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Ciel Gestion Intégrale Guide des mises à jour Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 Sommaire Sommaire Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Création de dossier automatique......................................................................................................................7 Gestion des exercices clôturés...........................................................................................................................7 Mise à jour automatique du FEC........................................................................................................................7 Ajout d’un indicateur dans le tableau de bord ...............................................................................................8 Conversion de prospect en client - Code prospect d’origine......................................................................8 Nouveau look de l’interface ...............................................................................................................................9 La migration d’une ancienne version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Numéro de version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Récupérer un dossier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Votre dossier provient d’une ancienne version .......................................................................................... 10 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale................................................................................. 12 Récupérer un dossier Ciel Compta................................................................................................................. 14 L’historique des nouveautés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Les nouveautés de la version 2.50 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Modification de l’interface .............................................................................................................................. 17 Les aperçus.......................................................................................................................................................... 19 Acquisition d’informations légales................................................................................................................ 20 Mise sous surveillance ...................................................................................................................................... 20 eBay ...................................................................................................................................................................... 20 Envoyer des e-mails à un groupe de clients ................................................................................................ 21 Choix du contact dans les pièces commerciales......................................................................................... 21 Calcul prix et poids des articles....................................................................................................................... 21 Récupération des désignations longues des nomenclatures .................................................................. 22 Recalcul du PAMP .............................................................................................................................................. 22 Gestion des articles par n° de série/lot ......................................................................................................... 22 Gestion de la contremarque............................................................................................................................ 23 Nouveaux modes de la Synchro compta....................................................................................................... 23 Nouveaux formats d’import des écritures ................................................................................................... 24 Annuler le lettrage............................................................................................................................................. 24 Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs......................................................................... 24 Gestion des inventaires des immobilisations .............................................................................................. 25 Modification des écritures de facturation.................................................................................................... 25 Les nouveautés de la version 3.50 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Options de saisie de facturation .................................................................................................................... 26 3 Sommaire Gestion des remises et promotions ............................................................................................................... 26 Calculs sur les quantités................................................................................................................................... 26 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée).................................................................. 26 Alerte de l’encours client dépassé ................................................................................................................. 27 Recherche d’un article par le code-barre..................................................................................................... 27 Gestion de l’unité de l’article .......................................................................................................................... 27 Saisie d’un article par la référence fournisseur........................................................................................... 28 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces................................................................... 28 Etats pièces clients : nouvel assistant de création ..................................................................................... 28 Personnalisation des polices........................................................................................................................... 29 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) ............................................................................................. 29 Les règles ............................................................................................................................................................. 30 Saisie Z de caisse................................................................................................................................................ 30 Compte de TVA par défaut .............................................................................................................................. 30 Pointage automatique par import : nouveaux formats............................................................................. 30 Consultation des écritures d’un compte en saisie...................................................................................... 31 Infos perso. dans les comptes ......................................................................................................................... 31 Objectifs............................................................................................................................................................... 32 Etats contremarque .......................................................................................................................................... 33 Gestion des multi-fournisseurs ...................................................................................................................... 34 Gammes............................................................................................................................................................... 35 Les nouveautés de la version 4.50 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Les barres d’actions........................................................................................................................................... 37 Affichage des fenêtres en arrière-plan......................................................................................................... 38 Enregistrement automatique des vues......................................................................................................... 38 Les actions flash................................................................................................................................................. 38 Choix du modèle comptable lors de la création de dossier ...................................................................... 38 Recouvrement .................................................................................................................................................... 39 Nouveautés relatives à la Loi SEPA................................................................................................................ 39 Gestion du crédit-bail....................................................................................................................................... 40 Gestion multi-analytique de niveau 1........................................................................................................... 41 Gestion des retours pour les ventes Ebay .................................................................................................... 41 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats ............................................................ 41 Amélioration des remises/promotions ......................................................................................................... 42 Gestion des affaires........................................................................................................................................... 42 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ....................................................................................... 42 Balance comparative N à N -10...................................................................................................................... 43 Nouvelle option « Soldes N-1 au mois » dans des états............................................................................ 44 Publication Internet .......................................................................................................................................... 44 Amélioration de la gestion des N° de série / lot.......................................................................................... 44 Les nouveautés de la version 5.10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Intuiciel personnalisable .................................................................................................................................. 45 4 Sommaire Insertion automatique...................................................................................................................................... 45 Correcteur orthographique ............................................................................................................................. 46 Aide à la saisie des Codes postaux et villes .................................................................................................. 47 Suivi des affaires ................................................................................................................................................ 47 Optimisation de la saisie par douchette....................................................................................................... 47 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois......................................................................... 48 Saisie simplifiée des factures et avoirs ......................................................................................................... 48 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable .............................................. 48 Écritures de redevances de crédit-bail ......................................................................................................... 49 Comptes exonérés de TVA............................................................................................................................... 49 SEPA...................................................................................................................................................................... 49 Les nouveautés de la version 6.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 L’accueil Ciel ....................................................................................................................................................... 52 Mon compte Ciel ................................................................................................................................................ 52 Enrichissement de l’Intuiciel ........................................................................................................................... 52 Commissions fixes et variables....................................................................................................................... 53 Les nouvelles alertes ......................................................................................................................................... 54 Regroupement des adresses clients et fournisseurs ................................................................................. 54 Enrichissement de la contremarque.............................................................................................................. 55 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives............................................................... 55 Gestion de l’écriture de stock final ................................................................................................................ 56 Migration SEPA : modification de l’envoi ..................................................................................................... 56 FlashCode et QR-Code ..................................................................................................................................... 56 Modification de l’historique des archives .................................................................................................... 57 Modification de l’ouverture d’un dossier ..................................................................................................... 57 Consulter plusieurs comptes........................................................................................................................... 57 Multi sélection de codes analytiques ............................................................................................................ 57 Choix du code de lettrage ................................................................................................................................ 58 Déclaration de TVA............................................................................................................................................ 58 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion ................................................................... 59 Emprunts ............................................................................................................................................................. 59 Calcul de la trésorerie prévisionnelle ............................................................................................................ 60 Référence d’obligation fiscale ........................................................................................................................ 60 Association de comptes ................................................................................................................................... 60 Détail du calcul des formules des états fiscaux .......................................................................................... 60 Les nouveautés de la version 7.0. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 TVA........................................................................................................................................................................ 61 Sauvegarde DGFiP ............................................................................................................................................. 61 Windows™ 8 ....................................................................................................................................................... 63 Compte d’attente .............................................................................................................................................. 63 Enregistrement des écritures en cours ......................................................................................................... 63 Equilibrage automatique des écritures en cours ........................................................................................ 64 5 Sommaire Longueur du libellé des journaux et comptes.............................................................................................. 64 Longueur des codes journaux ......................................................................................................................... 64 Les nouveautés de la version 7.10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................... 65 Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures ............................................................. 65 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts ......................................................... 66 L’import et l’export des écritures ................................................................................................................... 67 Les nouveautés de la version 7.50 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Nouveautés relatives à la loi SEPA ................................................................................................................. 68 Amélioration de la purge ................................................................................................................................. 69 Les nouveautés de la version 8.10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Assistant de création de dossier..................................................................................................................... 70 Bureau de réglages............................................................................................................................................ 70 Mode tactile ........................................................................................................................................................ 70 Export provisoire des écritures ....................................................................................................................... 71 Déclaration d’acompte de TVA....................................................................................................................... 71 Import des écritures .......................................................................................................................................... 71 Les nouveautés de la version 8.50 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Déclaration d’acompte de TVA semestrielle ............................................................................................... 72 Paiement et remboursement de TVA............................................................................................................ 72 Modification / suppression d’une écriture liée à une déclaration de TVA ............................................ 74 Importer les immobilisations .......................................................................................................................... 74 Factures et avoirs transmis.............................................................................................................................. 74 Modifier / supprimer une facture client ou un avoir transmis................................................................. 75 Numérotation des factures et avoirs consécutive et non modifiable.................................................... 75 Traçabilité des suppressions de factures et avoirs clients ....................................................................... 75 6 Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Il s’agit des nouveautés de la version 9.0. Création de dossier automatique Après la première installation de votre logiciel, un assistant de création de dossier se lance automatiquement afin que vous puissiez rapidement commencer à travailler. Si votre logiciel détecte un dossier Ciel sur votre poste de travail, il vous proposera de récupérer les données du dossier existant. Gestion des exercices clôturés Menu DOSSIER - commande EXERCICES CLÔTURÉS Vous pouvez désormais consulter tous les éléments de vos exercices précédents à partir du menu DOSSIER. 1. Cliquez sur le commande EXERCICES CLÔTURÉS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier de l’exercice clôturé que vous souhaitez consulter. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Vous pouvez aussi double-cliquer sur le dossier souhaité. Votre logiciel ferme le dossier en cours et ouvre le dossier clôturé. Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer les éléments d’un dossier clôturé. Ces éléments sont accessibles en lecture seule uniquement. Mise à jour automatique du FEC Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lors de la consultation des vos anciennes sauvegardes de dossiers, votre logiciel met à jour automatiquement le fichier d’écritures comptables de l’exercice précédent afin qu’il soit conforme à la norme en vigueur. Par exemple, si votre fichier d’écritures comptables a été généré avec une ancienne version du logiciel, il est automatiquement regénéré afin qu’il soit conforme. 7 Ajout d’un indicateur dans le tableau de bord Un indicateur a été ajouté dans le tableau de bord afin d’afficher le nombre de devis acceptés sur les 3 derniers mois ou sur l’année. Conversion de prospect en client - Code prospect d’origine Suite à la conversion d’un prospect en client, l’ancien code prospect est conservé dans un nouveau champ nommé Code prospect d’origine accessible seulement depuis la liste des clients. Le colonne Code prospect d’origine n'est pas affichée par défaut. Pour l'afficher : 1. Dans le menu contextuel de la liste des clients, cliquez sur Modifier les colonnes. 2. Dans la fenêtre Colonnes affichées, ajoutez le Code prospect d'origine aux colonnes visibles. 3. Cliquez sur [OK]. La colonne Code prospect d'origine s'affiche dans la liste des clients. 8 Nouveau look de l’interface Votre logiciel change de look : nouvelles couleurs, nouvelles icônes, nouveaux boutons de la barre d’action pour une meilleure visibilité. L’intuiciel et les bureaux se présentent désormais en mode tuile. Si votre Intuiciel ne s’affiche pas en mode tuile, nous vous conseillons d’installer la version 10.0 minimum d’Internet Explorer. La fenêtre ci-dessous vous présente l’interface de votre logiciel Ciel. 9 Numéro de version La migration d’une ancienne version Numéro de version Avant d’installer votre nouvelle version, vous devez vérifier le numéro de version de vos logiciels Ciel Gestion commerciale ou Ciel Compta si vous les possédez. En effet, si vous devez récupérer dans Ciel Gestion Intégrale vos dossiers de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Compta, il est préférable de connaître le numéro de version. 1. Dans Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Récupérer un dossier Votre dossier provient d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert dans la dernière version de Ciel Gestion Intégrale, vous devez le mettre à jour. Les versions de 1.50 à 1.72 se nommaient Ciel Gestion Quantum. Les versions de 2.50 à 5.50 se nommaient Intégrale de Gestion Ciel Quantum. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 10 Récupérer un dossier Si votre dossier est protégé par un mot de passe, la fenêtre suivante s’affiche. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de votre logiciel. 4. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Dans la fenêtre de sauvegarde : 6. Choisissez le format de la sauvegarde. 7. Cliquez sur l’icône et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 8. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent de votre dossier. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin du traitement, votre dossier s’ouvre. Vous pouvez commencer à travailler. 11 Récupérer un dossier Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale Si vous passez de Ciel Gestion commerciale à Ciel Gestion Intégrale, vous pouvez récupérer votre dossier de travail créé dans Ciel Gestion commerciale. La récupération n'est possible que si votre dossier provient d’une version minimum 2006 de Ciel Gestion commerciale : • Ciel Gestion commerciale Évolution : à partir de la version 5.10, • Ciel Gestion commerciale Millésime : à partir de la version 12.00. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Ciel Gestion Intégrale détecte les fichiers de la gestion commerciale. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 4. Une mise à jour est nécessaire. Vérifiez que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée et cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre de sauvegarde : 5. Choisissez le format de la sauvegarde. 6. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 7. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent que celui du dossier. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de la sauvegarde, un message vous informe que celle-ci est terminée. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. 12 Récupérer un dossier Votre fichier gestion commerciale doit être converti en version Intégrale pour être exploitable. Un message vous demande de confirmer, cette opération étant irréversible. En effet, le dossier converti ne pourra plus du tout être ouvert dans Ciel Gestion commerciale. Si vous répondez [Non], votre dossier sera inchangé et ne pourra pas être ouvert dans Ciel Gestion Intégrale. 10. Cliquez sur le bouton [Oui]. Un avertissement vous informe qu’une sauvegarde doit être effectuée. 11. Si vous n’avez pas encore sauvegardé votre dossier, cliquez obligatoirement sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Le traitement de récupération se lance et une fois terminé, un compte-rendu s’affiche. Pour plus de détails sur le compte-rendu, reportez-vous au paragraphe Le compte rendu de la récupération, page 15. 12. Cliquez sur le bouton [Fermer]. 13 Récupérer un dossier Ciel Gestion Intégrale vous demande alors si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. 13. Selon votre cas, cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Si vous refusez alors que vous avez un dossier de Ciel Compta, vous pourrez toujours le récupérer ultérieurement avec l’utilitaire Récupération de Ciel Compta (menu DOSSIER - commandes OPTIONS UTILITAIRES - groupe Comptabilité). • Lorsque vous acceptez la récupération, la fenêtre suivante s’affiche. Récupérer un dossier Ciel Compta Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité Votre dossier Ciel Compta n’est récupérable que s’il provient d’une version : • Ciel Compta Evolution égale ou supérieure à 5.00. • Ciel Compta Millésime égale ou supérieure à 12.00. Pour Ciel Compta Facile, toutes les versions sont compatibles. Si Ciel Compta est installé sur votre poste 1. Cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Sélectionnez alors le dossier de la société dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. 14 Récupérer un dossier Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste 1. Cochez la deuxième option. 2. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un compte-rendu des opérations effectuées par l'application. Le compte rendu de la récupération Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. 15 Récupérer un dossier Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérification après récupération Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, lors de l’ouverture du dossier de la nouvelle version, vérifiez le nom Utilisateur et le Mot de passe. Vérifiez éventuellement le nom utilisateur et saisissez le mot de passe. 16 Les nouveautés de la version 2.50 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.50. Les nouveautés de la version 2.50 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Navigation multi-fenêtres Barre de titre 17 Les nouveautés de la version 2.50 Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant audessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. 18 Les nouveautés de la version 2.50 Les aperçus L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Aperçu en PDF par défaut Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes des pièces commerciales Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc), la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état standard d’une pièce. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande imprimer l'image. 19 Les nouveautés de la version 2.50 Acquisition d’informations légales Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site internet Infogreffe. Mise sous surveillance Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance les sociétés de vos clients ou vos fournisseurs. 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs; • cochez clients pour faire apparaître la liste des clients; • cochez prospects pour faire apparaître la liste des prospects. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. eBay Menu GESTION - commandes VENTES - EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel. Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce 20 Les nouveautés de la version 2.50 Toutes les annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement accessibles à partir du menu GESTION - commandes VENTES - EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des e-mails à un groupe de clients Menu LISTES - commande CLIENTS - (clic-droit) ENVOYER UN E-MAIL Cette commande permet d'envoyer un e-mail directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients. 1. Sélectionnez les clients à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur [OK]. Choix du contact dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact. Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact). Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Calcul prix et poids des articles Menu GESTION - commande ARTICLES - dans la fiche article - onglet Nomenclature - bouton Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un l'article composé. 1. Cochez les options pour lesquelles vous souhaitez calculer le prix. Vous obtenez le prix et/ou le poids de l'article Composé, du Composé et la Différence. 2. Pour affecter au composé les valeurs obtenues, cliquez sur le bouton . 21 Les nouveautés de la version 2.50 Récupération des désignations longues des nomenclatures Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Cette commande vous permet de récupérer les désignations longues des nomenclatures dans la désignation d'un article composé. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations, • les désignations non renseignées, • les désignations renseignées. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recalcul du PAMP Menu GESTION - commande ARTICLES - clic-droit - Modification du PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP défini pour un article. 1. Saisissez le nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation. Gestion des articles par n° de série/lot Paramétrage Menu DOSSIER -commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Cochez la case Gérer les n° de série/lot pour que les stocks des articles soient suivis par des numéros de série ou de lot. Menu GESTION - commande ARTICLES Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. 22 Les nouveautés de la version 2.50 Saisie Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou VENTES ou ACHATS ou ARTICLES Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCK ou GESTION DE PRODUCTION A chaque fois qu’un traitement entraîne une entrée ou une sortie de stock, vous devrez saisir les numéros de série ou lot. Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche <F1>. Suivi Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° SÉRIE/LOT Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock. Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche <F1>. Gestion de la contremarque Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client. Menu GESTION - commande ARTICLES - onglet Complément et Fournisseur Les articles doivent être déclarés en contremarque. Pour cela, cochez l'option Contremarque puis dans l’onglet Fournisseur, renseignez obligatoirement le Fournisseur de cet article. Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE A partir de cette commande, vous générez dans un premier temps les commandes fournisseurs puis les bons de livraison clients. • Les commandes fournisseurs sont créées par le logiciel à partir des commandes clients préalablement saisies. • Les bons de livraison clients sont créés par le logiciel à partir des bons de réception fournisseurs préalablement saisis. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux modes de la Synchro compta Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expert-comptable. 23 Les nouveautés de la version 2.50 Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • • API, Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. Annuler le lettrage Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton [Annuler]. Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs Menu GESTION - commande ACHATS - RÈGLEMENTS Les règlements fournisseurs peuvent maintenant être gérés avec des numéros de chèque. Certaines conditions doivent être remplies au préalable : • une banque doit être renseignée avec un compte comptable, • un mode de paiement de type chèque doit être renseigné avec cette banque, • un chéquier doit être renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque. 24 Les nouveautés de la version 2.50 Gestion des inventaires des immobilisations Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Modification des écritures de facturation Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES Les écritures générées par la facturation peuvent maintenant être modifiées. Seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). 25 Les nouveautés de la version 3.50 Les nouveautés de la version 3.50 Options de saisie de facturation Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. Gestion des remises et promotions Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Évolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 27) 26 Les nouveautés de la version 3.50 Activation d’une alerte Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. 27 Les nouveautés de la version 3.50 Saisie d’un article par la référence fournisseur Menu GESTION - Commande VENTES - PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes Menu GESTION - Commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence. Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces Menu GESTION - Commande VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Menu GESTION - Commande ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Etats pièces clients : nouvel assistant de création Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. 28 Les nouveautés de la version 3.50 Personnalisation des polices Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. 29 Les nouveautés de la version 3.50 Les règles A partir de la barre de navigation Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse. Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton [Autres formats...]. 30 Les nouveautés de la version 3.50 Consultation des écritures d’un compte en saisie A partir d’une commande de saisie accessible par le menu COMPTABILITÉ - SAISIES - clic droit sur le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. Infos perso. dans les comptes Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso. Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. 31 Les nouveautés de la version 3.50 Objectifs Afficher / modifier les objectifs Menu LISTES - Commande REPRÉSENTANTS... Menu GESTION - Commande ARTICLES Menu GESTION - Commande FAMILLES D’ARTICLES Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche. La fenêtre Objectifs s’affiche. Dans la colonne Objectif, entrez la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les paramètres de facturation. Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques ou d’afficher le détail. Réglages des statistiques représentants Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Saisie La colonne C.A se calculera suivant l’option Statistiques représentants cochée dans les paramètres de facturation, onglet Saisie. Sortie des Objectifs Menu DIVERS - Commande OBJECTIFS Sélectionnez l’état Objectifs détaillés par représentant. ou Sélectionnez l’état Objectifs cumulés par représentant. Cliquez sur la sortie désirée. Exporter les objectifs Vous pouvez également exporter les objectifs. Cliquez sur la flèche , puis sélectionnez la commande EXPORTER. Dans la fenêtre Etats, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton [Exporter]. 32 Les nouveautés de la version 3.50 Etats contremarque Vous avez la possibilité de suivre les articles selon leur état. Articles à commander Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur et cliquer sur le bouton [OK]. . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste déroulante le type de fichier de sortie. Articles à recevoir Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent. La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles à commander, page 33 Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. Articles à livrer Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent. 33 Les nouveautés de la version 3.50 Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur et cliquer sur le bouton [OK]. . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur et cliquer sur le bouton [OK]. . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. On a la possibilité de générer une livraison client. Gestion des multi-fournisseurs Gestion des multi-fournisseurs dans les fiches Menu GESTION - commande ARTICLES - Détail de l’article - ONGLET FOURNISSEURS Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - Détail de la famille - ONGLET FOURNISSEURS Vous avez la possibilité de gérer plusieurs fournisseurs dans les fiches article dans l’onglet Fournisseurs. Cliquez sur le bouton [ajouter] pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez lui ajouter une référence dans la colonne Référence Fournisseur. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [supprimer]. Commandes fournisseurs Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS POUR ASSEMBLAGE Menu TRAITEMENTS - COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Une étape a été ajoutée, dans laquelle vous pouvez choisir le fournisseur souhaité à l’aide du bouton Code fournisseur. dans les cases Cochez la case Commander pour commander l’article. 34 Les nouveautés de la version 3.50 Gammes Créer un critère de gamme Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur [Ajouter...] pour définir les valeurs de ce critère. Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer]. Création d’une gamme Menu GESTION - Commande GAMMES... Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer]. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant]. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant]. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [OK]. La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge. Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT. Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER. Cliquez sur [OK] pour enregistrer la gamme. Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en utilisant le clic droit. Modifier une gamme d’articles Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton MODIFIER... Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée. La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. 35 Les nouveautés de la version 3.50 Compléter une gamme d’articles Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton COMPLÉTER... Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de critères. L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme sont déjà définis. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant]. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications. 36 Les nouveautés de la version 4.50 Les nouveautés de la version 4.50 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier <Ctrl> <Tab>. • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. 37 Les nouveautés de la version 4.50 L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. Affichage des fenêtres en arrière-plan Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des fournisseurs, liste). Choix du modèle comptable lors de la création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Lors de la création de dossier, si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de plan comptable pré-paramétré et de le créer manuellement. Dans ce cas, le logiciel partira sur une base vide. 38 Les nouveautés de la version 4.50 Recouvrement Ciel Gestion Intégrale gère désormais le RECOUVREMENT. Cette fonction vient remplacer et améliorer l’ancienne fonction RELANCES. Menu LISTES - commande ETAPES DE RECOUVREMENT... Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés. Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante. Vous pourrez créer vos étapes de recouvrement manuellement ou avec l’aide d’un assistant qui pas à pas vous guidera dans la création de votre étape. Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et non-validés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale. Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de recouvrement. Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton CRÉER UN CLIENT - Onglet RECOUVREMENT Vous retrouvez dans l’onglet Recouvrement de la fiche CLIENT les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet. Nouveautés relatives à la Loi SEPA Migration SEPA Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. 39 Les nouveautés de la version 4.50 Vérification des données bancaires Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Virements fournisseurs Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS... Ciel Gestion Intégrale gère désormais les virements SEPA. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. Gestion du crédit-bail Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Créditsbails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton . Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). 40 Les nouveautés de la version 4.50 Gestion multi-analytique de niveau 1 A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion des retours pour les ventes Ebay Menu GESTION - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton sir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. qui permet d’insérer une ligne de sous-total et de choi- • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 41 Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu GESTION). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Les nouveautés de la version 4.50 Paramétrage O.G.A Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. Transmission à l’O.G.A Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Balance comparative N à N -10 Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. 43 Les nouveautés de la version 4.50 Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Nouvelle option « Soldes N-1 au mois » dans des états Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Publication Internet Menu DOSSIER - commande PUBLICATION INTERNET La publication Internet permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Amélioration de la gestion des N° de série / lot Menu GESTION - commande ARTICLES - FICHE ARTICLE • Vous pouvez saisir un même numéro de série ou de lot sur plusieurs dépôts différents. • La colonne Code barre située dans l’onglet N° de série/lot vous permet de saisir un code barre pour l’article. Menu GESTION - commande ARTICLES - BOUTON OPTIONS - RECHERCHE PAR CODE BARRE Cette fonction vous permet de rechercher un article par code barre dans les fiches articles. Elle cherche également parmi les codes barres entrés dans l’onglet N° de série/lot de la fiche article. Menu ETATS - commande ARTICLES Deux nouveaux états sont disponibles : • Etiquettes des N° de série/lot : cet état vous permet d’imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant plusieurs critères. • N° de série/lot par client : cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la possibilité de préciser une période de date. 44 Les nouveautés de la version 5.10 Les nouveautés de la version 5.10 Intuiciel personnalisable Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. INSERTION Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. 45 Les nouveautés de la version 5.10 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT. Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche <F1>). Les options de correction du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option <Langue automatique>, le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. 46 Les nouveautés de la version 5.10 Aide à la saisie des Codes postaux et villes Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Suivi des affaires Menu LISTES - commande CLIENTS Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires. Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 47 Les nouveautés de la version 5.10 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Menu GESTION - VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT Menu GESTION - ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en une seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Saisie simplifiée des factures et avoirs Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expertcomptable A partir du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES Le nouveau menu Echanges de données est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. 48 Les nouveautés de la version 5.10 Écritures de redevances de crédit-bail Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. SEPA Nouveau format d’identité bancaire L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. 49 Les nouveautés de la version 5.10 • comptes de banque : accessible par le menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE, onglet Banque. Vous disposez d’un assistant de migration qui vous permet de restituer au format SEPA les identifications bancaires saisies auparavant. Voir Migration SEPA, page 39 Prélèvements clients Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée. Mandat SEPA Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Remise en banque par prélèvement SEPA Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. 50 Les nouveautés de la version 5.10 Virements fournisseurs en ligne Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Les virements fournisseurs SEPA sont maintenant télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Auparavant, vous devez télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer. 51 Les nouveautés de la version 6.0 Les nouveautés de la version 6.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion Intégrale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Ce bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mon Pilotage. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches en encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. 52 Les nouveautés de la version 6.0 Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver. Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clic-droit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. 53 Les nouveautés de la version 6.0 Les nouvelles alertes Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. 54 Les nouveautés de la version 6.0 La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Enrichissement de la contremarque Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - onglet Complément Vous pouvez gérer des familles d’articles en contremarque. Pour cela, cochez l’option Contremarque dans l’onglet Complément. Menu GESTION - commande ACHATS - BON DE RÉCEPTION. • Vous disposez du nouvel état BR contremarque livraison client. Cet état vous permet d’éditer un bon de réception en contremarque. Celui-ci vous est proposé à la fin de la création de votre bon de réception ou bien à partir de la liste des bons de réception par les boutons [Aperçu] et [Imprimer]. • Dans la liste des bons de réception, la colonne Transfert vous permet de vérifier l’origine de la pièce. Remises/promotions en cascade ou par tranches successives Remises en cascade Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Afin de gérer des remises et promotions en cascade, vous devez cocher l’option Gérer les remises en cascade dans les paramètres. Celle-ci permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises et promotions en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir l'ordre d'application des remises et promotions. Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Si vous gérez des remises en cascade, sélectionnez le rang d'application de la remise dans la fiche de la remise/promotion. Lorsque les remises appartiennent au même rang, elles sont cumulées. Dans le cas contraire, elles sont calculées en cascade. Par défaut, une remise en cascade est ajoutée à la ligne de facturation. Remises par tranches successives Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Si vous ne gérez pas les remises en cascade, vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. 55 Les nouveautés de la version 6.0 Gestion de l’écriture de stock final Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Cette écriture donne le montant du stock par dépôt au dernier jour de l'exercice. Paramétrage préalable Au préalable, vous devez définir la méthode de calcul et les comptes des écritures : • Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES FACTURATION, onglet Options, sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré), dans la zone Générer les écritures du stock final à partir de. • Dans le menu GESTION, commande ARTICLES, onglet Comptabilité, sélectionnez un compte de stock ainsi qu'un compte de variation de stock dans la zone Ventilation des stocks. Ces comptes servent à générer les écritures du stock final. Générer l’écriture Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCKS Si vous voulez créer l'écriture de stock final, au moment de la régulation des stocks, cliquez sur le bouton [Générer l’écriture] pour chaque dépôt. Migration SEPA : modification de l’envoi Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. FlashCode et QR-Code Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QR-Code sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur 56 Les nouveautés de la version 6.0 la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Consulter plusieurs comptes Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Multi sélection de codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. 57 Les nouveautés de la version 6.0 Choix du code de lettrage Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. 58 Les nouveautés de la version 6.0 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Soldes intermédiaires de gestion avec l’option Détail des comptes. Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. Créer un emprunt Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. 59 Les nouveautés de la version 6.0 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton tuel (clic droit). . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contex- Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Référence d’obligation fiscale Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. Association de comptes Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. Détail du calcul des formules des états fiscaux Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. 60 Les nouveautés de la version 7.0 Les nouveautés de la version 7.0 TVA Les paramètres TVA Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié. Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12. Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez paramétrer. Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. L’assistant de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche <F1> sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. 61 Les nouveautés de la version 7.0 Vérification de la conformité de vos sauvegardes Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde cor- respondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation des sauvegardes DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche <F1>. La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 62 Les nouveautés de la version 7.0 Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’Intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. Compte d’attente Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie. Enregistrement des écritures en cours Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - PAIEMENT. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR CLIENT. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES - ENCAISSEMENT. Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. 63 Les nouveautés de la version 7.0 Equilibrage automatique des écritures en cours Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE AU KILOMÈTRE. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre. Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Longueur du libellé des journaux et comptes Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier]. Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier]. La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères. Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans la zone Intitulé. Longueur des codes journaux Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta]. La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum. Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux : 1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ. 3. Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK]. 64 Les nouveautés de la version 7.10 Les nouveautés de la version 7.10 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS Cette commande est également accessible à partir de l’Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche <F1>. Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures A la création du dossier Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de déterminer votre mode d’échanges. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous répondez par : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Dans les paramètres comptabilité Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges avec votre expert-comptable. Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : 65 Les nouveautés de la version 7.10 • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - Envoyer à mon expert et Recevoir de mon expert. Si vous gérez une comptabilité multidevises, ces commandes sont indisponibles. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Recevoir des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. 66 Les nouveautés de la version 7.10 Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche <F1>. L’import et l’export des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à l’import et à l’export de vos écritures. Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. 67 Les nouveautés de la version 7.50 Les nouveautés de la version 7.50 Nouveautés relatives à la loi SEPA A compter du 1er février 2014, tous les virements et prélèvements doivent être conformes à la norme SEPA. Vous pouvez désormais effectuer des paiements par prélèvement à la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la notion de mandat SEPA a été ajoutée, les banques, les fiches clients et les règlements clients ont été modifiés, et la remise en banque a été enrichie. Mode de paiement magnétique Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT - Bouton [Créer] - Prélèvement Lorsque vous créez le mode de paiement de type prélèvement, vous devez cocher l’option Magnétique si vous effectuez des paiements par prélèvements SEPA. Mandat SEPA Menu LISTES - commande CLIENTS - Bouton [Créer] Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A la création d’un client, vous disposez, dans l’onglet Banque, d’un bouton Mandat SEPA vous permettant de saisir ces informations. Informations prélèvement Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - Bouton [Créer] Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES - Bouton [Régler] Lors de l’enregistrement des règlements de vos clients et si vous choisissez Prélèvement comme mode de paiement, le bouton [Informations prélèvement] devient actif dans la barre d’actions. 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre relative aux informations du prélèvement SEPA s’affiche. 2. Dans l’onglet Mandat SEPA, indiquez les référence et date du mandat. 3. Précisez s’il s’agit d’un prélèvement répétitif ou ponctuel. 4. Dans l’onglet Motif de remise, saisissez le motif. 68 Les nouveautés de la version 7.50 Identifiant Créancier SEPA Menu LISTES - commande BANQUE - Bouton [Créer] - Onglet RIB/Divers Lorsque vous créez un nouveau poste de trésorerie, vous devez saisir le N° ICS dans l’onglet RIB/Divers. Cet Identifiant Créancier SEPA vous est fourni par votre banque et est obligatoire lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA. Prélèvements magnétiques au format SEPA Menu TRAITEMENTS - commande REMISE EN BANQUE Vous devez avoir souscrit au service de télépaiement SEPA Ciel qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Pour plus d’informations, consultez le site www.ciel.com. Lorsque vous effectuez une remise en banque, le bouton apparaît dans la barre d’actions. Si vous effectuez des prélèvements SEPA, vous devez saisir les informations du mandat SEPA ainsi que le motif de la remise. Générer le fichier Si vous avez choisi le format SEPA, vous pouvez télétransmettre votre bordereau de remise directement à votre banque via Ciel directDéclaration. Pour cela vous devez cocher l’option Envoi à la banque via Ciel directDéclaration. Vous devez préalablement souscrire au service de télétransmission SEPA Ciel pour accéder à Ciel directDéclaration. Vous pouvez aussi éditer le bordereau de remise de prélèvements et l’envoyer manuellement à votre banque. Pour cela, il suffit de cocher l’option Edition de la remise de prélèvements. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche <F1>) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Amélioration de la purge Menu TRAITEMENTS - commande PURGE L’assistant de la purge a été amélioré de façon à faciliter le traitement. Dès la première étape, vous définissez la date limite de purge et vous pouvez purger toutes les pièces, règlements et mouvements de stocks en cliquant sur l’option correspondante. Si vous souhaitez sélectionner les pièces commerciales, règlements et mouvements de stocks à purger, cochez l’option de sélection des type de pièces. Dans les étapes qui suivent, sélectionnez les éléments à purger. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche <F1>) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. 69 Les nouveautés de la version 8.10 Les nouveautés de la version 8.10 Assistant de création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La création de votre dossier est simplifiée. En seulement deux étapes, votre dossier est créé et vous pouvez commencer à travailler. Avant la création de votre dossier, si vous avez procédé au référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées de votre société saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Dans la première étape de l’assistant, vous indiquez les coordonnées, le logo, les informations concernant le statut de votre société et son immatriculation. Dans la seconde étape de l’assistant, vous renseignez vos dates d’exercice comptable, les informations concernant votre monnaie, vos articles, votre comptabilité et si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe. Pour plus de détails sur la création de votre dossier, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Bureau de réglages A partir de la barre d’actions - bouton Un bureau de réglages, accessible depuis la page d’accueil de votre logiciel, vous permet d’effectuer le paramétrage de votre activité, vos éditions, votre facturation client et fournisseur, et votre comptabilité. Ce sont des raccourcis vous permettant d’accéder aux fonctions utilisées le plus souvent. Par défaut, le bureau de réglages s’affiche automatiquement après la création de votre dossier. Pour plus de détails sur le bureau de réglages, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Mode tactile A partir de la barre d’actions - onglet - Mode tactile Si vous travaillez sur un écran tactile ou sur une tablette sous Windows™ 8, vous disposez d’un mode tactile vous permettant de naviguer aisément avec le bout du doigt dans votre logiciel. 1. Cliquez sur l’icône de l’onglet [Accueil]. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. L’activation de ce mode permet d’aérer les boutons de la barre d’actions, d’espacer les icônes, les éléments de la palette et le zoom afin de naviguer plus facilement avec le doigt dans votre logiciel. Vous pouvez avec votre doigt : • défiler horizontalement et verticalement dans l’Intuiciel et dans toutes les listes, 70 Les nouveautés de la version 8.10 • glisser-déposer une tâche en mode personnalisation de votre bureau, • augmenter ou diminuer le zoom dans les listes, les aperçus des états ou les images de votre logiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez désormais générer un fichier d’écritures comptables provisoire. Avant de lancer ce traitement, vous devez obligatoirement valider les écritures sur la période définie. Pour plus de détails sur l’export provisoire des écritures, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE ou à l’aide (F1). Déclaration d’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifié de TVA, chaque trimestre vous déclarez un acompte de TVA. 1. Dans l’assistant d’acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, sélectionnez le mois d’avril pour le paiement d’acompte du premier trimestre, le mois de juillet pour le paiement d’acompte du second trimestre, etc. 4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du trimestre. 5. Les zones Montant à déclarer et Déduction du crédit de TVA de la CA12 sont renseignées automatiquement. Vous pouvez modifier ces valeurs. Selon que vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure ou pas, les étapes qui suivent diffèrent. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (<F1>). Import des écritures Menu COMPTABILITÉ - ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES A l’activation de la commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Deux cas se présentent : • • Si les écritures importées sont au format Ciel, votre logiciel le détecte et importe les écritures automatiquement. Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées : Pour plus de détails sur l’import des écritures, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (<F1>). 71 Les nouveautés de la version 8.50 Les nouveautés de la version 8.50 Déclaration d’acompte de TVA semestrielle Uniquement disponible en régime simplifié de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE A compter du 1er janvier 2015 et en régime simplifié de TVA, vous télédéclarez vos acomptes de TVA par semestre directement depuis votre logiciel. 1. Dans l’assistant Acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant >]. 3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois du semestre concerné. Par exemple, sélectionnez juillet 2015 pour le premier semestre, et décembre 2015 pour le second semestre. 4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du semestre. Vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure Pour télédéclarer votre acompte de TVA, assurez-vous d’avoir installé Ciel directDéclaration. 5. Si vous souhaitez suspendre le ou les acomptes restant, cochez l'option Je demande la suspension du ou des acomptes restant à courir. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre Paiement de l'acompte s'affiche. Par défaut, le mode de paiement est le télérèglement. Vous pouvez choisir un autre mode de paiement (chèque, espèces, ...) mais vous vous exposez à des sanctions financières. 7. Indiquez votre banque et votre IBAN. Si vous avez déjà renseigné l’IBAN dans la fiche banque, celui-ci s’affichera automatiquement. Si ce n’est pas le cas, vous devez renseigner l’IBAN. 8. Si vous cochez l’option Mention expresse Cerfa n°3514, indiquez le motif associé dans le cadre réservé à la correspondance. 9. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. Ciel directDéclaration s’ouvre et envoie automatiquement les formulaires Cerfa. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte sans passer par la téléprocédure, reportez-vous à l’aide (F1). Paiement et remboursement de TVA Uniquement si vous déclarez votre TVA par la téléprocédure En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TÉLÉDÉCLARER MA TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE - TÉLÉDÉCLARER MA TVA 72 Les nouveautés de la version 8.50 Lorsque vous télédéclarez votre TVA, après avoir défini les paramètres de votre déclaration de TVA, vous accédez à l’état préparatoire de TVA. Cette déclaration contient l’ensemble des lignes de la déclaration papier. Le paiement et le remboursement de TVA se fait via un formulaire directement dans l’état préparatoire de TVA. Selon votre cas : • soit vous avez un montant de TVA à payer, le bouton [Formulaire de paiement] devient actif; • soit vous avez un crédit de TVA à vous faire rembourser, le bouton [Formulaire de remboursement] devient actif. Formulaire de paiement 1. Dans l’état préparatoire, cliquez sur le bouton . 2. Dans la zone Paiement, sélectionnez le mode de paiement. Le télérèglement est obligatoire. Si vous choisissez un autre mode de paiement, vous vous exposez à des sanctions financières. En cas de paiement par imputation, n’oubliez pas d’envoyer le formulaire Cerfa 3516 au service des impôts. 3. Indiquez les références du compte bancaire à débiter (Banque, IBAN, et BIC). 4. Cliquez sur le bouton pour lancer la télédéclaration. A la validation, le module Ciel directDéclaration TVA s’ouvre. Vous pouvez y consulter le résultat de votre télédéclaration. Dans Ciel Compta, un message vous propose d'enregistrer l'écriture d'OD correspondante. Formulaire de remboursement 1. Dans l’état préparatoire, cliquez sur le bouton . 2. Dans le formulaire qui s’affiche, complétez les informations requises. 3. Sélectionnez les références du compte bancaire à créditer (Banque, IBAN, BIC et nom du titulaire du compte). L’IBAN de ce compte doit être renseigné et valide. Dans le cas contraire, un message vous en avertira à la validation de la fenêtre. 4. Cliquez sur le bouton pour lancer la télédéclaration. A la validation, le module Ciel directDéclaration TVA s’ouvre. Vous pouvez y consulter le résultat de votre télédéclaration. Dans Ciel Compta, un message vous propose d'enregistrer l'écriture d'OD correspondante. 73 Les nouveautés de la version 8.50 Modification / suppression d’une écriture liée à une déclaration de TVA Menu LISTES - commande ECRITURES - Bouton [Modifier] ou [Supprimer] Si vous modifiez ou supprimez une écriture ayant fait l’objet d’une déclaration de TVA, un message d’alerte vous informe sur la loi anti-fraude. Cliquez sur [Oui] ou [Non] pour confirmer ou annuler la modification ou suppression de cette écriture. Importer les immobilisations Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer un format d’import pour les immobilisations à partir de la liste des imports paramétrables. Ce format d’import des immobilisations vous permet de récupérer les immobilisations sans travailler de nouveau les données de votre fichier. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] dans la liste des imports paramétrables. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez la famille Immobilisations. 3. Procédez de la même façon que pour la création d’un format d’import. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée à votre logiciel ou au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Factures et avoirs transmis Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES - double-clic sur une facture - Bouton [Imprimer] ou [Email] Menu GESTION - commandes VENTES - AVOIRS - double-clic sur un avoir - Bouton [Imprimer] ou [Email] Lorsqu'une facture client est imprimée, envoyée par email, exportée ou visualisée en PDF, l'option Transmise est cochée automatiquement. Dans la liste des factures clients, la colonne Transmise cochée vous permet de visualiser en un coup d’oeil les factures qui ont été transmises au client. Dans la fiche de la facture, vous pouvez également voir en haut à droite l’option Transmise cochée ou décochée selon le cas. C’est le même principe pour un avoir client. Si vous imprimez, envoyez par email, exportez ou visualisez un avoir en PDF, l’option Transmis est cochée automatiquement. 74 Les nouveautés de la version 8.50 Modifier / supprimer une facture client ou un avoir transmis Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES - sélection d’une facture - Bouton [Modifier] ou [Supprimer] Menu GESTION - commandes VENTES - AVOIRS - sélection d’un avoir - Bouton [Modifier] ou [Supprimer] Si vous modifiez ou supprimez une facture ou un avoir ayant déjà été transmis au client, un message d’alerte vous informe sur la loi anti-fraude. Cliquez sur [Oui] ou [Non] pour confirmer ou annuler la modification ou suppression de cette pièce client. Numérotation des factures et avoirs consécutive et non modifiable Menu GESTION - commandes VENTES - FACTURES - Bouton [Créer] ou [Modifier] Menu GESTION - commandes VENTES - AVOIRS - Bouton [Créer] ou [Modifier] Dans le cadre de la loi anti-fraude, lorsque vous créez une facture ou un avoir client, le numéro de pièce est incrémenté automatiquement et consécutivement. Ce qui signifie que les numéro de factures ou avoirs clients se suivent. En création d’une facture ou d’un avoir client, le numéro de pièce n’est pas modifiable. Traçabilité des suppressions de factures et avoirs clients Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS - HISTORIQUE Lorsque vous supprimez des factures ou des avoirs clients, ils disparaissent de la liste mais sont conservés dans votre historique système. En cas de contrôle fiscal, vous devez justifier la suppression des factures clients et des avoirs conservés dans l’historique (loi anti-fraude du 06 décembre 2013). © 2015 Sage Ciel Gestion Intégrale - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WGQ 9.0 - 07.15 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel 75
