EVALUATION
LISTE DES POINTS ABORDES PENDANT LA
PERIODE DE TUTORAT
THEMES
Mozilla Firefox
Serveur interne INRIA
Utilisation des formulaires
Calendar
Business Objects
FIDO
Statut du personnel
Ouvertures de comptes informatiques
Missions (organisation + izigfd)
Accueil des personnels non titulaires
(formulaires)
Hébergement
Listes de diffusion/ SYMPA
N° téléphones
Budget
Organisation des conférences et autres
Financement des projets
Réservation salles
Commande de fournitures fax & scan
Badges d’accès
Réservation de taxi
Gener (clés – fournitures – installation des bureaux)
SEMIR
Listing congés et absences personnel
Réservation véhicule de service
Demande d’un bon de commande
Réservation hôtel
Abordé et utilisé
Partiel. abordé
Non utilisé
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ANNEXES :
Exemple de mail pour prendre contact avec tout nouveau personnel à accueillir au sein d’un projet :
Bonjour,
Prof XXX nous a informés que vous alliez effectuer un stage/ en tant que Doctorant, Post-doc au sein du projet XXX du XXX au XXX 2009.
Nous sommes ravis de vous recevoir à l'INRIA Sophia Antipolis.
Assistante du projet XXX, je vous contacte quant aux aspects administratifs de votre dossier.
Afin de préparer au mieux votre séjour, nous devons régler les détails administratifs au préalable et surtout disposer de documents rapidement pour monter votre dossier d'accueil.
Serait il possible pour cela de nous fournir rapidement:
- un CV (mentionnant votre date et lieu de naissance) (par mail de préférence)
- un RIB pour votre financement
- la notice de renseignements ci-jointe remplie et signée
- Copie carte d'étudiante.
- Attestation Egide remplie et signée (doc joint)
- copie de votre attestation de sécurité sociale + responsabilité civile
- copie de carte de séjour (si étranger)
Concernant votre hébergement, il est souvent difficile de trouver quelque chose à un prix raisonnable sur la Côte d'Azur.
Pour un stagiaire « Nous pouvons pour notre part vous proposer une chambre en résidence international au tarif préférentiel de 7 euros la nuit. »
Faites moi savoir si vous avez besoin de conseils à ce sujet.
N'hésitez pas à me contacter pour toute information complémentaire.
Merci de votre aide.
Cordialement,
XXX
Docs joints : notice individuelle .doc, attestation sur l’honneur Egide .doc
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Exemple de mail en anglais pour prendre contact avec tout nouveau personnel à accueillir au sein d’un projet :
Dear XXX,
Prof XXX has informed us about your future stay among the research team XXX as a Phd
Student/ a post-doctorate.
We are pleased to welcome you within the project.
I work at the administrative purposes of the APICS research team.
In order to prepare your file for your arrival in DATE at the INRIA, we would need some documents and the attached document signed as followed.
- a complete CV (date and place of birth )
- copy of your student card
- copy of your VISA
- banking details (Bank name and address, IBAN, swift code, account number...)
- the attached document filled in (Notice de renseignements )
- the attached document signed (Attestation sur l’honneur EGIDE)
Then we need to see for your accommodation since prices are very high on the Cote d’Azur at this period.
For an Internship “You may have the possibility of renting a room for a special rate of 5 euros a day, but this room offers minimum of comfort”. It is located 5 minutes far from INRIA per bus.
Let me know if I can be of any help on this matter.
According to your VISA, I advise you to contact your ambassy/consultate to get precise information about your VISA (long or short stay VISA) that you should get in order to come to
France as a student.
Anyway, do not hesitate to contact me for any further information.
Best regards,
XXX
Attached documents : notice individuelle .doc, attestation sur l’honneur Egide .doc
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Exemple de lettre d’invitation en anglais préalable à tout accueil de personnel
étranger :
Object: Invitation letter
Dear Mr./Prof./Miss/Ms. XX,
I would like to invite you to come at INRIA Sophia Antipolis in France to work with us as a Master student in (nom projet) research group/to visit (nom projet) research team for
(nb) months/weeks (from date until date). We booked a student room in Centre
International de Valbonne, in Sophia Antipolis/a appartmento to Resideal in Antibes.
We very much look forward to your visit.
Yours sincerely,
-------
Exemple de lettre d’invitation en français préalable à tout accueil de personnel
étranger :
Madame, Monsieur,
Le projet XXX va accueillir XXX, Stagiaire XXX qui viendra du XX au XX travailler à
XXX. Pendant cette période, M. XXX sera logé au CIV à Sophia Antipolis.
Fait à Sophia-Antipolis, le XXX
XXX
Directeur de Recherche
Projet XXX
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Exemple de mail envoyé au préalable de toute arrivée de nouveau personnel :
Bonjour,
Je souhaite donc faire un point concernant votre arrivée à l'INRIA.
Nous vous attendons le XXX 2006 à l'INRIA.
Pour venir à l'INRIA vous pouvez avoir les directions sur ce lien: http://wwwsop.inria.fr/presentation/localisation_fr.shtml
Au poste de garde de l'INRIA, vous demanderez à me contacter pour accéder au site.
Vous devrez dans un premier lieu laisser votre carte d'identité au poste de garde que vous récupérez dans la journée dès obtention de votre badge d'accès.
Le gardien vous dirigera vers mon bureau qui se trouve au XXX.
Merci de me tenir informée en cas de changement ou problème de dernière minute.
Je vous souhaite donc un bon voyage! A bientôt!
Cordialement,
XXX
Exemple de mail en anglais envoyé au préalable de toute arrivée de nouveau personnel :
Dear XXX you are about to arrive on the Cote d’Azur and I wanted to check your arrival date.
You are expected on XXX 2006 at the INRIA Sophia.
You may need the directions to get here.
Here is a useful weblink for any transport means: http://wwwsop.inria.fr/presentation/localisation_fr.shtml
At the entrance an ID will be required to get inside the institute. You will be able to get your ID back at the end of the day since a badge will be provided to you on your first day.
The gatekeeper will show you the way to my office which is located at XXX.
Please let me know if any change occurs.
I wish you a pleasant trip.
Best regards,
XXX
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Cheklist Mission
DATE DE DEPART PREVUE LE
DATE DE RETOUR PREVUE LE
NOM
COORDONNEES ADMINISTRATIVES
COORDONNEES PERSONNELLES
INTITULE MISSION
OM N°
MONTANT BILLET (CWL)
MONTANT INSCRIPTION CONFERENCE
RESERVATION HOTEL
TRANSFERT DAM AU BMC
OM RENTRE SOUS IZIGFD LE
Documents requis
ATTESTATION NON PAIEMENT
CONFIRMATION INSCRIPTION CONFERENCE
LIEN INTERNET CONFERENCE
DOCUMENT SUPPLEMENTAIRE
Documents remis au SRH le
FINANCEMENT/ CODE STRUCTURE
ESTIMATION DEPENSE
RETOUR OM
REMARQUES
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Exemple checklist organisation manifestation:
DATE
RESPONSABLE
Nombre et/ou Noms participants
Missions à effectuer
RESERVATION SALLE
INFORMATIONS
NOTE A LA CAFETERIA POUR PAUSES
ATTESTATION DE REPAS
NOTE GARDIENS
TAXIS
DOCUMENTS SUPPLEMENTAIRES
BUDGETER
FAIT LE
Remarques
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Présentation sur Papier à entête.
PROGRAMME DE TRAVAIL
De : NOM DE LA PERSONNE INVITEE
Le programme de travail prévu porte sur…
Fait à Sophia-Antipolis, le 5 mai 2004
XXX
Directeur de Recherche
Chef du Projet XXX
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Présentation sur Papier à entête.
ATTESTATION
De : XXX
NOM, chercheur dans notre Institut doit assister à la conférence :
"
4th International Symposium on Wastewater Reclamation and Reuse"
a Mexico City en novembre (17-21 novembre)
Afin de s'y rendre il a besoin de faire renouveler son passeport périmé.
Aussi, vous serais-je très reconnaissant de bien vouloir lui faciliter les démarches pour qu'il puisse obtenir ce document, dans un délai lui permettant d'organiser son voyage.
Je vous en remercie par avance.
Fait à Sophia-Antipolis, le 28 Octobre 2003
XXX
Directeur de Recherche
Chef du Projet XXX
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