Financement des formations de conducteurs routiers par l'Association pour le développement de la Formation professionnelle dans les Transports
2
R
EALISATION DES DEMANDES D
'
AIDE
2.1
Accès à l’application
Le site AFT est accessible à l’adresse suivante :
http://aft.valinformatique.net
Une page d’accueil présentée en couverture de ce document permet de mentionner votre identifiant (l'adresse mail que vous avez communiquée à l'AFT) et votre mot de passe pour accéder à l’application.
Le mot de passe vous est communiqué par l'AFT. Il est constitué de six caractères avec, en alternance, une lettre en majuscule et un chiffre (ex : A1B2C3).
Tout changement de correspondant doit être signalé à l'AFT pour l'attribution d'un nouveau mot de passe.
La connexion permet d'accéder au menu principal à partir duquel vous pourrez :
Choisir l'opération que vous souhaitez réaliser
Accéder aux conditions générales et au manuel d'utilisation
2.2
Saisie manuelle d'une demande d'aide
Etre informé des mises à jour et évolutions du système
Cliquer sur aft_financement-formations_notice_150801 6
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Vous accédez à l’écran de saisie constitué de 6 pavés d'informations et de 3 boutons de commande.
Le bouton "Suivant" permet de passer à l'étape suivante : la validation de la demande.
Le bouton "Enregistrer" permet de conserver les données saisies et d'attribuer un n° de dossier. Le dossier est alors en statut "PRE-DEMANDE"
Cette commande renvoie automatiquement à la liste de suivi des demandes (voir en 2.4.1)
Si la saisie est incomplète la validation échoue et un motif de blocage est mentionné dans la zone
"motif de blocage". Le statut du dossier reste en PRE-DEMANDE
Informations permettant de suivre l'évolution du dossier renseignées automatiquement
Informations relatives à la formation à renseigner obligatoirement
Informations relatives à l'instruction de la demande par l'AFT
Informations relatives au stagiaire demandeur
à renseigner obligatoirement
Informations relatives à l'employeur du stagiaire demandeur à renseigner obligatoirement si salarié ou POE individuelle
Informations relatives à l'organisme de formation renseignées automatiquement selon les déclarations faites à l'AFT
Informations relatives aux interventions sur le dossier renseignées automatiquement aft_financement-formations_notice_150801 7
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2.2.1
Saisie des informations relatives à la formation
Liste déroulante affichant les formations en lien avec les agréments que vous avez déclarés à l'AFT
A renseigner obligatoirement
Informations propres à chaque organisme de formation permettant d'établir une relation entre la base de donnée AFT et votre propre organisation.
Date de début et date de fin de la formation
Possibilité de saisie directe de la date ou d'utiliser un calendrier
Liste déroulante affichant tous les OFA auxquels vous êtes associé(e)
Informations relatives au prix de vente de la formation
Indiquer le taux horaire que vous facturez au financeur principal.
Si plusieurs financeurs principaux (ex : POE), indiquer la somme des financements (toujours hors cofinancement AFT).
Durée de la formation.
Saisir une durée (uniquement en chiffres)
égale ou inférieure à la durée de référence mentionnée dans les conditions générales
Indiquer le montant total HT que vous facturez au(x) financeur(s) principal(aux)
Attention !
Si vous gérez plusieurs OFA, la liste déroulante "code OFA" vous propose tous ceux qui vous sont rattachés
Dès que vous avez sélectionné celui pour lequel vous souhaitez réaliser une demande, cliquez sur ENREGISTRER avant toute autre saisie afin que la liste des formations corresponde à celles pour lesquelles l'OFA sélectionné dispose d'un agrément.
aft_financement-formations_notice_150801 8
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2.2.2
Saisie des informations relatives au stagiaire demandeur
A renseigner obligatoirement sauf :
-
Le n° de téléphone portable si le n° de téléphone fixe est renseigné et inversement
-
L'adresse mail
-
L'information "Si autre"
-
Le n° de sécurité sociale
-
L'adresse 2
Liste déroulante affichant les différentes situations possibles pour les stagiaires demandeurs
A noter : Vous pouvez interrompre votre saisie à tout moment et l'enregistrer.
2.2.3
Saisie des informations relatives à l'employeur du demandeur
A renseigner obligatoirement si la situation du demandeur à l'entrée en formation est l'une des suivantes:
SFC - Salarié ou intérimaire en formation continue hors contrat de professionnalisation et période de professionnalisation
SCIF - Salarié ou intérimaire en CIF
SDIF - Salarié ou intérimaire en DIF
SCOPRO - Salarié ou intérimaire en contrat de professionnalisation
SPEPRO - Salarié ou intérimaire en période de professionnalisation
DEPOEI - Demandeur d'emploi en préparation opérationnelle à l'emploi (POE individuelle) ou assimilé
Seul le champ "Adresse 2" est facultatif
Liste déroulante affichant 3 options :
1 – française
2- union européenne
3- hors union européenne aft_financement-formations_notice_150801 9
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2.2.4
Validation et génération d'une demande d'aide
Lorsque la saisie de la demande est terminée cliquez sur la commande "Suivant"
La demande est alors affichée en "demande non validée" (fichier pdf)
Si vous avez saisi l'intégralité des informations nécessaires, une deuxième action sur cette commande valide la demande, génère le document définitif avec un QR code et vous le présente en fichier pdf.
La demande est alors en statut GENEREE .
Toutes les opérations suivantes doivent être réalisées à partir de l'écran liste aft_financement-formations_notice_150801 10
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2.3
Import des demandes d'aide
La commande "Importer des demandes" permet le transfert des données de l'OFA vers la base de données AFT par l'intermédiaire d’un fichier d’import répondant exactement aux caractéristiques mentionnées en annexe 7.3.
Cliquer sur
L'adresse mail qui s'affiche est celle de la personne qui s'est connectée. Si vous souhaitez que les rapports d'importation soient orientés différemment il suffit de changer l'adresse
Dès que l'import est terminé les demandes sont consultables en statut PRE-DEMANDE,
Il reste à choisir le fichier à importer et de cliquer sur OK. Un mail contenant le rapport d'importation est envoyé aussitôt Ce rapport vous permettra d'identifier les
éventuels rejets et leurs motifs. et un rapport d'importation est envoyé par mail.
Date Import n°6 d'import : 12/12/2013 09:45
Nom du fichier importé : test_2_OFA 90109_une erreur par ligne sans
DEPOEC.csv
Nombre de demandes traitées : 29
Nombre de demandes importées avec succès : 0
Nombre de demandes rejetées : 29
N°
Ligne
Code
Participation
Code
Session
Réserve
OFA
Message d'erreur
28
28
1201213781
1201213781
12012fm111
12012fm111
’D_DATE NAISSANCE_DEMANDEUR’ : Valeur ’06/03/19899’ incorrecte (type de données attendu : date (jj/mm/aaaa))
’D_FORM_DATFIN’ : Valeur ’07/011/2011’ incorrecte (type de données attendu : date
(jj/mm/aaaa))
2 120121263 12011tpmp3 ’D_NOM_DEMANDEUR’ : Valeur obligatoire
L'import peut échouer si :
le fichier présente des anomalies quant à sa structure,
les formats de données ne sont pas conformes aux critères définis,
il manque des informations obligatoires.
Voir liste des motifs de rejets en annexe 7.4
aft_financement-formations_notice_150801 11
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2.3.1
Suivi des imports
Cette action permet de regrouper une série de rapports d'importation et de les envoyer vers une adresse mail ou de les récupérer en format csv.
Cliquer sur
L'adresse mail qui s'affiche est celle de la personne qui s'est connectée. Si vous souhaitez que les rapports d'importation soient orientés différemment il suffit de changer l'adresse
Cette commande permet d'obtenir le rapport d'importation sur fichier CSV aft_financement-formations_notice_150801 12
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2.4
Gestion des demandes à partir de la liste de suivi
Pour toutes les opérations à réaliser après la génération des demandes il est nécessaire d'utiliser l'écran liste.
Cliquer sur
2.4.1
Fonctionnalités de l'écran de suivi
Sélectionner des demandes selon différents critères
Réaliser une nouvelle demande Intégrer les informations relatives aux factures ou avoir.
Déclencher la recherche après la sélection du ou des critères
Retourner au menu principal
Vous pouvez à tout moment afficher la demande en format "pdf"
Consulter la demande signée après que vous l'ayez déposée
En statut de pré-demande, il est possible de supprimer une ligne en cliquant sur le bouton "poubelle"
Ce bouton permet d'accéder à l'écran de saisie de la demande et de la modifier. Il est possible de modifier la demande jusqu'à sa dépose (voir "dépose de la demande " en 2.4.4).
Après avoir effectué une sélection vous pouvez cocher la ou les demandes pour lesquelles vous souhaiter réaliser une action aft_financement-formations_notice_150801 13
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2.4.2
Validation et génération des demandes d'aide
1 - Sélectionner toutes vos demandes en statut PRE-DEMANDE
2 – Cliquer sur "Rechercher"
3 - Cocher toutes celles que vous souhaitez valider
4 – Sélectionner
"Valider" dans la liste des actions
OFA
Les demandes passent alors en statut GENEREE
2.4.3
Impression des demandes
1 - Sélectionner toutes vos demandes en statut
GENEREE
2 – Cliquer sur "Rechercher"
3 - Cocher toutes celles que vous souhaitez imprimer
4 – Sélectionner
"Imprimer" dans la liste des actions
OFA
5 – Vous pouvez
Soit imprimer directement
Soit enregistrer le fichier pour une impression différée
La ou les demandes sélectionnées sont affichées en format pdf aft_financement-formations_notice_150801
Les demandes passent alors en statut "IMPRIMEE".
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2.4.4
Modification d'une demande
Toute demande peut être modifiée avant qu'elle ne soit transmise à l'AFT (déposée).
Dès que le dossier est en statut "CONTROLE AFT A FAIRE" la demande n'est plus modifiable.
Les éventuelles modifications doivent être saisies manuellement via l'écran de saisie en sélectionnant le n° de dossier concerné.
A noter : ne pas oublier de valider la demande après toute modification sinon le dossier se retrouvera au statut de pré-demande
Dans l'éventualité d'un changement de situation du demandeur en cours de formation (après notification de l'aide par l'AFT) ayant une incidence sur le montant de l'aide accordée (ex: passage de public non prioritaire à public prioritaire), vous devez annuler la demande initiale avant de réaliser la nouvelle. aft_financement-formations_notice_150801 15
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2.5
Subrogation : informations sur la demande
La partie du document ci-dessous dédiée à la matérialisation de l'accord de subrogation doit être intégralement renseignée.
J'accepte les conditions générales applicables au présent dispostif d'aide.
Je certifie sur l'honneur l'exactitude des renseignements portés sur le présent document
Date :
Signature du stagiaire demandeur :
J'accepte les conditions générales applicables au présent dispostif d'aide.
Je certifie sur l'honneur l'exactitude des renseignements portés sur le présent document
Pour l'organisme de formation,
Nom :
Date :
Cachet :
Signature :
Les deux signatures
-
sont impératives pour qu’il y ait subrogation et donc possibilité de paiement de l’aide directement à l’organisme de formation et non au demandeur,
-
sont une reconnaissance de l'acceptation des règles définies dans les conditions générales.
2.6
Dépose de la demande à l’AFT
A réaliser après signature du document par le stagiaire demandeur et le représentant de l'OFA et après avoir scanné le document
Attention! Une seule demande par fichier pdf.
Cliquer sur
Rechercher le document
"pdf" là où vous l'avez stocké
Valider votre sélection aft_financement-formations_notice_150801 16
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A noter
La pièce "déposée" est automatiquement rattachée au dossier par reconnaissance du QR code.
Pour que ce rattachement par QR code se fasse correctement, une bonne qualité d'impression est impérative et le niveau de résolution du scannage doit être au minimum de 300 dpi (ou ppp)
Il est possible de déposer plusieurs demandes en une seule opération en compressant plusieurs fichiers issus du scannage dans un dossier ZIP
Les demandes doivent être déposées dans un délai maximum de 7 jours calendaires après le début de la formation
La dépose de la demande signée est un préalable à son instruction par l’AFT.
Le dossier passe alors en statut "Contrôle AFT faire". Sa modification n'est plus possible.
ATTENTION!
- Un "Contrôle AFT KO", ne prolonge pas automatiquement le délai de dépose de la demande. Néanmoins, un délai de 2 jours ouvrables est accordé après notification du contrôle KO pour mise en conformité du dossier
- La dépose d'une demande n'est possible qu'en statut "généré", "imprimé" ou "Contrôle AFT KO".
2.7
Suivi de la demande après dépose
2.7.1
Suivi de l'instruction par l'AFT
L'écran liste permet de connaître le niveau d'avancement de tous les dossiers.
-
Pour consulter tous les dossiers valorisés, sélectionner "Valorisée" dans la liste des statuts puis cliquer sur
"Rechercher".
-
Pour vérifier si aucun dossier n'est refusé, sélectionner "refusée" dans la liste des statuts puis cliquer sur
"Rechercher".
-
Pour mettre en évidence toutes les demandes à confirmer, sélectionner "Valorisée" dans la liste des statuts, cliquer sur "Rechercher", puis sur l'entête de colonne "Date conf."; les dossiers seront regroupés par date de confirmation ou par absence de date dans la colonne. aft_financement-formations_notice_150801 17
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2.7.2
Confirmation de la demande
A – Demande déposée avant le début de la formation
Toute demande doit être confirmée au plus tard 9 jours calendaires après le début de la formation.
1- Sélectionner le statut
"valorisée"
3- Cocher toutes les demandes à confirmer
2- Déclencher la recherche
4- Sélectionner l'action
"confirmer"
A défaut, le dossier est annulé par l'AFT
.
B – Demande déposées entre le premier jour de formation et le septième
La confirmation de la demande se fait automatiquement
Attention :
Si après un "contrôle AFT KO" vous redéposer la demande après le 7
ème
jour, il vous faudra la confirmer.
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