’un correspondant interne ou externe. Après avoir sélectionné la touche à programmer (l’icone associé clignote) : 1 - entrez le code type . 2 - Composez le numéro du correspondant sans oublier le code d’accès au réseau s’il s’agit d’un correspondant externe (0). Pour terminer, vous devez appuyer sur les touches . , , Ainsi, par simple appui sur cette touche, votre correspondant sera appelé. Programmer une série de codes : Il s’agit de programmer une série de codes qui seront interprétés par le poste, déjà en cours de communication. Vous pouvez par exemple, programmer la séquence d’accès à votre messagerie vocale. Après avoir sélectionné la touche à programmer (l’icone associé clignote) : - entrez le code type N° B. V. # code # . - Composez la séquence. Exemple : composez le n° de boîte vocale suivi de #, puis le code personnel d’accès à la messagerie suivi de #. Pour terminer, vous devez appuyer sur les touches . , Ainsi, par simple appui sur cette touche, vous donnez au poste en cours de communication, toutes les informations requises et accédez rapidement au service attendu. 40 , Les touches programmables Programmer une supervision* : Vous pouvez programmer la fonction supervision du poste d’un collaborateur. Après avoir sélectionné la touche à programmer (l'icone associé clignote) : - entrez le code type . - Composez le numéro du poste à superviser. Pour terminer, vous devez appuyer sur les touches . , , Ainsi, vous avez une visibilité permanente de l’activité téléphonique du poste supervisé et pouvez intervenir par simple appui sur cette touche. Programmer un service : Vous souhaitez par exemple, programmer un renvoi ou la fonction «Ne pas déranger». Après avoir sélectionné la touche à programmer (l'icone associé clignote) : - entrez le code type Séquence service . - Composez la séquence du service. Exemples de Programmation Renvoi sur poste choisi - immédiat ............................. Renvoi sur poste choisi - si non réponse ..................... Renvoi sur poste choisi - si occupation ....................... Renvoi sur messagerie vocale - immédiat .................. Renvoi sur messagerie vocale - si non réponse .......... Renvoi sur messagerie vocale - si occupation ............ Pour ne pas être dérangé par des appels ...................... Séquence service à saisir + n° poste *21 22 + n° poste *23 + n° poste *21 + n° Messag. *22 + n° Messag. *23 + n° Messag. *45 * Pour terminer, vous devez appuyer sur les touches . , , Ainsi, vous pouvez accéder à l’activation / désactivation du renvoi ou de la fonction «Ne pas déranger» par simple appui sur la touche programmée. * Selon facilités accordées par l’exploitant système 41 41 Les touches programmables Modifier la programmation Vous voulez modifier la programmation d’une touche. Pour cela, procédez à l’enregistrement d’une nouvelle séquence. La dernière programmation reste mémorisée. Effacer la programmation Vous voulez effacer la programmation d’une touche. Après avoir sélectionné la touche dont vous voulez effacer la programmation (l’icone associé clignote) : - entrez le code type . Pour terminer, vous devez appuyer sur les touches . , , Identifier les touches programmées Les 2 étiquettes papier, permettent d’indiquer en regard de chaque groupe de touches (5 emplacements), le nom des correspondants ou fonctions programmé(e)s. Je 19 Oct 16:59 Assistante M.Martin 1 - Enlevez la protection transparente de l’étiquette en soulevant la partie inférieure (pour cela, insérez un objet pointu successivement dans les deux encoches). Ligne 1 Superv. Ligne 2 Superv. 2 - Inscrivez le nom du correspondant ou de la fonction programmé(e) sur l’étiquette, en regard de la touche. 3 - Replacez la protection transparente. Etiquettes 42 La fonction renvoi d’appel La fonction renvoi d’appel* En cas d’absence ou d’occupation, vous avez la possibilité de renvoyer vos appels vers un autre poste ou vers votre boîte vocale. Remarque : si vous désirez renvoyer vos appels vers un numéro extérieur (GSM par exemple), nous vous conseillons de consulter votre exploitant système. Renvoyer les appels vers un autre poste Vous pouvez renvoyer vos appels vers un autre poste ; vous avez trois possibilités. Renvoyer immédiatement : ou Renvoyer sur non réponse : ou Renvoyer sur occupation : ou Pour renvoyer les appels immédiatement, - appuyez successivement sur les touches , - puis composez le numéro du poste choisi. Tous les appels sont renvoyés immédiatement vers le poste choisi. Pour renvoyer les appels sur non réponse, - appuyez successivement sur les touches , - puis composez le numéro du poste choisi. Tous les appels sont renvoyés, après quelques sonneries, vers le poste choisi. Pour renvoyer les appels sur occupation, - Appuyez successivement sur les touches , - puis composez le numéro du poste choisi. Tous les appels arrivant sur votre poste occupé, sont renvoyés vers le poste choisi. Un message sonore indique que l’action a été validée. * Selon facilités accordées par l’exploitant système 43 La fonction renvoi d’appel Renvoyer les appels vers la messagerie vocale* Vous pouvez renvoyer vos appels vers la messagerie vocale ; vous avez trois possibilités. Renvoyer immédiatement : ou Renvoyer sur non réponse : ou Renvoyer sur occupation : ou Pour renvoyer les appels immédiatement, - appuyez successivement sur les touches . Tous les appels sont renvoyés immédiatement vers la messagerie vocale. Pour renvoyer les appels sur non réponse, - appuyez successivement sur les touches . Tous les appels sont renvoyés après quelques sonneries vers la messagerie vocale. Pour renvoyer les appels sur occupation, - appuyez successivement sur les touches . Tous les appels arrivant lorsque votre poste est occupé, sont renvoyés vers la messagerie vocale. Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Annuler les renvois Vous souhaitez annuler la programmation d’un renvoi vers un autre poste ou vers la messagerie. Pour annuler un renvoi immédiat : - appuyez successivement sur les touches . Pour annuler un renvoi sur non réponse : - appuyez successivement sur les touches . Pour annuler un renvoi sur occupation : - appuyez successivement sur les touches . Pour annuler tous les renvois : - appuyez successivement sur les touches . ou ou ou ou 44 Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. * Selon facilités accordées par l’exploitant système La fonction renvoi d’appel Programmer un renvoi sur une touche programmable Lorsqu’un type de renvoi possède un caractère répétitif, nous vous conseillons de mémoriser la fonction sur une touche programmable. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION» 2 - Appuyez sur la touche . 3 - Appuyez sur une touche programmable. L’icone associé à cette touche clignote. 4 - Entrez le code type 21 + N°poste * . 5 - Composez la séquence de renvoi. (par exemple suivi du numéro du poste). Remarque : si vous le souhaitez, vous pouvez mémoriser uniquement la séquence sans le numéro de poste. Ainsi lors de l’activation vous gardez la possibilité de saisir le numéro de poste vers lequel vous désirez effectuer le renvoi. 6 - Appuyez successivement sur les touches pour terminer. Activer le renvoi : Renvoi , , Vous voulez activer le renvoi de vos appels. - Appuyez sur la touche programmée. . Selon la programmation de la touche, l’afficheur invite à saisir le numéro de poste vers lequel vous souhaitez renvoyer les appels. La fonction renvoi est activée et l’icone est allumé en regard de la touche, pour rappel. Poste au repos, appuyez sur la touche pour connaître l’état du renvoi. Exemple : renvoi immédiat vers le poste de M. MARTIN. IMM->M. MARTIN 45 La fonction renvoi d’appel Désactiver le renvoi : Renvoi Vous voulez désactiver le renvoi de vos appels. - Appuyez sur la touche programmée. La fonction renvoi est désactivée et l’icone associé à la touche s’éteint. Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’activation ou désactivation a été validée. Outrepasser la fonction renvoi d’appel* Vous cherchez à joindre un correspondant et vous savez que son poste est renvoyé. Vous pouvez forcer ce renvoi et sonner le poste souhaité. 1 - Appuyez successivement sur les touches ou , 2 - puis composez le numéro du poste souhaité. Remarque : cette fonction est soumise à un droit ; consultez l’exploitant système. 46 * Selon facilités accordées par l’exploitant système La messagerie vocale La messagerie vocale Le système de messagerie vocale vous aide à gérer vos communications, lors de vos absences ou tout simplement lorsque vous ne souhaitez pas être dérangé. Pour que le système de messagerie vocale puisse enregistrer vos messages, vous devez configurer et personnaliser votre boîte vocale puis ensuite procéder au renvoi de vos appels. Configurer et personnaliser votre boîte vocale* Vous devez appeler le système de messagerie vocale pour accéder aux menus de configuration et de personnalisation de votre boîte vocale. - Composez le numéro de la messagerie . Vous pouvez aussi appuyer successivement sur les touches (*). Ou appuyez sur la touche . Un guide vocal vous accueille et indique les diverses commandes afin d’accéder au menu principal. Nous vous conseillons dès maintenant : - de personnaliser votre code d’accès, - d’enregistrer votre nom, - d’enregistrer votre message d’accueil. Si besoin, contactez votre exploitant système pour des informations complémentaires sur l’utilisation de la messagerie. Activer le renvoi des appels vers la messagerie Vous désirez renvoyer vos appels vers la messagerie. - Composez la séquence correspondant au type de renvoi souhaité : . Pour renvoyer tous les appels immédiatement : - appuyez successivement sur les touches . ou . Pour renvoyer tous les appels sur non-réponse : - appuyez successivement sur les touches . . Pour renvoyer tous les appels sur occupation : - appuyez successivement sur les touches . ou ou Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. * Selon facilités accordées par l’exploitant système 47 La messagerie vocale Programmer le renvoi sur la touche programmable : Nous vous conseillons de mémoriser cette fonction sur la touche programmable, afin de pouvoir activer et désactiver aisément le renvoi de vos appels vers la messagerie (Voir § Les touches programmables et La fonction renvoi d’appel). Après avoir appuyé successivement sur , , une touche programmable puis , vous devez composer la séquence correspondant au renvoi désiré : . Pour un renvoi immédiat . Pour un renvoi sur non réponse . Pour un renvoi sur occupation + numéro de la Messagerie *21 22 + numéro de la Messagerie *23 + numéro de la Messagerie * Vous devez appuyer successivement sur les touches , pour terminer. , Consulter les messages reçus Lorsque vous avez reçu un nouveau message, l’afficheur indique «RAPPELEZ MVOCALE». RAPPELEZ MVOCALE Assistante M.Martin Ligne 1 Superv. Ligne 2 Superv. Voyant message Le voyant situé en haut à droite des touches programmables vous informe de l’arrivée d’un nouveau message. - Voyant allumé fixe : présence d’au moins un message dans votre boîte vocale. - Voyant clignotant rapide : présence d’un message dans votre boîte vocale et d’un nouvel appel dans le journal des appels. - Voyant éteint : pas de message dans la boîte vocale. Nota : voyant clignotant lent, vous n‘avez pas de message dans la boîte vocale, mais un nouvel appel dans le journal des appels reçus. Vous voulez consulter votre messagerie vocale. 1 - Composez le numéro de la messagerie. Vous pouvez aussi appuyer successivement sur les touches (*). Ou appuyez sur la touche . Un guide vocal vous accueille sur la messagerie vocale et vous indique les diverses commandes afin d’accéder à votre boîte vocale. Il vous suffit de suivre les instructions. 48 La messagerie vocale n° B.V. # code # 2 - Composez le numéro de boîte vocale suivi de # et/ou code secret suivi de # (*). Remarque : Nous vous conseillons de mémoriser cette séquence sur une touche programmable. Un guide vocal indique le nombre de messages reçus. 3 - Appuyez sur la touche . Le premier message est diffusé et un guide vocal vous indique les commandes disponibles de gestion des messages (Avancer Reculer - Effacer - Archiver…). Après consultation des messages, le voyant message s’éteint. Programmer les codes d’accès sur une touche programmable Pour faciliter la consultation de votre messagerie vocale, vous pouvez mémoriser les codes d’accès à votre boîte vocale sur une touche programmable. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez sur la touche . 3 - Appuyez sur une touche programmable. L’icone associé à cette touche clignote. 4 - Entrez le code type N° B.V. # code # . 5 - Composez la séquence (N° de boîte vocale suivi de # et/ou code secret suivi de #)*. 6 - Appuyer successivement sur les touches pour terminer. Utiliser la touche programmée : Accès messag. , , Ainsi, après avoir appelé la messagerie, lorsque le guide vocal vous demande de composer le n° de boîte et/ou votre code secret, - appuyez simplement sur la touche programmée. Vous accédez directement au menu principal de votre messagerie. * Selon la version du système de messagerie 49 La fonction multitouche La fonction multitouche* Un poste programmé en multitouche possède un seul numéro d’annuaire, mais avec des touches personnalisées lui permettant de traiter plusieurs communications en parallèle. Ainsi, vous pouvez répondre à vos correspondants au fur et à mesure des appels arrivants et visualiser les appels en attente. Remarque : la programmation de cette fonction sera assurée par votre exploitant système. Vous devez demander la programmation d’autant de touches personnalisées que de nombre d’appels que vous souhaitez avoir simultanément. Exemple : pour trois appels en simultané, demandez la programmation de la fonction multitouche sur trois touches. Communiquer avec la fonction multitouche La fonction multitouche doit être programmée sur au moins deux touches. Répondre à un appel : Touche 1 Touche 1 Répondre à un second appel : 50 Lorsqu’un appel arrive sur votre poste programmé en multitouche, l’icone associé à la touche personnalisée clignote. - Appuyez sur cette touche programmée clignotante pour parler au correspondant. L’icone associé à cette touche devient fixe. L’afficheur présente l’identité de l’appelant. Si un autre correspondant essaie de vous joindre, vous entendez un bip et l’icone associé à une seconde touche programmée clignote. Touche 2 - Appuyez sur cette touche programmée pour prendre le second correspondant. Touche 2 Vous êtes en ligne avec le second correspondant. L’icone associé à cette touche devient fixe et l’afficheur présente l’identité du correspondant en cours de conversation. Touche 1 Le premier correspondant passe en attente. L’icone associé à cette touche clignote. * Selon facilités accordées par l’exploitant système La fonction multitouche Passer d’un correspondant à l’autre : Vous êtes en communication avec un correspondant et un autre est en attente. - Appuyez successivement sur la touche programmée clignotante pour passer d’un correspondant à l’autre. Touche 2 Touche 1 L’icone associé à la touche du correspondant en conversation est allumé fixe et l’afficheur présente son identité. L’icone associé à la touche du correspondant en attente clignote. Remarque : un poste en multitouche est visualisé libre tant qu’il y a au moins une position de disponible, c’est-à-dire une touche programmée libre. 51 51 La fonction multiligne La fonction multiligne* Un poste utilisé en multiligne possède plusieurs numéros d’annuaire. Chaque numéro d’annuaire est mémorisé sur une touche programmable. Cette fonction est principalement utilisée pour programmer sur un même poste : - un numéro dit standard, que vous communiquez à tout le monde. - un numéro dit privé, que vous ne communiquez qu’à certaines personnes ; cela peut être aussi un numéro de secours. Exemples : Pour un Directeur - numéro privé non filtré - numéro filtré par son assistante Pour une Assistante - numéro privé pour ses propres appels - numéro destiné à recevoir les appels filtrés du Directeur. Remarque : la programmation de cette fonction sera assurée par votre exploitant système. Attention Votre exploitant système vient de procéder à la programmation de la fonction multiligne sur votre poste. Vous pouvez utiliser les facultés attribuées à votre poste en les affectant à votre convenance aux numéros d’annuaire dont vous disposez. Chaque numéro d’annuaire peut être également programmé en multitouche (gestion des doubles appels). Un ensemble de 10 numéros abrégés personnels est attribué à chaque numéro d’annuaire. Exemple : pour deux numéros d’annuaires, vous disposez de 20 numéros abrégés personnels. Vous disposez d’une boîte vocale associée à chaque numéro d’annuaire. La programmation des renvois se fait de manière indépendante et avec des codes secrets d’accès qui peuvent être différents. 52 * Selon facilités accordées par l’exploitant système La fonction multiligne Communiquer avec la fonction multiligne La fonction multiligne a été mémorisée sur au moins deux touches programmables de votre poste. Répondre à un appel : Touche 1 Touche 1 Répondre à un second appel : Touche 2 Touche 2 Touche 1 Passer d’un correspondant à l’autre : Lorsqu’un appel arrive sur votre poste programmé en multiligne, l’icone associé à la touche personnalisée clignote. - Appuyez sur cette touche programmée pour converser avec le correspondant. L’icone associé à cette touche devient fixe. L’afficheur présente l’identité de l’appelant. Si un autre correspondant essaie de vous joindre sur la seconde ligne, vous entendez un bip et l’icone d’une deuxième touche clignote. - Appuyez sur cette touche programmée dont l’icone clignote, pour prendre le second correspondant. L’icone associé à cette touche devient fixe. Vous êtes en ligne avec le 2e correspondant. L’afficheur présente l’identité du correspondant en cours de conversation. Le premier correspondant passe en attente. L’icone associé à cette touche clignote. Vous êtes en communication avec un correspondant et un autre est en attente. - Appuyez successivement sur la touche programmée dont l’icone clignote, pour passer d’un correspondant à l’autre. Touche 2 L’icone associé à la touche du correspondant en conversation est allumé fixe et l’afficheur présente son identité. Touche 1 L’icone associé à la touche du correspondant en attente clignote. 53 La fonction supervision La fonction supervision Programmer sur votre téléphone, la supervision d’un ensemble de postes*, vous permet : - de connaître l’état des postes que vous supervisez (libre, appelé, occupé), - d’intercepter rapidement les appels de ces postes, - d’appeler directement ces postes. Nota : la supervision d’une ligne extérieure ou d’une ligne réseau, peut également être programmée. Dans ces cas particuliers, nous vous conseillons de consulter votre exploitant système. Programmer la fonction supervision Vous voulez programmer la supervision d’un poste sur une touche programmable. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION» 2 - Appuyez sur la touche . 3 - Appuyez sur une touche programmable. L’icone associé à cette touche clignote. 4 - Entrez le code type . 5 - Composez le numéro du poste à superviser. 6 - Appuyer successivement sur les touches pour terminer. , , Remarques : . Pour chaque poste supervisé, une touche programmable doit être programmée. . Un même poste peut être supervisé par plusieurs autres postes. 54 * Selon facilités accordées par l’exploitant système La fonction supervision Communiquer avec la fonction supervision Vous avez programmé la fonction supervision d’un poste sur une touche programmable. Sur votre poste, l’état de l’icone associé à la touche programmée, varie en fonction de l’état du poste supervisé. Superv Poste 1 . Lorsque le poste supervisé est au repos, l’icone associé à la touche est éteint. Superv Poste 1 . Lorsque la ligne du poste supervisé est occupée, l’icone associé à la touche est allumé. Superv Poste 1 . Lorsqu’un appel arrive sur le poste supervisé, l’icone associé à la touche programmée clignote et selon la programmation un signalement sonore* est émis sur votre poste. Intercepter un appel : Superv Poste 1 Transférer l’appel reçu vers le poste supervisé : Superv Poste 1 Appeler le poste supervisé : Superv Poste 1 Le poste supervisé est appelé et vous souhaitez intercepter l’appel. - Appuyez sur la touche programmée. Vous pouvez converser avec l’appelant. L’icone associé à la touche programmée s’éteint Vous êtes en communication avec un correspondant et souhaitez le transférer vers le poste supervisé. - Appuyez sur la touche programmée puis raccrochez (ou appuyez sur la touche rouge ). L’icone associé à la touche programmée s’allume. Vous voulez appeler le titulaire du poste supervisé. - Appuyez sur la touche programmée. L’icone associé à la touche programmée s’allume. * Selon facilités accordées par l’exploitant système 55 La fonction filtrage La fonction filtrage* Cette fonction permet de filtrer les appels destinés à une autre personne (exemple : Assistante/Directeur). Elle nécessite l’utilisation de deux touches programmables sur le poste «Assistante» (poste filtreur) et sur le poste «Directeur» (poste filtré) ; l’une pour activer ou désactiver le filtrage, l’autre pour superviser les appels du poste filtré. Remarque : la programmation de cette fonction sera assurée par votre exploitant système. Communiquer avec la fonction filtrage La programmation des touches en vue d’utiliser la fonction filtrage a été réalisée sur votre poste. Activer la fonction filtrage : Filtrage La touche programmée avec la fonction filtrage permet d’activer le filtrage depuis le poste filtré ou depuis le poste filtreur. - Appuyez sur la touche programmée en filtrage. L’icone associé à la touche programmée s’allume sur le poste filtré et sur le poste filtreur. Sur le poste filtré, un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Vous êtes filtreur : Appeler le poste filtré : Superv. filtré Répondre aux appels filtrés : Vous voulez appeler le titulaire du poste filtré. - Appuyez sur la touche programmée en supervision. L’icone associé à la touche programmée s’allume. Un appel destiné au poste filtré arrive. L’afficheur prévient que l’appel était destiné au poste filtré. - Décrochez le combiné. Vous pouvez aussi appuyer sur la touche verte Transférer l’appel reçu vers le poste filtré : Superv Filtré 56 . Vous êtes en communication avec un correspondant et souhaitez le transférer vers le poste filtré. - Appuyez sur la touche programmée en supervision. Vous pouvez attendre la réponse du correspondant ou raccrocher immédiatement. L’icone associé à la touche programmée s’allume. * Selon facilités accordées par l’exploitant système La fonction filtrage Vous êtes filtré : Appeler le poste filtreur : Superv filtreur Intercepter un appel qui vous est destiné : Superv filtreur Superv filtreur Désactiver la fonction filtrage : Filtrage Vous voulez appeler le titulaire du poste filtreur. - Appuyez sur la touche programmée en supervision. L’icone associé à la touche programmée s’allume. Un appel qui vous était destiné arrive sur le poste filtreur. Sur votre poste, l’icone associé à la touche programmée en supervision de filtrage clignote et selon la programmation un signal sonore* est émis. - Appuyez sur cette touche programmée en supervision pour converser avec l’appelant. L’icone associé à la touche programmée s’éteint. La touche programmée avec la fonction filtrage permet de désactiver le filtrage depuis le poste filtré ou depuis le poste filtreur*. - Appuyez sur la touche programmée en filtrage. L’icone associé à la touche programmée s’éteint sur le poste filtré et sur le poste filtreur. Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Remarque : la désactivation ou l’activation de la fonction filtrage sur l’un des postes (exemple filtré) est automatiquement enregistrée sur l’autre poste (exemple filtreur). * Selon facilités accordées par l’exploitant système 57 La fonction Virtual Desking La fonction Virtual Desking Cette fonction permet d’accroître votre mobilité sur un ou plusieurs sites (s’ils sont en réseau). Ainsi, après avoir activé cette fonction sur un poste du réseau, vous retrouvez les caractéristiques associées à votre propre poste (ou numéro d’abonné). Exemples : - Vous recevez les communications qui vous sont destinées. - Vous pouvez modifier la programmation de vos renvois d’appels. - Vous retrouvez la programmation de vos touches personnalisées (numéros ou fonctions). - Vous pouvez accéder à vos numéros abrégés personnels. Nota : en revanche, les informations mémorisées dans le poste (répertoire privé, journaux des appels, etc...) ne sont pas accessibles depuis un autre poste, après récupération des droits. Récupérer vos droits d'abonné sur un poste* Vous occupez momentanément un bureau et souhaitez récupérer vos communications ainsi que les caractéristiques associées à votre numéro d'abonné. Remarque : avant de quitter votre poste d’origine, nous vous recommandons de programmer un renvoi immédiat (sur la messagerie vocale par exemple), afin d’assurer la prise en charge de vos appels durant votre absence. 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou 2 - Composez votre numéro du poste (ou d’abonné). Code secret 3 - Composez le Code secret de votre poste. Dès la validation du code, un message sonore et l’afficheur confirment l’activation de la fonction. Les communications qui vous sont destinées arrivent désormais sur ce poste et vous avez accès aux diverses facilités associées à votre numéro d’abonné. Remarque : votre propre poste ne sonne plus. Toutefois, un autre abonné a la possibilité durant votre absence, d’y récupérer ses droits ou d’effectuer des appels d’urgence. 58 * Selon facilités accordées par l’exploitant système La fonction Virtual Desking Désactiver le déplacement de vos droits d'abonné La désactivation du déplacement de vos droits peut se faire depuis le poste utilisé momentanément, ainsi que depuis votre poste d’origine ou un autre poste. Depuis le poste occupé momentanément : 1 - Appuyez successivement sur les touches ou . Un message sonore et l’afficheur confirment la désactivation de la fonction. Les communications qui vous sont destinées arrivent désormais sur votre poste d’origine. Depuis votre poste d'origine ou un autre poste : 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou 2 - Composez votre numéro du poste (ou d’abonné). Code secret 3 - Composez le Code secret de votre poste. Dès la validation du code, un message sonore et l’afficheur confirment l’activation de la fonction. Vous retrouvez les facilités associées à votre numéro d’abonné. 59 La fonction agenda La fonction agenda Cette fonction vous permet de programmer sur votre poste, votre agenda. Au moment voulu, votre poste vous rappelle le rendez-vous. Programmer un rendez-vous Vous voulez programmer un rendez-vous. 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou HHMM Rappel de rendez-vous : 2 - Composez l’heure du rendez-vous, entre 0000 et 2359. (par exemple 1830 correspond à 18 h 30). Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Au moment voulu, le poste sonne pour rappeler le rendez-vous et l’afficheur indique «REVEIL». - Décrochez le combiné pour mettre fin à la sonnerie. Remarque : Si vous avez programmé un renvoi sur votre poste, l’avertissement du rendez-vous est maintenu sur votre poste. Annuler un rendez-vous Vous voulez annuler un rendez-vous programmé. 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou HHMM 2 - Composez l’heure du rendez-vous, programmée précédemment. Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Annuler tous les rendez-vous Vous voulez annuler tous les rendez-vous programmés. 1 - Appuyez successivement sur les touches . ou 9999 60 2 - Composez . Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Tous les rendez-vous programmés sont annulés. La fonction «Ne pas déranger» La fonction «Ne pas déranger» Vous désirez momentanément, ne pas être dérangé par la sonnerie du téléphone et donc ne plus recevoir d’appel. Utiliser la fonction «Ne pas déranger»* Activer la fonction : Vous voulez ne pas être dérangé par le téléphone. ou - Appuyez successivement sur les touches . Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Désactiver la fonction : Vous voulez à nouveau recevoir vos appels. ou - Appuyez successivement sur les touches . Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Outrepasser la fonction «Ne pas déranger»* Vous cherchez à joindre un correspondant qui a programmé la fonction «Ne pas déranger» sur son poste. Vous pouvez forcer cet état et sonner le poste souhaité. 1 - Appuyez successivement sur les touches , ou 2 - puis composez le numéro du poste souhaité. Remarque : cette fonction est soumise à un droit ; consultez l’exploitant système. * Selon facilités accordées par l’exploitant système 61 La fonction «Ne pas déranger» Programmer la fonction «Ne pas déranger» sur une touche programmable Si cette fonction possède un caractère répétitif, vous avez la possibilité de la mémoriser sur une touche programmable. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez sur la touche . 3 - Appuyez sur une touche programmable. L’icone associé à cette touche clignote. 4 - Entrez le code type 5 - Composez la séquence . . ou 6 - Appuyer successivement sur les touches pour terminer. Activer la fonction : Ne pas déranger Désactiver la fonction : Ne pas déranger 62 , , Vous voulez activer la fonction «Ne pas Déranger». - Appuyez sur la touche programmée. L’icone associé à la touche programmée s’allume. Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Vous ne recevez plus d’appel. Vous voulez désactiver la fonction «Ne pas Déranger». - Appuyez sur la touche programmée. L’icone associé à la touche programmée s’éteint. Un message sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Vous recevez à nouveau les appels. Autres fonctions Autres fonctions La fonction squatt Cette fonction vous permet de récupérer sur un autre poste utilisé momentanément, les facilités et les programmations de votre propre poste. Sur le poste utilisé provisoirement : 1 - Appuyez successivement sur les touches . L’afficheur demande de composer le numéro du poste dont vous souhaitez récupérer les facilités. ou 2 - Composez votre numéro de poste. L’afficheur invite à saisir le code secret. Code secret 3 - Composez le code secret de votre propre poste. Vous avez accès aux diverses facilités associées à votre poste. Exemples : - Vous pouvez modifier la programmation de vos renvois d’appels. - Vous pouvez accéder à vos numéros abrégés personnels. La fonction protection de la ligne lors de transmissions de données Vous voulez transmettre des données par le biais de votre ligne téléphone (utilisation d’un modem ou d’un Minitel sur la ligne), et donc ne pas être dérangé par une communication (soit, la non présentation des appels en instance). Vous pouvez activer ponctuellement cette fonction en cours de communication (voir § En cours de communication). Pour une activation permanente de cette fonction, nous vous conseillons de consulter votre exploitant système. D’autres fonctions spécifiques, non décrites dans ce guide peuvent s’adapter à vos besoins particuliers. N’hésitez pas à consulter votre exploitant système qui vous conseillera et se chargera de la programmation nécessaire. 63 Le verrouillage du poste Le verrouillage du poste Cette fonction permet, lors de vos absences par exemple, d’interdire les appels externes depuis votre poste, et l’accès aux journaux (journal des Bis et journal des appels reçus) et au répertoire privé. Important : avant d’activer le verrouillage de votre poste, vous devez avoir procédé à la personnalisation de votre code secret (voir § Réglages du poste - Personnaliser le code secret du poste). Activer le verrouillage du poste Vous voulez activer le verrouillage de votre poste. - Appuyez successivement sur les touches L’afficheur indique «POSTE VERROUILLE». ou . 1 - Maintenez l’appui pendant 3 secondes sur la touche rouge . L’afficheur demande la confirmation du verrouillage. 2 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «POSTE VERROUILLE». Remarque : poste verrouillé, vous pouvez toutefois appeler un correspondant interne. Appeler un correspondant externe depuis le poste verrouillé Vous avez verrouillé votre poste et souhaitez ponctuellement appeler un correspondant externe sans désactiver le verrouillage. 1 - Composez le code d’accès à l’extérieur (0). L’afficheur invite à saisir votre code secret. ou Code secret 2 - Composez votre code secret. . En cas d’erreur, vous devez renouveler l’opération. Dès la validation du code, l’accès à l’extérieur est autorisé. Vous pouvez composer le numéro du correspondant. A la réponse du correspondant, vous pouvez converser. Remarque : en fin de conversation, le poste revient à l’état verrouillé. 64 Le verrouillage du poste Appeler un numéro d’urgence depuis un poste verrouillé Poste verrouillé, vous pouvez appeler un numéro d’urgence. - Composez le numéro d’urgence (Exemple : 18). Remarque : le poste accepte un numéro faisant partie d’une liste de numéros d’urgence (SAMU, pompiers…), programmés par l’exploitant système. En fin de conversation, le poste revient à l’état verrouillé. Désactiver le verrouillage du poste Au repos, l’afficheur rappelle le verrouillage du poste. Vous voulez annuler le verrouillage du poste. - Appuyez successivement sur les touches L’afficheur invite à saisir le code secret. . ou - Maintenez l’appui pendant 3 secondes sur la touche rouge . L’afficheur invite à saisir votre code secret. Remarque : Après avoir appuyé sur une touche (touche verte , ou ), vous êtes également invité à saisir le code secret afin de désactiver le verrouillage. Code secret - Composez votre code secret. Remarque : en cas d’échec, vous devez renouveler l’opération. Dès la validation du code, l’afficheur confirme la désactivation du verrouillage. Vous avez à nouveau, accès à toutes les fonctions du poste. 65 Réglages du poste Réglages du poste Choisir et régler la sonnerie du poste Vous pouvez choisir la mélodie (16 mélodies différentes) et régler le niveau sonore (8 niveaux) de la sonnerie courante. Les correspondants mémorisés dans le répertoire privé de votre poste, vous sont signalés lors de leur appel par une sonnerie spécifique. Vous pouvez choisir la mélodie et régler le volume de cette sonnerie. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez successivement sur la touche ge de “ SONNERIE”. jusqu’à afficha- SONNERIE 3 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique le numéro de la mélodie en cours. 4 - Appuyez successivement sur les touches accéder aux divers réglages de la sonnerie. Choisir et régler la mélodie courante : ou pour Lorsque l’afficheur indique «MELODIE : XX». - Appuyez successivement sur les touches ou pour choisir la mélodie courante. Remarque : par défaut, les correspondants mémorisés dans le répertoire privé, vous sont signalés lors de leur appel, par la mélodie n° 8. Nous vous recommandons donc de choisir une autre mélodie pour la sonnerie courante. A chaque appui sur une touche, la mélodie correspondante est diffusée et l’afficheur indique son numéro. Seize mélodies différentes sont disponibles. - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «VOLUME : X». - Appuyez successivement sur les touches ou pour ajuster le volume de la sonnerie courante. Le volume peut être réglé selon 8 niveaux dont la coupure sonnerie. A chaque appui sur une touche, la sonnerie est diffusée avec le nouveau volume et l’afficheur indique ce niveau. - Appuyez sur la touche 66 pour confirmer le réglage. Réglages du poste Choisir et régler la mélodie associée au répertoire privé : Lorsque l’afficheur indique «MEL.REP.PRIVE : XX». - Appuyez successivement sur les touches ou pour choisir la mélodie qui sera émise lors de l’appel d’un correspondant mémorisé dans le répertoire privé. Seize mélodies différentes sont disponibles. A chaque appui sur une touche, la mélodie correspondante est diffusée et l’afficheur indique son numéro. Remarque: par défaut, les correspondants mémorisés dans le répertoire privé, sont signalés lors de leur appel, par la mélodie n° 8. - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique «VOL.REP.PRIVE : X». - Appuyez successivement sur les touches ou pour ajuster le volume de la sonnerie associée au répertoire privé. Le volume peut être réglé selon 8 niveaux dont la coupure sonnerie. A chaque appui touche, la sonnerie est diffusée avec le nouveau volume et l’afficheur indique ce niveau. - Appuyez sur la touche pour confirmer le réglage. Régler le contraste de l’afficheur Vous pouvez régler le contraste de l’afficheur selon 8 niveaux. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez successivement sur la touche de “ ECRAN”. jusqu’à affichage ECRAN 3 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique le niveau de contraste en cours. 4 - Appuyez successivement sur les touches ou pour ajuster le contraste de l’afficheur. A chaque appui sur une touche, le contraste se modifie et l’afficheur indique le nouveau niveau. 5 - Appuyez sur la touche pour confirmer le réglage. 67 Réglages du poste Régler le niveau sonore des appuis sur les touches A chaque appui sur une touche est émis un bip. Le niveau sonore de ce bip, peut être ajusté selon 8 niveaux ; le niveau le plus bas étant la suppression du bip. Au repos, - appuyez successivement sur les touches ou pour diminuer ou augmenter le niveau sonore des appuis touches. A chaque appui, le nouveau réglage est diffusé. Le dernier réglage reste mémorisé par le poste. Personnaliser le code secret du poste Pour accéder à certaines fonctions (déverrouillage poste, fonction Virtual Desking…) un code secret est nécessaire. Ce code (différent du code d’accès à la messagerie) est par défaut 0000. Vous devez personnaliser ce code avant toute utilisation (pour déverrouiller le poste par exemple). 1 - Appuyez successivement sur les touches L’afficheur indique «CODE ?». . ou xxxx (Code courant) xxxx xxxx 2 - Composez le code courant. Remarque : s’il n’a pas été personnalisé, le code est par défaut, 0000. 3 - Composez deux fois le nouveau code. Un signal sonore ainsi que l’afficheur indiquent que l’action a été validée. Remarque : retenez bien ce code, il vous sera nécessaire pour accéder à certaines fonctions. 68 Réglages du poste Choisir la langue du poste Les messages diffusés par l’afficheur ont deux origines : messages internes au poste et messages spécifiques au système associé. Si votre poste est installé avec un système de version récente, cette information ne vous concerne pas ; la synchronisation des langues étant assurée automatiquement par le système. Consultez votre exploitant système en cas de doute. Dans le cas contraire, un menu spécifique vous permet de choisir la langue dans laquelle seront présentés les messages provenant du poste, afin de synchroniser la présentation (langue utilisée par le poste par rapport à la langue programmée dans le système). Choisir la langue des messages internes au poste : Ce réglage permet de choisir la langue dans laquelle seront présentés les messages internes au poste. 1 - Appuyez sur la touche . L’afficheur indique « PROGRAMMATION». 2 - Appuyez successivement sur la touche de “ LANGUE». jusqu’à affichage LANGUE 3 - Appuyez sur la touche pour accéder au choix de la langue. L’afficheur présente la première langue disponible. 4 - Appuyez successivement sur la touche aux autres langues, si nécessaire. pour accéder 5 - Appuyez sur la touche pour valider la langue affichée. En fin de procédure, deux bips sont émis pour confirmer la programmation. 69 Divers Glossaire (termes à connaître) Code secret Code personnel, agissant comme mot de passe. Deux codes secrets vous sont attribués. - code secret poste : permet d’annuler un verrouillage du poste et d’accéder à certaines fonctions (squatt). Le code par défaut est 0000. - code secret d’accès à la messagerie : code à 2 ou 4 chiffres permettant d’accéder à votre boîte vocale. Conférence Communication à trois participants, à partir d’une communication avec deux correspondants. Filtrage Permet de renvoyer les appels destinés à un poste dit «Directeur» sur un poste dit «Assistante». Groupe d’interception Ensemble de postes associés dans un même groupe et autorisés à intercepter les appels destinés à ce groupe. Interphonie Facilité permettant de recevoir les appels internes sans manipulation (communication en mode mains libres). Journal des appels reçus Liste récapitulant les appels reçus par le poste (50 appels). Journal des Bis Liste récapitulant les dix derniers appels émis par le poste. Mains libres Mode téléphonique permettant d’émettre ou de recevoir un appel sans décrocher le combiné. Multiligne Dit d’un poste possédant plusieurs numéros d’annuaire. Multitouche Dit d’un poste possédant un seul numéro d’annuaire mais plusieurs touches programmées permettant de gérer plusieurs appels simultanés. Numérique Dit d’un poste ayant accès aux services du réseau RNIS. Répertoire des noms internes Il s’agit du répertoire commun des noms de correspondants internes, enregistré dans le système par l’exploitant système. Répertoire des noms externes Il s’agit du répertoire commun des noms de correspondants externes, enregistré dans le système par l’exploitant système. Répertoire des numéros abrégés collectifs Il s’agit du répertoire des numéros abrégés collectifs enregistrés dans le système par l’exploitant. Répertoire des numéros abrégés personnels Il s’agit du répertoire des 10 numéros abrégés personnels (0 à 9) enregistrés dans le système par le titulaire du poste. Répertoire privé Il s’agit du répertoire propre au poste, contenant les noms et numéros de 20 correspondants. Sonnerie générale Sonnerie sur un poste non identifié. Squatt Fonction permettant de récupérer sur un autre poste, les facilités accordées sur le poste d’origine. Virtual desking Fonction permettant de déplacer sur un poste du réseau, les caractéristiques associées à un numéro d’abonné. 70 Divers Un problème ? Vérifiez… Défaut observé Causes possibles Pas d’affichage Vérifiez que le poste est raccordé à la ligne (tonalité dans l’écouteur). Vérifiez le cordon de raccordement à la ligne. Vérifiez que les autres postes de l’installation fonctionnent. Vérifiez le réglage du contraste de l’afficheur. Pas de tonalité Vérifiez que le poste est raccordé à la ligne (affichage). Vérifiez le cordon de raccordement au combiné. Vérifiez que les autres postes de l’installation fonctionnent. Vérifiez le réglage du volume du combiné, du haut-parleur ou du micro-casque. Pas d’écoute Vérifiez le réglage du volume du combiné, du haut-parleur ou du micro-casque. Pas d’accès à l’extérieur Vérifiez que vous avez le droit de communiquer avec l’extérieur. Vérifiez que votre poste n’est pas verrouillé ou que vous avez composé le bon code personnel. Messages affichés dans une Vérifiez le choix de la langue de l’afficheur. langue étrangère Pas de réception de messages vocaux Vérifiez votre raccordement à un système de messagerie vocale. Vérifiez l’enregistrement de votre signature vocale ou de votre message d’accueil. Vérifiez l’activation du renvoi des appels sur votre boîte vocale. 71 Notes personnelles 72 Notes personnelles 73 PS9075AAA03 - 02/02 Copyright© 2001 EADS Defence and Security Networks. Ce document ne peut être considéré comme contractuel. Les renseignements y figurant sont donnés à titre indicatif et peuvent être modifiés sans avis préalable, reproduction interdite. Connexity est une marque déposée de EADS Defence and Security Networks. EADS est une marque déposée de EADS N.V. Succession est une marque déposée de Nortel Networks. EADS Defence and Security Networks Rue J.P. Timbaud - BP 26 78392 Bois d’Arcy Cedex - France Tél : 33 (0)1 34 60 80 20 Fax : 33 (0)1 34 60 88 21 www.eads-telecom.com