ATTESTATION POUR ABONNEMENT DE BUS. INRIA Projet

Ci-dessous, vous trouverez de brèves informations pour le guide de l'assistante d'équipe. Ce guide détaille les fonctions d'une assistante de projet au sein de l'INRIA (Institut National de Recherche en Informatique et en Automatique). Il couvre des aspects allant du secrétariat à la gestion budgétaire, en passant par l'organisation de missions et l'accueil des nouveaux arrivants.

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Document

Présentation sur Papier à entête.

ATTESTATION POUR ABONNEMENT DE BUS

Je, soussigné XXX, atteste que Melle XXX est employée en tant que XXX scientifique au Centre de Recherche de l'I.N.R.I.A. Sophia Antipolis

Méditerranée, au sein du Projet XXX, et ce durant la période du 04/03/09 au

18/07/09.

Fait pour valoir ce que de droit.

Sophia Antipolis, le 2004.

Directeur de Recherche

Responsable du Projet XX

Procédure de saisie des missions sous IZIGFD

Ouvrir votre navigateur internet

Lancer IZIGFD qui doit faire partie de vos favoris ou alors taper : https://izi.inria.fr/tiki-index.php

Entrer votre login et mot de passe ILDAP INRIA

Vous retrouverez alors les icônes suivantes :

Vous avez trois options :

Saisir une nouvelle mission

Consulter l’état d’avancement du remboursement de vos missions déjà effectuées

Rentrer les informations liées à votre retour de mission (montant ticket aéroport…)

Pour saisir votre mission, vous devrez remplir les cases du formulaire correspondant aux informations de la mission, date, type du déplacement, lieu, moyen de transport, motif de la mission, commentaires (tout ce qui peut intéresser le gestionnaire de mission pour établir l’état de frais de la mission, le lien web de la conférence….), le trajet…



Le code structure du projet est incrémenté automatiquement. Si l’imputation budgétaire de la dépense est différente, alors il vous faudra indiquer le code exact de la structure endossant la dépense.

Après validation des données, vous pouvez cliquer sur confirmer et ainsi votre mission entrera dans la base des missions à traiter par votre gestionnaire de missions.

Procédure d’utilisation BO: BUSINESS OBJECTS

BO est uniquement un logiciel d’extraction de données du progiciel GIRHAF.

Il rapatrie les données qui se trouvent soit dans GFD soit dans OPSF.

Support GIRHAF : http://www-sop.inria.fr/si-support/

Lorsque votre compte BO est créé par l’intermédiaire du support Girhaf, login=mot de passe.

Vous devez changer votre mot de passe lors de la première utilisation.

Vous pouvez lancer BO V6 soit en allant chercher la ligne dans Tous les programmes/

Business Objects 6-5, soit en cliquant sur le raccourci "applications distantes" puis applications administratives/Business Objects 6-5.

Vous trouverez les requêtes sur le personnel sous T:\bacf\public\2-BUDGET 2008\Requete enveloppe 1 par projet.

Pour le détail de vos missions, une requête est régulièrement mise à jour par notre régisseur.

Vous devrez la réclamer auprès d’une AEP ou du régisseur pour pouvoir utiliser BO et pointer vos missions.

Vous pouvez alors enregistrer votre requête sur votre bureau et l’actualiser à chaque utilisation.

Exemple de fichier Excel, budget enveloppe 2 d’un projet.

Noms

Prénoms date

lieu

objet de la mission cout

Voyage

EFP

EFD cout

Séjour

EFP

EFD cout Dot total initiale

Contrat

XXX

ARC

XXX

ACI

XXX

STIC

0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 €

dépenses dépenses dépenses dépenses dépenses

6 XX

7 XX

8 XX

9 XX

10 XX

11 XX

12 XX

13 XX

14 XX

15 XX

16 XX

17 XX

18 XX

19 XX

20 XX

21 XX

22 XX

N°OM

1 XX

2 XX

3 XX

4 XX

5 XX

XXXX

XX/XX/XX XX

XXX

0,00

Obs

Disponible

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx

Date retour

xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx

Caractéristiques clés

Gestion administrative des projets de recherche.
Organisation et suivi des missions des personnels.
Préparation et gestion des budgets des équipes de projet.
Accueil et support administratif aux personnels des équipes.
Communication et interface avec les différents services de l'INRIA.
Maintien et création de sites web liés aux projets.

Questions fréquemment posées

Vous devez au préalable demander la création de son profil IZI au bureau des missions ([email protected]). Vous devez absolument fournir les éléments suivants : Son statut, son adresse personnelle, son adresse administrative, ainsi qu’un exemplaire papier de son RIB (ou doc international).

Les barèmes de paiement des personnels sont accessibles sur le portail formulaires.

La demande FSD (notice d’accueil de ressortissant étranger) doit être formulée 2 mois avant la date prévue de l’arrivée.