Arc Conseil Syndical Manuel utilisateur

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Association des Responsables de Copropriété

25/31, rue Joseph Python

75020 PARIS

Tél.: 01 40 30 12 82

Fax : 01 40 30 12 63 www.arc-copro.fr

Tous droits réservés. Toutes reproductions, même partielle et quel qu’en soit le support, est interdit sans autorisation de l’ARC, propriétaire des droits.

© Juin 2015

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L’ARC, Association des Responsables de Copropriété, est une association à but non lucratif (loi de 1901) créée en 1987. Elle est implantée, en 2015, sur plus de 14 000 immeubles en copropriété représentant plus de 900 000 lots principaux.

L’ARC siège par ailleurs dans de nombreuses commissions officielles où elle représente les intérêts des copropriétaires.

L’ARC a créé une coopérative (Copropriété-Services) réservée à ses adhérents collectifs, qui apporte de nombreux services aux copropriétés (groupement d’achats, audits techniques, référencement d’entreprises, services comptables, logiciels, sites gratuits, etc.).

L’ARC aide ainsi tous ses adhérents à résoudre l’ensemble des problèmes d’ordre juridique, comptable, financier, technique et pratique qu’ils rencontrent dans leur copropriété et à améliorer la gestion de ces copropriétés.

Les adhérents de l’ARC sont :

• des conseils syndicaux, dans des copropriétés gérées par des professionnels ;

• des syndics bénévoles ;

• des groupes de copropriétaires ou des copropriétaires à titre individuel confrontés à des problèmes personnels.

Pour plus de renseignements, vous pouvez vous adresser à :

ARC

27/31, rue Joseph Python 75020 PARIS

Tél : 01 40 30 12 82 - Fax : 01 40 30 12 63 www.arc-copro.fr

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L’adhésion à l’ARC des conseils syndicaux

Chers nouveaux adhérents ou futurs adhérents,

Notre association va s’efforcer d’aider le plus efficacement possible les copropriétaires dans votre tâche essentielle de conseil syndical.

Pour vous orienter d’emblée parmi toutes les formes d’aides que nous mettons en place et développons en permanence, nous avons réalisé un livret présentant tous les services et avantages liés à l’adhésion.

Ce livret pourra aussi vous permettre - si vous êtes présidente ou président de conseil syndical - de transmettre plus facilement l’information aux autres membres du conseil syndical.

J’espère que nous saurons répondre à toutes vos attentes dans l’esprit associatif qui est le nôtre.

Recevez mes très cordiales salutations.

Gérard ANDRIEUX

Président de l’ARC.

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ACCUEIL DU CONSEIL SYNDICAL

Sommaire :

1.

Pour commencer : quatre guides gratuits à diffuser

à tous les membres du conseil syndical

2.

Comment obtenir en permanence et par tous les moyens une réponse à toutes vos questions sur tous les sujets

3.

Pour aller plus loin : des consultations spécialisées sur rendez-vous

4.

Une dizaine de sites Internet et plusieurs guides gratuit

5.

Réduire vos charges : tous les guides, outils, services de l’ARC à votre disposition

6.

La coopérative de l’ARC réservée aux adhérents de l’ARC : mode d’emploi pour une utilisation optimum

7.

Plus de 60 guides gratuits à votre disposition et à celle de vos voisins

8.

Les bulletins trimestriels de l’ARC pour tous : comment faire ?

9.

Le BIC (Bilan Initial de Copropriété) et l’Audit Global

Partagé, l’aide que l’ARC peut vous apporter

10.

Aide personnalisée au contrôle des comptes généraux ou spéciaux ou à l’analyse des documents comptables

11.

Aide à la mise à jour et à l’amélioration des règlements de copropriété

12.

Formations

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1) Pour commencer : quatre guides gratuits à diffuser

à tous les membres du conseil syndical

Le travail du conseil syndical est parfois difficile, et - surtout - les membres du conseil syndical ne disposent parfois d’aucune aide pour les aider à apprendre leur métier.

C’est pourquoi l’ARC a mis au point quatre guides gratuits téléchargeables pour ses adhérents collectifs.

Le ou la président(e) du conseil syndical pourra ainsi adresser ces quatre guides à chaque membre du conseil syndical ou tout simplement leur dire comment les télécharger.

1. « Cahier de suivi du conseil syndical »

Pour faciliter le travail du conseil syndical, mais aussi le rendre plus efficace, l’ARC a mis au point un registre qui permet d’organiser facilement le travail du conseil syndical :

• les réunions ;

• les procès-verbaux de réunion ;

• les avis obligatoires ;

• la préparation de l’assemblée générale et du budget prévisionnel, etc. ;

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « Cahier » dans la barre de recherche de la librairie.

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100 Conseils pour un bon conseil

2. « 100 Conseils pour un bon conseil »

Ce guide permettra à chaque membre du conseil syndical d’acquérir les notions essentielles et surtout de prendre mieux en charge les secteurs de compétence du conseil syndical :

• suivi des contrats ;

• suivi des consommations de chauffage et d’eau ;

• suivi des impayés ; etc.

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « 100 conseils » dans la barre de recherche de la librairie.

3. « Les cinq annexes comptables »

Ce guide doit permettre à tous les membres du conseil syndical de comprendre - sans avoir besoin de connaître la comptabilité - ce que sont les annexes comptables obligatoires et surtout - ce que l’on peut en retirer quand on est un conseiller syndical désireux d’améliorer la gestion et de mieux la contrôler.

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « Cinq annexes » dans la barre de recherche de la librairie.

4. « Le cahier d’assistance au contrôle des comptes »

Autre petit guide pédagogique pour apprendre aux membres du conseil syndical comment assurer facilement et sans aucune connaissance préalable le contrôle des comptes de sa copropriété, d’une part en obtenant redressement, rectification, remboursement, d’autre part en imposant plus de rigueur dans la gestion des charges.

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « Cahier d’assistance » dans la barre de recherche de la librairie.

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2) Pour obtenir en permanence et par tous les moyens une réponse à vos questions sur tous les sujets

Les adhérents collectifs peuvent nous interroger sur tous les sujets et par tous les moyens, à savoir :

• par mail : [email protected]

ou : [email protected]

si la question concerne la coopérative de l’ARC.

Par ailleurs, n’oubliez pas de consulter notre site internet www.arc-copro.fr

Pour afficher les dossiers réservés aux adhérents, choisissez « OUI » dans le menu déroulant « adhérents » du moteur de recherche.

Ou vous connecter au portail de l’adhérent www.leportaildelarc.fr

pour accéder à l’ensemble des sites proposés par l’ARC.

• par courrier : 27/31, rue Joseph Python - 75020 Paris.

• par fax : 01.40.30.12.63.

• en nous téléphonant : tous les jours de 9 heures à 13 heures et de 14 heures à 17 heures : 01.40.30.12.82 (ARC)

• en prenant rendez-vous avec nos juristes « permanents » (rendez-vous d’une heure sur Paris ou à Boulogne

[uniquement le mercredi matin] ou à Cergy [uniquement le jeudi matin]) : pour cela téléphoner au 01.40.30.12.82.

• Pour les questions sur le chauffage, la rénovation énergétique ou l’eau, vous serez mis en relation avec des ingénieurs spécialisés en matière d’énergie et d’eau. Vous pouvez faire appel à eux par mail [email protected]

ou lors de la permanence téléphonique les après-midi des lundis, mercredis et vendredis (01.40.30.42.82).

• Pour les adhérents collectifs du 94, réception sur Créteil le jeudi après-midi entre 14h et 18h (17h pendant les vacances scolaires) à la Maison des Associations - Salle E - 1, rue François Mauriac - 94000 Créteil.

3) Pour aller encore plus loin : des consultations spécialisées d’une heure sur rendez-vous

L’ARC a mis en place par ailleurs de nombreuses consultations avec des spécialistes pour répondre aux questions les plus difficiles de ses adhérents dans tous les domaines.

Pour prendre un rendez-vous, il suffit de téléphoner au numéro indiqué :

Gros travaux :

 consultation avec des architectes.

Pour prendre rendez-vous : 01.40.30.12.82

Comptabilité / principalement pour les annexes :

 le lundi sur rendez-vous (Nous consulter)

Pour prendre rendez-vous : 01.40.30.12.82

Ascenseurs :

 consultation avec un bureau d’études.

Pour prendre rendez-vous : 01.40.30.12.82

Gardiens - employés d’immeuble :

 consultation avec un spécialiste de la gestion des paies et de la CCN (Convention Collective

Nationale).

Pour prendre rendez-vous : 01.40.30.42.82

Géomètre expert



1 jeudi après-midi sur 2

Pour prendre rendez-vous : 01.40.30.12.82

Permanences techniques



Consultation sur rendez-vous pour des questions sur la sécurité incendie, le contrôle d’accès, les outils informatiques…

Demande de rendez-vous par mail à [email protected]

Chauffage - Rénovation – Eau :



Consultations sur rendez-vous avec des ingénieurs thermiciens et eau les lundis, mercredis et vendredis matins.

Pour prendre rendez-vous : 01.40.30.42.82.

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4) Internet : une dizaine de sites au service des adhérents collectifs

www.leportaildelarc.fr

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5) L’ARC vous aide à comprendre et réduire vos charges

L’objectif numéro un de l’ARC est d’aider les copropriétaires à réduire leurs charges.

C’est pourquoi nous avons mis en place de nombreux guides, outils, services gratuits pour aider nos adhérents dans ce sens.

Pour vous permettre de connaître tous nos « outils » et de bien les utiliser, nous avons réalisé un guide gratuit qui s’appelle : « LA BOÎTE À OUTILS DE LA MAÎTRISE DES CHARGES » :

En voici le sommaire :

Pourquoi faut-il mettre en œuvre un plan volontariste de réduction et de maîtrise des charges de copropriété ?

Quels sont les documents à exploiter ?

LE PORTAIL DE L’ADHÉRENT : comment accéder à tous les sites internet de l’ARC facilement et rapidement ?

OSCAR+ : Comment évaluer la performance financière de votre copropriété ?

Comment comparer vos charges de copropriété avec celles des autres copropriétés grâce à l’étiquette de charges ? Comment évaluer la performance économique de vos contrats annuels ? Comment évaluer la performance de la gestion patrimoniale de votre copropriété ?

OSCARVILLE : Comment cécliner OSCAR au niveau d’une ville ou d’un territoire ?

COPRO-DEVIS : Comment mettre en concurrence les entreprises prestataires ?

COPRO-GAZELEC : Comment mettre en concurrence les fournisseurs de gaz et d’électricité ?

COPROJET : Comment mettre en place et gérer vos projet de travaux ?

COPROPRIETERRE : Comment obtenir des informations sur la rénovation des copropriétés ?

ARCCOM et COPRONET : Comment partager votre expérience avec d’autres responsables de copropriété ou au sein de votre copropriété ?

SITE DE L’ARC : Comment enrichir vos connaissances en s’appropriant les informations diffusées sur le site ?

ÉVÉNEMENT DE L’ARC : Comment consulter les présentations majeures des derniers événements de l’ARC ?

Conclusions

Vous pouvez utiliser si vous avez le chauffage collectif le guide du BES (Bilan Énergétique

Simplifié) mis au point par l’ARC et repris maintenant par beaucoup d’associations.

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « Bilan » dans la barre de recherche de la librairie.

Un deuxième guide est « L’eau : comment faire baisser ses consommations. »

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « Bilan » dans la barre de recherche de la librairie.

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Un troisième guide est : « Electricité » parties communes.

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « Bilan » dans la barre de recherche de la librairie.

6) La « coopérative » de l’ARC réservée aux adhérents de l’ARC : mode d’emploi pour une utilisation optimum

L’ARC a mis en place une coopérative technique («Copropriété-Services ») qui a pour but d’aider les conseils syndicaux

à obtenir des tarifs négociés sur les différents produits et matériels dont une copropriété a besoin ainsi qu’une aide technique et comptable. Pour cela, la coopérative technique met au point et continue à mettre en place :

• de nombreux services gratuits ;

• des services payants (à prix coûtant).

I. Services gratuits

• Un groupement d’achat : grâce à sa représentativité (plus de 14 000 copropriétés adhérentes), la coopérative technique a négocié à des prix très avantageux plus de 2 500 références de produits et de matériels d’entretien ainsi que des ampoules basse consommation.

• Une négociation quotidienne du prix du fioul pour proposer aux copropriétés le prix le plus compétitif.

• Des modèles de contrats types en matière de contrats de maintenance (ascenseurs, espaces verts, compteurs d’eau, chauffage, etc.).

• Des accords-cadres négociés avec des entreprises référencées pour assurer une meilleure prestation et une meilleure défense en cas de litige.

• Un rendez-vous pour expliquer comment réaliser son « Bilan Énergétique Simplifié » avec, par la suite, des préconisations pour réduire les consommations énergétiques de la copropriété.

• Une aide pour analyser les propositions et les devis que vous recevez (audits, travaux, changement de chaudière, isolation du bâti, etc.) en matière de chauffage, de rénovation et d’eau et vous aider à faire le tri entre les travaux utiles ou non.

• Un rendez-vous pour préparer et analyser son BIC (bilan initial de copropriété – plus de détails page 16)

• Un rendez-vous pour vous aider à suivre et à gérer vos consommations d’eau (« éco-bilan eau ») en vue de les réduire

• Une aide à la renégociation des contrats de chauffage.

• Une assistance pour analyser les devis techniques, répondre aux questionnements sur les équipements collectifs et les outils informatiques.

II. Services payants

• Assistance à l’édition des documents comptables et annexes (voir point 9).

• Analyse des documents comptables tenus par le syndic (voir point 9).

• Établissement des fiches de paie (voir point 10).

• Participer aux cessions de formations des mardis techniques de l’ARC.

Pour tous renseignements : 01.40.30.42.82

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7) Plusieurs guides gratuits pour tous les copropriétaires de votre immeuble

Voici la liste des guides disponibles gratuitement sur notre site Internet (en accès libre ou réservé aux adhérents). À lire et à diffuser sans modération.

4Comment faire placement des fonds en copropriété

• Les étiquettes Charges et Gestion Patrimoniale Grâce

à OSCAR+ et OSCARVILLE

• Savoir lire et exploiter le grand livre comptable

• Le prêt collectif à adhésion individuelle en copropriété: savoir le négocier…

• La rénovation (énergétique ou non) de sa copropriété en 10 étapes

• Savoir mettre à jour son règlement de copropriété

• Conseil syndical : bien préparer l'assemblée générale

• Savoir gérer un sinistre de A à Z

• Re-négociation des contrats les accords et contratscadres négociés par l'ARC

• La co-gestion en copropriété : pourquoi et comment la mettre en place ?

• Contrat de syndic ARC / UFC-Que-Choisir

• Le compte séparé après la loi ALUR

• Les travaux de rénovation en copropriété : comment les programmer et les faire voter ?

4Autres :

• Copropriété : améliorer sa gestion avec Internet

• Traiter les copropriétés fragiles ou en difficulté

• La copropriété depuis 25 ans

• Guide 2015 de la gestion technique et des services en copropriété

• Copropriété : Comment bien (re)négocier ses contrats

• La boîte à outils de la maîtrise des charges

• Comment baisser vos charges en 10 leçons

• Maîtrise des charges ? Avez-vous un bon syndic ?

• Carnet d’entretien de la copropriété

• Le BIC ou Bilan Initial de Copropriété

• Le quatre-quarts ou comment financer les gros travaux en copropriété ?

• Le fonds travaux : comment le mettre en place ?

• Comment être un bon conseil syndical ?

• Conseil syndical : 100 conseils pour un bon conseil

• Le conseil syndical en 10 questions : je suis copropriétaire qu’est-ce que le conseil syndical ?

• Le conseil syndical en 10 questions : je veux entrer au conseil syndical

• Cahier de suivi du conseil syndical

• Savoir lire et exploiter les cinq annexes comptables

• Le cahier du contrôle des comptes pour tous

• Comment changer de syndic en douceur ?

• Comment bien négocier son contrat de syndic ?

• La copropriété et la gestion du personnel

• Les répartiteurs de frais de chauffage : oui ou non ?

• Rénovation énergétique des copropriétés. Le guide des bonnes pratiques

• L’isolation thermique par l’extérieur dans un fauteuil

• La ventilation des logements en copropriétés

• Les éco-bilans en copropriété 1. « Bilan Énergétique

Simplifié »

• Les éco-bilans en copropriété 2. Bilan « Eau »

• Les éco-bilans en copropriété 3. Bilan « Électricité »

• Guide du chauffage urbain

• L’assurance multirisque « copropriété » en 36 questions

• Ascenseur et copropriété : les clefs d’une bonne gestion

• La voiture électrique en copropriété en 25 questions

• Santé-sécurité en copropriété

• Ascenseur : contrats et travaux

• La sécurité incendie en copropriété

• Produire de l’électricité solaire, guide à l’usage des copropriétaires

• Guide ARCEP - La fibre optique arrive chez vous, petit guide pratique pour l’installation de la fibre optique dans les immeubles

• La réception TV redressement copropriétés en difficulté en Île-de-France

• Audit énergétique et diagnostic technique global

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8) Les revues de l’ARC pour tous : comment faire ?

Le revue de l’ARC est une mine d’informations sur l’actualité de la copropriété et vous permet de mettre à jour vos connaissances non seulement en matière de droit et de gestion, mais sur tous les sujets utiles aux copropriétaires.

Elle fournit, par ailleurs, la liste à jour des indices, les thèmes et dates de formations gratuites de l’ARC ainsi que toutes les informations sur la vie de l’association.

Dès que vous recevez la revue trimestrielle de l’ARC, vous pouvez la diffuser à tous les membres du conseil syndical. En effet cette revue est disponible sur le site Internet pour les seuls adhérents collectifs.

Il suffit donc d’adresser le lien à chaque membre ou de faire autant de versions « papier » que vous le souhaitez.

Par ailleurs, précisons que TOUTES les revues déjà publiées par l’ARC sont disponibles sur notre site Internet dans la librairie, pour les seuls adhérents collectifs et donc également diffusables auprès des membres du conseil syndical de la même manière.

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9) Le B.I.C. et l’Audit Global Partagé

L’ARC et l’association Planète Copropriété ont mis en place une méthode et une démarche pour vous permettre de définir, de financer puis de lancer les gros travaux de rénovation et d’amélioration (y compris thermique) dont toutes les copropriétés - dont la vôtre - ont besoin.

Cette méthode et cette démarche s’appuient sur le BIC (Bilan Initial de Copropriété) suivi d’un Audit Global Partagé.

Le BIC est un cahier spécial gratuit qui vous permet de faire le point sur la situation exacte de votre copropriété, ses forces et ses faiblesses, ses dynamiques internes, ses besoins en travaux, les attentes des copropriétaires et occupants, etc.

L’analyse du BIC avec votre accompagnateur ARC vous permet de :

1. d’une part, vous mettre « à niveau » (faire baisser les charges, traiter les impayés, améliorer le fonctionnement des organes de gestion de la copropriété) ;

2. d’autre part, préparer efficacement un audit global associant étroitement le conseil syndical (c’est pourquoi celuici s’appelle Audit Global PARTAGÉ).

L’ARC vous aide gratuitement :

1. à remplir le BIC ;

2. à vous orienter vers des spécialistes référencés pour faire l’Audit Global Partagé.

Le premier rendez-vous gratuit d’analyse du BIC permet d’élaborer un plan d’actions adapté à la copropriété. Suite à ce premier rendez-vous, une assistance facultative est possible en cas de nécessité pour mettre la copropriété « à niveau

» et vous accompagner dans la démarche d’Audit Global Partagé. Ces prestations font l’objet d’une tarification forfaitaire.

Suite à la réalisation de l’audit, l’accompagnement pour la préparation et la mise en œuvre des travaux est gratuite.

Vous pouvez télécharger ce guide dans la librairie :

4 Tapez « BIC » dans la barre de recherche de la librairie.

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10) Aide personnalisée au contrôle des comptes généraux ou spéciaux

En plus des outils mis gratuitement à disposition des adhérents collectifs pour leur permettre de contrôler eux-mêmes les comptes de leur copropriété, de maîtriser les impayés ou de contrôler les paies, nous pouvons aider le conseil syndical

à assurer des contrôles de comptes :

• soit généraux ;

• soit ciblés, et ceci selon différentes formules (avec un rapport écrit complet, avec un simple relevé de conclusions, sans rapport).

En voici le descriptif :

Vous trouverez les exemples et tous les détails (comment s’y prendre, les tarifs, etc.) :

4 Dans l’article dédié dans la « BOITE A OUTILS » (Onglet Services et outils).

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11) Aide à la mise à jour ou à l’amélioration des règlements de copropriété

De nombreux règlements de copropriété contiennent des clauses illégales (du moins rendues illégales par l’évolution des lois de la jurisprudence).

Le problème est que, tant que ces clauses ne sont pas supprimées et remplacées, elles peuvent être appliquées.

C’est pourquoi l’article 49 de la loi du 10 juillet 1965 a prévu que les « mises en conformité » pouvaient être votées à la majorité simple de l’article 24.

Par ailleurs, il peut s’avérer utile de faire évoluer son règlement : y introduire des dispositions nouvelles ou des règles plus adaptées (exemple : pour le recouvrement des charges).

Des avocats ou des officines spécialisées peuvent faire ce travail, mais pour des prix élevés et sans forcément être à l’écoute des copropriétaires.

C’est pourquoi l’ARC a mis en place un service qui effectue les adaptations et mises en conformité ou améliorations, ceci en étroite concertation avec le conseil syndical au cours de rendez-vous spécifiques.

Les devis sont tout à fait transparents, établis sur la base d’un nombre d’heures et d’un prix horaire.

Nous restons à votre disposition pour vous aider à le remplir.

Si vous souhaitez recevoir une information à ce sujet, il suffit de nous la demander par mail : [email protected]

12) Formations

1/ Les

formations du soir

sur Paris abordant tous les thèmes de la copropriété.

(compris dans l’adhésion)

4Détail de ces formations sur le site ou dans la revue

4Inscription par mail, fax ou courrier à l’ARC.

2/ Les

mardis techniques de l’ARC

(dispensés par des professionnels). Pour mettre à jour vos connaissances techniques afin de bien maîtriser les procédés et éviter les abus.

4Pré-inscription à l’adresse suivante : [email protected]

ou par voie postale à l’ARC. (Session payante, nous consulter).

3/

Formations sur le chauffage

pour vous aider à faire baisser vos charges

4Comment réaliser son « Bilan Énergétique Simplifié » et mettre en place le suivi des consommations

4Ce que vous pouvez contrôler en chaufferie

4Résoudre les problèmes de surchauffe des logements, de sous-chauffe, etc.

4Quels réglages demander pour maintenir le confort, mais baisser les consommations

Pour plus d’informations, contactez copropriété-services : [email protected]

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Fax : 01 40 30 12 63 www.arc-copro.fr

Tous droits réservés. Toutes reproductions, même partielle et quel qu’en soit le support, est interdit sans autorisation de l’ARC, propriétaire des droits.

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