Compta &
Devis - Factures
Pratic
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier
2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande , par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
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Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
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Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le
CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1: Mai 2009
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Vous venez d’acquérir un logiciel
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Ce guide présente le logiciel
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et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x
Le menu
? + Aide
sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un
Sommaire
, d’un
Index
qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet
Recherche
qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
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Table des matières
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ............................................................ 15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ........................................................... 15
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 15
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 17
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 19
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 20
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .............................................................. 23
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
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7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ................................... 25
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? ................................................................. 25
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ............................................................ 26
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? ......................... 26
11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ......................................................... 27
12. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................................ 28
13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ............................................................... 28
14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ..................................... 28
14.2. Comment saisir une écriture comptable ? .................................................. 30
15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ........... 31
15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................. 31
16. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ....................................................... 32
17. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................................. 33
18. COMMENT POINTER LA BANQUE ? .............................................................. 33
19. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?.................................... 34
20. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? ...................................................... 34
21. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? .................. 35
22. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...................................................... 35
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23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ...................................................... 36
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 36
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................ 37
5. LA CONSULTATION FICHE CLIENT ET COMPTE D’UN CLIENT .................... 41
7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................... 41
9. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ................................................ 42
12. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................... 43
13. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .................... 43
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Avant de commencer
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
« Coût d'un appel local » x
Exposez votre problème par
[email protected]
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00
à
19h00
Le vendredi
8h00
à
18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : x x x x
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
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INSTALLATION
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP2, Windows Vista SP1
32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu
Démarrer
et sélectionnez
Exécuter
. Tapez alors la commande :
X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK
.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton
Produits
pour accéder à la présentation et à l’installation
d’
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
.
3. Sélectionnez
l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher
les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel.
S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement
lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
7. Cliquez sur
J’accepte les termes du contrat de licence
pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur
Suivant
pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton
Installation
Complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée
.
10. Le répertoire d’installation par défaut est :
C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR10
.
Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir
.
11. Ensuite, cliquez sur
Installer
pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton
Terminer
pour fermer l’assistant.
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3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Comment lancer mon logiciel ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par
Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module »
.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel
EBP
. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par
EBP
.
Cliquez sur l'option «
Activez votre logiciel
» du menu
?
.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’
EBP
, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.
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INSTALLATION
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
«
Activez votre logiciel
» du menu
?
. La fenêtre
Activation
s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. x
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe
(points, majuscules ou minuscules). x
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com
et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton
« Activez votre logiciel »
.
Un message d'avertissement apparaît : x
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; x
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu
? - Activez votre logiciel
.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
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5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Comment créer mon dossier ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu
Fichier
+
Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur
Lancer
pour réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1
depuis chaque écran de l’assistant.
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INSTALLATION
6. ECRAN DE TRAVAIL
Menus
Partie contextuelle de la barre de navigation.
Barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768
.
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Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Paramètres et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Identification
: o
Siret
: Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o
Informations de TVA
: Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.
Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o
Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'entête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève.
Options comptables
: Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation
: Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches
(clients, articles, familles...).
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PRISE EN MAIN
Articles :
Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Paramétrage
: Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert
Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1
sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis
Informations générales
, ou bien en utilisant la touche
F1
sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu
Articles - Articles
. Ensuite, utilisez la touche [
Inser
] ou le menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter
puis sélectionnez le type d’article bien ou service.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de revient de votre article puis tapez sur
Entrée
. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche
F1
vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Comment créer un client ?
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu
Ventes -
Clients - Clients
. Ensuite, utilisez la touche [
Inser
] ou menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter
puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation.
L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter.
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation
Ventes - Documents de ventes
puis le bouton
Ajouter
puis
Devis
,
Le menu
Ventes - Documents de ventes - Devis
puis la touche [
Inser
].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles :
l'entête,
le corps
le pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
4.1. L'en-tête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis.
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PRISE EN MAIN
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire
F1
pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
4.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total
TTC, est affiché.
4.4. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
L’onglet
Facturation
contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.
L’onglet
Livraison
contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
L’onglet
Compléments
contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que des statistiques.
L’onglet
Notes
permet d’associer des documents et de saisir un commentaire.
4.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.
Historique client/prospect
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
Comment créer une facture ?
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation
Ventes - Documents de ventes
, le bouton
Ajouter
puis
Factures
,
Le menu
Ventes - Documents de vente - Factures
puis la touche [
Inser
].
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :
l’onglet
Echéances
qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
l’onglet
Acomptes
qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1
, dans chaque partie de la facture.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Valider une facture
: Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité.
Régler une facture
: Permet de générer une fiche règlement prérenseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
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PRISE EN MAIN
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN
DOCUMENT ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu
Ventes - Documents de vente – Tous
2. sélectionner le document initial
3. cliquer sur
Transférer
disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.2. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu
Ventes - Documents de vente – Devis
2. sélectionnez les devis initiaux
3. cliquez sur
Regrouper
disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.3. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu
Ventes - Documents … -
Tous »
;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton
Dupliquer
de la barre d’outils ou menu contextuel puis
Dupliquer
.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
Comment envoyer un document par e-mail ?
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner
Envoyer par e-mail
accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.
Utiliser le bouton
Envoyer par e-mail
disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche.
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée
(article 289 c du CGI).
Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu
Ventes - Documents de vente
(ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez
établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont
été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie
Options Comptables - Journaux et comptes divers
, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
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PRISE EN MAIN
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu
Règlements - Clients -
Règlements
.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton
Ajouter
de la barre d'outils ou utiliser la touche
[
Inser
] pour ajouter un nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite : x affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, x saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta.
Ces écritures concernent :
les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les échéances,
les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées.
Pour transférer des éléments en compta, vous devez définir au préalable dans les options du dossier du menu Paramètres :
les libellés des écritures,
les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
la méthode de comptabilisation.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
comment gerer les Exercices ?
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique.
La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ».
Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées).
La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser.
La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.
11. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour cela, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices
. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [
Inser
], le menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter,
choisir l’exercice que vous souhaitez créer (le suivant ou le précédent de l’exercice courant),
modifier si besoin les dates d’exercice,
indiquer les paramètres par défaut qui seront repris sur les fiches lors de la création de compte.
Pour changer d’exercice, il faut le définir comme
Exercice courant
quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner «
Définir un exercice courant
» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel.
L’exercice courant est identifié par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application.
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27
PRISE EN MAIN
12. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu
Quotidien - Plan comptable
. Ensuite, utilisez la touche [
Inser
] ou le menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter
.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte
(détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche
F1
vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte.
13. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu
Paramètres – Journaux
. Ensuite, utilisez la touche [
Inser
] ou le menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter
.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description.
Dans l’onglet
Saisie
:
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
14.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu
Quotidien
-
Saisie par journal - Mois en cours
.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
comment saisir une ecriture comptable ?
Ensuite, utilisez le double clic ou la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionner la tâche "
Saisie
" dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
14.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir
.
La navigation entre les journaux et les mois est possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période désirés dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes.
14.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :
Statut
: Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton
Actions sur les
écritures
(statuts Simulé, Validé, Confirmé).
Jour
: Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.
N° de pièce
: Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Compte
: La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Libellé
: Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit
: Le positionnement par défaut du curseur dans le champ
Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie
: La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et
Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal.
Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
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PRISE EN MAIN
14.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Débit
: La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.
Crédit
: La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
14.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option
Quotidien –
Mes écritures comptables
. Ensuite, sélectionnez la tâche
Nouvelle écriture comptable
dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui
pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
14.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, vous pouvez accéder à la liste des guides déjà créés par
Quotidien – Saisie par guide
puis choisir le type de guide voulu (Achat, Vente,
Trésorerie, Opérations diverses). Ensuite utilisez la touche
[Inser]
ou le menu contextuel
Ajouter
ou le bouton
Ajouter
.
Avant de saisir le corps du guide, il faut renseigner dans l’en-tête le modèle de guide, son libellé et le mois sur lequel vous souhaitez saisir.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seuls les zones non grisées sont saisissables et accessibles.
Pour modifier ou supprimer une écriture provenant d’un guide, il faut aller en saisie par journal.
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COMMENT SAISIR une ecriture sans notion comptable ?
Actions possibles :
Sauvegarder
: Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu’il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune
écriture en comptabilité.
Comptabiliser
: Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer les écritures en comptabilité.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION
COMPTABLE ?
15.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu
Quotidien – Mes achats
. Cliquez sur
Ajouter
ou utilisez la touche [
Inser
] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.
15.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu
Quotidien – Mes ventes
. Cliquez sur
Ajouter
ou utilisez la touche [
Inser
] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.
15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu
Quotidien –
Ma trésorerie
. Cliquez sur
Ajouter
ou utilisez la touche [
Inser
] et choisissez
Encaissement client
,
Décaissement fournisseur
….
Le bouton
Ajouter
vous permet de saisir quatre types d’opérations :
Les encaissements
Les décaissements
Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)
Les remises de chèques
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
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PRISE EN MAIN
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.
16. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, vous pouvez y accéder par le menu
Quotidien –
Consultation.
16.1. L’en-tête
La sélection du compte se fait dans le champ "
Identification - Compte
". Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant.
Sont repris automatiquement après sélection du compte :
intitulé du compte,
cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant,
solde antérieur représentant le solde réel du compte au jour précédent le premier jour de la période sélectionnée.
16.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.
16.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
16.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant "
Saisie
" dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
comment lettrer un compte ?
17. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à pointer les factures avec leurs règlements. Ainsi, toutes les factures non pointées correspondent aux factures non encore réglées.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu
Quotidien – Lettrage simplifié
.
Dans le champ
Compte
, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton
Lettrer
et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant
Lignes non lettrées
en
Type de ligne
.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
18. COMMENT POINTER LA BANQUE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien – Rapprochement bancaire
. Ensuite, cliquez sur le bouton
Ajouter
ou utilisez la touche [
Inser
].
Choisissez la banque grâce au champ
Compte à rapprocher
.
Indiquez le
Libellé
et la
Date de rapprochement
et cliquez sur
Valider
.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ
Solde du relevé
.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer
: les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez
Toutes
dans le champ
Lignes à afficher
. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ
Ecart de rapprochement
doit être
à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante.
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
33
PRISE EN MAIN
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans
Ma trésorerie
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
19. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu
Quotidien – Déclaration de TVA
. Ensuite, utilisez la touche [
Inser
] ou le bouton
Ajouter
.
Choisissez la déclaration à effectuer et indiquez la période. Cliquez sur
Valider
.
Vous obtenez : o
L’aperçu de la déclaration. o
Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o
Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration.
20. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu
Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux
, sélectionnez les journaux et mois souhaités.
Dans la barre de tâches, cliquez sur
Valider les écritures
.
Ecriture par écriture : Accédez au menu
Quotidien – Mes écritures comptables
. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable
de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur
Actions sur les écritures - Valider l’écriture courante
.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
comment cloturer mensuellement les journaux ?
Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ».
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
21. COMMENT
JOURNAUX ?
CLOTURER MENSUELLEMENT LES
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu
Exercices /
Clôtures – Gestionnaire de journaux
.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
22. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les
éléments comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu
Exercices / Clôtures – Clôture annuelle
.
L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu
Outils – A Nouveaux – Générer les A
Nouveaux
.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans la fiche
Exercice
.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu
Quotidien – Saisie par journal
puis sélectionner
Saisir la balance d’ouverture
dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
35
PRISE EN MAIN
23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "
Imprimer
" de la barre d'outils du document ou de l’état
(Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "
Imprimer
".
Par les menus
XX - Impressions
puis la catégorie
souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page
Impressions
dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression.
Consultez l’aide en ligne (
F1
) pour de plus amples renseignements.
24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM.
Par le menu
Outils - Sauvegarde
, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (
F1
).
36
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
Le Tableau de bord
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1
sur chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : x
Les devis à relancer ; x
Les échéances échues ; x
Les statistiques des ventes ; x
Les meilleurs clients ; x
Les meilleurs articles ; x
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; x
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; x
Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; x
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou
DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en
échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089
DEEE.pdf).
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
37
LES FONCTIONS AVANCEES
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France
(DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
2.1. Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu
Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution
,
d'importer un nouveau barème depuis le menu
Outils - Importation de données
.
2.2. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "
Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC
" présente dans les options du dossier menu
Paramètres.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures,
Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Depuis le menu Ventes –
Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.
38
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
Les historiques
3. LES HISTORIQUES
3.1. Historique de la ligne article
L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente.
Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé x issu d'un autre document x transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la
"date du document" et la "Quantité de l'article".
3.2. Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente.
Remarque
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte.
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé x issu d'un autre document x transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche
F1
depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples.
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
39
LES FONCTIONS AVANCEES
3.3. Historique des ventes
Depuis le menu
ventes - Clients - Historique clients/prospects
, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
Actualiser la liste
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche
F1
depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
4. LES ECHEANCIERS
Dans le module Devis-Factures, la consultation des échéances clients s'effectue à partir :
de la liste des clients, menu
Ventes - Clients - Clients
,
de la fiche client,
du menu
Règlements - Clients - Échéanciers
,
du menu
Ventes - Règlements - Échéanciers
.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton
Imprimer
de la liste, ou bien en passant par le menu
Règlement - Impressions
puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Echéancier Client
.
Pour gérer les échéanciers dans le module compta, vous devez au préalable activer l’option sur l’exercice et les fiches comptes.
Deux échéanciers existent :
Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à
l’échéancier factures
.
Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à
l’échéancier règlements
.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
La Consultation fiche client et compte d’un client
Il se décompose en trois parties :
L’entête
reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d’échéances créés dans la partie ventilation.
La ventilation
affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.
La zone de pointage
affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ
Montant imputé est saisissable, le bouton pointer permet de rattacher une ligne d’échéance de la partie ventilation à une ligne d’échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement.
5. LA CONSULTATION FICHE CLIENT ET COMPTE D’UN CLIENT
A partir d’une fiche Client du module Devis-Factures, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du client.
Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte client du module Compta.
6. LES RELANCES
Il existe deux types de relances :
Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,
les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme.
Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu
Ventes - Impressions
, sélectionnez la catégorie
Document de vente - Relance devis
puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton
Imprimer
disponible dans la barre d'outils.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu
Règlement - Impressions
, sélectionnez la catégorie
Règlements clients - Relances Clients
puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton
Imprimer
disponible dans la barre d'outils.
7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu
Ventes Impressions - Dossier expert comptable
, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
41
LES FONCTIONS AVANCEES
8. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu
Ventes - Clients - Statistiques
ou
Articles - Statistiques
).
Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
9. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche
F1
depuis l’écran de l’assistant
Outils - Communication Entreprise-Expert
pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
10. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de
saisir par journal
,
consulter
un compte, le
lettrer en automatique
mais également de voir l’
échéancier
d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
11. LA BALANCE INTERACTIVE
Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de
consulter
un compte et de lancer le
lettrage automatique
.
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
Comment archiver mes données ?
12. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu
Outils - Archivage
.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton
Lancer
.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
13. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu
Outils -
Journal des événements.
Il stocke les informations concernant : x la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, x le manque d'un n° TVA intracommunautaire, x la suppression de documents, x le changement de code, x la clôture mensuelle, x la validation des écritures, x le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du
07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
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INDEX
Index
A
A nouveaux ............................................................................................................. 35
Accès au service technique .................................................................................... 13
Acompte.................................................................................................................. 25
Aide sur EBP Compta & Devis-Factures Pratic ........................................................ 7
Archivage ................................................................................................................ 43
Articles .................................................................................................................... 20
B
Balance interactive ................................................................................................. 42
Barème eco-contribution ......................................................................................... 37
C
Clients ..................................................................................................................... 21
Clôture annuelle ...................................................................................................... 35
Clôture mensuelle ................................................................................................... 35
Code d'activation .................................................................................................... 15
Communication Entreprise-Expert .......................................................................... 42
Compte ................................................................................................................... 28
Consultation d'un compte ....................................................................................... 32
Corps du devis ........................................................................................................ 21
Création de dossier ................................................................................................. 17
D
Dates d'exercices.............................................................................................. 17, 27
Déclaration de TVA ................................................................................................. 34
Devis ....................................................................................................................... 21
Duplication de documents....................................................................................... 24
E
Echéances ........................................................................................................ 23, 40
Echéancier .............................................................................................................. 40
Eco-contribution ...................................................................................................... 37
Ecran de travail ....................................................................................................... 18
Ecritures de simulation ........................................................................................... 29 e-mail ...................................................................................................................... 25
Encaissement ......................................................................................................... 31
Expert Comptable ............................................................................................. 20, 41
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EBP Compta & Devis-Factures Pratic
Index
F
Facture.................................................................................................................... 23
Facture d’achat ....................................................................................................... 31
Facture d’acompte .................................................................................................. 25
Facture de vente ..................................................................................................... 31
Fonctions avancées ................................................................................................ 37
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................... 20
Grand Livre interactif .............................................................................................. 42
H
Historique client ...................................................................................................... 22
Historique de la ligne .............................................................................................. 39
Historique des ventes ............................................................................................. 40
Historique du document .................................................................................... 22, 39
Historique eco-contribution ..................................................................................... 38
I
Imprimer.................................................................................................................. 36
Initialisation du dossier ........................................................................................... 19
Installation............................................................................................................... 14
J
Journal .................................................................................................................... 28
Journal des événements ......................................................................................... 43
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 15
Lettrage automatique .............................................................................................. 42
Lettrer un compte .................................................................................................... 33
M
Mot de passe .......................................................................................................... 20
N
Nouveau devis ........................................................................................................ 21
Nouvelle Facture ..................................................................................................... 23
Numerotation .......................................................................................................... 19
Numérotation des pièces ........................................................................................ 28
O
Options du dossier .................................................................................................. 19
P
Pied de devis .......................................................................................................... 22
EBP Compta & Devis-Factures Pratic
45
INDEX
Plan comptable ....................................................................................................... 17
Prospects ................................................................................................................ 21
R
Racines interdites ................................................................................................... 28
Rapprochement bancaire........................................................................................ 33
Règlement .............................................................................................................. 26
Regroupement de devis .......................................................................................... 24
Relances ................................................................................................................. 41
Relances devis ....................................................................................................... 41
Remise de chèques ................................................................................................ 31
S
Saisir dans un classeur ........................................................................................... 30
Saisir dans un guide ............................................................................................... 30
Saisir dans un journal ............................................................................................. 28
Sauvegarde ............................................................................................................ 36
Statistiques ............................................................................................................. 42
T
Tableau de bord ...................................................................................................... 37
Tarif article .............................................................................................................. 20
Transfert comptable ................................................................................................ 26
Transfert de documents .......................................................................................... 24
TVA ............................................................................................................. 19, 28, 34
V
Validation des écritures .......................................................................................... 34
Virement ................................................................................................................. 31
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