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Bento® 3 Guide de l'utilisateur © 2007-2009 FileMaker, Inc. Tous droits réservés. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 FileMaker, le logo du classeur de fichiers, Bento et le logo Bento logo sont des marques commerciales ou des marques commerciales déposées de FileMaker, Inc. aux États-Unis et dans d’autres pays. Mac et le logo Mac sont des marques déposées d’Apple Inc. aux États-Unis et dans d’autres pays. Les autres marques citées appartiennent à leur propriétaire respectif. La documentation FileMaker est protégée par les droits d’auteur. Vous n’êtes pas autorisé à faire des copies supplémentaires ou à distribuer la documentation sans la permission écrite de FileMaker. Vous ne pouvez utiliser cette documentation qu'avec une copie sous licence valide du logiciel FileMaker. Toutes les personnes, entreprises, adresses électroniques et URL citées à titre d'exemple sont purement fictives et toute ressemblance avec des personnes, entreprises, adresses électroniques ou URL existantes est l'objet d'une pure coïncidence. Les remerciements sont répertoriés dans des documents livrés avec le logiciel. Toutes les mentions de produits tiers et d'URL sont effectuées à titre d'information uniquement et ne constituent en aucune sorte une recommandation. FileMaker, Inc. décline toute responsabilité concernant les performances de ces produits. Pour plus de renseignements, visitez notre site Web : www.filemaker.fr. Édition : 01 Table des matières Préface 7 7 16 17 17 Bienvenue dans Bento Regroupement des informations Résumé À propos de ce manuel Ressources supplémentaires Chapitre 1 19 19 20 Présentation de Bento Fenêtre d'accueil Fenêtre Bento Chapitre 2 33 34 35 36 37 37 37 40 40 40 Utilisation des bibliothèques À propos des bibliothèques Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento Créer une nouvelle bibliothèque vierge Création d'une bibliothèque lors de l'importation Changement de l'icône d'une bibliothèque Partage de votre base de données Bento Regroupement de bibliothèques Suppression d'enregistrements d'une bibliothèque Suppression d'une bibliothèque Chapitre 3 41 41 43 46 50 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Bibliothèque Carnet d'adresses Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal Bibliothèque iPhoto Chapitre 4 55 55 56 57 57 57 Utilisation des collections À propos des collections Création de collections Effacement d'enregistrements d'une collection Suppression d'une collection À propos des collections intelligentes 3 4 58 59 59 Création de collections intelligentes Gestion des collections intelligentes Modification d'une collection intelligente Chapitre 5 61 61 62 62 63 63 64 64 65 65 65 65 66 66 66 67 67 Utilisation de la vue formulaire À propos des formulaires Consulter simultanément un formulaire et un tableau Création d'enregistrements en vue formulaire Modification d'enregistrements en vue formulaire Duplication d'enregistrements en vue formulaire Suppression d'enregistrements en vue formulaire Création de formulaires Suppression de formulaires Duplication de formulaires Attribution d'un nouveau nom aux formulaires Ajout de champs à un formulaire Navigation entre les champs Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires Redimensionnement de champs et d'objets Effacement de champs d'un formulaire Personnalisation de la présentation des formulaires Chapitre 6 73 73 74 75 75 77 77 77 78 81 Utilisation de la vue tableau À propos de la vue tableau Sélection d'enregistrements en vue tableau Création d'enregistrements en vue tableau Modification d'enregistrements en vue tableau Duplication d'enregistrements en vue tableau Suppression d'enregistrements en vue tableau Tri d'enregistrements Gestion des champs et des colonnes en vue tableau Récapitulation des données d'une colonne Chapitre 7 83 83 84 84 84 85 85 Utilisation de la vue grille À propos de la vue grille Affichage simultané de la grille et du formulaire Affichage des éléments de vue grille Configuration des options de la vue grille Modification de la taille d'affichage des éléments de vue grille Gestion des dossiers Bibliothèque dans la vue grille Table des matières Chapitre 8 87 87 90 97 97 99 103 104 107 Utilisation des champs À propos des champs Création de champs Recherche d'enregistrements associés Utilisation du volet Champs Gestion des champs Liste Gestion des champs de données associées Gestion des champs Média Gestion des champs encryptés Chapitre 9 111 111 114 120 123 Importation, exportation et impression À propos des fichiers CSV et TAB Importation de données dans Bento Exportation de données issues de Bento Impression de données Chapitre 10 127 128 129 129 130 130 131 Sauvegarde et restauration de données À propos des fichiers de sauvegarde Bento Utilisation du rappel de sauvegarde Modification du rappel de sauvegarde Création d'un fichier de sauvegarde Restauration à partir d’un fichier de sauvegarde Utilisation de Time Machine avec Bento Chapitre 11 133 133 Utilisation de Bento avec Bento for iPhone and iPod touch Synchronisation des informations entre Bento et Bento for iPhone. Annexe A 137 Raccourcis clavier Annexe B 141 141 Retour à une version précédente de Bento Retour à Bento 1 ou 2 depuis Bento 3 Index 145 Table des matières 5 6 Table des matières Bienvenue dans Bento Bento® vous aide à organiser vos informations en offrant la puissance d'une base données, la complexité en moins. Bento est une base de données simple d'utilisation qui gère vos contacts, vos tâches et d'autres informations importantes pour vous. Dans la mesure où Bento est une base de données, vous pouvez établir des relations entre les données et bénéficier d'un plus large choix d'affichages qu'avec un tableur. Bento a été conçu pour Mac OS X. La fenêtre Bento présente des fonctions qui vous paraîtront familières si vous utilisez déjà les applications Carnet d'adresses, iCal, Keynote ou iTunes. Regroupement des informations Avec Bento, vous pouvez centraliser vos données essentielles et ainsi mieux vous organiser. Vous pouvez gérer vos contacts, coordonner des événements, suivre des projets, classer des tâches selon leur priorité, et bien plus encore. Imaginons que vous soyez propriétaire d'un club de vacances et que vous organisiez des événements pour celui-ci. Les informations de contact des membres du club sont répertoriées dans votre application Carnet d'adresses et quelques événements figurent également dans le calendrier de votre application iCal. Vous suivez par ailleurs certaines dépenses liées aux membres à l'aide d'une feuille de calcul. Pour gérer l'ensemble de ces informations de manière centralisée, vous pouvez recourir à Bento. 7 Utilisation des données du Carnet d'adresses Au démarrage de Bento, la fenêtre d'accueil s'affiche ; elle vous montre comment commencer à utiliser l'application. En faisant vos premiers pas avec Bento, vous pouvez constater que la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento comporte les enregistrements de contact de l'application Carnet d'adresses. Un contact dans l'application Carnet d'adresses. Afficher tous les enregistrements en vue tableau. Afficher tous les enregistrements en vue grille. Affichez vos données dans plusieurs vues formulaire. Bento vous propose les formulaires « Aperçu » et « Détails ». Le même contact dans la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento. 8 Préface Utilisation des données d'iCal La bibliothèque Événements iCal de Bento comprend les événements qui figurent dans l'application iCal. Un événement figurant dans l'application iCal. Le même événement dans la bibliothèque Événements iCal de Bento. Préface 9 Utilisation des données d'iPhoto La bibliothèque iPhoto affiche des photos et des clips vidéo qui se trouvent dans l'application iPhoto. Un album dans une application iPhoto. Le même album dans la bibliothèque iPhoto de Bento. 10 Préface Gestion des données des bibliothèques Bento fournit plus de 30 modèles de bibliothèque qui peuvent vous servir de base pour créer facilement une bibliothèque. Vous pouvez par exemple créer une bibliothèque Dépenses pour le suivi de vos dépenses et une bibliothèque Planification d'événements dans laquelle vous indiquerez les événements en rapport avec votre club de vacances. Préface 11 Bento contient une bibliothèque Projets que vous pouvez utiliser pour commencer à gérer les projets pour votre club de vacances. Bibliothèques Champs Vous pouvez ajouter des champs à n'importe quelle bibliothèque, même aux bibliothèques Carnet d'adresses, iCal, et iPhoto de Bento. Importation des données d'applications tierces Comment ajouter votre feuille de calcul répertoriant vos dépenses dans Bento ? Vous devez importer les données issues de cette application tierce soit dans une bibliothèque que vous créez au moment de l'importation, soit dans une bibliothèque existante. Enregistrez votre feuille de calcul sous la forme d'un fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules), TAB (fichier de valeurs séparées par une tabulation), Numbers ou Excel, puis importez ce fichier dans Bento. Bento crée les champs nécessaires au stockage des données ainsi que les enregistrements pour chaque ligne de données dans le fichier. 12 Préface Importation des données de la feuille de calcul dans une bibliothèque Bento. Création de collections Supposons que vous ayez constitué une équipe chargée d'organiser le prochain événement qui se déroulera dans votre club de vacances. Tous les membres de l'équipe figurent dans la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, mais vous aimeriez créer un groupe plus restreint composé seulement de ces personnes et non de l'ensemble des contacts stockés dans la bibliothèque. La solution consiste à créer une collection. La procédure de création d'une collection est aussi simple que celle d'un groupe dans le Carnet d'adresses ou d'une liste de lecture dans iTunes. Ouvrez la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento en vue tableau. Sélectionnez les enregistrements relatifs aux membres de l'équipe et choisissez Fichier > Nouvelle collection à partir de la sélection ; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet Bibliothèques. Préface 13 Faites glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet des Nommez la collection « Membres de l'équipe » ; Bento la crée. 14 Préface Création de relations Bento facilite la connexion de vos bibliothèques d'informations à l'aide des champs de données associées. Supposons que vous souhaitiez suivre les dépenses pour chaque membre de l'équipe. Pour créer un champ de données associées, faites glisser « Membres de l'équipe » vers le formulaire « Dépenses ». Préface 15 Vous pouvez également créer un champ de données associées qui affiche les dépenses de chaque membre de l'équipe. Faites glisser « Dépenses » vers le formulaire « Membres de l'équipe ». Résumé Avec Bento, vous pouvez afficher les données du Carnet d'adresses et d'iCal, créer des bibliothèques afin de regrouper vos données, importer des données issues d'applications tierces et créer des relations uniques entre les données des bibliothèques et des collections. 16 Préface À propos de ce manuel Le tableau ci-dessous vous précise où trouver les informations qui vous intéressent dans le présent manuel. Informations recherchées Voir Les fonctions de Bento Chapite 1, « Présentation de Bento », page 19 L'utilisation de bibliothèques en vue de la gestion de vos informations Chapite 2, « Utilisation des bibliothèques », page 33 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto pour afficher les données issues des applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Chapite 3, « Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto », page 41 La création d'un sous-ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque Chapite 4, « Utilisation des collections », page 55 L'affichage d'un enregistrement à la fois, la création de formulaires, la modification de la présentation des formulaires et l'ajout de champs aux formulaires Chapite 5, « Utilisation de la vue formulaire », page 61 L'affichage de tous les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection dans un tableau Chapite 6, « Utilisation de la vue tableau », page 73 Utilisation des champs Média et des dossiers Bibliothèques dans une vue grille Chapite 7, « Utilisation de la vue grille », page 83 Tous les types de champ fournis par Bento et l'utilisation du volet Champs Chapite 8, « Utilisation des champs », page 87 Le partage de données par importation, exportation et impression Chapite 9, « Importation, exportation et impression », page 111 La création d'une sauvegarde de vos données Bento Chapite 10, « Sauvegarde et restauration de données », page 127 Synchronisation des informations entre Bento et Bento for iPhone. Chapite 11, « Utilisation de Bento avec Bento for iPhone and iPod touch », page 133 L'utilisation des raccourcis clavier Annexe A, « Raccourcis clavier », page 137 Retour à une version précédente de Bento Annexe B, « Retour à une version précédente de Bento », page 141 Ressources supplémentaires Pour exploiter Bento au mieux, consultez les ressources répertoriées ci-après. Guide de l'utilisateur Le Guide de l'utilisateur de Bento est le présent document PDF ; il contient des informations détaillées concernant l'utilisation de Bento. Pour ouvrir ce Guide de l'utilisateur : Choisissez Aide > Guide de l'utilisateur de Bento. Préface 17 Aide de l'application Pour obtenir de l'assistance depuis Bento, sélectionnez Aide > Aide Bento. Vous pouvez rechercher une rubrique particulière dans le sommaire ou saisir une question dans le champ Recherche. Didacticiel Pour visualiser une démonstration de l'utilisation de Bento, consultez les didacticiels. Pour accéder aux didacticiels en ligne : Choisissez Aide > Vidéo didacticielle, puis suivez les instructions à l'écran. Forum Bento Consultez le forum Bento pour obtenir de l'aide technique, des astuces, faire état de problèmes et partager des informations avec d'autres utilisateurs de de Bento. Pour accéder au forum Bento : Choisissez Aide > Forum Bento. Échange de modèles Bento Consultez l'échange de modèles Bento pour soumettre vos propres modèles et télécharger les modèles créés par d'autres utilisateurs de Bento. Pour accéder à l'échange de modèles Bento : Choisissez Aide > Échange de modèles Bento. Bento for iPhone and iPod touch Visitez la page Web consacrée à Bento for iPhone pour obtenir des informations concernant ses fonctions et ses exigences. Pour afficher la page Web consacrée à Bento for iPhone : Choisissez Aide > Bento for iPhone and iPod touch Support technique Pour en savoir plus sur les options de support offertes aux utilisateurs de Bento, reportez-vous aux informations de service et de support. Pour consulter les informations de service et de support : Choisissez Aide > Service et support. 18 Préface Présentation de Bento 1 Ce chapitre présente les fonctionnalités de Bento. Ce chapitre décrit les éléments qui apparaissent au démarrage de Bento. La fenêtre d'accueil, ainsi que les sections de la fenêtre Bento, notamment le volet Bibliothèques, le volet Champs et la zone d'enregistrements (qui vous permet d'afficher les données en vues tableau, formulaire, grille ou fractionnée), sont présentées. Fenêtre d'accueil Lorsque vous ouvrez pour la première fois Bento, utilisez la fenêtre d'accueil pour en savoir plus sur Bento et créer votre première bibliothèque. Pour apprécier la simplicité d'utilisation de l'application, visualisez la vidéo de Bento. Bento stocke les informations dans des bibliothèques. Lorsque vous utilisez Bento pour la première fois, vous pouvez commencer par créer une bibliothèque. Après avoir examiné toutes les possibilités offertes par la fenêtre d'accueil, cliquez sur ce bouton afin de commencer à utiliser Bento. Si vous décidez que vous n'avez pas besoin de la fenêtre d'accueil, décochez la case Afficher cette boîte de dialogue au démarrage. 19 Fenêtre Bento La fenêtre Bento comporte deux sections principales : • Le côté gauche de la fenêtre comporte le volet Bibliothèques et le volet Champs. • Le côté droit de la fenêtre affiche les enregistrements dans Bento. Vous pouvez afficher les données d'enregistrements dans une vue tableau, formulaire, grille ou fractionnée. Volet Bibliothèques Zone d'enregistrements Volet Champs Par défaut, les deux sections de la fenêtre Bento s'affichent. Pour masquer les volets Bibliothèques et Champs, choisissez Présentation > Masquer le volet Bibliothèques & Champs. 20 Chapitre 1 Présentation de Bento Volet Bibliothèques Le volet Bibliothèques répertorie les bibliothèques et collections disponibles dans Bento. • Une bibliothèque permet de classer les données selon le contenu. Bento possède plusieurs bibliothèques par défaut. Les bibliothèques Carnet d'adresses, Tâches iCal, Événements iCal et iPhoto affichent des données issues des applications Carnet d'adresses, iCal, et iPhoto. La bibliothèque Projets, dans laquelle sont stockées les données relatives aux projets, est une bibliothèque test qui comporte des exemples de données. Vous avez la possibilité de créer d'autres bibliothèques pour y stocker d'autres catégories de données. Vous pouvez organiser un groupe de bibliothèques dans un dossier. Pour ajouter une bibliothèque au volet des bibliothèques, cliquez sur le bouton Nouvelle bibliothèque. Voir Chapite 2, « Utilisation des bibliothèques », page 33. Bibliothèque Carnet d'adresses Bibliothèque Événements iCal Bibliothèque Tâches iCal Bibliothèque iPhoto Collection d'événements iCal Bibliothèque Projets Nouvelle collection Nouvelle bibliothèque Collection d'enregistrements issus de la bibliothèque Projets • Une collection est un ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque. Elle est similaire à un groupe dans Carnet d'adresses ou à une liste de lecture dans iTunes. Elle inclut les enregistrements de sa bibliothèque parent. Un enregistrement de la bibliothèque peut faire partie de plusieurs collections. Par exemple, une personne peut être à la fois l'un de vos amis et l'un de vos collègues. Si vous disposez d'une collection nommée « Amis » et d'une autre collection nommée « Collègues », vous pouvez ajouter l'enregistrement correspondant à ce contact aux deux collections dans la bibliothèque Carnet d'adresses. Chapitre 1 Présentation de Bento 21 Pour ajouter une collection au volet Bibliothèques, cliquez sur le bouton Nouvelle collection. Voir Chapite 4, « Utilisation des collections », page 55. Conseil Si vous souhaitez modifier la taille des icônes et du texte dans le volet Bibliothèques, choisissez Bento > Préférences. Pour le texte du volet Bibliothèques, sélectionnez Petit ou Grand. Pour le texte du volet des bibliothèques, sélectionnez Petite ou Grande. Bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Bento affiche les données que vous avez déjà entrées dans les applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto de Mac OS X à l'aide de ces bibliothèques : Carnet d'adresses, Evénements iCal, Tâches iCal et iPhoto. Bibliothèque Carnet d'adresses La bibliothèque Carnet d'adresses comporte les informations de contact de l'application Carnet d'adresses de Mac OS X ; elle vous évite de devoir saisir à nouveau vos données de contact. Lorsque vous entrez de nouveaux contacts dans le Carnet d'adresses ou dans Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications. Voir « Bibliothèque Carnet d'adresses », page 43. Bibliothèque Événements iCal La bibliothèque Événements iCal contient les informations concernant les événements qui figurent dans l'application iCal de Mac OS X. Vous pouvez consulter ces événements dans Bento et les utiliser avec d'autres données que vous stockez dans Bento. Vous pouvez, par exemple, afficher les événements d'iCal liés à un projet particulier en créant une relation avec la bibliothèque Événements iCal dans une bibliothèque Projets. Lorsque vous entrez de nouveaux événements dans iCal ou dans Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications. Voir « Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal », page 46. Bibliothèque Tâches iCal La bibliothèque Tâches iCal comprend les informations relatives aux tâches d'iCal. Vous pouvez employer lesdites tâches dans vos bibliothèques et collections Bento. Vous pouvez, par exemple, afficher les tâches d'iCal liées à un projet spécifique en créant une relation avec la bibliothèque Tâches iCal dans une bibliothèque Projets. Lorsque vous entrez des tâches dans iCal ou des enregistrements de tâche dans Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications. Voir « Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal », page 46. 22 Chapitre 1 Présentation de Bento Bibliothèque iPhoto La bibliothèque iPhoto affiche les photos et les clips vidéo des albums et albums intelligents de l'application Mac OS X iPhoto. Vous pouvez visualiser ces albums et albums intelligents dans Bento et les utiliser avec d'autres données que vous stockez dans Bento. Par exemple, vous pouvez afficher les photos liées à un projet spécifique en créant une relation avec la bibliothèque iPhoto dans une bibliothèque Projets. Collections Si vous souhaitez constituer un sous-ensemble d'enregistrements à partir d'une bibliothèque, vous pouvez créer une collection. Il existe deux sortes de collections : • Les collections sont créées en ajoutant des enregistrements provenant de la bibliothèque à une nouvelle collection. Créer une collection est aussi simple que créer une liste de lecture dans iTunes. Sélectionnez les enregistrements voulus dans la bibliothèque puis choisissez Fichier > Nouvelle collection à partir de la sélection ; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers le volet Bibliothèques. • Les collections intelligentes sont créées selon des critères que vous définissez. Les enregistrements répondant à ces derniers sont regroupés dans la collection intelligente. Vous pouvez utiliser Recherche avancée pour créer une collection intelligente. Voir Chapite 4, « Utilisation des collections », page 55. Création de bibliothèques Bento possède plus de vingt modèles de bibliothèque prédéfinis dont vous pouvez vous servir pour créer facilement des bibliothèques d'informations. Un modèle définit les champs d'information utilisés dans chacun des enregistrements d'une bibliothèque ; vous pouvez modifier ces champs en fonction de vos besoins. Sélectionnez le modèle de bibliothèque qui correspond le mieux à la catégorie de données à stocker. Chapitre 1 Présentation de Bento 23 Voir « Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento », page 35. Zone d'enregistrements Dans la partie droite de la fenêtre Bento, vous pouvez afficher les informations stockées dans Bento dans une vue tableau, formulaire, grille ou fractionnée. • La vue tableau présente les informations dans une bibliothèque ou collection complète, sous la forme d'un tableau s'apparentant à une feuille de calcul, chaque ligne du tableau représentant un enregistrement de la bibliothèque. • La vue formulaire contient quant à elle les champs issus d'un enregistrement unique ; différentes présentations sont disponibles et vous pouvez les personnaliser en utilisant de magnifiques thèmes. • La vue grille affiche les champs Média et les vignettes des formulaires d'une bibliothèque ou collection sélectionnée sous forme de grille. • La vue fractionnée affiche simultanément l'enregistrement sélectionné soit en vue formulaire et tableau, soit en vue formulaire et grille. 24 Chapitre 1 Présentation de Bento Dans la vue tableau, chaque enregistrement constitue une ligne du tableau. La vue formulaire présente les champs d'un enregistrement unique. La vue fractionnée vous permet d'afficher simultanément un enregistrement dans une ligne de tableau et sur une page. La vue grille affiche les champs Média ou les vignettes des formulaires de la bibliothèque sélectionnée. Vue tableau Pour afficher les informations d'une bibliothèque ou collection complète sous la forme d'un tableau s'apparentant à une feuille de calcul, utilisez la vue tableau. En vue tableau, vous pouvez gérer les enregistrements de différentes manières, par exemple : • Sélectionner les colonnes (champs) que vous souhaitez afficher. • Disposer les colonnes dans l'ordre souhaité. • Trier les enregistrements en sélectionnant une colonne donnée. • Analyser les données à l'aide d'une ligne récapitulative. Chapitre 1 Présentation de Bento 25 Voir Chapite 6, « Utilisation de la vue tableau », page 73. Vue formulaire Pour afficher un seul enregistrement à la fois, utilisez la vue formulaire. En vue formulaire, il est possible de créer plusieurs formulaires pour chaque collection ou bibliothèque, en attribuant à chacun d'eux un nom différent. Par exemple, vous pouvez créer dans la bibliothèque Carnet d'adresses un formulaire qui répertorie les dates d'anniversaire et vous permet de garder la trace des cartes de voeux ou cadeaux que vous avez envoyés. Vous pouvez personnaliser les formulaires de diverses façons et en particulier : • Sélectionner les champs que vous souhaitez afficher. • Agencer les champs dans le formulaire. • Modifier la taille des champs. • Changer l'apparence du formulaire en utilisant des thèmes. • Ajouter un en-tête et un logo. Voir Chapite 5, « Utilisation de la vue formulaire », page 61. Vue grille Pour visualiser les champs Média et les vignettes des formulaires d'une bibliothèque ou collection sélectionnée, utilisez la vue grille. Dans la vue grille, vous pouvez utiliser les vignettes des champs Média et des formulaires, appelés éléments de la vue grille, de diverses façons, par exemple : • Filtrer des éléments de la vue grille. • Configurer et modifier des étiquettes d'éléments de la vue grille. • Modifier la taille d'affichage des éléments de la vue grille. Voir Chapite 7, « Utilisation de la vue grille », page 83. Vue fractionnée Pour afficher l'enregistrement sélectionné simultanément dans les vues formulaire et tableau ou dans les vues formulaire et grille, utilisez la vue fractionnée. Thèmes de formulaire Bento fournit un large choix de superbes thèmes que vous pouvez appliquer aux formulaires. Chaque thème inclut des couleurs, une disposition, des polices et des attributs de texte coordonnés. Vous pouvez modifier facilement et à tout moment le thème d'un formulaire. 26 Chapitre 1 Présentation de Bento Voir « Personnalisation de la présentation des formulaires », page 67. Barre de navigation La barre de navigation comporte plusieurs commandes d'affichage des informations dans Bento. • Cliquez sur pour afficher les enregistrements dans la vue tableau. • Cliquez sur pour afficher les enregistrements dans la vue grille. • Si vous préférez afficher un seul enregistrement à la fois, dans une page, cliquez sur l'un des boutons de vue formulaire. Dans l'exemple ci-dessous, il existe deux boutons de vue formulaire : Aperçu et Détails. Vous pouvez afficher autant de vues formulaire que vous le désirez. • Cliquez sur formulaire. pour basculer en vue fractionnée à partir des vues tableau ou • Cliquez sur pour basculer en vue fractionnée à partir de la vue grille. • Pour parcourir les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, cliquez sur les boutons Enregistrement précédent et Enregistrement suivant (boutons fléchés). Chapitre 1 Présentation de Bento 27 Pour aller au premier enregistrement, cliquez sur le bouton Enregistrement précédent tout en appuyant sur Option. Pour aller au dernier enregistrement, cliquez sur le bouton Enregistrement suivant tout en appuyant sur Option. Enregistrement suivant Enregistrement précédent Champ Recherche Vue tableau Vue grille Boutons de vue formulaire Nouveau formulaire Supprimer le formulaire Afficher ou masquer la vue fractionnée Champ Recherche et Recherche avancée • Le champ Recherche permet d'effectuer une simple recherche de texte dans tous les types de champ à l'exception des champs Média, Données associées, Liste de fichiers, Liste de messages et encryptés. Remarque Vous pouvez effectuer une recherche dans des fichiers encryptés s'ils sont déverrouillés. • Pour rechercher un ensemble d'enregistrements, utilisez la Recherche avancée, qui consiste à définir des valeurs et des critères de recherche pour des champs spécifiques. 28 Chapitre 1 Présentation de Bento Pour utiliser le champ Recherche : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection souhaitée. 2 Saisissez une chaîne de texte dans le champ Recherche. Bento procède à une recherche dans tous les champs d'application de la bibliothèque ou collection sélectionnée. Bento indique, à mesure que vous saisissez la chaîne à rechercher, les enregistrements qui correspondent. Il précise le nombre d'enregistrements trouvés et met à jour la vue active en affichant uniquement ces derniers pour les champs sélectionnés en vue tableau ou qui ont été ajoutés à un formulaire en vue formulaire. 1. Entrez « M » ; 30 enregistrements sont renvoyés. 2. Entrez « Ma » ; 15 enregistrements sont renvoyés. 3. Entrez « Mar » ; les résultats se réduisent à 9 enregistrements. 4. Entrez le prénom complet, « Mary » ; seuls 3 enregistrements correspondent. Chapitre 1 Présentation de Bento 29 Pour utiliser Recherche avancée : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection souhaitée. 2 Dans le champ Recherche, cliquez sur ou appuyez sur Commande-F. 3 Précisez l'objet de votre recherche. Ajoutez ou supprimez des critères suivant vos besoins. 4 Cliquez sur Rechercher. et sélectionnez Recherche avancée, Bento lance la recherche et affiche les enregistrements correspondants. • Pour enregistrer ceux-ci en tant que collection intelligente, cliquez sur Enregistrer. Voir « À propos des collections intelligentes », page 57. • Pour fermer le panneau de Recherche avancée, cliquez sur la croix X située en regard de « Recherche avancée » ou appuyez sur Commande+F. Une fois le panneau fermé, Bento affiche l'ensemble des enregistrements. 30 Chapitre 1 Présentation de Bento Volet Champs Le volet Champs figurant dans la partie gauche de la fenêtre Bento répertorie les champs définis pour la bibliothèque ou collection sélectionnée. • En vue tableau, le volet Champs permet de sélectionner les colonnes à afficher. • En vue formulaire, le volet Champs permet d'ajouter des champs au formulaire actif en faisant glisser un nom de champ avec formulaire. vers le • En vue fractionnée, le volet Champs indique les champs qui peuvent être ajoutés au formulaire actif ou qui peuvent être affichés en vue tableau. Vue tableau Vue formulaire Les champs dont la case est cochée figurent déjà en tant que colonnes dans la vue tableau. Pour afficher un champ non coché dans une colonne de la vue tableau, cochez-le. Il est impossible d'ajouter individuellement des sous-champs d'adresse au formulaire. Ces champs sont déjà présents dans le formulaire actif. Faites glisser ces champs pour les ajouter au formulaire actif. Voir « Utilisation du volet Champs », page 97. Chapitre 1 Présentation de Bento 31 32 Chapitre 1 Présentation de Bento Utilisation des bibliothèques 2 Dans Bento, les bibliothèques servent à organiser les informations. Vous pouvez utiliser celles fournies par Bento et créer vos propres bibliothèques sur la base de modèles. Vous pouvez partager l'ensemble de votre base de données ou une sélection de bibliothèques avec un maximum de cinq utilisateurs sur un serveur local. Bento contient quatre bibliothèques dans lesquelles sont stockées des données issues d'autres applications Mac OS X : • La bibliothèque Carnet d'adresses, qui comporte les enregistrements de contacts de l'application Carnet d'adresses • La bibliothèque Événements iCal, qui comporte les événements de l'application iCal • La bibliothèque Tâches iCal, qui comporte les tâches de l'application iCal. • La bibliothèque iPhoto, qui comporte les photos de l'application iPhoto Pour obtenir des informations concernant ces bibliothèques, voir Chapite 3, « Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto », page 41. Vous pouvez également créer des bibliothèques pour stocker vos données : • À l'aide de la boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque • En important des données provenant d'un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules), TAB (valeurs séparées par une tabulation), Numbers, Excel ou modèle de bibliothèque Ce chapitre décrit l'utilisation des bibliothèques pour organiser, gérer et partager vos informations. 33 À propos des bibliothèques Bento stocke les informations dans des bibliothèques. Les bibliothèques sont constituées d'enregistrements et sont déterminées par les champs figurant dans les enregistrements. Par exemple, la bibliothèque Carnet d'adresses contient des enregistrements de contacts. Ceux-ci se composent des champs employés pour stocker les informations relatives aux contacts et mettre à jour l'application Carnet d'adresses ; il peut s'agir notamment des noms, des numéros de téléphone et des adresses. De même, la bibliothèque Projets inclut des enregistrements dont les champs servent à gérer les projets (statut du projet, dates de début et de fin et membres de l'équipe, par exemple). Dans Bento, les enregistrements d'une bibliothèque peuvent être affichés de plusieurs façons : • La vue formulaire présente les champs d'un enregistrement unique. Chaque page détaille un seul enregistrement, par exemple un enregistrement de contact de la bibliothèque Carnet d'adresses. Plusieurs vues formulaire peuvent être disponibles pour la bibliothèque. Voir Chapite 5, « Utilisation de la vue formulaire », page 61. • La vue tableau présente les enregistrements dans un tableau, par exemple la liste des contacts de la bibliothèque Carnet d'adresses. Chaque ligne du tableau représente un enregistrement particulier de la bibliothèque. Voir Chapite 6, « Utilisation de la vue tableau », page 73. • La vue grille affiche en une fois les champs Média et les vignettes des formulaires d'une bibliothèque ou d'une collection. Voir Chapite 7, « Utilisation de la vue grille », page 83. • La vue fractionnée présente simultanément un enregistrement dans un tableau et dans un formulaire ou une grille. Dans ce chapitre, nous allons à présent nous intéresser aux méthodes de création, d'utilisation et de partage des bibliothèques : • Vous pouvez créer des bibliothèques personnalisées en vous aidant de modèles. Voir la section suivante : « Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento », page 35. • Vous pouvez en outre créer une bibliothèque en important vos propres données. Voir « Importation de données dans Bento », page 114. • Vous pouvez partager vos bibliothèques avec un maximum de cinq utilisateurs sur votre réseau local. Voir « Partage de votre base de données Bento », page 37. 34 Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento Avant de créer une bibliothèque, vous devez réfléchir au type d'informations qu'elle devra vous permettre de gérer. Souhaitez-vous gérer des plannings et des dates ? Ou bien des informations de contact ? Cherchez-vous à regrouper des tâches et affectations dans un planificateur d'événements ? Ou voulez-vous gérer des listes (inventaire ou liste de matériel, par exemple) ? Bento possède des modèles de bibliothèque composés de champs grâce auxquels vous pouvez gérer des catégories d'informations données. Ces modèles associent également des thèmes préconçus aux vues formulaire. Pour créer la bibliothèque dont vous avez besoin sans perdre de temps, il vous suffit de sélectionner le modèle de bibliothèque le mieux adapté au type d'informations que vous souhaitez gérer. Si aucun modèle ne semble convenir aux informations à stocker, vous pouvez utiliser le modèle « Vierge » pour créer la bibliothèque de votre choix. Une fois la bibliothèque créée, vous avez la possibilité de personnaliser la vue formulaire en ajoutant ou supprimant des champs et en changeant de thème. Conseil Si vous voulez inclure des informations venant d'une autre application pour les utiliser dans Bento, reportez-vous au paragraphe « Importation de données dans Bento », page 114. Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques 35 Pour créer une bibliothèque à l'aide des modèles Bento : 1 Choisissez Fichier > Nouvelle bibliothèque à partir d'un modèle. 2 Dans la boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque, choisissez une catégorie de modèles dans la colonne de gauche, puis le modèle souhaité. Si aucun des modèles ne vous convient, sélectionnez « Vierge ». Avec la bibliothèque Vierge, vous êtes libre de créer vous-même tous les champs. 3 Attribuez un nom à la nouvelle bibliothèque, puis cliquez sur Choisir. Bento crée la bibliothèque et l'ouvre en vue formulaire. Si vous avez sélectionné un modèle différent du modèle Vierge, vérifiez les champs définis pour la nouvelle bibliothèque. • Si vous êtes satisfait des champs et vues formulaire proposés pour celle-ci, vous pouvez commencer à ajouter des enregistrements et à entrer des informations. Voir « Modification d'enregistrements en vue formulaire », page 63. • Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter des champs afin de personnaliser la bibliothèque. Voir « Ajout de champs à un formulaire », page 65. • Si certains des champs définis vous paraissent inutiles, supprimez-les. Voir « Effacement de champs d'un formulaire », page 67. • Pour modifier la disposition des champs dans la vue formulaire, voir « Personnalisation de la présentation des formulaires », page 67. • Si vous voulez modifier la présentation de cette vue, vous pouvez sélectionner un autre thème. Voir « Personnalisation de la présentation des formulaires », page 67. Créer une nouvelle bibliothèque vierge Vous pouvez commencer rapidement en créant une bibliothèque vierge et en y ajoutant des données de la même manière que vous le feriez dans un tableau type feuille de calcul. Pour créer une bibliothèque vierge : 1 Choisissez Fichier > Nouvelle bibliothèque vierge. Bento crée une bibliothèque avec un nom par défaut et l'ouvre en vue tableau. 2 Double-cliquez sur le nom de la bibliothèque pour la renommer. 3 Cliquez dans la cellule sélectionnée pour y entrer ou coller des données. Voir « Modification d'enregistrements en vue tableau », page 75 et « Copier et coller des données en vue tableau », page 75. 36 Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques Création d'une bibliothèque lors de l'importation Si vous voulez inclure dans Bento des informations provenant d'une autre application, vous devez créer une bibliothèque et des enregistrements au sein de cette dernière en important lesdites informations. Voir « Importation de données dans Bento », page 114. Changement de l'icône d'une bibliothèque À chaque bibliothèque correspond une icône qui lui est propre. Vous pouvez changer l'icône de la bibliothèque que vous créez. Pour changer l'icône d'une bibliothèque : 1 Dans le volet Bibliothèques, maintenez la touche Contrôle enfoncée et cliquez sur la bibliothèque que vous voulez modifier. 2 Choisissez Choisir une icône pour la bibliothèque. 3 Cliquez sur une icône, puis sur OK. Partage de votre base de données Bento Vous pouvez partager votre base de données Bento avec un maximum de cinq utilisateurs Bento en même temps sur un réseau local (dans le même sous-réseau). Pour ce faire, Bento 3 doit être installé sur chaque ordinateur qui partage une base de données ou qui recherche une base de données partagée. Vous pouvez exporter des données à partir d'une base de données ou d'une bibliothèque partagée, mais vous ne pouvez pas exporter une bibliothèque partagée dans un fichier modèle. Pour plus d'informations, voir « Exportation de données issues de Bento », page 120. Lorsque vous démarrez Bento pour la première fois, vos bibliothèques sont configurées pour être partagées. Vous décidez ensuite si vous souhaitez partager l'ensemble de la base de données ou uniquement une sélection de bibliothèques. Remarque Lorsque vous partagez votre bibliothèque Événements iCal, elle passe en mode lecture seule et les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier les événements. Pour partager votre base de données avec d'autres utilisateurs Bento: 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Cliquez sur Partage en haut de la fenêtre Préférences. 3 Sélectionnez Partager ma base de données Bento. 4 Sélectionnez Partager intégralement la base de données ou Partager les bibliothèques sélectionnées et sélectionnez alors les bibliothèques que vous voulez partager. Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques 37 5 (Facultatif ) Entrez un nom différent pour votre base de données partagée. Il s'agit du nom qui s'affiche sur les ordinateurs des autres utilisateurs (s'ils sont configurés pour la consultation de bases de données partagées sur votre réseau). 6 Si vous voulez que d'autres utilisateurs puissent apporter des modifications à la base de données partagée, sélectionnez Autoriser les autres utilisateurs à effectuer des changements sur vos données. Si vous n'avez pas autorisé la modification d'une base de données, les étiquettes des champs apparaissent en italique et l'icône passe le curseur dessus. s'affiche lorsque l'utilisateur Les utilisateurs affichant votre base de données partagée ne peuvent ni créer ni supprimer des champs ou modifier la disposition des formulaires. Si vous apportez certains type de modifications à la base de données alors qu'elle est partagée (création de champs, collections, ou dossiers; suppression de dossiers; modification des options de champ ou du nom de la base de données), les utilisateurs sont invités à se déconnecter de la base de données, puis à se reconnecter pour s'assurer qu'ils disposent de la toute dernière version. 7 Laissez Bento ouvert sur votre ordinateur pour que les autres utilisateurs puissent consulter votre base de données partagée sur d'autres ordinateurs. Important Les utilisateurs qui éditent une base de données partagée ne peuvent pas annuler leur modification une fois qu'ils sont sortis du champ en cours d'édition. Pour se déconnecter d'une base de données partagée, cliquez données partagées. à côté de la base de Désactivation du partage de base de données Vous pouvez désactiver le partage de base de données pour empêcher les utilisateurs de votre réseau local de voir votre base de données. Pour désactiver le partage de base de données : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Cliquez sur Partage en haut de la fenêtre Préférences. 3 Désélectionnez Partager ma base de données Bento. Recherche de bases de données partagées Si votre ordinateur est connecté à d'autres ordinateurs sur un réseau local, vous pouvez rechercher les bases de données qui y sont partagées. 38 Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques Pour rechercher des bases de données partagées sur votre réseau local : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Cliquez sur Partage en haut de la fenêtre Préférences. 3 Sélectionnez Rechercher les bases de données Bento partagées. Toutes les bibliothèques partagées apparaissent dans la section Partagées du volet Bibliothèques. Configuration d'un mot de passe pour une base de données partagée Vous pouvez demander aux utilisateurs de saisir un mot de passe, appeler Mot de passe partage, avant qu'ils visionnent vos articles partagés. Ce mot de passe est différent de celui de la base de données. Pour plus d'informations concernant le mot de passe de base de données, voir « Définition d'un mot de passe pour votre base de données Bento », page 107. Pour instaurer le Mot de passe partagé: 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Cliquez sur Partage en haut de la fenêtre Préférences. 3 Sélectionnez Exiger un mot de passe de partagé, puis tapez un mot de passe. Ouverture d'une base de données partagée protégée par un mot de passe Les bases de données partagées protégées par un mot de passe sont indiquées par dans le volet Bibliothèques. Pour ouvrir une base de données partagée protégée par un mot de passe : 1 Sélectionnez une base de données partagée protégée par un mot de passe. 2 Dans la boîte de dialogue, saisissez le mot de passe de partage défini par le propriétaire de la base de données partagée. Gestion des champs encryptés partagés Les utilisateurs peuvent accéder à des champs encryptés dans les bases de données partagées en entrant le mot de passe de partage (s'il a été défini), puis le mot de passe de base de données de la base de données partagée. Pour plus d'informations concernant le mot de passe de la base de données, voir « Définition d'un mot de passe pour votre base de données Bento », page 107. Les utilisateurs peuvent verrouiller et déverrouiller des données dans des champs encryptés partagés. Pour plus d'informations, voir « Verrouillage et déverrouillage des données dans les champs encryptés », page 108. Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques 39 Regroupement de bibliothèques Vous pouvez organiser un groupe de bibliothèques dans un dossier. Pour créer un dossier Bibliothèque : 1 Choisissez Fichier > Nouveau dossier bibliothèque Un dossier sans titre est créé dans le volet Bibliothèques au-dessus de la bibliothèque en cours de sélection. 2 Entrez un nouveau nom pour le dossier et appuyez sur Retour. Pour ajouter une bibliothèque à un dossier Bibliothèque : Sélectionnez la bibliothèque et faites-la glisser vers le dossier Bibliothèque souhaité. Suppression d'enregistrements d'une bibliothèque Pour supprimer des enregistrements d'une bibliothèque : 1 Sélectionnez la bibliothèque concernée. 2 Sélectionnez les enregistrements et appuyez sur Commande+Supprimer. Remarque Lorsque vous appuyez sur Commande+Supprimer, les enregistrements sont supprimés définitivement de la bibliothèque et de toutes les collections ou champs de données associées qui les ont affichés. Suppression d'une bibliothèque Pour supprimer une bibliothèque : Sélectionnez la bibliothèque et appuyez sur la touche Supprimer. Cette opération a pour effet de supprimer la bibliothèque ainsi que tous les enregistrements qu'elle contient. Tous les champs de données associées dans d'autres bibliothèques sont supprimés. Remarque Vous ne pouvez pas supprimer les bibliothèques Carnet d'adresse, Événements iCal, Tâches iCal ou iPhoto. Pour savoir comment masquer ces dernières, voir « Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto », page 41. 40 Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto 3 Bento contient des bibliothèques qui affichent les données provenant des applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto de Mac OS X. Ces bibliothèques permettent de gérer ensemble des contacts, des événements, des tâches et des photos, qui sont autant de données pouvant être affichées en tant qu'enregistrements associés dans d'autres bibliothèques dans Bento. Bento comporte quatre bibliothèques qui affichent les données issues d'autres applications Mac OS X : • La bibliothèque Carnet d'adresses, qui comporte les données de l'application Carnet d'adresses • La bibliothèque Événements iCal, qui comporte les événements de l'application iCal • La bibliothèque Tâches iCal, qui comporte les tâches de l'application iCal • La bibliothèque iPhoto, qui comporte les photos et les clips vidéo de l'application iPhoto Ce chapitre décrit la manière d'utiliser ces bibliothèques pour organiser les informations relatives aux contacts, aux événements, aux tâches et aux photos, et la manière d'ajouter les informations de ces bibliothèques à vos propres bibliothèques. Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Bento démarre avec une bibliothèque Carnet d'adresses, une bibliothèque Événements iCal, une bibliothèque Tâches iCal et une bibliothèque iPhoto. Même si les applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto ne sont pas en cours d'exécution, les données issues de ces applications s'affichent dans Bento. 41 Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto est en option. Lorsque vous lancez Bento pour la première fois, ces bibliothèques s'affichent par défaut. Si vous désactivez l'affichage de ces bibliothèques dans Bento, leurs enregistrements n'apparaissent plus dans Bento, mais ils apparaissent toujours dans les applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto. Affichage des données de l'application Carnet d'adresses Pour afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento : 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d’adresses, d’iCal et d’iPhoto. 2 Sélectionnez l'option Afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento. Pour désactiver l'affichage des données du Carnet d'adresses dans Bento : 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d’adresses, d’iCal et d’iPhoto. 2 Désélectionnez l'option Afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento. Une fois que vous avez cliqué sur OK, la bibliothèque Carnet d'adresses n'est plus visible dans Bento. S'il existe des champs de données associées utilisant la bibliothèque Carnet d'adresses, ces derniers ne sont plus affichés lorsque vous désactivez l'affichage de la bibliothèque Carnet d'adresses. Affichage des données de l'application iCal Pour afficher les données d'iCal dans Bento : 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d’adresses, d’iCal et d’iPhoto. 2 Sélectionnez l'option Afficher les données d'iCal dans Bento. Pour désactiver l'affichage des données d'iCal dans Bento : 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d’adresses, d’iCal et d’iPhoto. 2 Désélectionnez l'option Afficher les données d'iCal dans Bento. Une fois que vous avez cliqué sur OK, les bibliothèques iCal ne sont plus visibles dans Bento. S'il existe des champs de données associées utilisant les bibliothèques iCal, ces derniers n'apparaissent plus lorsque vous désactivez l'affichage des bibliothèques iCal. 42 Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Affichage des données issues de l'application iPhoto Pour afficher les données d'iPhoto dans Bento : 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d’adresses, d’iCal et d’iPhoto. 2 Sélectionnez Afficher les données d'iPhoto dans Bento. Pour désactiver l'affichage des données d'iPhoto dans Bento : 1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d’adresses, d’iCal et d’iPhoto. 2 Désélectionnez Afficher les données d'iPhoto dans Bento. Une fois que vous avez cliqué sur OK, la bibliothèque iPhoto n'est plus visible dans Bento. S'il existe des champs de données associées utilisant la bibliothèque iPhoto, ces derniers n'apparaissent plus lorsque vous désactivez l'affichage de la bibliothèque iPhoto. Bibliothèque Carnet d'adresses Par défaut, Bento affiche les informations et groupes de contacts de l'application Carnet d'adresses de Mac OS X. Lorsque vous modifiez les enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, vous mettez en fait simultanément à jour ces enregistrements dans l'application Carnet d'adresses. Vous pouvez, à l'aide de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, modifier les données de toute application ou de tout périphérique synchronisé avec l'application Carnet d'adresses. En affichant la bibliothèque Carnet d'adresses dans Bento, vous pouvez y ajouter vos contacts et mettre à Bento jour les informations les concernant, que vous les modifiez dans l'application Carnet d'adresses ou bien dans Bento. • Si vous ajoutez un enregistrement à la bibliothèque Carnet d'adresses, celuici est ajouté à l'application Carnet d'adresses. • Si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Carnet d'adresses, celui-ci est supprimé de l'application Carnet d'adresses. • Pour chacun des groupes que vous créez dans l'application Carnet d'adresses, Bento crée une collection dans la bibliothèque Carnet d'adresses. • Pour chacune des collections que vous créez dans la bibliothèque Carnet d'adresses, l'application Carnet d'adresses crée un groupe correspondant. Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto 43 Si vous supprimez une collection dans la bibliothèque Carnet d'adresses, le groupe correspondant dans l'application Carnet d'adresses est également supprimé. De même, si vous supprimez un groupe dans l'application Carnet d'adresses, la collection correspondante dans la bibliothèque Carnet d'adresses est également supprimée. La bibliothèque Carnet d'adresses comporte les informations de contact de l'application Carnet d'adresses. Les groupes du Carnet d'adresses se présentent sous la forme de collections dans Bento. Vous pouvez utiliser les enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento de la même manière que les enregistrements de n'importe quelle autre bibliothèque ou collection de Bento. La seule différence réside dans le fait que les modifications apportées à cette bibliothèque sont répercutées dans l'application Carnet d'adresses. Remarque Bento n'affiche pas les groupes intelligents issus de l'application Carnet d'adresses. Inversement, les collections intelligentes de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento ne sont pas ajoutées à l'application Carnet d'adresses 44 Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Champs de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento mettant à jour l'application Carnet d'adresses Les champs de la bibliothèque Carnet d'adresses qui mettent à jour les informations de l'application Carnet d'adresses sont indiqués dans le tableau ci-dessous. Adresse : domicile, travail, autres Compte IM : domicile, travail, autres Liste d'adresses Liste de comptes IM Date de naissance Est de l'entreprise Entreprise Intitulé du poste Service Nom Adresse e-mail : domicile, travail, autres Nom de jeune fille Liste d’adresses e-mail Prénom Page d'accueil Second prénom Surnom Remarque Liste de numéros de téléphone Prénom phonétique Nom phonétique Second prénom phonétique Titre Suffixe URL Liste d'URL Numéro de téléphone : travail, domicile, portable, principal, fax domicile, fax travail, bipeur, autre Il vous est possible d'ajouter des champs aux enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses dans Bento, mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application Carnet d'adresses. Pour obtenir des informations concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 8, « Utilisation des champs », page 87. Inversement, les champs personnalisés que vous avez définis dans l'application Carnet d'adresses ne s'affichent pas dans la bibliothèque Carnet d'adresses dans Bento. Résolution des problèmes liés aux mises à jour du Carnet d'adresses Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de l'affichage des données de l'application Carnet d'adresses. • Pourquoi mes groupes intelligents de l'application Carnet d'adresses n'apparaissent-ils pas dans Bento ? Bento n'affiche pas les groupes intelligents du Carnet d'adresses car Bento n'a pas accès aux critères qui ont été utilisés pour leur création. • Pourquoi mes collections intelligentes de la bibliothèque Carnet d'adresses n'apparaissent-elles pas dans l'application Carnet d'adresses ? Les critères ayant servi à créer les collections intelligentes de Bento ne peuvent pas être transmis à l'application Carnet d'adresses car ils font référence à des champs disponibles uniquement dans Bento et peuvent impliquer des champs non accessibles par l'application Carnet d'adresses. Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto 45 Autres points relatifs au Carnet d'adresses • Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, les données de l'application Carnet d'adresses ne sont pas incluses dans Bentoce dernier. Pour sauvegarder ces données, utilisez l'application Carnet d'adresses. Si vous ajoutez des champs à la bibliothèque Carnet d'adresses, les informations qu'ils comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour obtenir des informations concernant la création d'un fichier de sauvegarde Bento, voir Chapitre 10, « Sauvegarde et restauration de données », page 127. • Vous pouvez procéder à des importations et exportations de données dans la bibliothèque Carnet d'adresses. Les enregistrements importés dans la bibliothèque Carnet d'adresses mettent à jour l'application Carnet d'adresses. Pour obtenir des informations sur l'importation et l'exportation, voir Chapitre 9, « Importation, exportation et impression », page 111. Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal iCal est une application pratique qui vous permet d'assurer le suivi de vos événements et tâches. Par défaut, Bento extrait les informations de calendrier de l'application iCal et met à jour les données des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal en fonction des modifications apportées à iCal. Par ailleurs, toute modification effectuée dans Bento est également répercutée dans l'application iCal. Bento crée un enregistrement pour chacun des événements ou tâches de l'application iCal, pour les calendriers iCal stockés sur votre ordinateur. Par défaut, les événements ou tâches que vous créez dans Bento sont ajoutés au calendrier Bento dans iCal et vous pouvez les réaffecter à d'autres calendriers iCal. 46 Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto La bibliothèque Événements iCal comprend les enregistrements d'événement issus de l'application iCal. Vous pouvez utiliser les enregistrements des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal de la même manière que les enregistrements de n'importe quelle autre bibliothèque ou collection de Bento. La seule différence réside dans le fait que les modifications apportées à ces bibliothèques sont répercutées dans l'application iCal. Remarque Bento n'affiche pas dans l'application iCal les informations figurant dans les calendriers auxquels vous êtes abonné. Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto 47 Champs de la bibliothèque Événements iCal de Bento mettant à jour l'application iCal Les champs suivants de la bibliothèque Événements iCal de Bento entraînent la mise à jour de l'application iCal. • Jour entier • Calendrier • Date de fin • Lieu • Remarque • Date de début • Titre • URL Remarque Dans l'application iCal, le champ nommé URL est un champ Texte. Pour que sa valeur apparaisse correctement dans Bento, la bibliothèque Événements iCal utilise aussi un champ Texte et non un champ URL Bento. Il est possible d'ajouter d'autres champs aux enregistrements d'événement dans Bento, mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application iCal. Pour obtenir des informations concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 8, « Utilisation des champs », page 87. Champs de la bibliothèque Tâches iCal de Bento mettant à jour l'application iCal Les champs suivants de la bibliothèque Tâches iCal de Bento entraînent la mise à jour de l'application iCal. • Calendrier • Date de finalisation • Échéance • Remarque • Priorité • Titre • URL 48 Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Remarque Dans l'application iCal, le champ nommé URL est un champ Texte. Pour que sa valeur apparaisse correctement dans Bento, la bibliothèque Tâches iCal utilise aussi un champ Texte et non un champ URL Bento. Il est possible d'ajouter d'autres champs aux enregistrements de tâche dans Bento, mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application iCal. Pour obtenir des informations concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 8, « Utilisation des champs », page 87. Résolution des problèmes liés aux mises à jour d'iCal Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de l'affichage des données de l'application iCal. • Pourquoi les collections des bibliothèques Événements iCal ou Tâches iCal n'apparaissent-elles pas dans l'application iCal ? L'application iCal n'est pas en mesure d'afficher un sous-ensemble d'événements ou de tâches provenant d'un calendrier spécifique. • Pourquoi les événements ou les tâches des calendriers auxquels je suis abonné ne sont-ils pas visibles ? Les calendriers auxquels vous êtes abonné sont stockés sur un serveur externe ; Bento affiche uniquement les informations figurant dans les calendriers stockés au niveau local. • Comment créer un calendrier dans Bento ? Les calendriers que vous créez dans l'application iCal peuvent être sélectionnés pour devenir des calendriers dans Bento. Vous ne pouvez pas créer un calendrier directement dans Bento. Autres remarques concernant iCal • Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, les données de l'application iCal ne sont pas incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour sauvegarder ces données, utilisez l'application iCal. Si vous ajoutez des champs aux bibliothèques iCal, les informations qu'ils comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour obtenir des informations concernant la création d'un fichier de sauvegarde Bento, voir Chapitre 10, « Sauvegarde et restauration de données », page 127. • Vous pouvez procéder à des importations et exportations de données dans les bibliothèques iCal. Les enregistrements importés dans ces bibliothèques mettent à jour l'application iCal. Pour obtenir des informations sur l'importation et l'exportation, voir Chapitre 9, « Importation, exportation et impression », page 111. Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto 49 Bibliothèque iPhoto iPhoto est une application pratique qui permet d'assurer le suivi de vos photos et clips vidéo. Par défaut, Bento extrait les informations concernant les photos et clips vidéo de l'application iPhoto et met à jour les données de la bibliothèque iPhoto en fonction des modifications apportés à l'application iPhoto. Toutefois, vous ne pouvez ni ajouter, ni supprimer, ni dupliquer des enregistrements, collections et collections intelligentes dans la bibliothèque iPhoto. Vous ne pouvez pas modifier les champs qui ont été créés dans l'application iPhoto. Vous pouvez ajouter des champs à vos enregistrements dans la bibliothèque iPhoto, puis les éditer et les supprimer, mais ces champs ne s'affichent pas dans l'application iPhoto. Pour obtenir des informations concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 8, « Utilisation des champs », page 87. Dans Bento, vos albums iPhoto apparaissent sous la forme de collections et les albums intelligents, sous la forme de collections intelligentes. La bibliothèque iPhoto de Bento contient des collections par défaut correspondant à ces éléments iPhoto : 12 derniers mois, Dernière importation et Signalés. Albums dans l'application iPhoto. La bibliothèque iPhoto comprend les photos et clips vidéo issus de l'application iPhoto. Les albums se présentent sous forme de collections Bento. 50 Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Champs de la bibliothèque iPhoto de Bento Vous ne pouvez pas modifier le nom ou le contenu des champs affichés par défaut dans la bibliothèque iPhoto de Bento. Il est possible d'ajouter d'autres champs aux enregistrements de photos ou clips vidéo dans Bento, mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application iPhoto Pour obtenir des informations concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 8, « Utilisation des champs », page 87. Résolution des problèmes de mise à jour d'iPhoto Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de l'affichage des données de l'application iPhoto. • Comment se fait-il que ma bibliothèque iPhoto de Bento n'affiche aucune photo ou clip vidéo, ni aucune collection ? Si iPhoto est installé sur votre ordinateur mais que vous ne l'avez jamais lancé, aucune photo ou clip vidéo, ni aucune collection ne seront affichés dans la bibliothèque iPhoto de Bento jusqu'à ce que vous lanciez iPhoto. Autres considérations concernant iPhoto • Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, les données de l'application iPhoto ne sont pas incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour sauvegarder les données d'iPhoto, utilisez l'application Time Machine. • Si vous ajoutez des champs à la bibliothèque iPhoto, les informations qu'ils comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Ces champs ne sont pas ajoutés à l'application iPhoto. Pour obtenir des informations concernant la création d'un fichier de sauvegarde Bento, voir Chapitre 10, « Sauvegarde et restauration de données », page 127. Utilisation des champs de données associées dans la bibliothèque iPhoto Vous pouvez créer rapidement un champ de données associées utilisant la bibliothèque iPhoto en faisant glisser bibliothèque. dans un formulaire dans une autre Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto 51 Faites glisser la collection Nature vers un formulaire dans la bibliothèque Projets... ...pour créer un champ de données associées. Dans un champ de données associées utilisant la bibliothèque iPhoto, vous ne pouvez ni créer ni supprimer des enregistrements. Lorsque vous ajoutez des enregistrements à un champ de données associées, vous pouvez les afficher dans la zone de données associées sous forme d'une grille (qui n'affiche que les champs Média) ou d'un tableau (qui affiche les champs Média sous forme de vignettes). 52 Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Cliquez pour afficher les enregistrements au format grille. Cliquez pour afficher les enregistrements au format tableau. Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto 53 54 Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses, iCal et iPhoto Utilisation des collections 4 Ce chapitre vous explique comment mieux organiser vos enregistrements dans Bento à l'aide de collections. Dans Bento, vos enregistrements sont stockés dans des bibliothèques (voir Chapite 2, « Utilisation des bibliothèques », page 33). Si vous souhaitez organiser des enregistrements de différentes façons ou gérer un sous-ensemble d'enregistrements d'une bibliothèque, vous pouvez créer une collection. À propos des collections Une collection est un ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque. Vous pouvez créer une collection pour : • Générer un ensemble d'enregistrements dans un but spécifique. Vous pouvez par exemple créer une collection regroupant les personnes invitées à un événement donné. • Trier les enregistrements dans un autre ordre. Vous pouvez par exemple créer une collection destinée à trier vos contacts suivant leur nom. • Exporter les données de quelques enregistrements (ceux de la collection ainsi créée) plutôt que de l'ensemble des enregistrements de la bibliothèque. Une collection Bento est semblable à une liste de lecture iTunes. Si vous avez eu l'occasion d'utiliser iTunes, vous savez combien il est commode de créer une liste de lecture pour compiler vos chansons et vos vidéos. Dans Bento, les collections sont elles aussi très pratiques, car elles permettent de regrouper certains enregistrements d'une bibliothèque. Une collection inclut les enregistrements d'une seule bibliothèque. Par exemple, vous pouvez regrouper certains enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses dans une collection de Carnet d'adresses dénommée Vendeurs. La collection Vendeurs ne peut pas contenir des enregistrements provenant d'une autre bibliothèque. 55 Collection Vendeurs de la bibliothèque Carnet d'adresses Cependant, il est possible d'ajouter un enregistrement d'une bibliothèque à plusieurs collections de cette même bibliothèque. Par exemple, si vous disposez d'une bibliothèque «DVD» qui comporte une collection « Films préférés » et une collection « Classiques », vous pouvez inclure un enregistrement dans les deux collections à la fois. Il existe deux sortes de collections : • Les collections • Les collections intelligentes Pour créer une collection, sélectionnez les enregistrements à inclure dans celle- ci, puis sélectionnez Fichier > Nouvelle collection à partir de la sélection ; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers une collection existante ou vers le volet Bibliothèques. Les collections intelligentes sont créées selon des critères que vous définissez. Elles sont mises à jour lorsque le contenu de la bibliothèque est modifié. Les enregistrements répondant aux critères définis sont inclus dans la collection intelligente. Création de collections Lorsque vous voulez établir une liste d'enregistrements particulière, vous pouvez créer une collection. Pour créer une collection : 56 1 Sélectionnez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer une collection. 2 Cliquez sur 3 Tapez un nom pour la collection, puis appuyez sur Retour. 4 Sélectionnez de nouveau la bibliothèque choisie à l'étape 1. 5 Pour afficher la bibliothèque en vue tableau, cliquez sur Tableau dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue tableau. 6 Sélectionnez l'enregistrement à ajouter à la collection. Faites glisser l'enregistrement sélectionné vers la collection ou cliquez sur et sélectionnez Ajouter à la collection pour ajouter l'enregistrement sélectionné à la collection. ou choisissez Fichier > Nouvelle collection. Chapitre 4 Utilisation des collections Pour sélectionner plusieurs enregistrements, appuyez sur la touche Commande ou Maj et, tout en la maintenant enfoncée, cliquez sur les enregistrements souhaités. Conseil Pour créer rapidement une collection regroupant les enregistrements que vous avez choisis, sélectionnez lesdits enregistrements, puis cliquez sur Fichier > Nouvelle collection à partir de la sélection ou faites glisser les enregistrements vers un emplacement vide du volet Bibliothèques. Effacement d'enregistrements d'une collection Pour supprimer des enregistrements d'une collection : 1 Sélectionnez la collection concernée. 2 Sélectionnez les enregistrements et appuyez sur Commande+Supprimer. Si vous cliquez sur Effacer de la collection, les enregistrements sont effacés de la collection, mais demeurent dans la bibliothèque associée. En revanche, si vous cliquez sur Supprimer, ils sont définitivement supprimés à la fois de la bibliothèque et de la collection. Suppression d'une collection Pour supprimer une collection : Sélectionnez la collection et appuyez sur la touche Supprimer. Les enregistrements sont supprimés de la collection mais pas de la bibliothèque. Remarque Si vous supprimez une bibliothèque ou une collection dont dépendent un ou plusieurs champs de données associées, ces derniers sont également supprimés. À propos des collections intelligentes Lorsque vous voulez regrouper des enregistrements qui répondent aux critères de votre choix, créez une collection intelligente. Les collections intelligentes présentent tous les enregistrements correspondant aux critères définis. Par exemple, vous pouvez créer une collection intelligente regroupant vos contacts qui résident dans la même ville. Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement relatif à un contact qui habite cette ville, Bento l'inclut automatiquement dans la collection intelligente. Chapitre 4 Utilisation des collections 57 Vous pouvez aussi créer une collection intelligente regroupant les événements qui doivent avoir lieu au cours d'une même semaine. Si vous ajoutez ou modifiez un enregistrement de sorte qu'il corresponde aux critères, celui-ci apparaît dans la collection intelligente une fois que vous avez cliqué sur la collection dans le volet Bibliothèques. Étant donné qu'une collection intelligente constitue un ensemble d'enregistrements correspondant à des critères définis, elle se distingue d'une collection simple sur les points suivants : • Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer manuellement des enregistrements dans les collections intelligentes. Pour supprimer certains enregistrements de la collection intelligente, vous devez modifier les critères ou bien les valeurs des enregistrements afin que celles-ci ne soient plus conformes aux critères. • Vous pouvez créer des collections intelligentes dans la bibliothèque Carnet d'adresses, mais celles-ci n'apparaîtront pas dans l'application Carnet d'adresses. • Vous pouvez créer des collections intelligentes dans les bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal, mais celles-ci n'apparaîtront pas dans l'application iCal. • Vous ne pouvez pas importer des enregistrements dans une collection intelligente. Création de collections intelligentes Vous pouvez créer une collection intelligente qui a pour fonction d'ajouter ou de supprimer des enregistrements dans une collection en fonction des critères que vous définissez. Pour créer une collection intelligente : 1 Choisissez Fichier > Nouvelle collection intelligente. 2 Tapez un nom pour la collection intelligente, puis appuyez sur Retour. Indiquez les critères à appliquer à la collection intelligente à l'aide des menus contextuels et des champs de saisie. Cliquez sur pour ajouter des critères. Par exemple, pour créer une collection intelligente qui affiche uniquement les tâches iCal inachevées, choisissez les critères L'ensemble, Date de finalisation et Est vide. 2. Sauvegarder les critères. 1. Sélectionnez les critères. 58 Chapitre 4 Utilisation des collections 3 Cliquez sur Enregistrer. Conseil Pour créer une collection intelligente, vous pouvez aussi préciser vos critères en utilisant Recherche avancée, puis cliquer sur Enregistrer. Voir « Champ Recherche et Recherche avancée », page 28. Gestion des collections intelligentes Après avoir créé votre collection intelligente, vous pouvez modifier ou dupliquer les enregistrements qu'elle contient. Voir « Modification d'enregistrements en vue tableau », page 75 et « Duplication d'enregistrements en vue tableau », page 77. Modification d'une collection intelligente Lorsque vous modifiez une collection intelligente, Bento la met à jour selon les critères que vous établissez. Pour modifier une collection intelligente : 1 Sélectionnez la collection intelligente et choisissez Fichier > Modifier la collection intelligente. 2 Modifiez, ajoutez ou supprimez des critères à l'aide des menus contextuels et des champs de saisie. 3 Cliquez sur Rechercher afin de vérifier que les nouveaux critères renvoient effectivement les enregistrements escomptés. 4 Cliquez sur Enregistrer. Remarque Pour annuler les modifications que vous avez apportées aux critères, cliquez sur un autre élément dans le volet Bibliothèques. Chapitre 4 Utilisation des collections 59 60 Chapitre 4 Utilisation des collections Utilisation de la vue formulaire 5 Dans Bento, la vue formulaire permet d'afficher un seul enregistrement de bibliothèque ou de collection. Ce chapitre vous explique comment créer et modifier les enregistrements en vue formulaire, comment créer et modifier les formulaires et enfin comment personnaliser la présentation des formulaires. À propos des formulaires En vue formulaire, il est possible de créer et de gérer des formulaires affichant chacun, dans une page, un seul enregistrement de bibliothèque ou de collection. Vous pouvez, par exemple, afficher un contact de la bibliothèque Carnet d'adresses ou une tâche de la bibliothèque Tâches iCal. Le même enregistrement, affiché dans une autre vue formulaire dans laquelle les champs sont organisés différemment Un enregistrement affiché dans une vue formulaire donnée 61 Avec les formulaires, vous pouvez visualiser les champs qui s'appliquent à chacun des enregistrements. Il est possible de créer et d'utiliser plusieurs formulaires ou pages pour afficher diverses informations sur l'enregistrement. Pour une bibliothèque ou une collection spécifique, vous pouvez inclure tous les champs disponibles que vous souhaitez dans tous les formulaires. Si vous voulez consulter plus d'un enregistrement à la fois ou scanner et trier vos informations rapidement, il est toutefois préférable d'opter pour la vue tableau. Voir Chapite 6, « Utilisation de la vue tableau », page 73. Dans les formulaires, les enregistrements issus d'autres bibliothèques ou collections peuvent aussi être affichés dans les champs de données associées. Par exemple, vous pouvez afficher une liste de personnes qui assistent à un événement sur un formulaire dans la bibliothèque Événements iCal. Voir « Création de Champs de données associées », page 94. Consulter simultanément un formulaire et un tableau Vous pouvez consulter simultanément un enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et dans un formulaire. Sélectionnez l'enregistrement puis choisissez Présentation > Vue fractionnée. Création d'enregistrements en vue formulaire Vous pouvez créer des enregistrements en vue formulaire ou en vue tableau. Voir « Création d'enregistrements en vue tableau », page 75 pour obtenir des instructions sur la vue tableau. Pour créer un enregistrement pour une bibliothèque ou une collection : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter un enregistrement. 2 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 3 Choisissez Enregistrements > Nouvel enregistrement ou appuyez sur Commande+N. 4 Tapez des données dans les champs. 5 Pour passer au champ suivant dans un même enregistrement, appuyez sur Tab. Pour revenir au champ précédent, appuyez sur Maj+Tab. Conseil Pour créer rapidement un enregistrement, maintenez la touche Contrôle enfoncée et cliquez sur une zone vierge du formulaire et choisissez Nouvel enregistrement dans le menu contextuel. 62 Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire Modification d'enregistrements en vue formulaire Pour modifier un enregistrement : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant l'enregistrement à modifier. 2 Accédez à l'enregistrement souhaité. Pour vous déplacer entre les champs, appuyez sur Tab ou Maj+Tab. 3 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 4 Cliquez sur le champ à changer, modifiez les données, puis cliquez en dehors du champ ou appuyez sur Tab pour enregistrer la modification. Ajout de la date et de l'heure actuelles à un champ Lors de la modification d'un enregistrement, vous pouvez ajouter la date et l'heure actuelles à un champ Date, Heure ou Texte. Pour ajouter la date et l'heure actuelles à un champ : 1 Cliquez sur un champ Date, Heure ou Texte. 2 Choisissez Insérer > Date et heure actuelles. Si le champ est de type L'élément affiché est Date La date actuelle. Paramétrez l'option « Afficher l'heure » de façon que l'heure soit également visible. L'heure actuelle. L'heure actuelle. Texte La date et l'heure actuelles. Duplication d'enregistrements en vue formulaire Pour ajouter rapidement un enregistrement possédant des données identiques ou similaires à celles d'un enregistrement existant : 1 Accédez à l'enregistrement à dupliquer. 2 Choisissez Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement. Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire 63 Suppression d'enregistrements en vue formulaire Pour supprimer de façon définitive un enregistrement sélectionné d'une bibliothèque : 1 Sélectionnez la bibliothèque concernée. 2 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 3 Sélectionnez l'enregistrement. 4 Choisissez Enregistrements > Supprimer l'enregistrement ou appuyez sur Commande+Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Pour supprimer un enregistrement sélectionné d'une collection : 1 Sélectionnez la collection concernée. 2 Accédez à l'enregistrement à supprimer. 3 Choisissez Enregistrements > Effacer l'enregistrement. Si vous cliquez sur Effacer de la collection, l'enregistrement est supprimé de la collection, mais demeure dans la bibliothèque associée. En revanche, si vous cliquez sur Supprimer, il est définitivement supprimé à la fois de la bibliothèque et de la collection. Remarque Si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Carnet d'adresses, celui-ci est également supprimé de l'application du même nom. Si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Événements iCal ou Tâches iCal, celui-ci est également supprimé de l'application iCal. Création de formulaires Pour créer un formulaire : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter un formulaire. 2 Cliquez sur dans la barre de navigation ou choisissez Formulaires > Nouveau formulaire. Dans la boîte de dialogue Nom du formulaire, tapez un nom, puis cliquez sur OK. 3 Ajoutez des champs au formulaire vierge. Voir « Ajout de champs à un formulaire », page 65. 4 Créez des enregistrements. Voir « Création d'enregistrements en vue formulaire », page 62. 64 Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire Suppression de formulaires Pour supprimer un formulaire : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection de laquelle vous souhaitez supprimer un formulaire. 2 Cliquez sur dans la barre de navigation ou choisissez Formulaires > Supprimer le formulaire. S'il n'y a qu'un seul formulaire, vous ne pouvez pas le supprimer. Duplication de formulaires Pour dupliquer un formulaire : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Formulaires > Dupliquer le formulaire. Attribution d'un nouveau nom aux formulaires Pour renommer un formulaire : 1 Dans la partie supérieure de la fenêtre, double-cliquez sur le nom du formulaire. 2 Dans la boîte de dialogue Nom du formulaire, tapez un nouveau nom, puis cliquez sur OK. Ajout de champs à un formulaire Pour ajouter un champ à un formulaire : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue. 2 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 3 Faites glisser un champ du volet des champs vers l'emplacement souhaité dans le formulaire. Pour déplacer un champ, voir « Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires », page 66. Pour redimensionner un champ, voir « Redimensionnement de champs et d'objets », page 66. Pour créer un champ, cliquez sur Insérer > Nouveau champ. Voir « Création de champs », page 90. Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire 65 Navigation entre les champs Pour vous déplacer d'un champ du formulaire à un autre : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue. 2 Choisissez un formulaire. 3 Cliquez sur un champ, puis appuyez sur la touche Tab afin de vous déplacer vers le suivant et dans la même colonne si vous avez ajouté un diviseur de colonnes. Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches Maj+Tab. Remarque Pour permettre à la touche Tab de naviguer vers tous les réglages, assurez-vous d'avoir sélectionné « tous les réglages » dans les préférences Mac OS X Clavier et Souris (onglet Raccourcis clavier). Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires Pour déplacer un champ ou un objet : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Déplacez votre souris près de l'étiquette du champ ou des bords du champ ou de l'objet. Quand le curseur se transforme en main, cliquez pour sélectionner le champ ou l'objet, puis faites-le glisser vers son nouvel emplacement. Dans Bento, il est possible de faire glisser les champs au-dessus, au-dessous, à côté ou entre d'autres objets d'un formulaire. Pour déplacer plusieurs champs ou objets : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs champs ou objets pour les sélectionner. Conseil Pour rapidement sélectionner plusieurs champs et objets, cliquez sur une partie vide du formulaire et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faitesla glisser sur les éléments de votre choix. Redimensionnement de champs et d'objets Tous les champs et objets peuvent être redimensionnés. 66 Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire Pour redimensionner un champ ou un objet: 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez le champ ou l'objet voulu. 3 Déplacez le curseur sur une des poignées. Quand le curseur devient une double flèche, faites-la glisser pour modifier la taille. Effacement de champs d'un formulaire Pour effacer un champ d'un formulaire : 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez le champ, puis appuyez sur la touche Supprimer ou faites glisser le champ en dehors du formulaire. Les données du champ restent dans Bento même si ce dernier n'est plus visible dans le formulaire. Personnalisation de la présentation des formulaires Vous avez la possibilité de modifier rapidement la présentation d'un formulaire. Changement de thème Vous pouvez à tout moment changer le thème (couleurs, disposition et attributs de texte coordonnés) d'un formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser un thème de couleur clair pour l'impression des enregistrements. Pour changer de thème dans un formulaire : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Formulaires > Sélectionneur de thème. 3 Sélectionnez un thème dans le Sélectionneur de thème puis cliquez sur OK. Une animation est visible durant le changement de thème. Si vous ne voulez pas d'animation, choisissez Bento > Préférences, cliquez sur Général en haut de la fenêtre Préférences, puis désélectionnez l'option “Afficher l'animation.” Pour afficher un aperçu d'un thème avant de l'appliquer à votre formulaire, cliquez sur Essayez-le. Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire 67 Modification de la largeur des colonnes Il est possible de modifier la largeur des colonnes. Vous pouvez les élargir afin d'y insérer des champs plus larges ou augmenter l'espace entre les colonnes. Pour modifier la largeur de colonne : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Placez le curseur sur un séparateur de colonnes puis faites glisser celui-ci à gauche ou à droite. Changement de la position et de la taille des étiquettes Vous pouvez changer la position des étiquettes de champs dans un formulaire. Pour changer la position des étiquettes adjacentes aux champs : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Formulaires > Étiquettes. 3 Sélectionnez Au-dessus ou À côté. Pour modifier la taille du texte dans les étiquettes : 1 Sélectionnez Formulaires > Étiquettes. 2 Sélectionnez Petite, Moyenne ou Grande. Modification de la taille du texte Vous pouvez modifier la taille du texte des champs. Pour modifier la taille du texte des champs : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez les champs. 3 Choisissez Formulaires > Taille du texte. 4 Sélectionnez une taille dans la liste : La plus petite, Petite, Moyenne, Grande, La plus grande. Modification des ombres des champs Vous pouvez modifier le degré des ombres derrière les champs. 68 Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire Pour modifier les ombres des champs : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez les champs. 3 Cliquez sur Formulaires > Ombres. 4 Sélectionnez le degré des ombres : Aucune, Claires, ou Foncées. Alignement des bords droits des champs Au sein d'une colonne, vous pouvez aligner les bords droits des champs que vous sélectionnez. Pour aligner les bords droits des champs : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Dans une colonne, sélectionnez les champs dont vous souhaitez aligner les bords droits. Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs champs pour les sélectionner. Conseil Pour rapidement aligner les bords droits de plusieurs champs, cliquez sur une partie vide du formulaire et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites-la glisser sur les éléments de votre choix. 3 Choisissez Formulaires > Aligner les bords droits. Ajout de zones de texte Pour pouvoir inclure du texte, par exemple un titre, dans votre formulaire, vous pouvez ajouter une zone de texte. Pour ajouter une zone de texte : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Insérer > Zone de texte. Une zone sans titre est insérée en-dessous de la colonne. 3 Faites-la glisser vers l'emplacement souhaité, double-cliquez à l'intérieur, puis entrez votre texte. Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire 69 Ajout de zones d'image Ajoutez une zone d'image pour faire apparaître une image telle qu'un logo ou un entête de lettre dans chaque enregistrement de votre formulaire. Pour ajouter une zone d'image : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Insérer > Zone d'image. Une zone d'image apparaît sur le formulaire. 3 Faites glisser un fichier d'image du Finder vers la zone d'image. 4 Cliquez dans la zone d'image pour repositionner ou modifier la taille d'affichage de l'image. Pour en savoir plus, consultez « Positionnement d'images », page 106 et « Modification de la taille d'affichage des images », page 106. Ajout de séparateurs horizontaux Un séparateur horizontal est un objet que vous pouvez ajouter à un formulaire. Les séparateurs permettent d'organiser les formulaires en séparant visiblement des champs au-dessus et en-dessous d'une ligne séparatrice. L'apparence du séparateur horizontal utilisé dépend du thème appliqué au formulaire. Vous pouvez modifier sa largeur, mais pas sa hauteur. Pour ajouter un séparateur horizontal : 70 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Insérer > Séparateur horizontal. 3 Faites glisser le séparateur horizontal vers l'emplacement souhaité dans le formulaire. Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire Ajout de séparateurs de colonnes Utilisez les séparateurs de colonnes pour décomposer un formulaire en colonnes. Pour ajouter un séparateur de colonnes : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez Insérer > Diviseur de colonnes. 3 Faites glisser le séparateur de colonnes vers l'emplacement souhaité dans le formulaire. Ajout d'espaces Pour que les différents éléments d'un formulaire ne se touchent pas, ajoutez un espace. Vous pouvez, par exemple, ajouter un espace pour séparer des groupes de champs. Durant l'édition du formulaire, vous pouvez modifier la largeur, la hauteur et l'ombrage de l'espace. Pour ajouter un espace : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Choisissez Insérer > Espace. 3 Faites glisser l'espace vers l'emplacement souhaité dans le formulaire. Pour modifier sa largeur ou sa hauteur, faites glisser, respectivement, son bord droit ou son bord inférieur. 4 (en option) Choisissez Formulaires > Ombrage. 5 (en option) Sélectionnez le degré des ombres. Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire 71 72 Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire Utilisation de la vue tableau 6 Dans Bento, la vue tableau permet d'afficher vos données dans un format identique à celui d'une feuille de calcul, les lignes représentant les enregistrements et les colonnes les champs. Ce chapitre vous explique comment créer, modifier et trier des enregistrements en vue tableau et comment classer, récapituler et afficher les données dans des colonnes. À propos de la vue tableau En vue tableau, les enregistrements constituent les lignes et les champs les colonnes (format similaire à celui d'une feuille de calcul). Un enregistrement Un champ Pour accéder à la vue tableau, choisissez Présentation > Vue tableau. Dans la vue tableau, la gestion de vos données est plus flexible. Par exemple, vous pouvez : • afficher simultanément plusieurs enregistrements • choisir les champs à afficher sous forme de colonnes • trier les enregistrements en ordre croissant ou décroissant avec les commandes de tri du menu contextuel de l'en-tête de colonne • dupliquer un ou plusieurs enregistrements • supprimer plusieurs enregistrements 73 • entrer, sélectionner, copier et coller des valeurs dans une ou plusieurs cellules comme dans une feuille de calcul • récapituler les données • sélectionner et faire glisser plusieurs enregistrements pour créer des collections dans une bibliothèque • créer, afficher et modifier des champs Média En vue tableau, vous ne pouvez voir aucun champ de données associées ni aucun des types de champ Liste, tels que Adresse, Adresse e-mail, Liste de fichiers, liste de messages et liste simple. Voir « Gestion des champs de données associées », page 103 et « Gestion des champs Liste », page 99. Affichage simultané d'un formulaire et d'un tableau Vous pouvez consulter simultanément un enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et dans un formulaire. Sélectionnez l'enregistrement puis choisissez Présentation > Vue fractionnée. Réglage de la taille du texte en vue tableau Il est possible de modifier la taille du texte pour afficher les enregistrements en vue tableau. Pour modifier la taille du texte utilisée en vue tableau : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Pour « Texte de vue tableau », sélectionnez Petit ou Grand. Sélection d'enregistrements en vue tableau Pour sélectionner un enregistrement en vue tableau : Cliquez sur un numéro de ligne. Pour sélectionner plusieurs enregistrements en vue tableau : Cliquez sur un numéro de ligne, puis tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur la dernière ligne à inclure dans la sélection. Vous pouvez aussi maintenir la touche Commande enfoncée et cliquez sur chaque ligne que vous voulez inclure dans la sélection. 74 Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau Création d'enregistrements en vue tableau Vous pouvez créer des enregistrements en vue tableau ou formulaire. Pour créer un enregistrement pour une bibliothèque ou une collection : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter un enregistrement. 2 En vue tableau, choisissez Enregistrements > Nouvel enregistrement. Vous pouvez également cliquer dans la dernière ligne vide et entrer votre texte. En bas de la fenêtre, l'indicateur du nombre d'enregistrements augmente. 3 Tapez des données dans les colonnes. Si vous tapez des données dans la dernière colonne, Bento crée un champ avec Champ comme nom par défaut. 4 Dans un même enregistrement, pour atteindre le champ suivant, appuyez sur Tab. Pour revenir au champ précédent, appuyez sur Maj+Tab. Pour ajouter des enregistrements à une autre collection de la même bibliothèque : Sélectionnez les enregistrements, choisissez Édition > Ajouter à, puis choisissez une collection dans la liste. Les enregistrements sélectionnés sont ajoutés à celle-ci. Modification d'enregistrements en vue tableau Pour modifier un enregistrement : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant l'enregistrement à modifier. 2 Double-cliquez sur un champ (une cellule du tableau). Dans un même enregistrement, pour atteindre le champ suivant, appuyez sur Tab. Pour revenir au champ précédent, appuyez sur Maj+Tab. Appuyez sur Commande+Retour pour insérer un saut de ligne dans un champ texte. Copier et coller des données en vue tableau Vous pouvez copier et coller des données entre des enregistrements Bento au sein d'une ou de plusieurs bibliothèques ainsi qu'entre Bento et des applications de type feuille de calcul, comme Numbers et Excel. Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau 75 Pour copier des données : 1 Faites une des actions suivantes : • Dans Bento, sélectionnez une ou plusieurs lignes de données en cliquant sur le numéro de ligne. Pour sélectionner des lignes adjacentes, sélectionnez-en une, puis tout en maintenant la touche Maj enfoncée, sélectionnez les lignes adjacentes. Pour sélectionner des lignes non adjacentes, maintenez la touche Commande enfoncée tout en sélectionnant les lignes en question. • Faites glisser un bloc sélectionné de données d'une application de type feuille de calcul vers Bento. Remarque Dans votre application de type feuille de calcul, il peut être nécessaire de transformer préalablement des lignes de cellules en colonnes ou des colonnes en lignes avant de copier des données. 2 Choisissez Édition > Copier. Bento copie les données sélectionnées dans le Presse-papiers. Pour coller des données : 1 Cliquez dans une cellule. 2 Choisissez Édition > Coller. Bento crée autant d'enregistrements et de colonnes supplémentaires que nécessaire. Remarque Lorsque vous collez des données dans des champs, Bento colle le plus de valeurs possible. Si les données que vous copiez ne correspondent pas au type de champ, Bento vous propose de rejeter les données ou de changer le type du champ en Texte. Pour coller des données dans des nouvelles colonnes : 1 Cliquez sur une cellule dans la colonne vide à la suite de la dernière colonne de données. 2 Choisissez Édition > Coller. Bento crée autant de nouveaux champs Texte et d'enregistrements supplémentaires que nécessaire. 76 Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau Duplication d'enregistrements en vue tableau Pour ajouter rapidement un enregistrement possédant des données identiques ou similaires à celles d'un enregistrement existant : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection souhaitée. 2 Sélectionnez un ou plusieurs enregistrements, puis choisissez Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement. Si vous avez dupliqué un enregistrement dans une collection, l'enregistrement est créé dans la bibliothèque parent et affiché dans la collection. Suppression d'enregistrements en vue tableau Pour supprimer de façon définitive des enregistrements d'une bibliothèque que vous avez sélectionnés : 1 Sélectionnez la bibliothèque concernée. 2 Sélectionnez les enregistrements, puis choisissez Enregistrements > Supprimer les enregistrements sélectionnés ou appuyez sur Commande+Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Pour supprimer de façon définitive des enregistrements d'une collection que vous avez sélectionnés : 1 Sélectionnez la collection concernée. 2 Sélectionnez les enregistrements, puis choisissez Enregistrements > Effacer les enregistrements sélectionnés ou appuyez sur Commande+Supprimer. Dans la boîte de dialogue, si vous cliquez sur Supprimer, les enregistrements sont définitivement supprimés à la fois de la bibliothèque et de la collection. Si vous cliquez sur Effacer de la collection, ils sont effacés de la collection, mais demeurent dans la bibliothèque. Tri d'enregistrements Pour trier des enregistrements : Cliquez sur le menu contextuel d'un en-tête de colonne, puis choisissez Trier en ordre croissant ou Trier en ordre décroissant. Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau 77 Pour trier plus de deux champs, triez d'abord en fonction du champ le moins important puis en fonction du ou des champs plus importants. Par exemple, pour trier des enregistrements en fonction du nom et du prénom, triez d'abord en fonction du champ prénom, puis en fonction du champ nom. Gestion des champs et des colonnes en vue tableau Création d'enregistrements en vue tableau Pour créer un champ en vue tableau : 1 Dans des bibliothèques vierges, le premier champ est automatiquement créé avec Nouveau champ comme nom par défaut. 2 Double-cliquez sur l'en-tête de colonne et tapez un nouveau nom pour le champ, puis appuyez sur Retour. 3 Entrez des données dans les champs. Bento crée un champ texte par défaut. Vous pouvez modifier le type de champ. Voir « Modification du type d'un champ », page 79. 4 Appuyez sur Tab pour créer un autre champ où vous pouvez continuer à entrer des données dans le même enregistrement. 5 Répétez les opérations 2 à 4 pour créer autant de champs que vous le désirez. Ajout d'enregistrements en vue tableau Pour ajouter un champ avant ou après une colonne : 1 Cliquez sur à côté du bord droit d'un en-tête de colonne. 2 Choisissez Ajouter un champ avant ou Ajouter un champ après. Une nouvelle colonne dont le nom par défaut est Champ est insérée avant ou après la colonne actuelle. 3 Tapez un nouveau nom pour le champ. Gestion des champs Média en vue tableau Vous pouvez créer, afficher et éditer des champs Média en vue tableau de la même façon que vous le faites avec d'autres types de fichier. 78 Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau Appuyez sur la barre d'espace pour afficher le champ Média sélectionné. Modification des options d'un champ Pour modifier les options d'un champ : 1 Cliquez sur à côté du bord droit d'un en-tête de colonne. 2 Choisissez Modifier le champ. 3 Modifiez le nom du champ ou définissez les options. Duplication des champs Pour dupliquer un champ : 1 Cliquez sur à côté du bord droit d'un en-tête de colonne. 2 Choisissez Dupliquer le champ. Modification du type d'un champ Vous pouvez modifier le type d'un champ. Pour plus d'informations, voir « Modification du type de champ », page 99. Pour modifier le type de champ : 1 Cliquez sur à côté du bord droit d'un en-tête de colonne. 2 Choisissez Modifier, puis sélectionnez un type de champ dans la liste. Affichage ou masquage des colonnes Pour masquer des colonnes : 1 Cliquez sur à côté du bord droit d'un en-tête de colonne. 2 Choisissez Masquer le champ. Pour afficher ou masquer des colonnes avec le volet Champs : Pour qu'un champ s'affiche en vue tableau, cochez la case correspondante dans le volet Champs. Pour le masquer, désactivez cette même case. Pour sélectionner simultanément plusieurs champs, sélectionnez un champ, puis cliquez en maintenant Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau 79 la touche Maj enfoncée sur un autre champ pour sélectionner tous les champs qui se trouvent entre les deux. Pour les effacer rapidement, appuyez sur la barre d'espace. Lorsque vous masquez un champ en vue tableau, ni celui-ci ni les données qu'il contient ne sont supprimés de la bibliothèque ou de la collection. Pour afficher ces champs, cochez les cases correspondantes. Conseil Pour afficher plus de données, cachez le volet Bibliothèques et Champs. Choisissez Présentation > Masquer le volet Bibliothèques & Champs. Suppression d'enregistrements en vue tableau Pour supprimer un champ en vue tableau : 1 Cliquez sur à côté du bord droit d'un en-tête de colonne. 2 Choisissez Supprimer le champ. 3 Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer. Les champs et leurs données sont effacés définitivement de la bibliothèque. Réorganisation des colonnes Pour réorganiser une colonne : Faites glisser l'en-tête de la colonne vers la gauche ou la droite jusqu'à son nouvel emplacement. Pour déplacer la colonne, faites glisser l'en-tête correspondant. 80 Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau Redimensionnement des colonnes Pour redimensionner une colonne : 1 Au niveau de l'en-tête, faites glisser le bord de la colonne jusqu'à ce que vous obteniez la largeur souhaitée. Pour redimensionner la colonne, faites glisser son bord au niveau de l'en-tête. Remplissage automatique des colonnes Bento permet d'ajouter ou de remplacer automatiquement des enregistrements sous les champs sélectionnés avec le contenu d'une ou de plusieurs lignes. Pour remplir des champs automatiquement : 1 Sélectionnez au moins un champ dans au moins un enregistrement. 2 Faites glisser la poignée de remplissage pour copier les valeurs des champs vers le bas aussi loin que vous le désirez. Poignée de remplissage Récapitulation des données d'une colonne La ligne récapitulative permet de facilement réaliser certaines opérations de base sur les valeurs d'une colonne et afficher les résultats. La ligne récapitulative se trouve en bas de la vue tableau et en bas des champs de données associées. Pour afficher ou masquer la ligne récapitulative, choisissez Présentation > Afficher la ligne récapitulative ou Masquer la ligne récapitulative. Selon le type de champ, les fonctions ci-après sont disponibles. Nom Fonction Somme Permet de calculer le total des valeurs incluses dans le champ sélectionné. Compte Indique le nombre d'éléments ayant une valeur dans le champ sélectionné. Moyenne Indique la moyenne des valeurs incluses dans le champ sélectionné. Minimum Indique la valeur la plus basse parmi les valeurs incluses dans le champ sélectionné. Maximum Indique la valeur la plus élevée parmi les valeurs incluses dans le champ sélectionné. Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau 81 Vous pouvez appliquer la fonction Compte à n'importe quel type de champ Vous pouvez utiliser les fonctions Somme, Moyenne, Minimum et Maximum dans les champs des types suivants : Nombre, Devise, Durée, Classement, Compteur automatique et Calcul (lorsque le résultat est un nombre, une devise ou une durée). Vous pouvez aussi utiliser les fonctions Minimum et Maximum dans les champs Date et Heure. Pour récapituler les données d'une colonne : Dans la colonne voulue, cliquez sur la ligne récapitulative et choisissez une fonction dans le menu contextuel. Le nom de la fonction et les résultats apparaissent sur la ligne récapitulative. Pour calculer le total des montants de la colonne Budget, choisissez Somme sur la ligne récapitulative. Lorsque vous effectuez une recherche simple ou avancée, le montant total est recalculé en fonction des enregistrements trouvés. 82 Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau Utilisation de la vue grille 7 Dans Bento, vous pouvez gérer vos champs Média (photos, musiques et films) et formulaires dans un format grille facile à utiliser. Ce chapitre décrit la manière d'utiliser des champs Média et vignettes de formulaires de bibliothèque dans une vue grille, de consulter simultanément un enregistrement en vue grille et formulaire, de filtrer les éléments de la vue grille, de définir et de modifier les étiquettes des éléments de la vue grille, de changer la taille des éléments de la vue grille et de gérer des dossiers Bibliothèque en vue grille. À propos de la vue grille Dans la vue grille, les champs Média de chaque enregistrement d'une bibliothèque ou d'une collection s'affichent sous forme de vignettes alignées. Chaque vignette est un élément de vue grille. Si une bibliothèque ou une collection ne contient pas de champs multimédia, Bento affiche les vignettes des formulaires. Faites bouger le curseur sur un élément de la vue grille pour afficher successivement tous les champs Média au sein de l'élément de la vue grille. Champs Média affichés en vue grille Vignettes de formulaires affichées en vue grille 83 Pour accéder à la vue grille, choisissez Présentation > Vue grille ou cliquez sur . Affichage simultané de la grille et du formulaire Vous pouvez consulter simultanément un enregistrement sélectionné à la fois dans une grille et dans un formulaire. Si vous êtes en vue grille, sélectionnez l'enregistrement, puis choisissez Présentation > Vue fractionnée ou cliquez sur . Si vous êtes en vue formulaire, sélectionnez l'enregistrement, puis choisissez Présentation > Vue fractionnée ou cliquez sur . Affichage des éléments de vue grille Pour afficher les éléments de vue grille : Cliquez sur documents. pour lire ou afficher des photos, de la musique, des films et des Cliquez sur pour afficher les vignettes de formulaires. Configuration des options de la vue grille Pour configurer des étiquettes pour les éléments de vue grille : 1 Cliquez sur . 2 Choisissez les champs à utiliser pour les étiquettes qui apparaissent sous les éléments de vue grille. Vous pouvez spécifier jusqu'à deux champs par ligne. Remarque Si vous ne voulez qu'aucune étiquette ne soit affichée, cliquez sur le menu local Titre, puis choisissez le symbole tiret pour les deux champs. Cliquez sur le menu local Sous-titre, puis choisissez le symbole tiret pour les deux champs. Pour configurer le champ Média par défaut pour les éléments de vue grille : 84 1 Cliquez sur . 2 Cliquez sur l'image dans la fenêtre Réglages de la grille, puis sélectionnez un champ multimédia. Chapitre 7 Utilisation de la vue grille Modification de la taille d'affichage des éléments de vue grille Pour modifier la taille d'affichage des éléments de vue grille : Faites glisser la barre de zoom. Gestion des dossiers Bibliothèque dans la vue grille Lorsque vous sélectionnez un dossier Bibliothèque, vous affichez une vue grille de toutes les bibliothèques contenues dans le dossier ainsi que les informations concernant le nombre d'enregistrements et de formulaires de chaque bibliothèque. Faites bouger le curseur sur une bibliothèque pour afficher successivement tous les formulaires qu'elle contient. Dossier Bibliothèque Pour accéder à un formulaire spécifique : 1 Faites bouger le curseur sur un élément de vue grille jusqu'à ce que s'affiche le formulaire souhaité. 2 Cliquez en appuyant sur la touche Contrôle et choisissez Aller au formulaire dans le menu local. Pour définir le formulaire affiché par défaut dans les éléments de vue grille : 1 Faites bouger le curseur sur un élément de vue grille jusqu'à ce que s'affiche le formulaire souhaité. 2 Cliquez en appuyant sur la touche Contrôle et choisissez Définir le formulaire par défaut sur la grille dans le menu local. Chapitre 7 Utilisation de la vue grille 85 86 Chapitre 7 Utilisation de la vue grille Utilisation des champs 8 Bento propose un large choix de types de champ pour stocker les informations courantes. Dans Bento, ces types de champ très divers vous permettent d'effectuer le suivi notamment de noms, d'adresses, de dates, d'heures, de prix, d'images, de films, de musique et de listes de fichiers. Ce chapitre décrit le rôle de ces types de champs, la façon de les créer et de les modifier ainsi que comment utiliser le volet Champs et les différents types de champs fournis par Bento. À propos des champs Chaque bibliothèque (à l'exception de la bibliothèque vierge) contient un ensemble de champs. Chaque champ permet de stocker un type de données particulier. Dans l'enregistrement illustré à la page suivante, il y a plusieurs champs. Par exemple, le champ Nom du projet contient du texte. Vous pouvez insérer un champ que vous avez créé dans plusieurs formulaires d'une même bibliothèque ou collection. Lorsque vous souhaitez établir une relation entre des bibliothèques ou des collections, vous pouvez utiliser les champs de données associées. À partir des champs Adresse, Adresse e-mail, Compte IM, Numéro de téléphone et URL, vous pouvez par exemple envoyer un e-mail, afficher sur un plan les indications pour aller à une adresse ou encore afficher un numéro de téléphone en grande dimension. 87 Vue formulaire Vue tableau Champs Champ Texte Champ Date Champ Liste Champ Devise Champ de données associées Afficher le numéro de téléphone en grande dimension Types de champ Dans Bento, vous avez la possibilité de créer les types de champ ci-dessous : Type de champ 88 Fonction Texte Pour stocker tout ce que vous saisissez au clavier* Nombre Conserve des données numériques avec des options de mise en forme** Choix Pour créer un menu contextuel comportant différents éléments Case à cocher Pour un choix de type oui/non Média Conserve et utilise des fichiers d'image, de film et audio. Liste simple Contient des données texte sous forme de liste Liste de fichiers Conserve et affiche des vignettes d'alias vers d'autres fichiers ou dossiers figurant sur votre ordinateur Liste de messages Pour afficher des e-mails, des notes et des articles RSS de l'application Mac OS X Mail Données associées Conserve un ou plusieurs enregistrements issus d'une autre bibliothèque ou collection qui est associée à l'enregistrement en cours. L'heure actuelle. Choisit et conserve une heure dans la journée, en heures, minutes et secondes (AM ou PM). Date Choisit et conserve une valeur de date et heure. Par défaut, il s'agit de la date du jour ; elle peut être accompagnée de l'heure. Durée Conserve une durée en semaines, jours, heures, minutes et secondes Chapitre 8 Utilisation des champs Type de champ Fonction Calcul Pour afficher le résultat d'un calcul donné. Les opérations possibles sont l'addition, la soustraction, la multiplication, la division et la concaténation (consiste à joindre au moins deux mots ou phrases). Devise Conserve un montant monétaire et l'affiche dans la devise sélectionnée Compteur automatique Pour attribuer un nombre incrémentiel à chaque nouvel enregistrement Classement Pour définir la valeur de classement d'un élément (en cliquant sur le nombre d'étoiles approprié dans le champ) Encrypté Protège vos données sensibles ou confidentielles et les cache (les données sont remplacées par des points). Les données encryptées sont conservées dans votre base de données Bento. Adresse Pour stocker les différentes parties d'une adresse postale Numéro de téléphone Pour stocker un numéro de téléphone, indicatif régional compris Adresse e-mail Pour stocker une adresse e-mail URL Pour stocker une adresse de site Web, de site FTP ou de site AFP*** Compte IM Pour stocker un nom de service et compte IM Remarques : *La taille maximale autorisée pour le champ de texte est d'environ 2 Go. **Le nombre maximal pris en charge est 263. ***Le champ URL ne prend pas en charge les adresses URL comportant des caractères japonais. Pour obtenir la liste des types de champ dans lesquels vous pouvez importer des données, voir « Types de champ pris en charge pour l'importation », page 119. Champs Liste Lorsque vous créez des champs Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail, URL et Compte IM, Bento génère un champ Liste associé, dans lequel vous pouvez inclure plusieurs adresses, numéros de téléphone, etc., pour un même enregistrement. Lorsque vous entrez des données dans l'un de ces types de champ, Bento affiche des données identiques dans le champ Liste associé. Par exemple, imaginons un formulaire qui affiche un numéro de téléphone de domicile dans un champ de numéro de téléphone appelé « Numéro de téléphone domicile ». Vous ajoutez les numéros de téléphone professionnel et de portable à deux autres champs de numéro de téléphone. Bento crée un champ liste et affiche trois numéros de téléphone dans ce champ, mais les numéros de téléphone professionnel et de portable ne sont pas ajoutés au champ « Numéro de téléphone domicile » que vous avez créé. Chapitre 8 Utilisation des champs 89 Formulaire 1 Formulaire 2 Champs Numéro de téléphone unitaires Champ Liste de numéros de téléphone créé par Bento Dans le formulaire 1, vous saisissez des données dans des champs Numéro de téléphone unitaires. Dans le formulaire 2, Bento affiche dans le champ Liste de numéros de téléphone les données que vous avez saisies dans les champs Numéro de téléphone unitaires. Il est possible d'importer et d'exporter les valeurs figurant dans les champs standard (par exemple, « Numéro de téléphone du domicile » dans le formulaire illustré cidessus), mais pas d'importer ou d'exporter les valeurs figurant dans les champs Liste. Vous pouvez afficher les valeurs stockées dans les champs Liste de fichiers en vue formulaire, mais pas en vue tableau. Création de champs Suivez les étapes ci-dessous pour créer tous les types de champs, à l'exception de Calcul, Liste de fichier, Liste de messages et des champs de données associées. Pour plus d'informations sur ces types de champ, voir « Création de champs Calcul », page 91, « Création de champs Liste de fichiers », page 92, « Création de champs Liste de messages », page 93 et « Création de Champs de données associées », page 94. Pour créer des champs : 1 Choisissez Insérer > Nouveau champ ou appuyez sur Contrôle+N. 2 Choisissez un type de champ. 3 Attribuez un nom au champ. Ce nom doit être unique au sein de la bibliothèque. 4 Définissez les options éventuelles du champ. 5 Cliquez sur « Créer et continuer » ou appuyez sur Commande + Retour. 6 Pour créer des champs supplémentaires, répétez les opérations 2 à 5. 7 Cliquez sur Fermer. Les champs sont ajoutés au volet Champs. 90 Chapitre 8 Utilisation des champs 8 Utilisez le volet Champs pour ajouter ou afficher des champs. Opération à effectuer dans le volet Champs Pour Ajouter un champ à un formulaire en vue formulaire ou fractionnée Afficher un champ dans une colonne en vue tableau ou fractionnée Faites glisser vers le formulaire. Sélectionnez la case à cocher du champ. Remarque En vue tableau, vous ne pouvez voir aucun champ de données associées ni aucun des types de champ Liste, tels que Adresse, Adresse e-mail, Liste de fichiers, liste de messages et liste simple. Une fois que vous avez créé un champ, vous pouvez y entrer des données. Création de champs Calcul Pour créer un champ Calcul : 1 Choisissez Insérer > Nouveau champ. 2 Choisissez Calcul. 3 Cliquez sur Continuer. 4 Attribuez un nom au champ. 5 Élaborez une formule de calcul. Élément à ajouter Opération à effectuer Référence à un champ Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur le nom d'un champ. Opérateur mathématique ou de texte Cliquez sur le bouton correspondant à un opérateur ou entrez un opérateur dans la formule. Date actuelle Pour insérer la date du jour, cliquez sur Today. Heure actuelle Pour insérer l'heure actuelle, cliquez sur Now. Valeur pré-formatée Cliquez sur Valeur, puis sélectionnez une valeur dans la liste fournie. Remplacez la valeur pré-formatée par celle de votre choix. 6 Choisissez le type de données adéquat pour le résultat que vous souhaitez obtenir et définissez les autres options éventuelles. Chapitre 8 Utilisation des champs 91 Boutons d'opérateur Formule de calcul Voici ce que vous voyez dans le champ Calcul pour l'enregistrement en cours. 7 Cliquez sur Créer. Le nouveau champ est ajouté au volet Champs. Conseil Si vous n'avez pas l'habitude de créer des formules de calcul, cliquez sur Afficher des exemples afin de consulter des exemples et de vous exercer. Création de champs Liste de fichiers Un champ Liste de fichiers permet de stocker une liste d'alias renvoyant à des fichiers ou dossiers sur votre ordinateur. Chaque alias comporte un chemin d'accès à un fichier ou dossier spécifique situé à un emplacement donné sur votre disque dur. Vous pouvez ouvrir rapidement les fichiers ou les applications inclus dans les champs Liste de fichiers. Par exemple, vous pouvez stocker dans l'enregistrement relatif à un candidat à un poste le curriculum vitae de ce dernier au format PDF. Si vous cliquez deux fois sur l'icône PDF, le document s'ouvre soit sous forme d'un aperçu, soit dans Adobe Reader, selon les valeurs par défaut de votre système. Si vous déplacez ou renommez un fichier ou un dossier auquel fait référence un alias, celui-ci n'est plus valide. Si vous voulez ouvrir ce fichier ou dossier, vous devez y accéder directement, sinon supprimez l'alias de la liste. Pour créer un champ de liste de fichiers et ajoutez-y des fichiers : 1 Choisissez Insérer > Nouveau champ. 2 Choisissez Liste de fichiers. 3 Attribuez un nom au champ. 4 Cliquez sur Créer. Le nouveau champ est ajouté au volet Champs. 5 En vue formulaire, faites glisser le champ vers un formulaire. Voir « Ajout de champs à un formulaire », page 65. 92 Chapitre 8 Utilisation des champs Conseil Vous pouvez afficher les champs Liste de fichiers en vue formulaire, mais pas en vue tableau. Choisissez Présentation > Vue fractionnée de sorte que lorsque vous travaillez dans une vue tableau, vous pouvez également voir les champs Liste de fichiers en vue formulaire. 6 Dans l'angle inférieur gauche du tableau pour le champ Liste de fichiers, cliquez sur 7 ou choisissez Insérer > Fichier. Dans la boîte de dialogue, recherchez le fichier à inclure dans le champ Liste de fichiers, puis cliquez sur Sélectionner. Vous pouvez également faire glisser les fichiers du Finder vers le champ Liste de fichiers. 8 Cliquez sur et choisissez Ouvrir ou double-cliquez sur un alias dans le champ Liste de fichiers pour ouvrir le fichier auquel il fait référence. Pour obtenir un aperçu des fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers, utilisez Coup d'œil. Voir « Aperçu des fichiers avec Coup d'œil », page 101. Création de champs Liste de messages Un champ Liste de messages vous permet de stocker des alias renvoyant à des messages Mac OS X Mail, des notes et des articles RSS associés à un enregistrement en particulier. Par exemple, vous pouvez tenir un journal de la correspondance associée à un projet ou un événement. Remarque Du fait que le champ Liste de messages conservedes alias vers des messages, lorsque vous supprimez un message dans Mac OS X Mail, il est également supprimé du champ Liste de messages. Pour créer un champ Liste de messages : 1 Choisissez Insérer > Nouveau champ. 2 Choisissez Liste de messages. 3 Attribuez un nom au champ. 4 Cliquez sur Créer, puis sur Fermer. Le nouveau champ est ajouté au volet Champs. 5 En vue formulaire, faites glisser le champ vers un formulaire. Voir « Ajout de champs à un formulaire », page 65. Remarque Vous pouvez afficher les champs Liste de messages en vue formulaire, mais pas en vue tableau. 6 Ajoutez des éléments Mac OS X Mail (messages, notes et articles RSS) au champ. Voir « Ajout d'éléments Mac OS X Mail à un champ Liste de messages », page 100. Chapitre 8 Utilisation des champs 93 Création de Champs de données associées Utilisez un champ de données associées pour afficher un ou plusieurs enregistrements à partir d'une bibliothèque ou d'une collection associée à l'enregistrement que vous visualisez. Par exemple, si vous utilisez la bibliothèque Projets pour gérer la planification d'une fête de vacances et que vous souhaitez afficher une liste de fournisseurs dans un formulaire, vous pouvez créer un champ de données associées pour afficher les fournisseurs que vous voulez faire intervenir pour les différents types d'équipement nécessaires à la fête. Ces enregistrements proviennent de la collection Vendeurs dans la bibliothèque Carnet d'adresses. Si vous ajoutez un nouvel enregistrement dans le champ de données associées, l'enregistrement s'affiche mais il est conservé dans la collection Fournisseurs et dans l'application Carnet d'adresses. 1. Faites glisser la collection Vendeurs vers le formulaire Projets. 2. Bento crée un champs de données associées sur le formulaire. 3. Ajoutez les vendeurs sélectionnés au champ de données associées. Pour créer une liste d'enregistrements associés, faites glisser une bibliothèque ou une collection vers un formulaire, comme dans l'illustration ci-dessus, ou utilisez les commandes de menu spécifiées plus bas. Vous pouvez afficher des champs de données associées en vue formulaire, mais pas en vue tableau. Vous pouvez voir le contenu des champs Média sous la forme de vignettes dans les champs de données associées lorsque vous affichez les champs dans une grille. 94 Chapitre 8 Utilisation des champs Pour créer un champ de données associées: 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous voulez ajouter un champ de données associées. 2 Choisissez Insérer > Nouveau champ. 3 Choisissez Données associées. 4 Attribuez un nom au champ. 5 Choisissez la source de données appropriée dans la liste. La source de données peut être une bibliothèque, une collection ou une collection intelligente. Si vous sélectionnez une bibliothèque, vous avez la possibilité d'ajouter n'importe lequel de ses enregistrements au champ de données associées. Si vous sélectionnez une collection, vous ne pouvez y ajouter que les enregistrements issus de cette collection. 6 Cliquez sur Créer. Le nouveau champ est ajouté à la section Données associées du volet Champs. 7 Faites glisser le champ vers le formulaire souhaité. Faire glisser ici pour afficher ou masquer la section Notes. Champ de données associées Accéder à l'enregistrement sélectionné dans sa collection ou bibliothèque source. Afficher ou masquer la ligne récapitulative. Afficher les enregistrements associés dans une grille. Chapitre 8 Utilisation des champs Passer d'un champ à l'autre parmi ceux listés dans le volet Champs (bibliothèque ou source de données). 95 8 Cliquez sur pour afficher les enregistrements de la source de données que vous avez indiquée à l'étape 5. Cliquez sur pour ajouter un enregistrement. Si la source de données est une collection intelligente, est désactivé car vous ne pouvez pas ajouter d'enregistrements à une collection intelligente. 9 Sélectionnez les enregistrements que vous souhaitez ajouter, puis faîtes les glisser vers le champ de données associées ou cliquez Ajouter à la liste. 10 Appuyez sur Échap pour fermer la fenêtre de la bibliothèque ou collection. • Pour supprimer un enregistrement à partir d'un champ de données associées, cliquez . Cela supprime l'enregistrement du champ de données associées uniquement. Celui-ci demeure dans la source de données (bibliothèque ou collection) sur laquelle repose le champ de données associées. • Si vous supprimez une bibliothèque ou une collection sur laquelle repose un champ de données associées, le champ de données associées est également supprimé. • Si un enregistrement qui apparaît dans un champ de données associées est supprimé de sa source de données, il est également supprimé de tous les champs de données associées dans lesquels il apparaît. Utilisation de la bibliothèque Carnet d'adresses, iCal ou iPhoto comme source de données. Vous pouvez créer des champs de données associées qui affichent les enregistrements d'une bibliothèque Carnet d'adresses ou d'une collection Carnet d'adresses. Si vous ajoutez des enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses au champ de données associées et les modifiez, vous mettez à jour ces données dans l'application Carnet d'adresses. Si vous supprimez un enregistrement de contact de l'application Carnet d'adresses, celui-ci est supprimé de tous les champs de données associées dans lesquels il figurait dans Bento. 96 Chapitre 8 Utilisation des champs Vous pouvez créer des champs de données associées comprenant des enregistrements issus des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal de Bento. Si vous modifiez un enregistrement de la bibliothèque Événements iCal ou Tâches iCal dans un champ de données associées, vous mettez à jour ces données dans l'application iCal. Si vous supprimez un enregistrement d'événement ou de tâche de l'application iCal, celui-ci est supprimé de tous les champs de données associées dans lesquels il figurait dans Bento. Vous pouvez créer des champs de données associées qui affichent des enregistrements de la bibliothèque iPhoto de Bento. Si vous supprimez un enregistrement de l'application iPhoto, il est supprimé de tous les champs de données associées dans lequel il figurait dans Bento. Recherche d'enregistrements associés Vous pouvez afficher les détails d'un enregistrement particulier stocké dans un champ de données associées et vous pouvez aussi rapidement rechercher des enregistrements stockés dans des champs de données associées différents. Pour rechercher des enregistrements associés : 1 Cliquez sur un enregistrement. 2 Cliquez sur pour accéder à l'enregistrement dans sa bibliothèque ou collection et afficher ses détails. Vous pouvez modifier l'enregistrement que vous avez recherché. 3 Lors de la recherche d'enregistrements dans des champs de données associées différents, accédez rapidement au dernier enregistrement associé affiché en cliquant sur . Cependant, Bento n'assure plus le suivi des enregistrements associés affichés si vous sélectionnez un élément dans le volet Bibliothèques et disparaît. Utilisation du volet Champs Le volet Champs répertorie dans l'ordre alphabétique les champs disponibles pour la bibliothèque ou collection sélectionnée. Vous pouvez y sélectionner les champs à ajouter au formulaire actif (en vue formulaire) ou à afficher en tant que colonnes (en vue tableau). En vue fractionnée, le volet Champs indique les champs qui peuvent être ajoutés au formulaire actif ou qui peuvent être affichés en vue tableau. Chapitre 8 Utilisation des champs 97 Vue formulaire Vue tableau Il est impossible d'ajouter individuellement des sous-champs d'adresse au formulaire. Ce champ n'est pas affiché dans la vue tableau. Ce champ est affiché dans la vue tableau. Ce champ n'a pas été ajouté au formulaire actif. Aucune case à cocher n'est associée à ce champ Liste car celui-ci ne peut pas être affiché dans la vue tableau. Ce champ a été ajouté au formulaire actif. Dans le volet Champs, vous pouvez : • créer un champ en cliquant sur • faire glisser un champ avec vers un formulaire • cocher la case correspondant à un champ pour afficher celui-ci dans la vue tableau. • double-cliquer sur les noms des champs afin de les renommer et de modifier leurs paramètres. Certains champs sont verrouillés et signalés par l'icône . Vous ne pouvez ni les renommer ni modifier leurs paramètres, car ils sont communs aux applications Carnet d'adresses, iCal iPhoto ou sont réservés par Bento. • dupliquer un champ en cliquant sur 98 Chapitre 8 Utilisation des champs et en choisissant Dupliquer • supprimer un champ et ses données en cliquant sur Les champs que vous supprimez disparaissent à la fois de la bibliothèque et des collections concernées et des champs de données associées qui l'utilisent. Vous ne pouvez pas supprimer les champs servant à afficher les données des applications Carnet d'adresses et iCal, les champs verrouillés, les sous-champs d'adresse (par exemple Rue, Ville et Pays) et les champs Date de création et Date de modification. Remarque Dans le volet Champs de la vue tableau, aucune case à cocher n'est associée aux champ de données associées ou aux champs Liste (Adresse, Adresse e-mail, Numéro de téléphone, Compte IM, URL, Liste de fichiers, Liste de messages et Liste simple), car ces champs ne peuvent pas être affichés dans la vue tableau. Modification du type de champ Vous pouvez modifier le type de plusieurs champs. Convertir en: Type initial : texte Texte Nombre Nombre • • Liste Case à cocher • • • • Liste • • Case à cocher • • Heure • • Date • • Durée • • Devise • • Classement • • Heure • • • Date • • Durée • • Devise Classement Téléphone • • • • • • • • • Autres champs de liste • • • Pour modifier le type d'un champ : 1 Sélectionnez un nom de colonne en vue tableau. 2 Cliquez sur 3 Choisissez Passer à, puis sélectionnez un type de champ dans la liste. . Gestion des champs Liste Chaque type de champ Liste (Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail, URL et Compte IM) possède un menu contextuel à partir duquel vous pouvez effectuer rapidement des actions telles que l'affichage en grande dimension du numéro de téléphone sélectionné, l'affichage sur une carte des indications vers ou à partir de l'adresse sélectionnée ou l'affichage d'un plan de l'adresse sélectionnée. Chapitre 8 Utilisation des champs 99 Envoi d'e-mails En vue formulaire et en vue tableau, vous pouvez rapidement envoyer des e-mails à votre famille, vos amis et vos collègues. Pour envoyer un e-mail en vue formulaire : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Cliquez sur Si l'icône en regard du champ Adresse e-mail. s'affiche, l'adresse e-mail n'est pas valide. 3 L'application de messagerie par défaut est lancée et affiche un e-mail vide pré-adressé au nom apparaissant dans le champ Adresse e-mail. 4 Rédigez votre message et envoyez-le. Pour envoyer un e-mail en vue tableau : 1 Sélectionnez un ou plusieurs champs d'adresse e-mail. Vous pouvez sélectionner n'importe quel bloc de champs pour sélectionner rapidement des champs d'adresse e-mail. 2 Choisissez Edition > Envoyer un e-mail à l’adresse sélectionnée ou Envoyer un e-mail aux adresses sélectionnées, ou appuyez sur Maj+Commande+M. 3 L'application de messagerie par défaut est lancée et affiche un e-mail vide pré-adressé au(x) nom(s) apparaissant dans le ou les champs Adresse e-mail sélectionnés. 4 Rédigez votre message et envoyez-le. Ajout d'éléments Mac OS X Mail à un champ Liste de messages Les champs Liste de messages permettent de stocker des alias renvoyant à des messages Mac OS X Mail, des notes et des articles RSS associés à un enregistrement en particulier. Pour obtenir des instructions sur la façon de créer des champs Liste de messages, voir « Création de champs Liste de messages », page 93. Pour ajouter des messages Mac OS X Mail, des notes ou des articles RSS à un champ Liste de messages : 100 1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Dans l'angle inférieur gauche du champ liste de messages, cliquez sur pour ouvrir l'application Mac OS X Mail. 3 Dans Mac OS X Mail, sélectionnez un dossier contenant des messages, des notes ou des articles RSS. 4 Faites glisser un ou plusieurs éléments vers le champ Liste de messages. Chapitre 8 Utilisation des champs Conseil Cliquez sur pour afficher les champs pour le champ Liste de messages dans le volet Champs. Pour ouvrir les éléments dans Mac OS X Mail, voir la section “Utilisation des fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers et Liste de messages” ci-dessous. Utilisation des fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers et Liste de messages Lorsque vous parcourez les enregistrements, il est possible d'ouvrir rapidement les fichiers ou les applications inclus dans les champs Liste de fichiers ainsi que les messages Mac OS X Mail, les notes et les articles RSS inclus dans les champs Liste de messages. Pour ouvrir des fichiers stockés dans un champ Liste de fichiers ou un champ Liste de messages : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans le champ Liste de fichiers ou dans le champ Liste de messages. Maintenez la touche Commande enfoncée pour sélectionner des éléments non adjacents. 3 Cliquez sur et choisissez Ouvrir (Liste de fichiers) ou (Liste de messages) ou double-cliquez sur les éléments que vous voulez ouvrir. 4 L'application associée à chaque élément démarre et affiche leurs contenus. Par exemple, si vous double-cliquez sur un fichier PDF et un fichier vidéo QuickTime, les applications Aperçu et QuickTime Player de Mac OS X démarrent et affichent le fichier PDF ainsi que le fichier vidéo QuickTime. Si vous double-cliquez sur un message d'e-mail, une note ou un article RSS, l'application Mac OS X Mail démarre et affiche l'élément Mac OS X Mail. Pour afficher les fichiers stockés dans un champ de liste de fichiers : 1 2 Cliquez sur pour afficher les éléments dans un tableau. Cliquez sur pour revenir au format grille. Cliquez sur pour changer la taille d'affichage des éléments. Aperçu des fichiers avec Coup d'œil Utilisez Coup d'œil pour afficher rapidement le contenu d'un élément dans un champ Liste de fichiers ou Liste de messages sans l'ouvrir. Chapitre 8 Utilisation des champs 101 Pour avoir un aperçu d'un fichier : 1 Sélectionnez un formulaire dans la barre de navigation ou choisissez Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire. 2 Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans un champ Liste de fichiers ou Liste de messages. 3 Cliquez sur et choisissez Coup d'œil sur nom du fichier ou appuyez sur la barre d'espace. Le contenu affiché dépend du type de fichier. Les images s'affichent sous forme de vignette. S'il s'agit d'un document texte, vous pouvez le lire et le faire défiler. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments, vous pouvez utiliser les touches fléchées ou les boutons en bas de la fenêtre Coup d'œil pour passer d'un élément à l'autre. Gestion des champs Liste simple Avec un champ Liste simple, il suffit de le faire glisser vers un formulaire et de commencer à taper pour ajouter des données pertinentes pour l'enregistrement. Un champ Liste simple ne peut contenir que du texte alphanumérique. Dans une liste simple, les colonnes et les lignes fonctionnent de la même façon que dans une vue tableau. Voir « Gestion des champs et des colonnes en vue tableau », page 78. Vous pouvez copier et coller des données d'une vue tableau ou d'un fichier de tableau dans des champs Liste simple. Vous affichez ou masquez des colonnes dans des champs de liste simple à l'aide du volet Champs. Voir « Affichage ou masquage des colonnes », page 79. Volet Champs affichant les colonnes d'un champ Liste simple. Cliquer pour passer d'un affichage à l'autre dans le volet Champs. Volet Champs affichant les champs dans la bibliothèque 102 Chapitre 8 Utilisation des champs Gestion des champs de données associées Dans un champ de données associées, vous pouvez stocker des informations d'enregistrements qui sont pertinentes pour la source de données, mais qui ne lui sont pas liées. Ces informations sont conservées dans une section indépendante du champ de données associées appelée Notes. Par exemple, dans une bibliothèque Recettes ayant un champ de données associées lié à la bibliothèque Ingrédients, vous pouvez stocker des informations telles que les quantités nécessaires pour chaque ingrédient d'une recette dans la section Notes du champ de données associées Ingrédients. Dans d'autres champs de la section Notes, vous pouvez ajouter des détails concernant la préparation de l'ingrédient ou le nom du magasin où vous l'avez acheté. Les informations des champs Notes ne figurent pas dans la bibliothèque Ingrédients. Champs Notes Enregistrements associés de la bibliothèque Ingrédients Cliquer pour afficher les enregistrements au format grille. Pour afficher la section Notes : Placez votre curseur sur la bordure droite d'un champ de données associées. Lorsque le curseur devient , faites le glisser vers la gauche. La section Notes s'affiche, avec le premier champ Notes créé pour vous. Pour créer des champs supplémentaires dans la section Notes : Double-cliquez sur l'en-tête de colonne et entrez un nouveau nom de champ, puis appuyez sur la touche Retour. Pour supprimer un champ dans la section Notes : Cliquez sur le menu contextuel dans l'en-tête de colonne, puis sélectionnez Ordre croissant ou Ordre décroissant. Pour trier des enregistrements dans des champs de données associées : Cliquez sur le menu contextuel d'un en-tête de colonne, puis choisissez Trier en ordre croissant ou Trier en ordre décroissant. Chapitre 8 Utilisation des champs 103 Pour afficher les enregistrements de données associées au format grille : Cliquez sur pour afficher les enregistrements dans une grille. Pour définir les étiquettes des éléments de vue grille : 1 Cliquez sur . Vous pouvez spécifiez jusqu'à deux champs. 2 Cliquez sur le menu contextuel Titre, puis choisissez les champs. Si vous voulez qu'aucune étiquette n'apparaisse, sélectionnez le symbole tiret dans les deux champs. Gestion des champs Média Vous pouvez ajouter plusieurs types de fichiers image, audio et vidéo à un champ Média, notamment des fichiers JPEG, QuickTime et MP3. Si vous ajoutez un fichier audio que vous avez acheté dans iTunes Store, il peut être nécessaire d'entrer le nom et le mot de passe associés au compte que vous avez utilisé pour effectuer cet achat. Remarque Vous ne pouvez pas ajouter des fichiers vidéo achetés dans iTunes Store. Prise de photos Si votre ordinateur est équipé d'une caméra iSight, vous pouvez l'utiliser pour prendre des photos à intégrer dans vos formulaires. Pour prendre une photo : 1 Cliquez sur un champ Média vide. Pour obtenir des informations concernant la création d'un champ Média, voir « Création de champs », page 90. 2 Cliquez sur . 3 Dans la fenêtre, cliquez sur 4 Facultatif : cliquez sur photo. 5 Cliquez sur OK pour enregistrer l'image et la charger dans le champ Média. , puis attendez que l'image apparaisse. , puis sélectionnez un effet spécial à appliquer à la Conseil Pour sauvegarder une photo, exportez-la. Pour plus d'informations, voir « Exportation d'images », page 106. 104 Chapitre 8 Utilisation des champs Ajout de fichiers média Vous pouvez ajouter des fichiers son, image et vidéo aux champs Média. Les fichiers image contiennent des images provenant d'Internet ou d'autres applications telles qu'iPhoto. Pour ajouter un fichier média : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Faites glisser un fichier de données du Finder, d'iPhoto ou d'iTunes vers le champ Média ou cliquez sur pour sélectionner un fichier. À l'exception des fichiers iTunes, lorsque vous ajoutez un fichier de données, Bento le copie dans le fichier bento.bentodb. Lorsque vous ajoutez un fichier iTunes à un champ Média, Bento crée un alias renvoyant au fichier. Si vous ne voulez pas copier le fichier média dans Bento, maintenez la touche Option enfoncée après avoir commencé à faire glisser le fichier média vers le champ Média. Une flèche apparaît sur la vignette. Bento crée un alias comportant un chemin d'accès à un fichier spécifique situé à un emplacement donné sur votre disque dur. Si vous utilisez un alias qui fait référence au fichier média et que vous déplaciez ou renommiez ce fichier, l'alias n'est plus valide. 3 Sélectionnez l'image que vous souhaitez ajouter dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur Ouvrir. Lecture d'un fichier vidéo ou audio La lecture d'un fichier vidéo ou audio dans Bento est semblable à celle d'un fichier de même type dans QuickTime Player. Pour lire un fichier vidéo ou audio : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Cliquez sur dans la barre de défilement pour lancer la lecture du fichier audio ou vidéo. Faites glisser le curseur vers le haut ou le bas afin de régler le volume. 3 Pour suspendre la lecture du fichier vidéo ou audio, cliquez sur reprendre la lecture du fichier vidéo ou audio, cliquez sur . Chapitre 8 Utilisation des champs . Pour 105 Positionnement d'images Vous pouvez déplacer une image dans n'importe quelle direction dans un champ Média. Pour positionner une image : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Faites glisser l'image à l'intérieur du champ. Si l'image se retrouve décalée par rapport au cadre, sélectionnez Adapter au cadre . Modification de la taille d'affichage des images Vous pouvez changer la taille d'affichage d'une image au sein d'un champ Média. Pour modifier la taille d'affichage d'une image: 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Faites glisser la barre de zoom afin d'effectuer un zoom avant ou arrière sur l'image. 3 Sélectionnez Adapter au cadre pour que l'image soit de la même taille que le champ. Exportation d'images Vous pouvez exporter (enregistrer) tout fichier image sous un nom différent ou à un emplacement différent. Le fichier exporté est enregistré dans le format d'origine. Pour exporter une image : 1 Cliquez sur le champ Média. 2 Cliquez sur 3 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier image. 4 Tapez un nom, puis cliquez sur Enregistrer. . Suppression de fichiers média Lorsque vous supprimez un fichier média d'un enregistrement, celui-ci est supprimé de manière définitive de la bibliothèque associée et des collections qu'elle contient. 106 Chapitre 8 Utilisation des champs Pour supprimer le contenu d'un champ média : 1 Cliquez sur le champ média. 2 Appuyez sur la touche Supprimer ou sélectionnez Édition > Supprimer. Gestion des champs encryptés Vous pouvez conserver des données dans des champs encryptés. Lorsque vous entrez des données dans des champs encryptés, elles sont conservées en toute sécurité dans votre base de données Bento et ne peuvent être lues qu'au sein de Bento. Les données encryptées présentes dans un champ verrouillées s'affichent sous la forme de points. Si vous essayez d'entrer des données dans un champ encrypté et que vous n'avez pas encore défini de Mot de passe de base de données, vous ne pourrez pas poursuivre tant que vous n'en aurez pas défini un. Pour des informations concernant le réglage du mot de passe de base de données, voir « Définition d'un mot de passe pour votre base de données Bento », page 107. Vous pouvez effectuer des recherches dans des champs encryptés seulement s'ils sont déverrouillés. Pour plus d'informations concernant la recherche, voir « Champ Recherche et Recherche avancée », page 28. Définition d'un mot de passe pour votre base de données Bento Vous pouvez définir un mot de passe pour protéger votre base de données. Le Mot de passe de base de données protège également tous les champs encryptés. Pour définir un mot de passe pour l'accès à une base de données partagée, voir « Configuration d'un mot de passe pour une base de données partagée », page 39. Pour définir le Mot de passe de base de données : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Cliquez sur Sécurité en haut de la fenêtre. 3 Sélectionnez Utiliser un mot de passe de base de données. 4 Dans Entrez un mot de passe, tapez le mot de passe. 5 Dans Confirmez, tapez à nouveau le mot de passe. 6 (Facultatif ) Dans Indice du mot de passe, tapez un mot ou une phrase qui vous évoquent le mot de passe. 7 Conservez votre mot de passe dans un endroit sûr. Si vous oubliez votre mot de passe de base de données, il est impossible de le récupérer. 8 Cliquez sur Établir le mot de passe. 9 Cliquez sur le cadenas pour empêcher d’autres changements. Chapitre 8 Utilisation des champs 107 Pour effacer le mot de passe de base de données : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Cliquez sur Sécurité en haut de la fenêtre. 3 Cliquez sur le cadenas pour effectuer des changements. 4 Désélectionnez Utiliser un mot de passe de base de données. Verrouillage de Bento Vous pouvez verrouiller Bento pour masquer la fenêtre Bento et protéger vos données. Pour verrouiller Bento : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Cliquez sur Sécurité en haut de la fenêtre. 3 Cliquez sur le cadenas pour effectuer des changements. 4 Sélectionnez Exiger un mot de passe au démarrage de Bento. 5 Choisissez Bento > Verrouiller Bento. La fenêtre Bento est masquée. Pour faire réapparaître la fenêtre Bento : 1 Entrez votre mot de passe de base de données. 2 Cliquez sur Soumettre. Verrouillage et déverrouillage des données dans les champs encryptés Le verrouillage des champs encryptés permet de sécuriser vos données, car vous devez d'abord déverrouiller les champs avant d'afficher leurs données. Une fois que vous avez verrouillé les champs encryptés, vous ne pouvez pas modifier leur contenu tant qu'ils n'ont pas été déverrouillés. Pur verrouiller des données dans des champs encryptés: Dans la vue formulaire, sélectionnez un champ encrypté et cliquez sur en regard du champ. Ensuite, sélectionnez Verrouiller les champs encryptés. En vue tableau, sélectionnez un champ encrypté et cliquez sur le menu contextuel dans l'en-tête de colonne, puis choisissez Verrouiller les champs encryptés. Un apparaît en regard de tous les champs encryptés et les points remplacent les contenus de tous les champs encryptés. Remarque Vous ne pouvez pas copier et coller des champs encryptés lorsqu'ils sont verrouillés. 108 Chapitre 8 Utilisation des champs Pour déverrouiller les données de tous les champs encryptés: 1 En vue formulaire, sélectionnez un champ encrypté et cliquez sur . Ensuite sélectionnez Déverrouiller les champs encryptés. En vue tableau, sélectionnez un champ encrypté et cliquez sur le menu contextuel dans l'entête de colonne, puis choisissez Déverrouiller les champs encryptés. 2 Entrez votre mot de passe de base de données, puis cliquez sur Soumettre. Un apparaît en regard de tous les champs encryptés. Affichage ou masquage des données dans les champs encryptés Pour afficher les données dans un champ encrypté : En vue formulaire, sélectionnez le champ encrypté et cliquez sur . En vue tableau, sélectionnez le champ encrypté et cliquez sur le menu contextuel dans l'en-tête de colonne, puis choisissez Afficher le contenu du champ encrypté. Les données que vous avez encryptées remplacent les points. Pour masquer des données dans un champ encrypté: En vue formulaire, sélectionnez le champ encrypté et cliquez sur . En vue tableau, cliquez sur le menu contextuel dans l'en-tête de colonne, puis choisissez Afficher le contenu du champ encrypté . Les points remplacent les données encryptées. Remarque Vous ne pouvez pas copier et coller des données de champs encryptés lorsqu'elles sont masquées. Chapitre 8 Utilisation des champs 109 110 Chapitre 8 Utilisation des champs Importation, exportation et impression 9 Ce chapitre décrit les différentes manières d'importer et d'exporter des données pour que d'autres personnes les voient ou les utilisent. Vous pouvez par ailleurs imprimer vos données pour les partager avec d'autres personnes. Pour commencer à utiliser Bento, il est judicieux d'importer des informations. Bento prend en charge l'importation d'informations dans différents formats de fichiers : CSV (valeurs séparées par des virgules), TAB (valeurs séparées par une tabulation), Numbers, Excel, Excel 2008 et modèle de bibliothèque. Vous pouvez, par exemple, importer des fichiers CSV créés dans des tableurs, exportés à partir d'autres bases de données ou téléchargés à partir de sites Web d'établissements bancaires ou financiers. Si vous devez partager vos données Bento, vous pouvez les exporter sous la forme d'un fichier CSV, TAB, Numbers, Excel 2008 ou modèle de bibliothèque. Vous pouvez exporter des enregistrements à partir d'une bibliothèque (y compris des bibliothèques partagées) ou à partir d'une collection, de même qu'un groupe d'enregistrements renvoyés par la fonction de recherche (simple ou avancée). Si vous créez une bibliothèque avec des formulaires que vous voulez donner à un autre utilisateur Bento, il est possible de l'exporter comme modèle de bibliothèque. Dans Bento, vous pouvez imprimer les informations des vues formulaire, tableau et fractionnée, ainsi que les résultats renvoyés par la fonction de recherche (simple et avancée). À propos des fichiers CSV et TAB Un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) ou TAB (valeurs séparées par une tabulation) est un fichier représentant un tableau de données. Les valeurs indiquées dans chaque colonne/champ sont séparées par une virgule ou un point-virgule (CSV) ou par une tabulation (TAB). Chaque ligne du fichier reprend un enregistrement. En général, la première ligne de données du fichier est composée des en-têtes de colonne du tableau. Remarque Pour certaines langues, le séparateur utilisé dans les fichiers CSV peut être différent de la virgule. Le séparateur est défini par vos paramètres régionaux. 111 Exportation de fichiers CSV et TAB issus d'autres applications Pour des résultats optimaux lors de l'importation de données dans Bento, suivez les directives ci-dessous : • Exportez les données issues de l'application tierce en tant que fichier CSV ou TAB. • Si votre feuille de calcul Excel contient plusieurs tableaux, décomposez-la en plusieurs feuilles de calcul, chacune correspondant à un tableau et assurezvous que les en-têtes de colonnes sont sur la première ligne. • Vérifiez si le fichier CSV ou TAB comprend une ligne qui représente les entêtes de colonne. Bento peut employer les valeurs de cette ligne comme nom de champ durant l'importation des informations dans une nouvelle bibliothèque. Dans Bento, ces noms de champ apparaissent sous la forme d'étiquettes en vue formulaire et d'en-têtes de colonne en vue tableau. • Notez l'ordre des champs dans le fichier CSV ou TAB. Si ce dernier n'inclut pas de ligne avec les en-têtes de colonne, vous pouvez vous référer à vos notes pour nommer les champs de façon manuelle au moment de son importation. • ClarisWorks et AppleWorks créent des fichiers séparés par une tabulation lorsque vous sélectionnez l'option Texte ASCII dans la boîte de dialogue Enregistrer sous. Veillez à ajouter l'extension TAB au nom du fichier sauvegardé dans AppleWorks 6 que vous désirez importer dans Bento. Par exemple, un fichier AppleWorks nommé « Mes_données », doit être sauvegardé sous le nom « Mes_données.tab » pour que Bento le considère comme fichier TAB. 112 Chapitre 9 Importation, exportation et impression Correction de fichiers CSV Si vous n'arrivez pas à importer un fichier CSV, ouvrez-le dans un éditeur de texte et procédez comme suit : • Lorsque les valeurs des champs comportent des virgules intégrées, vous pouvez les indiquer entre guillemets. Par exemple : “Elle, lui et moi“. • Lorsque les valeurs des champs sont précédées ou suivies d'espaces, vous pouvez les indiquer entre guillemets. • Lorsque les valeurs des champs contiennent des sauts de ligne incorporés, vous pouvez les indiquer entre guillemets. • Lorsque les valeurs des champs contiennent des guillemets, vous pouvez les indiquer entre guillemets. En d'autres termes, vous pouvez remplacer les guillemets intégrées par une paire de guillemets consécutifs. Par exemple : “Elle a dit ““Je serai là““ dans son e-mail.“ Exemple de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) Chapitre 9 Importation, exportation et impression 113 Importation de données dans Bento Lorsque vous importez des informations dans Bento, vous avez le choix entre créer une bibliothèque et importer ces informations dans une bibliothèque ou collection existante. Création d'une bibliothèque par importation Vous pouvez créer une bibliothèque lors de l'importation d'un fichier Choisissez un fichier. Les options affichées ici dépendent du format du fichier sélectionné. Entrez un nom pour la nouvelle bibliothèque. Cliquez sur le menu contextuel pour définir le type de champ. Si vous ne souhaitez pas créer de champ, sélectionnez Ne pas créer. Naviguez avec les flèches jusqu'à la ligne qui contient les en-têtes de colonne, puis cochez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. 114 Chapitre 9 Importation, exportation et impression Pour créer une bibliothèque lors de l'importation : 1 Choisissez Fichier > Importer > Fichier. 2 Cliquez sur Choisir, puis sélectionnez le fichier à importer dans un des formats de fichier suivants: .csv, .tab, .numbers, .xls, .xlsx. • Pour les fichiers CSV ou TAB, choisissez Séparé par des virgules, Séparé par des points-virgules ou Séparé par des tabulations dans la soussection Cliquez sur le format. • Pour les fichiers Numbers, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille de calcul puis un tableau. • Pour les fichiers Excel, utilisez le menu contextuel pour sélectionner une feuille de calcul. 3 Dans la section Choisir une cible, sélectionnez Nouvelle bibliothèque et entrez un nom unique pour la bibliothèque. 4 Indiquez si le fichier comporte une ligne dont les valeurs seront utilisées comme nom de champ. • Si le fichier contient effectivement une ligne d'en-tête de colonne, cliquez sur les boutons fléchés afin d'y accéder et cochez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. Bento utilise les valeurs de cette ligne en tant que nom de champ. • Si le fichier ne contient pas de ligne d'en-tête de colonne, désactivez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. Bento assigne des noms par défaut à chaque nouveau champ. Pour choisir un autre nom, double-cliquez sur le nom du champ et tapez un nom unique. 5 Bento utilise par défaut le type Texte pour les champs. Pour choisir un autre type, cliquez sur le menu contextuel et sélectionnez un nouveau type de champ. • Si vous ne souhaitez pas importer l'une des colonnes, cliquez sur le menu contextuel et sélectionnez Ne pas créer.“ • Pour obtenir des informations sur les types de champ pris en charge pour l'importation, voir « Types de champ pris en charge pour l'importation », page 119. 6 Cliquez sur Importer. Une fois l'importation terminée, Bento affiche les enregistrements dans la vue tableau, formulaire, fractionnée ou grille. Importation dans une bibliothèque Pour stocker les informations dans une bibliothèque, importez le fichier dans celle-ci. Bento crée les enregistrements appropriés dans la bibliothèque. Chapitre 9 Importation, exportation et impression 115 En outre, vous pouvez importer un fichier dans une collection. Lorsque vous choisissez une collection comme cible d'importation, Bento crée des enregistrements dans la bibliothèque comprenant cette collection, puis les ajoute à la collection Choisissez un fichier. Les options affichées ici dépendent du format du fichier sélectionné. Pour mapper manuellement les champs paramétrés sur Ne pas importer, cliquez sur le menu contextuel et sélectionnez un nom de champ. Naviguez avec les flèches jusqu'à la ligne qui contient les en-têtes de colonne, puis cochez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. Pour importer des données dans une bibliothèque ou une collection existante : 1 Choisissez Fichier > Importer > Fichier. 2 Cliquez sur Choisir et choisissez le fichier à importer dans un des formats de fichier suivants: .csv, .tab, .numbers, .xls, .xlsx. • Pour les fichiers CSV ou TAB, choisissez Séparé par des virgules, Séparé par des points-virgules ou Séparé par des tabulations dans la soussection Cliquez sur le format. 116 Chapitre 9 Importation, exportation et impression • Pour les fichiers Numbers, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille de calcul puis un tableau. • Pour les fichiers Excel, utilisez le menu contextuel pour sélectionner une feuille de calcul. 3 Dans la section Choisir une cible, sélectionnez la bibliothèque ou collection dans laquelle vous voulez inclure les données. Dans l'exemple ci-dessus, la bibliothèque « Carnet d'adresses » est utilisée comme bibliothèque cible. 4 Indiquez si le fichier comporte une ligne dont les valeurs seront utilisées comme en-tête de colonne. • Si le fichier contient effectivement une ligne d'en-tête de colonne, cliquez sur les boutons fléchés afin d'y accéder et cochez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. Bento lit les en-têtes de colonne dans le fichier CSV et tente de les mettre en correspondance avec les noms de champ définis dans la bibliothèque ou collection que vous avez sélectionnée. Lorsque les en-têtes et les noms de champ correspondent parfaitement, Bento les mappe. S'ils sont différents, Bento paramètre le nom du champ sur Ne pas importer et vous devez mapper manuellement les champs sur les colonnes. Vous pouvez aussi mapper de façon manuelle les valeurs d'enregistrement que Bento a associées. • Si le fichier ne contient pas de ligne d'en-tête de colonne, décochez la case Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne. En l'absence d'en-têtes de colonne, Bento n'est pas en mesure de mapper les valeurs d'enregistrement sur les en-têtes de colonne. Bento paramètre les entêtes sur Ne pas importer et il vous appartient de mapper manuellement les champs sur les colonnes. 5 Si le nom du nouveau champ correspond à un en-tête de colonne du fichier, Bento mappe les valeurs d'enregistrement de cette colonne sur le champ. Dans le cas contraire, vous pouvez mapper les valeurs de la colonne sur le nouveau champ de façon manuelle. Pour les valeurs de l'enregistrement définies sur Ne pas importer, cliquez sur le menu contextuel et sélectionnez l'en-tête de colonne ou la valeur de l'enregistrement et mappez-les manuellement sur le nom de champ adjacent. 6 S'il n'existe aucun champ que vous pouvez mapper avec un champ donné, vous pouvez en créer un. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un champ. Bento ouvre la boîte de dialogue Créer un champ où vous pouvez ajouter un champ à la bibliothèque. 7 (Facultatif ) Pour vérifier le mappage des valeurs de l'enregistrement sur les noms de champ, parcourez le contenu de l'enregistrement en vous aidant des boutons fléchés. Chapitre 9 Importation, exportation et impression 117 8 Cliquez sur Importer. Une fois l'importation terminée, Bento affiche les enregistrements dans la vue tableau, formulaire, fractionnée ou grille. Importation d'un modèle de bibliothèque Un modèle de bibliothèque contient tous les formulaires, collections, collections intelligentes, réglages de vue tableau ainsi que les (éventuelles) bibliothèques associées d'une bibliothèque exportée, mais il ne comporte aucun enregistrement. Choisissez un modèle de bibliothèque. Pour importer un modèle de bibliothèque : 1 Choisissez Fichier > Importer > Modèle. 2 Choisissez un modèle de bibliothèque. 3 Cliquez sur Ouvrir. 4 Bento ajoute la bibliothèque, les collections ainsi que les collections intelligentes contenues dans le modèle de bibliothèque au volet Bibliothèques. Si le modèle de bibliothèque contient plusieurs bibliothèques, elles sont toutes ajoutées au volet Bibliothèques à l'exception des bibliothèques par défaut (Carnet d’adresses, Événements iCal, Tâches iCal et iPhoto). Autres méthodes d'importation de données Outre les éléments de menu Fichier > Importer , Bento propose les méthodes suivantes pour importer des informations : • Sélectionnez Fichier > Nouvelle bibliothèque à partir de Modèle pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque. Cliquez sur Importer des données. 118 Chapitre 9 Importation, exportation et impression • Faites glisser un fichier de données (format Texte, Numbers, Excel) vers le volet Bibliothèques dans Bento. • Faites glisser un fichier de données (format Texte, Numbers, Excel) vers une bibliothèque ou collection spécifique du volet Bibliothèques dans Bento. • Faites glisser un fichier de données (format Texte, Numbers, Excel) vers l'icône de l'application Bento. Types de champ pris en charge pour l'importation Vous pouvez importer des données dans ces types de champs : Texte, Choix, Case à cocher, encrypté (si déverrouillé), Devise, Heure, Date, Durée, Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e- mail, URL et Compte IM. Type de champ Données pouvant être importées Texte Tout texte Choix Adresse Numéro de téléphone Compte IM encrypté (si déverrouillé) Adresse e-mail Tout texte, à condition que l'adresse soit valide et inclue le caractère @. URL Tout texte, sachant toutefois que ce champ ne prend pas en charge les adresses URL comportant des caractères japonais. Case à cocher 1 lorsque la case est cochée, 0 lorsqu'elle ne l'est pas Vrai lorsque la case est cochée, Faux lorsqu'elle ne l'est pas Oui lorsque la case est cochée, Non lorsqu'elle ne l'est pas Nombre Données numériques Devise Classement Nombre compris entre 0 et 10 Heure Données numériques au format HH, HH:MM ou HH:MM:SS, avec en option la mention « AM » ou « PM », où : • HH indique l'heure (de 0 à 24 si le format 24 heures est utilisé, de 0 à 12 si le format AM/PM est utilisé) • MM indique les minutes (de 0 à 59) • SS indique les secondes (de 0 à 59) Par exemple : 12:59:59 Date Données numériques au format JJ, MM/JJ ou MM/JJ/AAAA, où : • JJ représente le jour (de 1 à 31, suivant la durée du mois) • MM représente le mois (de 1 à 12) • AAAA représente l'année (de 1 à 9999) Un champ Date peut également contenir une heure (voir description du champ Heure). Ces formats dépendent des réglages actuels de la date du système. Chapitre 9 Importation, exportation et impression 119 Type de champ Données pouvant être importées Durée Texte précisant une durée en semaines, jours, heures, minutes et secondes. Les abréviations suivantes peuvent être utilisées : • s pour les semaines • j pour les jours • h pour les heures • min pour les minutes • s pour les secondes Par exemple, les indications de durée suivantes sont toutes valides : • 8 jours, 5 heures • 8j,5h • 8j5h Vous ne pouvez pas importer des données dans ces types de champs: Liste de fichiers, Média, Compteur automatique, Données associées, Liste de messages, Liste simple ou encrypté (si verrouillé). Lors de l'importation dans un champ Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail, URL ou Compte IM, les données sont automatiquement ajoutées au champ Liste d'adresses, Liste de numéros de téléphone, Liste d'adresses e-mail, Liste d'URLs ou Liste de comptes IM associé. Pour plus d'informations sur les types de champ, voir Chapite 8, « Utilisation des champs », page 87. Remarque Le message « Certaines valeurs de certains enregistrements ne peuvent pas être importées » signifie qu'au moins une valeur de l'enregistrement n'est pas valide pour le type de champ sélectionné pour l'importation. Par exemple, vous ne pouvez pas importer un texte dans un champ Nombre ou un champ Date. Modifiez le type du fichier afin qu'il corresponde aux données ou poursuivez l'importation. Si vous optez pour cette dernière solution, les valeurs invalides ne sont pas importées. Vous pouvez aussi modifier le contenu du fichier ou importer les données dans un champ texte. Les champs texte acceptent toutes les valeurs. Exportation de données issues de Bento Bento peut exporter sous la forme d'un fichier CSV, TAB, Numbers ou Excel 2008 les données issues d'une bibliothèque, d'une collection, d'une collection intelligente ou encore les résultats d'une recherche simple ou avancée. Bento peut exporter une bibliothèque sous la forme d'un modèle de bibliothèque. Il s'agit d'une manière judicieuse de préserver la structure d'une bibliothèque ou de transmettre une bibliothèque à un utilisateur Bento. Un modèle de bibliothèque contient tous les formulaires, collections, collections intelligentes, réglages de vue tableau ainsi que les (éventuelles) bibliothèques associées d'une bibliothèque 120 Chapitre 9 Importation, exportation et impression exportée, mais il ne comporte aucun enregistrement. Il est possible de transmettre le modèle de bibliothèque à d'autres utilisateurs Bento ou de l'importer plus tard. Exportation des données d'une bibliothèque, collection ou collection intelligente Lorsque vous exportez les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, vous pouvez choisir d'exporter toutes les valeurs de tous les champs de vue tableau ou uniquement les champs affichés actuellement en vue tableau. Pour exporter les données d'une bibliothèque, collection ou collection intelligente : 1 Sélectionnez la bibliothèque, collection ou collection intelligente comportant les informations à exporter. 2 Choisissez Fichier > Exporter. 3 Cliquez sur Numbers, Excel, Texte, ou Modèle. Exporter un fichier Texte pour exporter un fichier compatible avec des versions antérieures d'Excel 2008. • Pour Numbers, Excel ou Texte, choisissez Tous les enregistrements ou Uniquement les enregistrements actuels. • Pour Modèle, choisissez les (éventuelles) bibliothèques associées que vous souhaitez inclure. Vous pouvez inclure des bibliothèques associées provenant d'une autre bibliothèque. 4 Choisissez le type d'exportation des données. • Pour Numbers, Excel ou Texte, choisissez Tous les champs de vue tableau ou Uniquement les champs affichés dans la vue tableau. • Pour Texte, choisissez Séparé par des virgules (.csv), Séparé par des points-virgules (.csv) ou Séparé par des tabulations (.tab). Chapitre 9 Importation, exportation et impression 121 5 Cliquez sur Suivant, puis indiquez le nom et l'emplacement du fichier. Bento exporte les données des champs de vue tableau à partir de la bibliothèque, collection ou collection intelligente vers un fichier portant le nom défini. Exportation des résultats d'une recherche simple ou avancée Pour exporter un sous-ensemble d'enregistrements, vous pouvez utiliser la fonction de recherche (simple ou avancée) de manière à déterminer ce sous-ensemble au sein d'une bibliothèque ou d'une collection, puis exporter les enregistrements du sousensemble. Pour exporter un sous-ensemble d'enregistrements : 1 Déterminez le sous-ensemble d'enregistrements voulu à l'aide du champ Recherche ou de la fonction Recherche avancée. Voir « Champ Recherche et Recherche avancée », page 28. • Avec le champ Recherche, l'ensemble des enregistrements correspondant aux critères s'affiche à mesure que vous tapez la chaîne à rechercher. • Avec la fonction Recherche avancée, cliquez sur Rechercher pour afficher l'ensemble des enregistrements répondant aux critères. 2 Répétez les opérations 2 à 5 dans « Exportation des données d'une bibliothèque, collection ou collection intelligente », page 121. Bento exporte les données des champs de vue tableau à partir du sous-ensemble d'enregistrements vers un fichier portant le nom défini. Autres méthodes d'exportation de données En plus de l'élément de menu Fichier > Exporter , Bento propose une autre méthode pour l'exportation de données sous la forme d'un fichier : • Faites glisser l'icône d'une bibliothèque ou collection du volet Bibliothèques dans Bento vers le bureau ou un dossier d'une fenêtre du Finder. Bento exporte les données des champs de tous les enregistrements de la bibliothèque ou de la collection vers un fichier qu'il nomme comme la bibliothèque ou collection exportée. Le format du fichier correspond à celui défini par le réglage actuel de Format d'exportation dans la boîte de dialogue Préférences 122 Chapitre 9 Importation, exportation et impression Sélectionnez un format pour les fichiers exportés lorsque vous les faites glisser vers le Finder. Remarques relatives à l'exportation de types de fichier particuliers Il est impossible d'exporter : • Le contenu des champs Liste d'adresses, Liste de numéros de téléphone, Liste d'adresses e-mail, Liste d'URLs, Liste de comptes IM ou Liste de messages. En revanche, les données des champs Adresse, Numéro de téléphone, Adresse email, URL et Compte IM affichées en vue tableau peuvent être exportées. • Le contenu des champs encryptés verrouillés. • Les informations affichées dans un champ de données associées. • Les alias de fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers. • Les fichiers vidéo et audio que vous avez ajoutés aux champs Média. Pour l'exportation des images, voir « Exportation d'images », page 106. Impression de données Vous pouvez imprimer les données provenant d'une bibliothèque ou bien celles provenant des résultats d'une recherche simple ou avancée. Impression des données provenant des bibliothèques et des collections Lorsque vous imprimez les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, le résultat de l'impression diffère selon la vue sélectionnée. En vue fractionnée, Chapitre 9 Importation, exportation et impression 123 l'emplacement du curseur au moment de l'impression détermine l'apparence des enregistrements imprimés. Pour imprimer les enregistrements d'une bibliothèque ou collection : 1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant les données à imprimer. 2 Choisissez la vue formulaire ou tableau contenant les champs à imprimer. 3 Choisissez Fichier > Imprimer. 4 Indiquez les options d'impression. • Pour imprimer seulement l'enregistrement actif (en vue formulaire) ou tous les enregistrements sélectionnés (en vue tableau), sélectionnez Enregistrements sélectionnés uniquement. • Pour imprimer l'intégralité des enregistrements de la bibliothèque ou collection actuelle, sélectionnez Tous les enregistrements affichés. • Pour imprimer sans le fond en vue formulaire ou sans les couleurs d'alternance de lignes en vue tableau, sélectionnez Ne pas imprimer le fond. Cette option imprime en noir et blanc sans aucune couleur de fond pour économiser l'encre. • Lors de l'impression de données en vue tableau, pour faire tenir les colonnes sur une seule page, sélectionnez Ajuster en largeur. • Lors de l'impression de données en vue formulaire, pour imprimer un enregistrement par page, sélectionnez Imprimer un enregistrement par page. • Lors de l'impression de données en vue formulaire, sélectionnez Formulaire uniquement (pas de données) pour imprimer un formulaire vierge. • Sélectionnez d'autres options pour inclure, par exemple, la bannière titre, les numéros de page ou la date et l'heure. Impression des résultats d'une recherche simple ou avancée Pour imprimer un sous-ensemble d'enregistrements, vous pouvez utiliser la fonction de recherche (simple ou avancée) de manière à déterminer ce sous-ensemble au sein d'une bibliothèque ou d'une collection, puis imprimer les enregistrements du sousensemble. Pour imprimer un sous-ensemble d'enregistrements : 1 Déterminez le sous-ensemble d'enregistrements voulu à l'aide du champ Recherche ou de la fonction Recherche avancée. Voir « Champ Recherche et Recherche avancée », page 28. 124 Chapitre 9 Importation, exportation et impression • Avec le champ Recherche, l'ensemble des enregistrements correspondant aux critères s'affiche à mesure que vous tapez la chaîne à rechercher. • Avec la fonction Recherche avancée, cliquez sur Rechercher pour afficher l'ensemble des enregistrements répondant aux critères. 2 Choisissez Fichier > Imprimer. 3 Indiquez quels enregistrements du sous-ensemble à imprimer. • Pour imprimer seulement l'enregistrement actif (en vue formulaire) ou tous les enregistrements sélectionnés (en vue tableau), sélectionnez Enregistrements sélectionnés uniquement. • Pour imprimer la totalité des enregistrements du sous-ensemble actuel, sélectionnez Tous les enregistrements affichés. Impression d'étiquettes d'adresses Lorsque vous modifiez les enregistrements de contact de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, les données de l'application Carnet d'adresses sont mises à jour. Pour imprimer des étiquettes d'adresses : 1 Ouvrez l'application Carnet d'adresses. 2 Dans l'application Carnet d'adresses, sélectionnez Toutes ou un groupe dans la colonne Groupe ou bien sélectionnez les contacts spécifiques que vous voulez imprimer Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs contacts pour les sélectionner. 3 Choisissez Fichier > Imprimer. 4 Dans le menu contextuel Style, choisissez Étiquettes d'adresses, puis définissez les options d'impression. • Onglet Marges : choisissez un type d'étiquette dans les menus contextuels de la page. Sélectionnez Personnaliser pour définir les marges des pages et les gouttières entre les étiquettes, et pour indiquer le nombre d'étiquettes à imprimer sur chaque page. • Onglet Étiquettes : choisissez les adresses à utiliser dans le menu contextuel Adresses. Dans le menu contextuel Imprimer, choisissez l'ordre dans lequel les étiquettes doivent être imprimées. Pour ajouter à celles-ci un petit graphique, cliquez sur le bouton Définir en regard du champ Image. Pour modifier la police, cliquez sur le bouton Définir en regard du champ Police. Pour plus d'informations, voir l'aide de l'application Carnet d'adresses. Chapitre 9 Importation, exportation et impression 125 126 Chapitre 9 Importation, exportation et impression Sauvegarde et restauration de données 10 Ce chapitre décrit la procédure de création d'une copie de sauvegarde de vos données Bento. Une copie de sauvegarde sert à récupérer les informations d'origine en cas de modification accidentelle ou suite à un problème tel qu'un dysfonctionnement du disque dur. Un fichier de sauvegarde Bento contient les données présentes dans Bento au moment de l'exécution de la commande de sauvegarde. Cette commande est simple à utiliser ; il suffit d'indiquer un nom et un emplacement pour le fichier de sauvegarde. La commande de restauration est tout aussi simple d'utilisation ; vous n'avez qu'à sélectionner le fichier de sauvegarde à partir duquel vous souhaitez restaurer les données. Il est recommandé de sauvegarder régulièrement vos données. Dans cette optique, Bento peut vous envoyer un rappel facultatif vous incitant à sauvegarder vos données de temps à autre. Remarque Les fonctions de sauvegarde et de restauration s'appliquent à toutes vos données figurant dans Bento. Pour enregistrer les données d'une bibliothèque ou collection spécifique, utilisez la fonction d'exportation décrite à la section « Exportation de données issues de Bento », page 120. Pour sauvegarder et restaurer vos données Bento, vous pouvez en outre faire appel à la technologie de l'application Mac OS X appelée Time Machine. Conseil Pour enregistrer une copie de votre fichier de sauvegarde, copiez-le à un autre endroit, par exemple sur un disque dur externe ou un CD. 127 À propos des fichiers de sauvegarde Bento Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, vous générez en fait une copie des données stockées dans Bento. Le fichier de sauvegarde contient les données figurant dans les bibliothèques et collections au moment de l'exécution de la commande de sauvegarde. Important Le fichier de sauvegarde ne contient pas les données des applications Carnet d'adresses, iCal et iPhotoBento. Il est conseillé de sauvegarder vos données des applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto à chaque sauvegarde de vos donnéesBento. • Pour créer une sauvegarde des données du Carnet d'adresses, utilisez la fonction d'archivage de l'application Carnet d'adresses. • Pour créer une sauvegarde des données d'iCal, utilisez la fonction de sauvegarde de l'application iCal. • Pour créer une sauvegarde des données d'iPhoto, utilisez la fonction Time Machine. Toutefois, si vous ajoutez des champs aux enregistrements dans les bibliothèques Carnet d'adresses, Événements iCal, Tâches iCal ou iPhoto, les données de ces champs supplémentaires sont inclues dans le fichier de sauvegarde BentoBento. Sauvegarde de divers types de champ Lorsque vous sauvegardez des champs Liste de fichiers, Média ou de données associées, tenez compte des points ci-dessous. Type de champ Éléments sauvegardés par Bento Champs Liste de fichiers Les noms et emplacements des fichiers répertoriés, mais pas leur contenu. Champs Média Bento sauvegarde le contenu (de la plupart des champs Média), car il stocke des copies des fichiers Média. Toutefois, si vous employez des alias faisant référence aux fichiers média au lieu de copier ces fichiers dans bento.bentodb, Bento sauvegarde les noms et emplacements des fichiers ajoutés aux champs Média, mais pas leur contenu. Il est recommandé de sauvegarder ces fichiers média dans le Finder. champs de données associées 128 Les données figurant dans les champs de données associés, car ces champs comprennent des données extraites des bibliothèques et collections. Toutefois, Bento ne sauvegarde pas les données des bibliothèques Carnet d'adresses, Evénements iCal, Tâches iCal et iPhoto. Si vous utilisez des champs de données associées qui font référence à ces bibliothèques, les données dépendent de ce qui est disponible dans les applications Carnet d'adresse, iCal et iPhoto. Chapitre 10 Sauvegarde et restauration de données Utilisation du rappel de sauvegarde Par défaut, Bento vous rappelle de créer un fichier de sauvegarde chaque semaine. Pour créer un fichier de sauvegarde Bento à partir de la boîte de dialogue du rappel de sauvegarde : 1 Cliquez sur Sauvegarder. 2 Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, utilisez le nom et l'emplacement par défaut ou tapez un nom et un emplacement différents pour le fichier de sauvegarde. Modification du rappel de sauvegarde Vous avez la possibilité de modifier la fréquence d'envoi par défaut du rappel de sauvegarde ou de désactiver ce dernier. Pour activer le rappel de sauvegarde ou modifier sa fréquence d'envoi : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Sélectionnez Afficher un rappel pour la sauvegarde et définissez la fréquence d'envoi de rappels de sauvegarde de vos données. Un rappel peut être envoyé chaque semaine ou chaque mois. Pour désactiver le rappel de sauvegarde : 1 Choisissez Bento > Préférences. 2 Désélectionnez Afficher un rappel pour la sauvegarde. Chapitre 10 Sauvegarde et restauration de données 129 Création d'un fichier de sauvegarde Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, vous générez en fait une copie des données stockées dans Bento. Il est préférable de sauvegarder vos données Bento avant d'effectuer des modifications importantes, par exemple avant d'importer des données, de supprimer des bibliothèques ou de modifier radicalement des formulaires. Pour créer un fichier de sauvegarde : 1 Choisissez Fichier > Sauvegarder les données de Bento. 2 Utilisez le nom et l'emplacement par défaut ou tapez un nom et un emplacement différents pour le fichier de sauvegarde. 3 Cliquez sur Enregistrer. 4 (Facultatif ) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses, iCal et iPhone dans Bento, il vous est conseillé d'effectuer ensuite une sauvegarde des données dans ces applications. En effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas les données de ces application. Restauration à partir d’un fichier de sauvegarde Lorsque vous restaurez des données à partir d'un fichier de sauvegarde Bento, les données figurant dans Bento sont remplacées par le contenu du fichier de sauvegarde Bento. Les ajouts éventuels que vous avez pu effectuer dans Bento depuis la création de ce fichier de sauvegarde sont perdus. Les enregistrements qui avaient été supprimés sont récupérés. Pour restaurer des données à partir d'un fichier de sauvegarde : 130 1 (Facultatif ) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto dans Bento, restaurez-les d'abord à partir des fichiers d'archivage (Carnet d'adresses), de sauvegarde (iCal) ou de sauvegarde Time Machine (iPhoto) de ces applications. En effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas les données de ces applications. 2 Choisissez Fichier > Restaurer à partir d’une copie de sauvegarde Bento et localisez le fichier de sauvegarde. 3 Cliquez sur Ouvrir. Chapitre 10 Sauvegarde et restauration de données 4 Lorsque Bento affiche une boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Continuer. Bento charge le contenu du fichier de sauvegarde Bento. Utilisation de Time Machine avec Bento Time Machine est l'application Mac OS X sauvegarde les données de votre ordinateur (dont les données Bento) de façon régulière. Vous pouvez avoir recours à Time Machine pour restaurer les données Bento telles qu'elles se présentaient au moment précis d'une sauvegarde. Lorsque vous restaurez des données à partir d'une sauvegarde Time Machine, les données figurant dans Bento sont remplacées par le contenu du fichier de sauvegarde. Pour définir les options de Time Machine : 1 Dans le menu Apple, choisissez Préférences Système, puis cliquez sur Time Machine. 2 Dans les préférences de Time Machine, basculez sur Activé et choisissez un disque de sauvegarde. 3 Assurez-vous que le dossier Bibliothèque de l'utilisateur est sauvegardé par Time Machine. (Par défaut, Time Machine sauvegarde tout votre disque dur.) Pour restaurer les données Bento à l'aide de Time Machine : 1 Quitter Bento. 2 (Facultatif ) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses, iCal et iPhoto dans Bento, restaurez-les d'abord à partir des fichiers d'archivage (Carnet d'adresses), de sauvegarde (iCal) ou de sauvegarde Time Machine (iPhoto) de ces applications. En effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas les données de ces applications 3 Ouvrez une fenêtre du Finder et allez au dossier Bento dans le dossier Bibliothèque de l'utilisateur : Bibliothèque/Application Support/Bento/ 4 Ouvrez Time Machine à partir du Dock ou du dossier Applications. 5 Parcourez les sauvegardes créées par Time Machine en vous aidant des flèches ou de la timeline sur le côté droit de l'écran. 6 Une fois que vous avez trouvé la date voulue pour la restauration des données, sélectionnez le fichier bento.bentodb et cliquez sur Restaurer. Chapitre 10 Sauvegarde et restauration de données 131 7 Cliquez sur Remplacer dans la boîte de dialogue de confirmation. Le fichier bento.bentodb restauré est copié dans le dossier Bibliothèque/ Application Support/ Bento/ et toutes les données présentes dans Bento sont remplacées. 8 132 Ouvrez Bento. Bento charge le contenu du fichier bento.bentodb restauré. Chapitre 10 Sauvegarde et restauration de données Utilisation de Bento avec Bento for iPhone and iPod touch 11 Ce chapitre décrit comment synchroniser Bento avec Bento for iPhone. Bento for iPhone est une application personnelle de base de données qui vous permet de créer des bibliothèques, des collections, des enregistrements et des champs sur iPhone ou iPod touch. Ce dont vous avez besoin : • Bento 3 • Bento for iPhone Synchronisation des informations entre Bento et Bento for iPhone. La synchronisation vous permet de partager des informations entre votre ordinateur et votre périphérique. Ainsi, si vous ajoutez des informations à une bibliothèque dans Bento for iPhone, vous pouvez effectuer une synchronisation pour ajouter ces informations dans Bento sur votre ordinateur. Connexion de Bento for iPhone à Bento Il est possible de synchroniser Bento for iPhone avec Bento quand les deux applications sont ouvertes et connectées au même réseau Wi-Fi, y compris un réseau d'ordinateurs. Consultez l'aide Mac OS X pour obtenir des informations sur les réseaux d'ordinateurs. Remarque Si vous utilisez un réseau d'ordinateurs avec un iPhone, vous devez activer le mode Avion avant toute synchronisation. Dans les paramètres de l'iPhone, activez le mode Avion, puis activez le Wi-Fi et sélectionnez votre réseau d'ordinateurs. Pour connecter les deux applications au même réseau Wi-Fi : 1 Dans l'écran d'accueil de votre périphérique, touchez Réglages, puis sélectionnez un réseau Wi-Fi. 2 Sur votre Mac, choisissez le menu Apple > Préférences Système > Réseau. 133 3 Cliquez sur AirPort à gauche dans volet Réseau. 4 Pour le nom du réseau, sélectionnez le même réseau Wi-Fi que celui auquel vous avez connecté Bento for iPhone. 5 Cliquez sur Activer Airport. 6 Cliquez sur Appliquer, puis fermez le volet Réseau. Première synchronisation Après avoir connecté Bento for iPhone et Bento au même réseau Wi-Fi, vous pouvez synchroniser les applications. Avant de synchroniser, sauvegardez les données de Bento. Pour plus d'informations, voir Chapite 10, « Sauvegarde et restauration de données », page 127. Pour synchroniser pour la première fois : 1 Démarrez Bento for iPhone, puis touchez . 2 Touchez « Set up sync with computer » sur l'écran de synchronisation. 3 Un passcode de 4 chiffres s'affiche. Remarque Si votre périphérique n'est pas connecté à un réseau Wi-Fi, une alerte est émise. Voir « Connexion de Bento for iPhone à Bento », page 133 pour apprendre comment se connecter à un réseau Wi-Fi. 4 Démarrez Bento, puis choisissez Fichier > Réglage de la synchronisation avec le périphérique. 5 Sélectionnez votre appareil puis cliquez sur Continuer. 6 Tapez le passcode dans le volet Connexion. 7 Dans le volet Succès, cliquez sur Terminé. Remarque Si vous avez effectué la synchronisation à l'aide d'un réseau d'ordinateurs avec un iPhone, n'oubliez pas de désactiver le mode Avion et restaurez vos réglages réseau normaux. Synchronisation Après que la première synchronisation ait eu lieu, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des données dans n'importe quelle application puis synchroniser celles-ci. Lors d'une synchronisation, des modifications apparaissent dans les deux applications. Il est possible de synchroniser Bento for iPhone avec Bento quand les deux applications sont ouvertes et connectées au même réseau Wi-Fi. Pour plus d'informations, voir « Connexion de Bento for iPhone à Bento », page 133. Remarque Si vous utilisez un réseau d'ordinateurs avec un iPhone, vous devez activer le mode Avion avant la synchronisation. Dans les réglages de l'iPhone, activez le mode Avion, puis activez le Wi-Fi et sélectionnez votre réseau d'ordinateurs. 134 Chapitre 11 Utilisation de Bento avec Bento for iPhone and iPod touch Pour synchroniser les applications : 1 Dans Bento for iPhone, touchez . 2 (Facultatif ) Dans Bento, sélectionnez votre appareil mobile dans la section Périphériques du volet Bibliothèques, puis sélectionnez les bibliothèques avec lesquelles vous désirez effectuer une synchronisation. Remarque Par défaut, toutes les bibliothèques sont synchronisées. Les bibliothèques Evénements iCal, Tâches iCal et iPhoto ne sont pas prises en charge dans Bento for iPhone. 3 Dans Bento for iPhone, touchez Sync Now. Remarque Si vous avez effectué la synchronisation à l'aide d'un réseau d'ordinateurs avec un iPhone, n'oubliez pas de désactiver le mode Avion et restaurez vos réglages réseau normaux. Résolution des problèmes liés à la synchronisation Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de la synchronisation d'informations entre Bento et Bento for iPhone. Pour plus de renseignements sur la synchronisation de l'iPhone ou de l'iPod touch, consultez le guide de l'utilisateur de l'iPhone, celui de l'iPod touch, ou le site Web de support Apple. • Puis-je synchroniser plus d'un appareil avec Bento ? Non. Bento ne permet la synchronisation qu'avec un seul périphérique. Si vous synchronisez un deuxième périphérique avec Bento, le premier se déconnecte. Afin de prévenir la perte de données, évitez de connecter d'autres périphériques. • Puis-je synchroniser plus d'une session Bento avec un périphérique ? Non. Un périphérique ne peut être synchronisé qu'avec une seule session Bento. Si vous synchronisez une seconde session Bento avec votre périphérique, la première session se déconnecte. Afin de prévenir la perte de données, évitez de connecter d'autres sessions. • Pourquoi toutes mes données n'ont-elles pas été synchronisées ? Les fichiers dont la taille dépasse 10 mégaoctets ou qui ne peuvent pas être ouverts ou lus sur votre appareil mobile ne peuvent pas être synchronisés. • Que faire en cas d'interruption de la synchronisation de Bento for iPhone ? Si la synchronisation de Bento for iPhone est interrompue (par exemple, en cas d'appel téléphonique ou de panne de courant), il faut redémarrer celle-ci. • Lors d'une synchronisation, que se passe-t-il s'il y a un conflit entre les données des deux applications ? Chapitre 11 Utilisation de Bento avec Bento for iPhone and iPod touch 135 En cas de conflit de données, les données de Bento for iPhone écrasent celles de Bento. Supposons que vous avez, par exemple, le numéro de téléphone de Jean Durand stocké dans les deux applications et que vous le modifiez soit dans l'une soit dans l'autre pour finalement avoir 0155551010 dans Bento et 0155559090 dans Bento for iPhone. Lors de la prochaine synchronisation, le numéro de téléphone dans votre ordinateur est remplacé par celui dans votre périphérique. • Pourquoi ne puis-je pas voir mes bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal dans Bento for iPhone ? Bento for iPhone ne prend pas en charge les bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal. 136 Chapitre 11 Utilisation de Bento avec Bento for iPhone and iPod touch Raccourcis clavier A Cette section présente les raccourcis clavier. Vous pouvez utiliser le clavier et la souris pour réaliser rapidement de nombreuses opérations dans Bento. Les raccourcis associés aux commandes de menu les plus courantes sont indiqués dans les menus (ou dans la liste des raccourcis clavier cidessous). Pour effectuer une action, appuyez sur les touches de raccourci dans l'ordre indiqué. Remarque Pour accéder au champ suivant (à l'aide de la touche Tab) ou précédent (à l'aide des touches Maj+Tab) en vues formulaire et tableau, vous devez définir l'accès au clavier complet sur « tous les réglages ». Pour définir l'accès au clavier complet avec « tous les réglages » : 1 Ouvrez Préférences Système (Choisissez le menu Apple > Préférences Système). 2 Ouvrez Clavier et souris. 3 Cliquez sur l'onglet Raccourcis clavier. 4 Sous Accès au clavier complet, sélectionnez « tous les réglages ». Action Raccourci En vue formulaire Afficher ou masquer les outils de formulaire Option + Commande + C Accéder au champ suivant Tab Revenir au champ précédent Maj + Tab Renommer le formulaire Double-clic sur le nom du formulaire. Sélectionner plusieurs champs Cliquez en dehors du premier champ, puis faites glisser le rectangle de sélection autour des autres champs que vous souhaitez sélectionner. Étendre la sélection de champs Après avoir sélectionné des champs, tout en maintenent la touche Maj ou Commande enfoncée, cliquez sur les éléments à ajouter ou supprimer des champs sélectionnés. Sélectionner tous les champs Commande + A 137 Action Raccourci Désélectionner tous les champs Maj + Commande + A Utilisation de la vue tableau lorsqu'une cellule est sélectionnée Modifier une valeur Option + Retour Sauvegarder et passer à la cellule suivante Retour Insérer un retour chariot dans un champ texte Commande + Retour Accéder à la cellule supérieure Flèche vers le haut Accéder à la cellule inférieure Flèche vers le bas Accéder au champ suivant Tab Revenir au champ précédent Maj + Tab Utilisation de la vue tableau lorsque plusieurs cellules sont sélectionnées Étendre la sélection vers le haut Maj + flèche vers le haut Étendre la sélection vers le bas Maj + flèche vers le bas Utilisation de la vue tableau lorsque des enregistrements sont sélectionnés Sélectionner un enregistrement Cliquez sur le numéro de ligne. Tout l'enregistrement est sélectionné. Sélectionner plusieurs enregistrements Sélectionnez un enregistrement et tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur un autre enregistrement. Tous les enregistrements situés entre ces deux enregistrements sont sélectionnés. Étendre la sélection d'enregistrements Après avoir défini une sélection d'enregistrements, tout en maintenant la touche Commande enfoncée, cliquez sur un enregistrement non sélectionné pour l'ajouter à la sélection ou sur un enregistrement sélectionné pour le désélectionner. Accéder à l'enregistrement supérieur Flèche vers le haut Accéder à l'enregistrement inférieur Flèche vers le bas Gestion des enregistrements 138 Ajouter un enregistrement Commande + N Dupliquer l'enregistrement Maj + Commande + D Annexe A Action Raccourci Supprimer l'enregistrement (de la bibliothèque) Commande + Supprimer Effacer l'enregistrement (de la collection) Accéder à l'enregistrement suivant Commande + parenthèse droite « ) » Revenir à l'enregistrement précédent Commande + parenthèse gauche « ( » Accéder au premier enregistrement Option + Commande + parenthèse gauche « ( » Accéder au dernier enregistrement Option + Commande + parenthèse droite « ) » Gestion de texte et d'objets Sélectionner tout le texte du champ modifié Commande + A Désélectionner tout le texte du champ modifié Maj + Commande + A Couper Commande + X Copier Commande + C Coller Commande + V Dupliquer Commande + D Supprimer Supprimer Vérifier l'orthographe Commande + point-virgule (;) Afficher la fenêtre du correcteur d'orthographe Commande + deux-points (:) Afficher la fenêtre des caractères spéciaux Option + Commande + T Général Créer une bibliothèque à partir d'un modèle (ouvre la boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque) Commande + L Créer une collection Maj + Commande + N Créer une collection intelligente Option + Commande + N Ajouter un champ Contrôle + N Afficher ou masquer la Recherche avancée Commande + F Coup d'œil sur l'élément sélectionné Commande + Y Dans la vue tableau, envoyez un email à une ou plusieurs adresses sélectionnées Maj + Commande + M Utiliser le champ Recherche Option + Commande + F Annexe A 139 140 Action Raccourci Vue tableau Commande + 1 Afficher dans la vue grille Commande + 2 Afficher dans la vue fractionnée (tableau/formulaire ou grille/ formulaire) Commande + 3 Vue formulaire (répéter le raccourci pour passer au formulaire suivant) Commande + 4 Afficher ou masquer le volet Bibliothèques et Champs Commande + 5 Accéder à la zone suivante de la fenêtre principale Contrôle + Option + flèche vers la droite Accéder à la zone précédente de la fenêtre principale Contrôle + Option + flèche vers la gauche Afficher ou masquer la ligne récapitulative Commande + 6 Importer un fichier Maj + Commande + I Exporter la bibliothèque ou collection actuelle Maj + Commande + E Imprimer la bibliothèque ou collection actuelle de la vue active Commande + P Annuler la dernière action Commande + Z Rétablir la dernière action annulée Maj + Commande + Z Ouvrir la fenêtre Commande + 0 (zéro) Fermer la fenêtre Commande + W Réduire la fenêtre Commande + M Afficher les préférences Commande + virgule (,) Verrouiller Bento Maj + Commande + L Afficher l'Aide Bento Commande + point d'interrogation (?) Masquer Bento Commande + H Masquer les autres fenêtres Option + Commande + H Quitter Bento Commande + Q Annexe A Retour à une version précédente de Bento B Cette section fournit des instructions aux utilisateurs de Bento 1 et 2 ayant installé Bento 3 et qui veulent revenir à la version précédente. Retour à Bento 1 ou 2 depuis Bento 3 Si vous avez installé Bento 1, Bento 3 va créer un nouveau fichier de base de données à partir de votre fichier de base de données Bento 1. Votre ancienne base de données Bento 1 est renommée bentoUpgradeBackup.bentodb et la base de données Bento 3 est renommée bento.bentodb. Si vous avez installé Bento 2, Bento 3 va créer un nouveau fichier de base de données à partir de votre fichier de base de données Bento 2. Votre ancienne base de données Bento 2 et renommée bentoUpgradeBackup.bentodb et la base de données Bento 3 est renommée bento.bentodb. Pour utiliser des données que vous avez créées dans Bento 3 avec votre précédente version de Bento, exportez les enregistrements Bento 3 au format CSV avant de restaurer la base de données. Pour plus d'informations, voir « Exportation de données issues de Bento », page 120. 141 Pour revenir à Bento 1 ou 2 depuis Bento 3 : 1 Choisissez Bento > Quitter Bento. 2 Dans le Finder, choisissez Aller > Accueil. 3 Ouvrez le dossier de Bibliothèque, le dossier Application Support, et enfin le dossier Bento. Vous y trouvez le fichier de base de données actuel Bento 3 (bento.bentodb) et le fichier de sauvegarde de base de données Bento (bentoUpgradeBackup.bentodb). 142 Annexe B 4 Faites glisser le fichier bento.bentodb (Bento 3) dans la corbeille. 5 Renommez le fichier bentoUpgradeBackup.bentodb en bento.bentodb. Annexe B 143 6 Votre dossier doit maintenant apparaître comme dans l'image ci-dessous (bentoUpgradeBackup.bentodb a été remplacé par bento.bentodb). 7 Localisez et démarrez l'application Bento 1 ou Bento 2. Si vous avez remplacé l'application Bento 1 ou Bento 2 par la version d'essai Bento 3, vous pouvez télécharger une autre copie à partir du site Web de support Bento. 8 Vos données apparaissent dans Bento 1 ou Bento 2 comme avant que vous ne démarriez Bento 3. 9 Faites glisser l'application Bento 3 dans la corbeille. Ou renommez l'application (et stockez-la dans un autre dossier) au cas où vous auriez besoin de la réutiliser. 144 Annexe B Index A abonnements calendriers 47 ajout d'objets à 70 alias vers des fichiers ou des dossiers 93 alias vers des fichiers ou dossiers 105 alias vers fichiers ou dossiers 92 aligner les champs dans les formulaires 69 Aperçu rapide 101 AppleWorks, exportation de 112 application Carnet d'adresses 22 affichage de données 41 groupes Carnet d'adresses 43 application iCal 22 affichage de données 41 application iPhoto affichage de données 41 application Photo 22 B barre de navigation 27 bases de données désactiver le partage 38 importation de préparation pour 112 partage 37 bases de données partagée déconnexion 38 bases de données partagées recherche de 38 bento.bentodb 105, 131 Bento for iPhone, synchronisation avec Bento 133 bentoUpgradeBackup.bentodb 141 Bibliothèque Carnet d'adresses masquer 42 bibliothèque Carnet d'adresses champs mis à jour dans l'application Carnet d'adresses 45 description 43 bibliothèque d'Evénements iCal description 22, 33 bibliothèque des tâches iCa description 46, 50 bibliothèque des tâches iCal champs affichés dans l'application iCal 48 bibliothèque de Tâches iCal description 22, 33 bibliothèque du Carnet d'adresses description 22, 33 bibliothèque Evénements iCal champs mis à jour dans l'application iCal 48 description 46, 50 bibliothèque iCal, masquer 42 bibliothèque iPhoto description 33 masquer 43 bibliothèques 12 affichage de différentes données depuis 62 ajout au volet des bibliothèques 21 associer des enregistrements dans différents 94 changement de l'icône 37 création à l'aide de modèles 35 création à l'aide de modèles. 118 création par importation 37, 114 description 21, 33, 41 importation dans 115 regroupement 40, 85 suppression 40 visualiser les champs dans 31 C calculer des données dans 91 calculs,configuration 91 calendriers abonnements 47 affichage 46, 50 caméras iSight 104 Carnet d'adresses, application 8 Carnet d'adresses, bibliothèque 8 case à cocher 88 champ compte IM 89 champs 99 adresse 89 adresse e-mail 89 affichés à partir de Carnet d'adresses 45 affichés depuis iCal 48 145 ajout à un formulaire 65 ajout d'ombre à 68 alignement dans des formulaires 69 calcul 89 case à cocher 88 champs de liste 89 classement 89 compte IBM 89 compteur automatique 89 création 90, 98 dans bibliothèque en cours 31 dans différentes vues 61 date 88 déplacement 66 description 87 devise 89 Données associées 88 duplication 98 durée 88 encryptés 39, 89, 107 en vue formulaire 87 en vue Tableau 73 en vue tableau 87 heure 88 liste 88 liste de fichiers 88 liste de message 93 liste de messages 88 liste simple 88, 102 multimédia 88, 104 nombre 88 numéro de téléphone 89 partage 39 protection 107 redimensionner 66 remplissage automatique 81 sélection 66 supprimer d'un formulaire 67 texte 88 URL 89 verrouillage 108 verrouillés dans le volet Champs 98 champs d'adresse 89 champs d'adresse e-mail 89 champs de calcul 89 création 91 champs de compteur automatique 89 champs de date 88 champs de données associées 15, 88 création 94 et application Carnet d'adresses 96 et application iCal 96 et application iPhoto 97 recherche 97 champs de Durée 88 ouverture des fichiers à partir de 101 146 Index champs Liste simple 88, 102 champs de nombre 88 champs numéro de téléphone 89 champs Texte 88 champs devise 89 champs encryptés description 89 et mot de passe de base de données 107 partagés 39 recherche 28 champs Heure 88 champs liste 88, 89 champs Liste de fichiers 88 création 92 champs Liste de messages 88 champs liste de messages 93 champs multimédia 88, 104 champs URL 89 champs verrouillés, dans le volet Champs 98 ClarisWorks, exportation de 112 classement de champs 89 Collections 13 collections affichage de différentes données depuis 62 ajout au volet Bibliothèques 22 associer des enregistrements dans différents 94 création 56 description 23, 55 groupes Carnet d'adresses 43 importation dans 116 supprimer 57 visualiser les champs dans 31 collections intelligentes 44 création collections intelligentes 58 description 23, 57 colonnes en vue tableau. Voir aussi champs description 73 récapitulatif des données dans 81 redimensionnement 81 réorganisation 80 colonnes en vue tableau. Voir également les champs afficher ou masquer 79 contacts affichage 43 application Carnet d'adresses 41 associés 94 publipostage 100 copie d'enregistrements 77 copier des enregistrements 63 couleur du formulaire,changer 67 création bibliothèques 35 champs 90, 98 collections 56 enregistrements en vue formulaire 62 enregistrements en vue Tableau 75 formulaires 64 D date et heure actuelles 63 dates actuelle 63 affichage 46, 50 dépannage synchronisation Bento avec Bento for iPhone 135 didacticiel 18 diviseurs de colonnes 71 dossiers,bibliothèque 40, 85 dossiers de bibliothèque 40, 85 E échange de modèles 18 échange de modèles Bento 18 éléments de la vue grille définition du formulaire par défaut 85 éléments de vue Grille affichage 84 ajout des étiquettes 84 configuration du champ multimédia par défaut 84 description 83 éléments Mac OS X Mail 93 éléments vue grille modification de la taille d'affichage 85 e-mails envoi en vue formulaire 100 envoi en vue tableau 100 enregistrements ajout 62, 75, 115 ajout de fichiers média à 105 ajouter aux collections 56 associés 94 données de calcul 89 dupliquer 63, 77 édition en vue formulaire 63 édition en vue tableau 75 en vue formulaire 61 en vue Tableau 73 rechercher 28 sélection en vue Tableau 74 supprimer 40, 57, 64, 77 tri 77 envoi d'e-mails en vue formulaire publipostage 100 en vue tableau 100 espaces 71 espaces flexibles 71 étiquette champ 68 Index étiquettes champs 61 publipostage 125 étiquettes de champs 61 changement de la taille de texte 68 déplacement 68 étiquettes de publipostage 125 événements affichage 46, 50 application iCal 41 Événements iCal, bibliothèque 9 exporter au format CSV 120 au format de modèle de bibliothèque exporter 120 au format Excel 2008 120 au format Numbers 120 au format TAB 120 en faisant glisser les fichiers 122 F Fenêtre d'accueil 19 feuilles de calculs, importation de 112 fichiers audio 105 fichiers CSV 12 description 111 fichiers de valeurs séparées par des onglets, description 111 fichiers de valeurs séparées par des virgules 12 description 111 fichiers média 106 ajout 105 suppression 106 fichiers PDF 92 fichiers TAB, description 111 fichiers TSV 111 films 105 fonction Compte 82 fonction Maximum 82 fonction Minimum 82 fonction Moyenne 82 formulaire personnalisation 66 formulaires ajout d'objets à 69 ajout de champs à 65 ajout de diviseurs de colonnes à 71 ajout de fichiers média à 105 changement de la largeur de colonne 68 changer les thèmes 67 création 64 dupliquer 65 renommer 65 supprimer 65 vignettes dans la vue grille 83 147 formules 91 forum 18 forum Bento 18 G groupes, Carnet d'adresses collections Bento 43 groupes intelligents 44 H heure, actuelle 63 I iCal, application 9 icône de bibliothèques 37 images 104 déplacement et redimensionnement 106 enregistrement 106 importation 12 dans nouvelle bibliothèque 114 dans une bibliothèque 115 description 111 modèles de bibliothèque 118 impression 123 enregistrements sélectionnés 124 étiquettes de publipostage 125 iPhone 133 iPhoto, application 10 iPhoto, bibliothèque 10 iPod touch 133 iTunes ajout de fichiers à des champs multimédia 105 J JPEG 104 jumelage de périphériques 133 L largeur de colonne (formulaires) 68 ligne récapitulative 81 lignes de la vue Tableau. Voir Enregistrements listes d'enregistrements connexes. Voir les champs de données associées Listes de lecture iTunes 55 M mappage de champs 117 modèles 11 création de bibliothèque avec 35 description 23 modèle vierge 35 Modèle vierge 35 Mot de passe de base de données 107 Voir aussi Mot de passe de partage 148 Index Mot de passe de partage 39 Voir également Mot de passe de base de données mots de passe pour bases de données partagées 39 pour champs de base de données et encryptés 107 MP3, fichier 104 musique 105 N nom de champ 90 nom de colonne 115 noms de champs changement dans le volet Champs 98 changer en vue tableau 78 noms de fichier définition au cours de l'importation 115 O objets déplacement dans formulaire 66 redimensionner 66 sélection dans formulaire 66 zones d'image 70 zones de texte 69 opérateurs 91 P partage de bases de données 37 désactivation 38 recherche 38 passcode 134 périphériques, synchronisation 133 personnalisation des champs 66 photos 104 prévisualiser les fichiers avec Aperçu rapide 101 Q QuickTime 104 R Raccourcis clavier 137 recherche 28 Recherche avancée 30 rechercher des enregistrements 28 regroupement des bibliothèques 40, 85 relations 15, 94 remplissage automatique des champs 81 réseau d'ordinateurs 133 réseaux d'ordinateurs 134 réseaux Wi-Fi 133, 134 résolution des problèmes mises à jour iPhoto 51 Résolution des problèmes liés aux mises à jour d'iCal 49, 51 Résolution des problèmes liés aux mises à jour du Carnet d'adresses 45 restaurer des données 130 Retour à une version précédente de Bento 142 S sauvegarde désactiver le rappel 129 description 127 sauvegardes, restauration à partir de 130 sélection d'enregistrements en 74 Sélectionneur de thème 67 séparateurs, horizontaux 70 sources de données, indication pour les enregistrements associés 95 support technique 18 suppression bibliothèques 40 champs et données 99 supprimer collections 57 enregistrements 40, 64, 77 formulaires 65 supprimer d'un formulaire 67 supprimer des données de 99 supprimer des enregistrements d'une collection 57 synchronisation Bento avec Bento for iPhone 133, 135 Bento 108 champs 108 volet Bibliothèques description 21 masquer 20 volet Champs description 31, 97 masquer 20, 80 utilisation pour masquer les champs en vue Tableau 79 volet des bibliothèques modifier la taille des icônes et du texte 22 Volet des champs 20 vue formulaire boutons Aperçu et Détails 27 description 26, 34, 61 vue fractionnée, description 26, 62 vue grille, description 26, 83 vues, description 24 vue Tableau 74 taille du texte 74 vue tableau copier et coller des données dans 75 description 25, 34, 73 Z Zone des enregistrements 20 zones d'image 70 zones de texte 69 T tâches affichage 46, 50 application iCal 41 taille de la police modification en vue Tableau 74 taille de police changer en vue formulaire 68 texte, changer la taille 68 thèmes changer pour un formulaire 67 description 26 Time Machine 127, 131 trier les enregistrements 77 types de champ description 88 et exportation 123 types de champs changer les types de champs 99 sélection 90 types de fichier et importation 119 V verrouillage Index 149