Les fonctions avancées. EBP Classic

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Le Tableau de bord

Les fonctions avancées

Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans

EBP Compta & Gestion Commerciale Classic

L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.

1. LE TABLEAU DE BORD

Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.

Vous pouvez visualiser les informations suivantes : x

Les devis à relancer ; x

Les échéances échues ; x

Les statistiques des ventes ; x

Les meilleurs clients et articles ; x

Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; x

L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; x

Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; x

Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.

Astuce

Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.

Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.

2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS

Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement

(à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population.

Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, famille clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles), et de paliers.

La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise.

L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs.

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LES FONCTIONS AVANCEES

3. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION

Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou

DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.

Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.

Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes.

Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en

échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089

DEEE.pdf).

Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps.

Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France

(DOM & Corse inclus).

Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.

3.1. Création du barème éco-contribution

Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé.

Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres -

Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.

3.2. Utilisation du barème éco-contribution

L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.

Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant

de l'éco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu

Paramètres.

Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est en TTC.

Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures,

Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.

En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document.

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La Gestion des frais de port

Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique éco-

contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.

4. LA GESTION DES FRAIS DE PORT

Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers -

Frais de port.

Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente.

La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul.

Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note.

4.1. Création d’un frais de port

Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres -

Divers – Frais de port.

Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port.

Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier).

4.1.1. Frais de port simple

Les modes de calcul des frais de port simple sont :



Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.



% du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.

Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs

« Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut.

4.1.2. Frais de port par palier

Les modes de calcul des frais de port par palier sont :



Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.



Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.



Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.



Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".



Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document.

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LES FONCTIONS AVANCEES

Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut.

La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer,

Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».

4.1.3. Compte comptable de la fiche

L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA.

Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.

Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.

4.2. Utilisation des frais de port

4.2.1. Sur la fiche client

Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet

Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable.

4.2.2. Dans les documents

Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet

Détail.

Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance.

Remarque

Pour un frais de port défini avec un mode de calcul « Montant Fixe », vous pouvez saisir un montant différent dans le pied de l’onglet Détail.

5. LA GESTION DES COMMISSIONS

Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents

(commande, bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier.

Le calcul des commissions varie en fonction :

 des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,

 des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles,

échéances, règlements).

Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux -

Commissions.

Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer.

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Les historiques

Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers.

Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci.

Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions.

6. LES HISTORIQUES

6.1. Historique de la ligne article

L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document.

Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le bouton Détail.

Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé, x issu d'un autre document, x transféré/regroupé vers un autre type de document.

Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.

Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la

"date du document" et la "Quantité de l'article".

6.2. Historique du document

L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat.

Remarque

Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures.

Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte.

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LES FONCTIONS AVANCEES

L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé x issu d'un autre document x transféré/regroupé vers un autre type de document.

L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".

Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.

Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples.

6.3. Historique des ventes

Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.

Remarque

A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton

Actualiser la liste

6.4. Historique des achats

Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.

Remarque

A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton

Actualiser la liste

Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.

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les écheanciers

7. LES ECHEANCIERS

Dans le module Gestion Commerciale, la consultation des échéances clients s'effectue à partir :

 de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients,

 de la fiche client,

 du menu Règlements - Clients - Échéanciers,

 du menu Ventes - Règlements - Échéanciers.

La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe.

L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée.

Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton

Imprimer

de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.

Pour gérer les échéanciers dans le module compta, vous devez au préalable activer l’option sur l’exercice et les fiches comptes.

Deux échéanciers existent :



Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures.



Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à

l’échéancier règlements.

Il se décompose en trois parties :



L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d’échéances créés dans la partie ventilation.



La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.



La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ

Montant imputé est saisissable, le bouton pointer permet de rattacher une ligne d’échéance de la partie ventilation à une ligne d’échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement.

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LES FONCTIONS AVANCEES

8. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS

A partir d’une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion Commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers.

Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte

Tiers (client ou fournisseur) du module Compta.

9. LES RELANCES

Il existe deux types de relances :



Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,

 les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.

Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton

Imprimer

disponible dans la barre d'outils.

Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton

Imprimer

disponible dans la barre d'outils.

10. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE

Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.

11. LES STATISTIQUES

Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs -

Statistiques ou Articles - Statistiques).

Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.

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la communication entreprise expert

12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT

Cet outil permet de :



Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.



Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels.

Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.

13. LE GRAND LIVRE INTERACTIF

Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.

Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le

lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.

14. LA BALANCE INTERACTIVE

Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.

Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage

automatique.

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LES FONCTIONS AVANCEES

15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?

Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du

24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.

Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.

Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu

Outils - Archivage.

Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.

Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.

La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.

Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type

Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.

16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?

Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils -

Journal des événements.

Il stocke les informations concernant : x la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, x le manque d'un n° TVA intracommunautaire, x la suppression de documents, x le changement de code, x la clôture mensuelle, x la validation des écritures, x le changement de type de numérotation d’un journal…

Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués.

Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du

07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.

Il est possible d'imprimer le journal des événements.

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