optiClient Attendant V7.0 P.O./PC HiPath 2000 HiPath 3000 HiPath 5000 Mode d’emploi Remarque sur cette documentation Cette documentation décrit l’utilisation et la configuration du poste opérateur sur PC optiClient Attendant V7.0 sur votre plate-forme de communication HiPath. Cette documentation est fournie avec optiClient Attendant sous la forme d’une aide en ligne qui peut être ouverte à tout moment Æ page 15. Toutes les fonctions de optiClient Attendant sont présentées. Toutefois, si vous constatez que certaines d’entre elles ne sont, contre toute attente, pas disponibles, cela peut s’expliquer comme suit : • La fonction n’est pas configurée pour optiClient Attendant - dans ce cas, adressez-vous au service technique. • Votre plate-forme de communication ne dispose pas de cette fonction - dans ce cas, adressez-vous à votre partenaire commercial Siemens pour une mise à jour. • Vous ne disposez pas de la version logicielle la plus récente de optiClient Attendant. Adressez-vous à votre partenaire commercial Siemens pour actualiser votre logiciel. Les informations de ce document correspondent uniquement à des descriptions ou des caractéristiques générales qui ne sont pas toujours applicables concrètement sous la forme décrite ou qui sont susceptibles d’être modifiées, en raison de l’évolution des produits. Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si elles sont expressément stipulées lors de la conclusion du contrat. Les marques utilisées sont propriétés de la Siemens AG ou du propriétaire respectif. optiClient Attendant Avec optiClient Attendant, vous avez fait l’acquisition d’un poste opérateur sur PC moderne pour votre plate-forme de communication HiPath. Pour que vous puissiez exécuter toutes les fonctions de commutation à partir de votre PC, il doit être relié à votre plate-forme de communication. Selon la configuration, il existe 3 possibilités : • Via IP, par le câble LAN de votre PC. • Via un câble USB (impossible sur HiPath 2000) relié à un téléphone système optiPoint 500 ou optiPoint 600 office sur votre plate-forme de communication • Via l’adaptateur control/data adapter du téléphone système optiset E sur votre plateforme de communication Le logiciel optiClient Attendant est compatible avec différents systèmes d’exploitation Windows. Vous bénéficiez du confort qu’il vous procure pour aiguiller des communications téléphoniques, rechercher des numéros dans « Contacts » (Outlook) et, parallèlement, exécuter d’autres applications PC, par exemple des programmes Microsoft® Office. Le poste opérateur optiClient Attendant vous offre : • de multiples fonctions d’aiguillage et de gestion • un confort d’utilisation élevé grâce à – une interface utilisateur claire s’appuyant sur Windows, – un fonctionnement simplifié avec clavier et souris, • la possibilité de se servir simultanément d’autres applications PC • la possibilité de gérer deux écrans (consulter le service technique) • la numérotation directe à partir de Microsoft Outlook « Contacts » et • une fonction de recherche conviviale dans Microsoft Outlook « Contacts », la supervision des postes et l’annuaire du système 2 Sommaire Sommaire Remarque sur cette documentation. . . . . . . . . . . . . . 2 optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Informations de base pour l’utilisation . . . . . . . . . . . 8 Interface utilisateur d’optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Repères pour lire le mode d’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Vue d’ensemble des fonctionnalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Principales nouveautés et modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Recherche conviviale de numéros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Destinataires de cette documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Ø Utilisation de optiClient Attendant Démarrer optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Interface utilisateur - Zone de travail . . . . . . . . . . . 14 Fenêtre principale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Barre de menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Barre d’outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Barre d’état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Moniteur du P.O. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Présentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer la supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enregistrer un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Déplacer des abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effacer des abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trier les abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fenêtre Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 15 16 17 18 23 23 24 26 29 30 30 31 Prendre des appels et téléphoner . . . . . . . . . . . . . . 33 Prendre des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Prendre l’appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 3 Sommaire Utiliser le deuxième appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre à un second appel (avertissement) . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/Désactiver le bip d’avertissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter les appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/Désactiver la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réglage du volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Désactiver/Activer le microphone (Silence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connexion poste interphone/Déclencher l’ouverture de la porte . . . . . 35 35 36 37 38 39 39 40 Mettre fin à la communication . . . . . . . . . . . . . . . . .41 Appeler. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 Appeler en externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Communications privées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/Désactiver la surnumérotation MF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler en interne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler avec les touches nominatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler avec la supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A l’état inactif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transfert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler avec la répétition du numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler avec l’annuaire électronique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler en utilisant « Contacts » de Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . 42 42 43 43 43 44 44 44 46 47 48 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 Transférer une communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transfert après réponse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transfert avant réponse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transfert rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transfert après parcage/mise en garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Double appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mise en attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mise en attente de communications externes . . . . . . . . . . . . . . . . Va-et-vient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Parcage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrée en tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Forcer Ne pas déranger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Masquer l’affichage du numéro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 49 50 51 52 53 54 55 55 56 57 58 59 59 60 Sommaire Mieux joindre les correspondants . . . . . . . . . . . . . . 61 Rappel automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afficher/Effacer les demandes de rappel automatique . . . . . . . . . . Diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appel interphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Messages (infos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoi de messages (info). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effacer/Afficher les messages envoyés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réception de message (info) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transfert d’une ligne externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Libérer une ligne externe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recherche de personne (RdP). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 62 63 64 65 65 67 68 69 70 71 Renvoi d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Entrer la destination du renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sélectionner la destination du renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer le renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Désactiver le renvoi de nuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 74 75 75 Bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Saisie des taxes pour communications individuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Programmer/Modifier des touches nominatives. . 78 Utiliser la liste des appelants . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Rappeler un appelant. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Effacer des entrées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Effacer toute la liste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 5 Sommaire Annuaire électronique (ATE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81 Lancer l’ATE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chercher un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enregistrer un nouvel abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier un enregistrement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effacer une entrée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 82 83 85 86 Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts » . . . .87 Chercher un abonné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Rechercher d’autres informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Gestion des données de l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Rechercher dans l’annuaire du système . . . . . . . . .90 Lancer l’annuaire sur cédérom . . . . . . . . . . . . . . . . .91 Reprendre un numéro de l’annuaire sur cédérom. . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Ouvrir une fenêtre de recherche de serveur LDAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92 Fonctionnement de secours. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93 Fonctions spécifiques dans le LAN (réseau PC) . .94 6 Sommaire Ø Configuration de optiClient Attendant Effectuer les réglages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Touches nominatives. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Destinations du renvoi de nuit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Sauvegarder les réglages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Gestionnaire de configuration . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Démarrer le Gestionnaire de configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer les réglages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Supervision des postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Touches de fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Communications entrantes et sortantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Raccordement IP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Raccordement d’un terminal en braille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Statistiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Licence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sauvegarder les réglages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 104 104 105 106 107 108 114 115 116 117 Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Au démarrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 En cours d’utilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Ø Instructions clavier Commandes clavier importantes . . . . . . . . . . . . . . 125 7 Informations de base pour l’utilisation Informations de base pour l’utilisation Interface utilisateur d’optiClient Attendant Fenêtre principale optiClient Attendant Supervision des postes (affichage en option) Fenêtre Menu (activable) 8 Informations de base pour l’utilisation Repères pour lire le mode d’emploi Les étapes sont présentées graphiquement par ordre logique dans la colonne de gauche. Les pictogrammes ont la signification suivante : Clic simple sur le bouton gauche de la souris. Déplacement de la souris avec le bouton gauche enfoncé (cliquer et tirer). Double-clic sur le bouton gauche de la souris. Clic simple sur le bouton droit de la souris. Entrée de lettres ou de chiffres sur le clavier du PC (par exemple nom ou numéro d’un abonné). Sélection d’une option de menu à partir de la barre de menu, d’un menu contextuel ou d’un onglet dans une fenêtre de programme. Touche Retour pour valider une entrée au clavier ou une activation. Clic sur les boutons avec le bouton gauche de la souris. Espacement Appui sur les touches du clavier du PC. F3 Conseil ou remarque. 1. Les textes numérotés décrivent des opérations qui doivent être effectuées successivement. • Les textes signalés par ce pictogramme sont des énumérations. Æ page 8 Renvoi de page. 9 Informations de base pour l’utilisation Vue d’ensemble des fonctionnalités • • • • • • • • • • • • • Affichage des appels entrants et sortants Interrogation/Numérotation/Aiguillage des communications téléphoniques Va-et-vient entre deux communications Conférence avec 3 interlocuteurs Mise en attente et parcage de communications téléphoniques Répétition des 10 derniers numéros composés Numérotation avec la supervision des postes/les touches nominatives Numérotation à partir de la liste des appelants Rappel/Envoi de messages Entrée en tiers dans une communication Activation/Désactivation du renvoi d’appel Activation/Désactivation du renvoi de nuit Fonctions d’annuaire (dans l’ATE et Microsoft Outlook « Contacts ») : – rechercher et afficher un abonné – rechercher et afficher des informations sur l’abonné – possibilité de composer automatiquement le numéro de l’abonné Principales nouveautés et modifications • • • • • • • • • • 10 Liste des appelants conviviale Æ page 79 Fonction statistique pour les appels entrants avec nombreuses possibilités de tri Æ page 115 Numérotation au format canonique pour Outlook « Contacts » Æ page 87 et recherche LDAP Æ page 92 Annuaire interne (ATE) Æ page 81, importation possible à partir de Attendant P V4.0 (consulter le service technique) Démarrage simplifié du Gestionnaire de configuration Æ page 103 Possibilité de zoom dans la supervision des postes Æ page 23 Saisie, suppression et aiguillage rapide facilités dans la supervision des postes par un menu contextuel Æ page 26, Æ page 30, Æ page 45 Fonction Message et Remplaçant dans la supervision des postes Æ page 27, Æ page 28 Fonction de tri dans la supervision des postes Æ page 30 Optimisation de l’interface du programme (par ex. réaménagement de la barre d’outils, intégration de l’affichage dans la fenêtre principale) Informations de base pour l’utilisation Recherche conviviale de numéros Avec optiClient Attendant, vous pouvez recourir, selon la configuration, à diverses sources de données pour rechercher un numéro : • Recherche dans l’annuaire électronique (ATE) Æ page 81 • Recherche dans les Contacts de Microsoft Outlook (si Microsoft Outlook est installé) Æ page 87 • Recherche dans l’annuaire du système Æ page 90 • Recherche dans un annuaire sur cédérom (si le cédérom est disponible) Æ page 91 • Recherche par serveur LDAP (s’il est disponible) Æ page 92 Si une des fonctions souhaitées n’est pas disponible, adressez-vous au service technique. Destinataires de cette documentation Cette documentation s’adresse aussi bien au personnel du poste opérateur optiClient Attendant, déjà familiarisé avec l’interface utilisateur Windows, qu’au service technique qui installe le poste opérateur optiClient Attendant et le supervise. Vous trouverez dans cette documentation toutes les informations intéressantes dont vous avez besoin pour l’utilisation et la configuration du poste opérateur optiClient Attendant : • Pour trouver rapidement des informations importantes, reportez-vous à la première partie de la documentation : Utilisation de optiClient Attendant Æ page 13. • Les opérations de configuration de optiClient Attendant et l’utilisation du Gestionnaire de configuration sont décrites dans la deuxième partie Æ page 95. • Si des problèmes surviennent durant le fonctionnement de optiClient Attendant, il faut se référer à la troisième partie de cette documentation : Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant Æ page 118. • Le chapitre Commandes clavier importantes donne une vue d’ensemble des raccourcis clavier et des touches de fonction Æ page 125. 11 Informations de base pour l’utilisation Conditions Le poste opérateur et le logiciel de optiClient Attendant pour le système d’exploitation Microsoft Windows doivent avoir été installés par vous ou le service technique sur votre PC (voir Conseils d’installation dans le livret joint au cédérom optiClient Attendant). Le système de gestion d’alimentation du PC ne doit pas être actif pendant qu’optiClient Attendant fonctionne. Pour l’utilisation des fonctions de l’annuaire avec Microsoft Outlook, le programme Microsoft Outlook doit être installé sur le PC. Pour la recherche LDAP, un serveur LDAP doit être disponible. Lorsqu’optiClient Attendant est utilisé avec différents profils utilisateur, il peut être nécessaire d’adapter les droits d’accès aux fichiers de configuration afin de pouvoir configurer optiClient Attendant. Adressez-vous au service technique ou au gestionnaire du système. Une connaissance élémentaire du PC et de Windows est exigée pour l’utilisation de optiClient Attendant. Pour connaître la configuration matérielle et logicielle requise, se reporter aux Conseils d’installation du livret joint au cédérom optiClient Attendant. Utilisation de optiClient Attendant 12 Démarrer optiClient Attendant Démarrer optiClient Attendant L’ordinateur de votre P.O. peut être configuré de manière à ce qu’optiClient Attendant démarre automatiquement dès que vous l’allumez. Si le démarrage automatique n’a pas été programmé, vous devrez lancer manuellement le programme ou configurer optiClient Attendant pour le démarrage automatique. Démarrage automatique Mettez en route l’ordinateur de votre P.O. optiClient Attendant démarre automatiquement dès que votre système d’exploitation est chargé. La fenêtre du programme s’ouvre. Démarrage manuel Une fois installé, le programme est configuré dans le menu Démarrer de votre système d’exploitation, sous la rubrique « Programmes ». Ouvrez optiClient Attendant à partir du menu Démarrer. La fenêtre du programme s’ouvre sur le moniteur du P.O. Programmer un démarrage automatique (exemple : Windows 2000) 1. Sélectionnez dans la barre de démarrage « Démarrer » « Paramètres » - « Barre des tâches et menu Démarrer... » et cliquez, dans la fenêtre qui apparaît, sur l’onglet « Avancé ». 2. Cliquez sur le bouton « Avancé... ». La fenêtre « Explorateur - Menu Démarrer » s’ouvre. 3. Ouvrez dans la colonne de gauche le dossier « Programmes » pour atteindre le répertoire optiClient Attendant. 4. Copiez dans la colonne de droite le raccourci « optiClient Attendant » en utilisant le bouton droit de la souris. 5. Cliquez dans la colonne de gauche sur le dossier « Démarrage » et collez dans la colonne de droite le raccourci « optiClient Attendant » en utilisant le bouton droit de la souris. 6. Fermez l’Explorateur, validez avec « OK » et redémarrez Windows pour rendre votre modification effective. 13 Interface utilisateur - Zone de travail Interface utilisateur - Zone de travail Votre zone de travail est constituée par les fenêtres du programme optiClient Attendant. Elles peuvent être placées indépendamment les unes des autres sur l’écran. Les fenêtres du programme sont les suivantes : • Fenêtre principale optiClient Attendant avec barre de menu Æ page 15, barre d’outils Æ page 16, moniteur du P.O. Æ page 18 et barre d’état Æ page 17. • Supervision des postes Æ page 23 (3 maxi., affichage en option) et • Fenêtre Menu Æ page 31 (activable). Pour certaines fonctions, vous pouvez ouvrir d’autres fenêtres telles que : ATE Æ page 81, Recherche dans l’annuaire du système Æ page 90, Fenêtre de recherche de l’annuaire sur cédérom Æ page 91, Fenêtre de recherche sur serveur LDAP Æ page 92, Bloc-notes Windows Æ page 76. Barre de menu Barre d’outils Moniteur du P.O. Barre d’état Fenêtre Menu (activable) Supervision des postes (affichage en option) 14 Interface utilisateur - Zone de travail Fenêtre principale Barre de menu La barre de menu est composée d’une série de menus principaux. Lorsque vous cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’un d’entre eux, un sous-menu (menu déroulant) apparaît, proposant d’autres options. • Fichier Ce menu vous permet d’effectuer des réglages d’ordre général pour optiClient Attendant. L’option « Quitter » referme l’application optiClient Attendant. • Edition Cette commande vous permet d’activer en cours de communication la surnumérotation MF, de sélectionner la destination du renvoi de nuit et d’activer/désactiver différentes fonctions. • Fenêtre Avec ce menu, vous activez la supervision des postes, le Bloc-notes Windows et la fenêtre de recherche. • Touches nominatives (en option) Vous permet d’appeler directement vos correspondants. (Ce menu n’apparaît que si des touches nominatives sont paramétrées dans optiClient Attendant). • Recherche Vous pouvez rechercher de façon ciblée des noms, des sociétés, des localités ou des codes postaux d’abonnés dans le dossier « Contacts » de Microsoft Outlook. • Diffusion (en option) Cette option vous permet de diffuser des messages par haut-parleur aux téléphones faisant partie de certains groupes. (Cette option n’apparaît que si des groupes de diffusion sont définis, et activés dans optiClient Attendant). • Langue Vous pouvez paramétrer la langue dans laquelle les menus et les masques de saisie (fenêtres) de optiClient Attendant sont présentés. • ? (Aide) L’option de menu « Aide » sert à activer l’aide contextuelle en ligne de optiClient Attendant. Elle vous fournit une vue d’ensemble de la structure du programme et des explications sur les différentes fonctions. Grâce à l’option « Info », vous pouvez consulter des informations globales sur optiClient Attendant. 15 Interface utilisateur - Zone de travail Barre d’outils La barre d’outils vous permet d’activer des fonctions en cours de communication ou lorsque le poste est inactif, à l’aide de la souris. Pour les fonctions qui peuvent être activées et désactivées, un pictogramme dans la barre d’état Æ page 17 indique si la fonction est activée. De nombreuses fonctions ne sont disponibles dans la barre d’outils que si elles sont configurées pour votre téléphone. Activer la supervision des postes Æ page 23. Afficher la liste des appelants Æ page 79. Ouvrir le Gestionnaire de configuration Æ page 103. Utiliser la répétition des numéros composés Æ page 46. Activer/Désactiver le rappel Æ page 61. Entrer en tiers chez un interlocuteur occupé Æ page 59. Activer une conférence Æ page 57. Régler le volume Æ page 39. Libérer une ligne Æ page 70. Transférer une ligne Æ page 69. Activer/Désactiver le renvoi de nuit Æ page 75. Activer/Désactiver le renvoi d’appel Æ page 72. Envoyer un message Æ page 65. Activer/Désactiver le masquage du numéro Æ page 60. Surnumérotation MF (multifréquences) Æ page 43. Ouvrir la porte Æ page 40. Interroger la taxation (cabine téléphonique) Æ page 77. Appel interphone Æ page 64. Ouvrir la fenêtre Menu Æ page 31. Activer l’annuaire électronique (ATE) Æ page 81. Afficher le menu de recherche avancée dans Outlook Æ page 89. Ouvrir l’annuaire sur cédérom Æ page 91. Ouvrir la fenêtre de recherche sur serveur LDAP Æ page 92. Ouvrir la fenêtre de recherche dans l’annuaire du système Æ page 90. 16 Interface utilisateur - Zone de travail Barre d’état Informations/Messages système dans la barre d’état : • Pendant le chargement, l’état actuel de optiClient Attendant s’affiche dans la partie droite. Le programme est prêt à fonctionner lorsque la barre d’état affiche « Système prêt ». Si les données de la plate-forme de communication ont été modifiées, le message « Veuillez patienter SVP » dans la barre d’état vous indique que le programme est en train d’être mis à jour avec les nouvelles données du système. • A l’état prêt apparaissent dans la partie gauche des pictogrammes sur les réglages actuels, par exemple « Avertissement sans bip » . Pour désactiver une fonction, vous pouvez cliquer avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant. 17 Interface utilisateur - Zone de travail Moniteur du P.O. Le moniteur du P.O. constitue la zone de travail essentielle du poste opérateur ; vous y recevez les informations de votre plate-forme de communication et y gérez les fonctions d’aiguillage. • L’affichage des appels permet de desservir les appels qui se présentent. • L’affichage des communications présente les communications mises en attente ou parquées. • La partie Commutation sert à exécuter les fonctions de commutation. • L’affichage de trafic indique les lignes occupées. Affichage des appels Affichage des communications Partie Commutation Affichage de trafic Une communication en attente apparaît dans l’affichage des appels. Si vous appelez un correspondant ou si vous prenez une communication en attente, les données s’inscrivent dans l’affichage de trafic. Si vous appelez un autre correspondant pour un transfert, ses données apparaissent dans l’affichage des communications. 18 Interface utilisateur - Zone de travail Affichage des appels Les appels en attente sont affichés dans les listes de l’affichage des appels. A l’aide de la souris, vous pouvez faire défiler les listes et sélectionner des appels. Le bouton Combiné vous permet de prendre la communication. Listes : Appels externes Appels internes Appels privés Affichage des appels en attente E : 0891234567 I : 38041Dupont P : 38559Izard Ouvrir la liste Prendre l’appel Le marquage alphabétique et la liste dans laquelle l’appel s’affiche vous permettent d’identifier les différents types d’appel : Type1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Marquage E: I: P: I: R: W: W: A: A: W: 10 W: 11 P: Champ Externe Interne Privé Interne Interne Externe Interne Externe Interne Interne Type d’appel Appel externe Appel interne Appel privé Appel de portier Rappel Retour d’appel externe Retour d’appel interne Appel de renvoi externe Appel de renvoi interne Retour d’appel interne à partir d’un parcage Externe Retour d’appel externe à partir d’un parcage Interne Appel prioritaire 1 Numéro repérant ce type dans les statistiques Æ page 115. Un appel prioritaire s’affiche toujours dans la liste du milieu en première position, il est donc automatiquement visible. Le nombre d’appels en attente s’affiche sous forme numérique à droite des listes. 19 Interface utilisateur - Zone de travail Partie Commutation Dans le champ de saisie « Par nom/Numéro » de la partie Commutation, vous pouvez entrer manuellement un numéro d’appel pour appeler l’abonné correspondant. Lorsque vous entrez un nom, il est recherché, en fonction du paramétrage du Gestionnaire de configuration Æ page 104 soit dans l’ATE Æ page 47, soit dans « Contacts » de Microsoft Outlook Æ page 87. Boutons d’aiguillage Æ page 55 Æ page 41 Æ page 58 Æ page 56 Æ page 41 Boutons de numérotation Æ page 42 Æ page 42 Apparaît uniquement en cas de prise de ligne automatique : Æ page 43 20 Interface utilisateur - Zone de travail Affichage de trafic ⎫ Nom ou numéro du ⎬ correspondant actif ⎭ ⎫ ⎬ ⎭ Nom et/ou numéro du correspondant passif La partie supérieure de l’affichage de trafic représente la communication que vous prenez ou que vous passez à quelqu’un (présentée telle qu’elle apparaît sur l’afficheur d’un terminal optiPoint). La partie inférieure de l’affichage de trafic représente la communication passive, notamment lorsque vous mettez un abonné en double appel pour appeler un deuxième abonné. S’il s’agit de communications internes, le numéro et – le cas échéant – le nom du correspondant sont affichés. En cas d’appels externes, le numéro et éventuellement le nom ne sont affichés que s’il s’agit d’une liaison réseau CorNet N (RNIS, IP). 21 Interface utilisateur - Zone de travail Affichage des communications L’affichage des communications montre toutes les communications momentanément « mises en attente » ou « parquées ». Un texte s’affiche également en cas de prise de note par l’usager au moment de la mise en attente ou du parcage. Pour configurer la saisie de texte à l’occasion d’une mise en attente/d’un parcage, voir Æ page 107. Externe > Position 0 - Lebreton attend Mazeau Description de la situation Position de mise en attente/parcage Usager mis en attente/parqué Pour reprendre la communication mise en attente Æ page 55 ou parquée Æ page 58, double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée correspondante de l’affichage des communications. 22 Interface utilisateur - Zone de travail Supervision des postes La supervision des postes (SDP) indique par des couleurs l’état de la ligne de chacun des abonnés (par exemple « occupé externe ») et permet d’appeler de manière rapide et confortable des numéros. Présentation Trois supervisions maximum peuvent être configurées, avec 240 touches d’état maximum, soit un total de 720 touches d’état. Chaque touche d’état attribuée à un abonné Æ page 26 indique le numéro de cet abonné en mode Numéro. Lorsque l’on positionne le curseur sur cette touche, le nom correspondant s’affiche (si un nom a été paramétré) dans une info-bulle. En mode Nom, les noms d’abonnés (s’ils sont disponibles) apparaissent directement inscrits sur la touche ; le numéro correspondant apparaît en info-bulle. Dans ce mode, chaque supervision a une capacité maximum de 140 touches d’état. Les différents états de la ligne de chaque abonné sont signalés différemment, en fonction du paramétrage des couleurs de touches d’état. Vous pouvez cliquer et tirer sur le bord d’une supervision des postes pour modifier sa taille. La taille des touches d’état et de leur intitulé s’adapte automatiquement ; le nombre de touches reste inchangé. Pour configurer les supervisions des postes (nombre, inscriptions, nombre de touches d’état, couleurs, mode), voir Æ page 105 et Æ page 106. Vous pouvez appeler un abonné en cliquant sur sa touche d’état Æ page 44. 23 Interface utilisateur - Zone de travail Activer la supervision des postes Les supervisions des postes s’ouvrent automatiquement au démarrage de optiClient Attendant (si la fonction est configurée Æ page 106). Si ce n’est pas le cas, vous pouvez les activer de la façon suivante : Cliquez sur le bouton « Supervision des postes ». ou Sélectionnez dans le menu principal « Fenêtre » l’option « Supervision des postes ». La supervision des postes (3 maximum configurables) s’ouvre : Touche d’état Il suffit de cliquer sur l’une des touches d’état étiquetées pour composer automatiquement le numéro d’appel du correspondant Æ page 44. Le double-clic sur une touche d’état a le même effet qu’un simple clic. 24 Interface utilisateur - Zone de travail Un clic sur le bouton droit de la souris fait apparaître, en fonction du contexte, un menu comportant d’autres fonctions (exemple) : Dans la supervision des postes, ce type de menu fait apparaître les fonctions suivantes : • Transfert rapide Æ page 45 • Effacer des abonnés Æ page 30 • Saisie manuelle Æ page 26 • Ajouter un champ vide Æ page 28 • Donner un titre à un groupe d’abonnés Æ page 28 • Enregistrer une note pour un abonné Æ page 27 • Définir un remplaçant pour un abonné Æ page 27 • Trier les abonnés Æ page 30 25 Interface utilisateur - Zone de travail Enregistrer un abonné Pour attribuer les touches d’état aux correspondants internes, il vous faut étiqueter les touches avec le numéro d’appel du correspondant. Les possibilités suivantes sont disponibles : • Inscription des numéros et noms d’usagers internes à partir du système sur lequel optiClient Attendant est raccordé Æ page 96 • Saisie manuelle Vous pouvez aussi enregistrer sur les touches d’état des indicatifs servant à commander une messagerie vocale ou un répondeur. Saisie manuelle Activez la supervision des postes. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état souhaitée. Un menu contextuel comportant plusieurs fonctions s’ouvre. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Nouvelle entrée ». La boîte de dialogue suivante s’ouvre. Entrez le numéro de l’abonné. Validez avec le bouton « OK ». La boîte de dialogue suivante s’ouvre. Entrez, si vous le souhaitez, le nom de l’abonné. Validez avec le bouton « OK ». Le correspondant est désormais mémorisé sur la touche d’état. 26 Interface utilisateur - Zone de travail Enregistrer une note pour un abonné Vous pouvez enregistrer une note ou une information pour un abonné inscrit dans la supervision des postes (par ex. M. Dufrène est en congés). Activez la supervision des postes. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’abonné souhaité. Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Note ». Sélectionnez dans le menu Note l’option « Ajouter/Modifier une note ». La boîte de dialogue de saisie de la note s’ouvre. Entrez le texte souhaité. Pour effacer une note, activez l’option « Note » et cliquez sur la note entrée. Validez la suppression par « OK ». Définir un remplaçant pour un abonné Vous pouvez affecter à un abonné entré dans la supervision des postes deux remplaçants. Ils peuvent être directement appelés en cas de besoin Æ page 44. Activez la supervision des postes. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’abonné souhaité. Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Remplaçant ». Sélectionnez dans le menu Remplaçant l’option « Modifier remplaçant 1/ 2 ». La boîte de dialogue de saisie du remplaçant s’ouvre. Entrez le numéro du remplaçant, par ex. « 0089123456 » et validez avec « OK ». Pour effacer un numéro de remplaçant, ouvrez la boîte de dialogue comme décrit ci-dessus pour cliquer sur « Annuler » ou effacez l’entrée correspondant au numéro dans la boîte de dialogue et cliquez sur « OK ». Validez la suppression par « OK ». 27 Interface utilisateur - Zone de travail Donner un titre à un groupe d’abonnés Vous pouvez, dans la supervision des postes, affecter un titre à une touche d’état pour définir un groupe d’abonnés. Activez la supervision des postes. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état souhaitée. Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Insérer titre ». La boîte de dialogue de saisie du titre s’ouvre. Entrez le texte souhaité pour le titre du groupe d’abonnés (par ex. nom de société ou service). Le titre de cette touche est représenté souligné. Ajouter un champ vide Dans la supervision des postes, vous pouvez insérer dans une zone de touches d’état déjà affectées une touche sans fonction sur laquelle vous pouvez ensuite inscrire un abonné ou un titre. Activez la supervision des postes. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état devant laquelle vous souhaitez insérer un champ vide. Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Ajouter un champ vide ». Un champ vide est inséré juste avant la touche d’état sélectionnée. Cette insertion décale toutes les touches d’état d’une place. La fonction de la dernière touche (coin inférieur droit de la supervision des postes) est supprimée de la supervision des postes. 28 Interface utilisateur - Zone de travail Déplacer des abonnés Vous pouvez déplacer les abonnés présents dans la supervision des postes d’une touche d’état à une autre, par ex. pour regrouper certains d’entre eux. Activez la supervision des postes. Ctrl + Appuyez simultanément sur les touches « Ctrl » et « MAJ » et cliquez parallèlement avec le bouton gauche ou droit de la souris sur la touche d’état que vous souhaitez déplacer. En maintenant le bouton de la souris enfoncé, amenez la touche d’état à la position souhaitée. Lorsque vous relâchez le bouton, l’abonné figure à son nouvel emplacement. 29 Interface utilisateur - Zone de travail Effacer des abonnés Activez la supervision des postes. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état souhaitée. Un menu contextuel comportant plusieurs fonctions s’ouvre. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Supprimer l’entrée ». Le correspondant est supprimé de la supervision des postes. Ce n’est pas parce que vous effacez un abonné de la supervision des postes qu’il est effacé de votre système. Autrement dit, vous pouvez le reparamétrer dès que vous le souhaitez Æ page 26. Trier les abonnés Vous pouvez trier par ordre alphabétique les abonnés d’un groupe de la supervision des postes. Activez la supervision des postes. + + Appuyez sur la touche « MAJ » et cliquez parallèlement avec le bouton droit de la souris sur la première touche d’état du groupe ou de la zone que vous souhaitez trier. L’intitulé de la touche d’état est représenté en gras. Appuyez sur la touche « MAJ » et cliquez parallèlement avec le bouton droit de la souris sur la deuxième touche d’état du groupe ou de la zone que vous souhaitez trier. L’intitulé de la touche d’état est représenté en gras. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une des touches d’état représentées en gras. Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option «Trier ». Tous les abonnés de la zone sélectionnée s’affichent triés par ordre alphabétique. 30 Interface utilisateur - Zone de travail Fenêtre Menu La fenêtre Menu reproduit l’afficheur et les touches du téléphone (2 lignes sur les téléphones optiset E et optiPoint 500/8 lignes pour optiset E memory et optiPoint 600 office). De même, certaines de ces informations sont affichées en permanence dans la partie supérieure de l’affichage de trafic du moniteur du P.O. Æ page 18. Activer la fenêtre Menu La fenêtre Menu apparaît automatiquement lorsque vous initialisez une procédure, comme l’envoi de messages. Vous pouvez aussi activer manuellement la fenêtre Menu pour exécuter des fonctions ou des procédures qui ne peuvent être initialisées à partir des boutons ou menus contextuels (pour toute explication relative à l’exécution de ces fonctions et procédures, reportez-vous au mode d’emploi des téléphones numériques de votre plate-forme de communication). Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ». La fenêtre Menu s’affiche. Pour éviter un affichage incorrect des textes de menu (absence de certains caractères), il ne faut pas que la compression de données soit paramétrée sur la plate-forme de communication (pour la désactiver, adressez-vous au service technique). 31 Interface utilisateur - Zone de travail Commande Les touches ont la signification suivante : Valider une fonction. Faire défiler les fonctions. Confirmer les modifications (correspond à la touche « SELECTION » d’optiset E memory/optiPoint 600 office). Faire défiler les lignes. Effacer caractère par caractère une entrée, de la droite vers la gauche. Ouvrir une fenêtre pour entrer des caractères alphanumériques. Effectuer les réglages du téléphone (par exemple volume de la sonnerie) Quitter la fenêtre Menu. 32 Prendre des appels et téléphoner Prendre des appels et téléphoner Prendre des appels L’affichage des appels vous permet de recevoir de façon conviviale les appels entrants. Il présente tous les appels en attente externes, internes et privés dans des listes déroulantes. Vous pouvez sélectionner un appel précis et le prendre. Listes : Appels externes Appels internes Appels privés Affichage des appels en attente A : 0891234567 I : 38041Dupont P : 38559Izard Ouvrir la liste Prendre l’appel Types d’appel Vue d’ensemble complète de tous les types d’appel possibles, voir Æ page 19. Exemples : • • • Externe : appel d’un abonné en-dehors de votre plate-forme de communication, qui a composé le numéro de l’installation + le numéro du P.O. (par exemple « 0 ») ou dont l’appel n’a pas été pris par un abonné interne (optiClient Attendant servant de poste de renvoi) Interne : appel d’un abonné au sein de votre plate-forme de communication Privé : appel d’un abonné en-dehors de votre plate-forme de communication, qui a composé le numéro de l’installation + le numéro interne du P.O. (par exemple « 100 »). Un appel entrant vous est signalé de façon acoustique par le haut-parleur du téléphone et/ou le haut-parleur du PC (selon la configuration), de façon optique sur l’afficheur du téléphone (uniquement pour une installation avec téléphone optiPoint ou optiset E) et dans la liste correspondante de l’affichage des appels. Si vous êtes en train de travailler avec une autre application Windows lors de l’arrivée d’un appel, le système passe automatiquement à optiClient Attendant. Attention, le passage à optiClient Attendant est impossible si un économiseur d’écran est actif. Dans ce cas, l’appel ne peut être signalé que par le haut-parleur. 33 Prendre des appels et téléphoner Prendre l’appel Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur un des boutons Combiné. Vous répondez ainsi à l’appel qui se trouve en première position dans la liste correspondante. ou Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur une des flèches des listes. A partir de la liste ouverte, vous pouvez sélectionner un appel à desservir. Répondez à l’appel sélectionné. ou Espacement Appuyez sur la « barre d’espacement » du clavier. Vous desservez le premier appel de la liste d’attente selon la priorité. Priorité des appels : retour d’appel - appels externes - appels internes - appels privés. L’appel desservi apparaît dans l’affichage de trafic : Lorsque vous répondez à un appel, le combiné peut indifféremment reposer dans son logement ou être décroché, car la fourche interruptrice du téléphone n’est active qu’en mode Secours Æ page 93 (impossible pour le raccordement IP). 34 Prendre des appels et téléphoner Utiliser le deuxième appel Répondre à un second appel (avertissement) Même si vous êtes déjà en communication, d’autres correspondants peuvent vous joindre. Vous êtes informé pendant votre communication par un signal acoustique (bip d’avertissement s’il n’est pas désactivé Æ page 36) et par un signal optique (dans l’affichage des appels) qu’un second correspondant cherche à vous joindre. L’appel est signalé dans l’affichage des appels jusqu’à ce que vous y répondiez. 1. Quittez la communication actuelle avec le bouton « Libération ». La communication en attente vous est signalée dans l’affichage des appels. ou Mettez la communication actuelle en attente avec le bouton « Mise en attente » Æ page 55. La communication en attente vous est signalée dans l’affichage des appels. ou Parquez la communication actuelle avec le bouton « Parcage » Æ page 58. La communication en attente vous est signalée dans l’affichage des appels. 2. Prenez la communication. Vous parlez avec le second correspondant. ou Espacement 35 Prendre des appels et téléphoner Activer/Désactiver le bip d’avertissement Le bip d’avertissement vous signale en cours de communication qu’un deuxième appelant souhaite vous joindre. Lorsque le bip d’avertissement est désactivé, le message « Avertissement sans bip » apparaît dans la partie supérieure de l’affichage de trafic. Le demande (second appel) continue à être signalée visuellement sur l’afficheur. La plate-forme de communication peut être configurée de telle sorte qu’au démarrage de optiClient Attendant, le bip d’avertissement soit automatiquement désactivé (consulter le service technique). Désactiver le bip d’avertissement Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Avertissement sans bip - activer/désactiver ». Le bip d’avertissement est désactivé et le pictogramme la barre d’état. apparaît dans Activer le bip d’avertissement Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Avertissement sans bip - activer/désactiver ». ou Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. Le bip d’avertissement est activé et le pictogramme 36 disparaît. Prendre des appels et téléphoner Intercepter les appels Vous pouvez, grâce à la supervision des postes, intercepter sur votre téléphone des appels destinés à d’autres postes (ne concerne pas les abonnés des systèmes en réseau). Lorsqu’un correspondant reçoit un appel, le fond de la touche d’état se colore (pour paramétrer la couleur voir Æ page 105). Vous ne pouvez pas intercepter d’appel • lorsque la touche d’état affiche déjà un des états d’occupation, ce qui signifie que l’abonné a déjà pris lui-même l’appel, • lorsque vous êtes vous-même en communication ou • lorsque vous voyez un appel signalé dans l’affichage des appels. Condition : le fond ou l’intitulé d’une touche d’état de la supervision des postes se colore (par ex. jaune). Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état colorée du correspondant qui reçoit un appel. L’appel est intercepté et vous pouvez converser avec le correspondant. 37 Prendre des appels et téléphoner Activer/Désactiver la sonnerie Vous pouvez, en cas de connexion via USB ou control/data adapter, désactiver le haut-parleur du téléphone système et ainsi la sonnerie d’un appel entrant sur le téléphone. Lorsque la sonnerie est désactivée sur le téléphone, l’appel n’est plus signalé sur le téléphone que de façon optique et peut être signalé sur le PC de façon acoustique à l’aide des fichiers Wave (activation des fichiers Wave Æ page 98 et Æ page 107). optiClient Attendant peut aussi être configuré de manière à ce que la sonnerie d’un appel entrant soit automatiquement désactivée au démarrage de optiClient Attendant Æ page 95. Dans la fenêtre Menu le message « Silence activé » s’affiche et dans la barre d’état apparaît le pictogramme . Désactiver la sonnerie Sélectionnez dans le menu principal « Edition », l’option « Sonnerie poste - activer/désactiver ». La sonnerie du téléphone est désactivée et le pictogramme dans la barre d’état. apparaît Activer la sonnerie Sélectionnez dans le menu principal « Edition », l’option « Sonnerie poste - activer/désactiver ». ou Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. La sonnerie du téléphone est activée et le pictogramme 38 disparaît. Prendre des appels et téléphoner Réglage du volume Vous pouvez modifier le volume du haut-parleur de votre combiné, et définir celui qui convient le mieux pour entendre votre correspondant. Condition : vous êtes en communication. Cliquez sur le bouton « Volume ». La fenêtre Menu s’affiche : Utilisez les boutons et pour régler le volume d’écoute de votre correspondant sur 8 valeurs différentes. Désactiver/Activer le microphone (Silence) Vous pouvez temporairement désactiver le microphone de votre combiné ou de votre micro-casque. Dans ce cas, vous continuez à entendre votre correspondant, mais il ne peut plus vous entendre. Condition : vous êtes en communication. Désactiver le microphone Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Silence - activer/désactiver ». ou F9 Appuyez sur la touche « F9 » (doit être configurée Æ page 106). Le microphone est désactivé. Activer le microphone Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Silence - activer/désactiver ». ou F9 Appuyez sur la touche « F9 » (doit être configurée Æ page 106). Le microphone est activé. 39 Prendre des appels et téléphoner Connexion poste interphone/Déclencher l’ouverture de la porte Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Si votre service technique a paramétré un ou plusieurs interphones, vous pouvez communiquer depuis votre téléphone avec le poste interphone et déclencher l’ouverture de la porte. Des numéros internes sont affectés aux postes interphones. Communiquer avec des visiteurs via le poste interphone Condition : votre téléphone sonne et le numéro du poste interphone apparaît dans l’affichage des appels. Vous avez 30 secondes pour prendre la communication. Vous conversez avec le visiteur par l’intermédiaire du poste interphone. ou Espacement Ouvrir la porte Vous pouvez ouvrir la porte aussi bien en cours de communication avec le poste interphone que lorsque le poste est inactif. Cliquez sur le bouton « Ouverture de porte ». La fenêtre suivante apparaît : Entrez le numéro interne du poste interphone. Validez avec le bouton « OK ». Si vous êtes en train de converser avec le poste interphone, son numéro est déjà inscrit dans la fenêtre. Vous n’avez plus qu’à valider par « OK ». La porte s’ouvre. 40 Mettre fin à la communication Mettre fin à la communication Un correspondant Vous mettez fin à la communication en cours (= raccrocher) avec le bouton ou « Libération » ou la touche « F3 » (la fonction doit être configurée Æ page 106). F3 Deux correspondants Vous mettez fin à la communication en cours et revenez à la communicaou tion en attente avec le bouton « Reprise » ou la touche « F5 » (la fonction doit être configurée Æ page 106). F5 Si vous alternez entre deux correspondants (va-et-vient) ou si vous parlez simultanément avec eux (conférence), vous pouvez les mettre en relation l’un avec l’autre à l’aide du bouton «Transférer » (le bouton «Transférer » se substitue au bouton « Libération »). optiClient Attendant revient à un état inactif, vous pouvez recommencer à prendre de nouvelles communications. 41 Appeler Appeler Votre poste d’opérateur optiClient Attendant vous permet d’établir des communications internes et externes sortantes. S’il s’agit d’une communication externe, vous pouvez en plus l’activer comme communication privée. Les communications privées sont caractérisées de façon spéciale dans le cadre d’une analyse des taxes, afin par exemple de pouvoir être facturées séparément. Les communications externes sortantes peuvent être automatiquement identifiées à la longueur du numéro composé. Lorsque le numéro dépasse une certaine longueur, il est automatiquement précédé du préfixe externe. Pour la configuration du préfixe externe automatique, voir Æ page 107. Appeler en externe Tapez l’indicatif externe et le numéro du correspondant externe. Il vous suffit de valider avec la touche « Retour » pour composer le numéro. ou Tapez l’indicatif externe et le numéro du correspondant externe, puis cliquez sur le bouton « Général ». Le numéro est composé. Communications privées Le bouton « Privé » vous permet de passer des communications externes privées. Ces communications sont caractérisées de façon spéciale dans le cadre d’une analyse des taxes. Tapez l’indicatif externe et le numéro du correspondant externe, puis cliquez sur le bouton « Privé ». Le numéro est composé. Si vous devez composer l’indicatif externe avant le numéro externe, le système est programmé de telle sorte que la prise de ligne automatique est désactivée/hors service. Le bouton « Interne » manque dans le moniteur du P.O. Si la prise de ligne automatique est active/en service, il n’est pas nécessaire de composer l’indicatif externe. En revanche, il vous faut appuyer sur la touche « Interne » avant d’établir une communication interne. 42 Appeler Activer/Désactiver la surnumérotation MF En cours de communication externe, vous pouvez émettre une séquence de chiffres pour commander un répondeur ou un système de renseignements ou de commutation. Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Surnumérotation multi-fréquences » ou cliquez sur le bouton correspondant. ou Une fenêtre permettant d’entrer la séquence de chiffres MF s’ouvre. Entrez ces chiffres puis cliquez sur le bouton « OK ». Appeler en interne Tapez le numéro de l’abonné interne puis validez avec la touche « Retour ». Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87, de la supervision des postes Æ page 44 ou des touches nominatives Æ page 43. Le système peut être programmé de telle sorte que la prise de ligne automatique est active/en service. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de composer l’indicatif externe pour les communications externes. En revanche, il vous faut appuyer sur la touche « Interne » avant d’établir une communication interne. Ce bouton apparaît uniquement si la prise de ligne automatique est active/en service. Appeler avec les touches nominatives Vous pouvez appeler directement un abonné par une touche nominative. Si des touches nominatives ont été configurées dans optiClient Attendant Æ page 100, l’option «Touches nominatives » apparaît dans la barre de menu. Sélectionnez dans la barre de menu l’option «Touches nominatives ». Le menu déroulant des touches nominatives s’ouvre. Sélectionnez le nom du correspondant que vous souhaitez appeler. Le numéro est composé. Vous pouvez aussi enregistrer sur les touches nominatives des indicatifs de commande de messagerie vocale ou de répondeur. 43 Appeler Appeler avec la supervision des postes Cliquez sur le bouton « Supervision des postes ». La supervision des postes apparaît. A l’état inactif Vous n’êtes pas en communication et vous souhaitez appeler un abonné. Appeler un abonné Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné que vous souhaitez appeler. Le numéro est automatiquement composé. Appeler un remplaçant Condition : un remplaçant au moins doit être affecté à l’abonné Æ page 27. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’abonné souhaité. Un menu contextuel s’ouvre avec plusieurs fonctions. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Remplaçant ». Sélectionnez dans le menu Remplaçant le numéro du remplaçant souhaité. Le numéro est automatiquement composé. Transfert Vous êtes en communication et vous souhaitez transmettre l’appel à un abonné de la supervision des postes. Vous avez pour cela trois possibilités : Transfert après réponse Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné auquel vous voulez transmettre l’appel. Attendez que le destinataire réponde et annoncez-lui la communication. Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ». Transfert avant réponse Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné auquel vous voulez transmettre l’appel. Attendez la tonalité libre. Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ». 44 Appeler Transfert rapide Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état de l’abonné auquel vous voulez transmettre l’appel. Un menu contextuel comportant plusieurs fonctions s’ouvre. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Connexion rapide ». La communication est immédiatement transmise à l’abonné souhaité. Si l’abonné est occupé, il reçoit au bout de 5 s un avertissement automatique (configuration par le service technique). Si l’abonné ne peut être joint, l’appel est signalé après environ 40 s (configuration par le service technique) comme retour d’appel dans l’affichage des appels. Le double-clic sur une touche d’état a le même effet qu’un simple clic. 45 Appeler Appeler avec la répétition du numéro Les 10 derniers numéros composés sont automatiquement enregistrés. Si un abonné appelé est occupé ou non joignable, lors de votre prochaine tentative d’appel, vous pouvez activer la répétition de la numérotation sans avoir à recomposer son numéro. Cliquez sur le bouton « Répétition du numéro ». Les derniers numéros appelés sont affichés dans un menu déroulant. Sélectionnez le numéro souhaité. Le numéro est automatiquement composé. optiClient Attendant enregistre en standard aussi bien les numéros internes qu’externes. Mais vous pouvez aussi paramétrer optiClient Attendant pour qu’il enregistre uniquement les numéros externes dans la liste de répétition de la numérotation Æ page 95. 46 Appeler Appeler avec l’annuaire électronique Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est désactivée. Æ page 104 1. Entrez le nom de l’abonné recherché dans le champ « Par nom/Numéro » du moniteur du P.O. et validez avec la touche « Retour ». Si le nom est enregistré dans l’ATE, l’annuaire électronique Æ page 81 s’ouvre automatiquement avec les entrées correspondantes. ou Ouvrez l’annuaire électronique et sélectionnez une entrée. 2. éventuelle- Si vous souhaitez joindre l’abonné non pas par son numéro standard, mais ment par exemple par son téléphone mobile, vous pouvez sélectionner ce numéro - s’il est enregistré dans l’ATE Æ page 83 - dans la liste de sélection « Numéro ». 3. Cliquez sur le bouton « Sélectionner » ou appuyez sur la touche ou « Retour ». Le numéro est composé. Vous trouverez une description détaillée de l’utilisation de cette fonction Æ page 82. 47 Appeler Appeler en utilisant « Contacts » de Microsoft Outlook Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est activée Æ page 104. 1. Entrez le nom de l’abonné recherché dans le champ « Par nom/Numéro » du moniteur du P.O. et validez avec la touche « Retour ». Si le nom est enregistré dans Microsoft Outlook, la fenêtre de recherche Outlook s’ouvre et l’entrée ou les entrées correspondantes sont énumérées. 2. Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne correspondant à l’entrée souhaitée. Le numéro est composé. Vous trouverez une description détaillée de l’utilisation de cette fonction Æ page 87. 48 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Transférer une communication Vous pouvez transférer une communication acceptée à un abonné interne ou externe de différentes façons. Si le transfert à un abonné externe n’est pas possible, c’est que vous ne disposez pas de l’autorisation correspondante (consulter le service technique). • Transfert après réponse : votre interlocuteur veut parler à un autre abonné. Vous appelez l’abonné souhaité et lui annoncez la communication. • Transfert avant réponse : votre interlocuteur veut parler à un autre abonné. Vous composez le numéro de l’abonné souhaité, vous attendez la tonalité libre et mettez en relation les deux abonnés sans annoncer la communication. • Transfert rapide : votre interlocuteur veut parler à un autre abonné. Vous composez le numéro de l’abonné souhaité et mettez en relation les deux abonnés sans attendre la tonalité libre de l’abonné. • Transfert après parcage/mise en garde : votre interlocuteur externe veut parler à un autre usager. Vous mettez la communication en garde ou vous la parquez. Vous composez le numéro de l’usager interne ou externe souhaité, lui annoncez la communication et mettez en relation les deux correspondants. 49 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Transfert après réponse 1. Prenez la communication. Elle apparaît dans l’affichage de trafic. ou Espacement 2. Cliquez en cours de communication avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état du correspondant que vous souhaitez appeler. Le numéro est composé. ou Tapez en cours de communication le numéro du correspondant que vous souhaitez joindre, et validez votre entrée avec la touche « Retour ». Le numéro est composé. (Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87 ou des touches nominatives Æ page 43.) Les deux correspondants apparaissent dans l’affichage de trafic. Le premier correspondant est automatiquement mis en garde. 3. s Attendez que le destinataire réponde et annoncez-lui la communication. 4. Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ». Dès que les abonnés sont mis en communication, leurs données sont supprimées de l’affichage de trafic et vous pouvez répondre à un nouvel appelant. Si le correspondant est occupé ou ne répond pas, utilisez le bouton « Reprise » pour revenir au premier correspondant. 50 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Transfert avant réponse 1. Prenez la communication. Elle apparaît dans l’affichage de trafic. ou Espacement 2. Cliquez en cours de communication avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état du correspondant que vous souhaitez appeler. Le numéro est composé. ou Tapez en cours de communication le numéro du correspondant que vous souhaitez joindre, et validez votre entrée avec la touche « Retour ». Le numéro est composé. (Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87 ou des touches nominatives Æ page 43.) Les deux correspondants apparaissent dans l’affichage de trafic. Le premier correspondant est automatiquement mis en garde. 3. Attendez la tonalité libre et mettez les correspondants en relation à l’aide du bouton « Libération ». Dès que les abonnés sont mis en communication, leurs données sont supprimées de l’affichage de trafic et vous pouvez répondre à un nouvel appelant. Si le correspondant est occupé ou ne répond pas, utilisez le bouton « Reprise » pour revenir au premier correspondant. Si l’abonné n’a toujours pas pris la communication transférée au bout de 40 s environ (configuration par le service technique), l’appel est signalé dans l’affichage des appels comme retour d’appel. 51 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Transfert rapide 1. Prenez la communication. Elle apparaît dans l’affichage de trafic. ou Espacement 2. Cliquez pendant la communication avec le bouton droit de la souris sur la touche d’état de l’abonné que vous souhaitez appeler. Un menu contextuel comportant plusieurs fonctions s’ouvre. Sélectionnez dans le menu contextuel l’option « Connexion rapide ». Le numéro est composé et la communication est automatiquement transmise à l’abonné sélectionné. Si l’abonné n’a toujours pas pris la communication transférée au bout de 40 s environ (configuration par le service technique), l’appel est signalé dans l’affichage des appels comme retour d’appel. 52 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Transfert après parcage/mise en garde Condition : vous avez mis en garde Æ page 55 ou parqué Æ page 58 une communication externe. Elle apparaît dans l’affichage des communications. 1. Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche d’état de l’abonné que vous souhaitez appeler. Le numéro est composé. ou Tapez en cours de communication le numéro du correspondant interne ou externe que vous souhaitez joindre, et validez votre entrée avec la touche « Retour ». Le numéro est composé. (Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87 ou des touches nominatives Æ page 43.) 2. s Annoncez la communication à l’usager choisi. 3. Cliquez sur le bouton « Mise en attente ». ou F4 Appuyez sur la touche « F4 » (doit être configurée Æ page 106). 4. Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée correspondant à la communication mise en garde/parquée dans l’affichage de trafic. Mettez les usagers en relation avec le bouton « Libération ». Dès que les abonnés sont mis en communication, leurs données sont supprimées de l’affichage de trafic et vous pouvez répondre à un nouvel appelant. 53 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Double appel Vous êtes en communication et vous souhaitez consulter un abonné interne ou externe sans que votre correspondant l’entende. Si le double appel à destination d’un abonné externe n’est pas possible, c’est que vous ne disposez pas de l’autorisation correspondante (consulter le service technique) Condition : vous êtes en communication. Tapez le numéro du correspondant et validez votre entrée avec la touche « Retour ». Le numéro est composé. (Vous pouvez aussi sélectionner le correspondant à l’aide de Outlook « Contacts » Æ page 87, de la supervision des postes Æ page 44 ou des touches nominatives Æ page 43.) s Lorsque l’abonné répond, vous pouvez le consulter. L’autre correspondant est automatiquement mis en garde, c’est-à-dire qu’il ne peut pas entendre ce que vous dites. Si votre interlocuteur raccroche, vous revenez automatiquement à l’interlocuteur en attente. Terminer le double appel Le bouton « Reprise » vous permet de mettre fin au double appel et de retourner au correspondant en attente. 54 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Mise en attente Vous pouvez mettre en attente des communications externes pour appeler par exemple un autre abonné. La communication en attente peut être reliée à la communication actuelle Æ page 53. Les communications internes ne peuvent pas être mises en attente. Mais vous pouvez les mettre en double appel Æ page 54 ou les parquer Æ page 58. Mise en attente de communications externes Condition : vous êtes en communication externe. Cliquez sur le bouton « Mise en attente ». ou F4 Appuyez sur la touche « F4 » (doit être configurée Æ page 106). Si la fonction est configurée Æ page 107, vous pouvez entrer un texte quelconque « Nom/Numéro » (le champ devient vert) pour le correspondant mis en attente. Durant cette entrée, vous pouvez continuer à parler avec le correspondant. Confirmez cette entrée. L’interlocuteur est mis en attente et n’entend plus rien. La communication mise en garde apparaît dans l’affichage des communications. Cliquez sur le bouton « Libération ». Vous êtes à nouveau disponible pour de futurs appelants. Vous pouvez aussi mettre en attente plusieurs appels externes. Reprendre un appel mis en attente Condition : vous n’êtes pas en communication. Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne de l’affichage des communications correspondant à la communication en attente que vous souhaitez reprendre. Vous êtes à nouveau en relation avec l’usager mis en garde. 55 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Va-et-vient La fonction « Va-et-vient » permet d’alterner entre deux correspondants. L’abonné mis en garde ne peut plus rien entendre. Condition : vous êtes en communication et un autre correspondant est en attente (par exemple : double appel). Cliquez sur le bouton « Va-et-vient ». ou F6 Appuyez sur la touche « F6 » (doit être configurée Æ page 106). Vous passez à chaque fois au correspondant en attente. Vous ne pouvez pas activer la fonction Va-et-vient si vous avez mis en garde l’un des correspondants à l’aide du bouton « Mise en attente ». Relier les correspondants entre eux Vous pouvez mettre les deux correspondants en relation à l’aide du bouton « Libération ». Etablir une conférence Vous pouvez vous associer aux deux abonnés en conférence à 3 grâce au bouton « Activer conférence » Æ page 57. 56 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Conférence Vous pouvez introduire un nouveau correspondant en cours de communication pour une conférence à trois, de façon à ce que tous les correspondants puissent parler entre eux. Condition : vous êtes en communication et un autre correspondant est en attente (par exemple : double appel). Cliquez sur le bouton « Activer conférence ». ou F10 Appuyez sur la touche « F10 » (doit être configurée Æ page 106). Le message « Conférence » s’affiche dans le champ d’état des deux correspondants. La conférence à 3 est activée. Le pictogramme apparaît dans la barre d’état. Vous pouvez aussi activer la conférence après un va-et-vient (multiple) Æ page 56. Terminer la conférence Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. La conférence est coupée pour tous les participants, le pictogramme disparaît. Le bouton « Libération » du moniteur du P.O. vous permet de quitter la conférence alors que les autres correspondants restent en relation les uns avec les autres. 57 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Parcage Vous avez la possibilité de parquer un appel que vous n’avez pas aiguillé. La communication parquée peut être reliée à un nouvel usager Æ page 53. Votre optiClient Attendant peut être configuré de telle sorte qu’en se présentant, un nouvel appel mette automatiquement en garde la communication actuelle. Adressez-vous au service technique. Condition : vous êtes en communication. Vous parquez la communication en cliquant sur le bouton « Parcage ». ou F7 Appuyez sur la touche « F7 » (doit être configurée Æ page 106). Si la fonction est configurée Æ page 107, vous pouvez entrer un texte quelconque « Nom/Numéro » (le champ devient vert) pour le correspondant parqué. Durant cette entrée, vous pouvez continuer à parler avec le correspondant. Confirmez cette entrée. La communication parquée apparaît dans l’affichage des communications. optiClient Attendant parque automatiquement la communication sur la première position de parcage libre. 10 appels maximum peuvent être parqués pour chaque système téléphonique. Il peut s’agir de communications parquées par vous ou d’autres abonnés internes. Reprendre les communications parquées Condition : vous n’êtes pas en communication. Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne de l’affichage des communications correspondant à la communication parquée que vous souhaitez reprendre. Vous êtes à nouveau en relation avec l’usager mis en garde. Dans l’affichage des communications, la communication parquée disparaît. Si des communications « disparaissent » simplement de votre liste de parcage, elles ont probablement été prises par d’autres abonnés internes. 58 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Entrée en tiers Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Si elle est occupée, vous pouvez, en cas d’urgence, entrer en tiers sur la ligne d’un abonné interne et parler avec lui. Vous entendez alors une tonalité d’attention. Afin que personne ne puisse s’introduire sans qu’on s’en aperçoive dans une communication en cours, l’afficheur du téléphone concerné indique « Entrée en tiers : ... ». De plus, une double tonalité signale toutes les deux secondes aux correspondants que vous êtes entré en tiers. 1. Composez le numéro du correspondant interne – vous entendez la tonalité d’occupation. Dès que vous entendez la tonalité libre, votre tonalité d’avertissement retentit chez l’abonné. 2. Cliquez sur le bouton « Entrée en tiers ». Vous pouvez parler avec les deux correspondants. ou F8 Appuyez sur la touche « F8 » (doit être configurée Æ page 106). Vous pouvez parler avec les deux correspondants. Utilisez le bouton « Libération » pour quitter à nouveau la communication. Les deux correspondants restent reliés. Forcer Ne pas déranger Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Condition : vous êtes autorisé à forcer la fonctionnalité Ne pas déranger (configuration par le service technique). Vous voulez joindre d’urgence un correspondant interne qui a activé Ne pas déranger. Composez le numéro du correspondant interne – vous entendez la tonalité d’occupation. Au bout d’un bref intervalle de temps, Ne pas déranger est automatiquement forcé. Vous entendez la tonalité libre et le téléphone du destinataire sonne. 59 Téléphoner simultanément à plusieurs abonnés Masquer l’affichage du numéro Vous pouvez empêcher que le numéro ou le nom du poste d’opérateur, par exemple « Central » n’apparaisse sur l’afficheur de l’appelé (impossible avec les communications internes). Cette suppression d’affichage doit être activée avant la numérotation et est active jusqu’à ce que vous rétablissiez l’affichage. Activer la suppression d’affichage Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Masquage du numéro SDA - activer/désactiver » ou cliquez sur le bouton correspondant. ou Le pictogramme apparaît dans la barre d’état. Désormais, lorsque vous appelez un interlocuteur externe, ni le numéro d’appel ni le nom du P.O. n’apparaissent sur son afficheur. Désactiver la suppression d’affichage Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Masquage du numéro SDA - activer/désactiver ». ou Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. Le pictogramme disparaît. Lors de votre prochain appel externe, votre numéro ou votre nom apparaît à nouveau sur l’afficheur de votre correspondant. 60 Mieux joindre les correspondants Mieux joindre les correspondants Rappel automatique Si vous ne pouvez pas joindre votre correspondant, vous pouvez programmer son rappel automatique. Vous vous épargnez, ainsi, d’autres tentatives d’appel. 1. Tapez le numéro de l’abonné et validez avec la touche « Retour ». L’abonné n’est pas joignable. 2. Cliquez sur le bouton « Rappel automatique ». Le pictogramme apparaît dans la barre d’état. Une demande de rappel est envoyée à l’abonné appelé. Vous êtes automatiquement rappelé par le système lorsque votre correspondant • a raccroché, • est de retour et a été en communication, • consulte les messages reçus et exécute lui-même la demande de rappel. Lorsque vous recevez le rappel, vous entendez, dans un premier temps, la tonalité libre. Ensuite, votre correspondant est appelé. Vous pouvez mémoriser jusqu’à 10 rappels automatiques. 61 Mieux joindre les correspondants Afficher/Effacer les demandes de rappel automatique Vous pouvez afficher les demandes de rappel automatique que vous avez envoyées et les annuler. Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ». ou Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. La fenêtre Menu s’affiche. Les boutons , et vous permettent de consulter et de supprimer les demandes de rappel automatique. 62 Le pictogramme disparaît. Utilisez le bouton la fenêtre. de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer Mieux joindre les correspondants Diffusion Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Votre téléphone vous permet d’adresser une diffusion par haut-parleur à certains groupes. Ces groupes peuvent être composés de téléphones et de systèmes de haut-parleurs et sont paramétrés par le service technique qui leur affecte des numéros de groupes. Ces numéros de groupes doivent être configurés dans optiClient Attendant comme actifs Æ page 99. Sélectionnez l’option « Diffusion » dans le menu principal. Un menu déroulant contenant les groupes de diffusion s’ouvre. Sélectionnez le groupe auquel s’adresse votre diffusion. Le numéro de groupe est automatiquement composé. Vous pouvez maintenant procéder à la diffusion de votre message. L’option « Diffusion » de la barre de menu apparaît seulement si des groupes de diffusion ont été paramétrés et activés dans la fenêtre « Paramètres ». 63 Mieux joindre les correspondants Appel interphone Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Vous pouvez diffuser un message par un haut-parleur raccordé (consulter le service technique) ou chez un abonné interne disposant d’un téléphone système, sans qu’il ait à intervenir. Cliquez sur le bouton « Appel interphone ». La fenêtre suivante apparaît : Entrez le numéro du correspondant que vous souhaitez appeler par interphone et validez avec le bouton « OK ». L’abonné est automatiquement appelé, vous pouvez parler immédiatement 64 Mieux joindre les correspondants Messages (infos) Envoi de messages (info) Vous pouvez envoyer des minimessages à certains abonnés ou à des groupes dotés de téléphones système. Sur les téléphones système sans afficheur (par exemple optiPoint 500 entry), sur les téléphones RNIS, DC ou MF, les messages envoyés sont enregistrés sous forme de demande de rappel. L’envoi de messages peut aussi toucher les abonnés des systèmes en réseau. Cliquez sur le bouton « Message ». La fenêtre suivante apparaît : Tapez le numéro de l’abonné interne ou du groupe auquel vous souhaitez envoyer un message et validez avec le bouton « OK ». La fenêtre Menu s’affiche. 65 Mieux joindre les correspondants Les boutons , et vous permettent de choisir entre 10 minimessages prédéfinis, ou un texte personnel : 0 = REUNION 1 = PREND. MESSAGE 2 = AGENDA RD-VOUS 3 = APPEL URGENT 4 = ATTENDRE 5 = CHERCHER TELEX 6 = STENO SVP. 7 = VENIR SVP. 8 = CAFE SVP. 9 = BIEN COMPRIS Entrer un autre texte Le nombre et le contenu des minimessages cités ici peuvent diverger des minimessages qui sont effectivement enregistrés dans le système. Si vous avez sélectionné « Entrer un autre texte », vous avez la possibilité de taper le texte de votre choix. Cliquez sur le bouton pour ouvrir la fenêtre de saisie de texte et tapez votre texte. Envoyez le message avec l’option de menu « ENVOYER? ». Utilisez le bouton la fenêtre. 66 de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer Mieux joindre les correspondants Effacer/Afficher les messages envoyés Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ». La fenêtre Menu s’affiche. Recherchez, à l’aide du bouton avec . , « Envoyer message ? » et validez Les boutons , et vous permettent d’afficher les messages envoyés ainsi que l’heure d’envoi et d’effacer le message. Utilisez le bouton mer la fenêtre. de la fenêtre Menu pour quitter l’affichage et refer- 67 Mieux joindre les correspondants Réception de message (info) Si des messages vous ont été envoyés, ils apparaissent dans la fenêtre Menu. Ils vous sont signalés par le pictogramme « Réception d’un message » dans la barre d’état. Les messages envoyés à des groupes ne peuvent être effacés que par leur initiateur. Cliquez sur le bouton « Fenêtre Menu ». ou Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. La fenêtre Menu s’affiche. Les boutons , et vous permettent d’afficher les messages reçus, d’appeler l’expéditeur et d’effacer le message. S’il n’y a plus d’autre message après cette suppression, le pictogramme disparaît de la barre d’état. Utilisez le bouton la fenêtre. 68 de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer Mieux joindre les correspondants Transfert d’une ligne externe Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Vous pouvez, si la fonction est configurée, transférer une ligne externe à un abonné interne qui n’a pas le droit d’établir une communication externe sortante. Il peut alors établir lui-même la communication externe. Condition : vous conversez avec l’abonné non autorisé. Cliquez sur le bouton «Transférer une ligne ». Cliquez sur le bouton « Libération ». Vous êtes à nouveau disponible pour de futurs appelants. L’abonné non autorisé doit composer l’indicatif externe avant le numéro d’appel externe. 69 Mieux joindre les correspondants Libérer une ligne externe Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Vous désirez passer un appel urgent à l’extérieur et obtenez la tonalité d’occupation car toutes les lignes externes sont occupées. Vous pouvez choisir une ligne occupée et couper la communication sur cette ligne. La ligne ainsi libérée est à votre disposition pour établir la communication souhaitée. Tenez compte du fait qu’en utilisant cette fonction, vous coupez une communication externe ; vous ne devez utiliser cette fonction qu’en cas d’extrême nécessité. Libérer une ligne occupée Vous désirez composer un numéro externe, mais vous obtenez la tonalité d’occupation avant de commencer à composer ledit numéro. Cliquez sur le bouton « Libérer une ligne ». La fenêtre Menu s’affiche. Les boutons , terne et de la libérer. Utilisez le bouton la fenêtre. et vous permettent de choisir une ligne ex- de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer Tapez maintenant le numéro de l’abonné et validez avec la touche « Retour ». Le numéro de l’abonné est composé sur la ligne qui a été libérée. Si la fonction « Libérer ligne externe » n’a pas été installée sur le système, le bouton « Libérer une ligne » n’existe pas dans la barre d’outils. 70 Mieux joindre les correspondants Recherche de personne (RdP) Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Si un abonné interne appelé est injoignable à son poste de travail, vous pouvez appeler l’abonné absent par le biais de la recherche de personnes. Condition : l’équipement de recherche de personne est configuré dans le système. Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Recherche de personne ». La fenêtre suivante apparaît : Composez le numéro de l’abonné souhaité (par exemple le numéro de son bipeur) et validez avec la touche « Retour ». La fenêtre Menu s’affiche. Les boutons , et vous permettent d’entrer un message (par exemple un numéro) pour l’abonné et de le rechercher. Utilisez le bouton la fenêtre. de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer Si l’abonné ne répond pas ou si l’équipement de recherche de personnes se désactive après un laps de temps déterminé, il vous est possible d’arrêter la recherche à l’aide du bouton « Libération ». 71 Renvoi d’appels Renvoi d’appels Vous pouvez transférer des appels internes et des appels externes vers des destinations différentes (téléphones internes ou externes) (destination externe : possible en fonction de la configuration du système). Activer le renvoi d’appels Cliquez sur le bouton « Activer le renvoi d’appels ». La fenêtre suivante apparaît : Entrez le numéro de destination du renvoi (téléphone interne ou externe). Validez avec le bouton « OK ». Le renvoi d’appel est activé et le pictogramme d’état. apparaît dans la barre Désactiver le renvoi d’appels Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. Le renvoi d’appel est désactivé et le pictogramme 72 disparaît. Renvoi de nuit Renvoi de nuit Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Activez le renvoi de nuit lorsque votre P.O. est privé d’opérateur (par exemple après la fermeture des bureaux). Les appels externes sont renvoyés sur le poste de nuit interne (celui du portier, par exemple) que vous avez choisi. Le service technique peut affecter à optiClient Attendant l’autorisation d’activer ou pas le renvoi de nuit. Vous pouvez inscrire et sélectionner 8 destinations de nuit différentes, au maximum. Entrer la destination du renvoi de nuit Sélectionnez dans le menu principal « Fichier » l’option « Paramètres ». La fenêtre Paramètres s’ouvre. Sélectionnez l’onglet « Renvoi de nuit ». L’onglet s’ouvre. Inscrivez dans les champs les destinations internes possibles du renvoi de nuit. Validez vos entrées avec le bouton « OK ». Le bouton « Reprise » vous permet de revenir au moniteur du P.O. Vous pouvez sélectionner les destinations du renvoi de nuit dans le menu principal « Edition » à l’aide de l’option « Modifier la destination du renvoi de nuit » Æ page 74 et les activer à l’aide du bouton « Renvoi de nuit » Æ page 75. 73 Renvoi de nuit Sélectionner la destination du renvoi de nuit Il vous est possible de définir quel poste destinataire prend en charge les appels entrants lorsque vous quittez votre P.O. Vous avez le choix entre une destination de renvoi de nuit prédéfinie Æ page 73 ou une que vous entrez manuellement. Destination du renvoi de nuit prédéfinie Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Modifier la destination du renvoi de nuit ». Le menu déroulant suivant apparaît : Sélectionnez un poste de nuit. La destination sélectionnée est cochée. Lorsque vous activez le renvoi de nuit Æ page 75, les appels sont transférés à cette destination. Destination du renvoi de nuit entrée manuellement Sélectionnez dans le menu principal « Edition » l’option « Modifier la destination du renvoi de nuit ». Le menu déroulant suivant apparaît : Sélectionnez l’option « Entrée manuelle ». La fenêtre suivante apparaît : Entrez le numéro de la destination de nuit et validez avec le bouton « OK ». Si vous entrez un astérisque « * », vous sélectionnez automatiquement le renvoi de nuit programmé par le service technique dans le système. Lorsque vous activez le renvoi de nuit Æ page 75, les appels sont transférés à cette destination. 74 Renvoi de nuit Activer le renvoi de nuit Cliquez sur le bouton « Activer le renvoi de nuit ». Le renvoi de nuit est maintenant activé et le pictogramme dans la barre d’état. apparaît Les appels en attente figurant dans l’affichage des appels doivent être encore desservis. Les appels qui arrivent ensuite sont renvoyés à la destination de nuit. Désactiver le renvoi de nuit Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le pictogramme correspondant dans la barre d’état. Le renvoi de nuit est désactivé et le pictogramme disparaît. 75 Bloc-notes Bloc-notes La fonction Bloc-notes ouvre le programme Windows « Bloc-notes ». Ouvrir le bloc-notes Sélectionnez dans le menu « Fenêtre » l’option « Bloc-notes ». Le bloc-notes s’ouvre. Grâce à l’option « Fichier » du menu Bloc-notes, vous pouvez enregistrer, ouvrir et imprimer les fichiers bloc-notes. 76 Saisie des taxes pour communications individuelles Saisie des taxes pour communications individuelles Cette fonction n’est pas disponible en réseau Æ page 94. Lorsqu’un abonné a terminé une communication payante sur un téléphone interne (par exemple sur un téléphone accessible à tous = cabine téléphonique), vous pouvez interroger sur optiClient Attendant les coûts de la communication/connexion. La « cabine téléphonique » doit cependant être configurée dans le système par le service technique. Cliquez sur le bouton « Cabine ». La fenêtre Menu s’affiche. Les boutons , et vous permettent de sélectionner un correspondant interne et d’interroger, imprimer et effacer le coût et la durée de sa communication. Utilisez le bouton la fenêtre. de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer 77 Programmer/Modifier des touches nominatives Programmer/Modifier des touches nominatives Vous pouvez enregistrer des numéros fréquemment utilisés ou des indicatifs sur les 10 touches nominatives. Avec une série d’indicatifs, vous pouvez par exemple commander une messagerie vocale ou un répondeur ou activer des fonctions de la plate-forme de communication (par exemple interroger la liste des appelants avec « #82 »). Sélectionnez dans le menu « Fichier » l’option « Paramètres ». La fenêtre « Paramètres » s’ouvre. Sélectionnez l’onglet «Touches nominatives ». L’onglet s’ouvre. Entrez dans les champs les noms et les numéros des abonnés souhaités. Validez vos entrées avec le bouton « OK ». Le bouton « Reprise » vous permet de revenir au moniteur du P.O. Maintenant, vous pouvez joindre directement vos correspondants à l’aide des touches nominatives. Vous pouvez activer le menu déroulant contenant les touches nominatives par le menu principal «Touches nominatives » Æ page 43. L’option «Touches nominatives » n’apparaît dans la barre de menu que si des touches nominatives ont été paramétrées dans la fenêtre « Paramètres » Æ page 100. 78 Utiliser la liste des appelants Utiliser la liste des appelants La liste des appelants fait apparaître par ordre chronologique tous les appels entrants (pris ou manqués). Vous pouvez rappeler les appelants en toute convivialité et effacer des entrées de la liste. Cliquez sur le bouton « Liste des appelants ». La fenêtre « Liste des appelants » s’ouvre. Barre de défilement Date de l’appel Heure de l’appel Numéro de l’appelant La liste ne peut s’afficher que si elle contient des entrées. La liste est triée par ordre chronologique croissant, c’est-à-dire que les appels les plus récents se trouvent en bout de liste. Si toutes les entrées ne peuvent pas s’afficher dans la liste, une barre de défilement permet de faire apparaître la liste complète. Cliquez sur le bouton « Fermer » pour refermer la liste. Rappeler un appelant Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne correspondant à l’entrée souhaitée. Le numéro est composé. 79 Utiliser la liste des appelants Effacer des entrées Sélectionnez (cliquer et tirer) une partie de la liste. éventuellement Ctrl + Ajoutez certaines entrées à la sélection ou supprimez certaines entrées de la sélection. Cliquez dans la fenêtre sur le bouton « Effacer entrées marquées ». Les entrées marquées sont effacées sans demande de confirmation. Effacer toute la liste Cliquez dans la fenêtre sur le bouton « Effacer liste ». Toute la liste est effacée sans demande de conformation et la fenêtre est refermée. 80 Annuaire électronique (ATE) Annuaire électronique (ATE) L’annuaire électronique interne vous permet de rechercher des abonnés et de composer les numéros correspondants de façon conviviale. Vous pouvez aussi afficher des informations détaillées sur les abonnés. En version standard, optiClient Attendant charge au démarrage une base de données ATE. Lancer l’ATE Sélectionnez l’option « Annuaire » dans le menu principal « Fenêtre » ou à l’aide de la barre d’outils. La fenêtre principale de l’annuaire apparaît, avec tous les abonnés inscrits et leurs données essentielles. Champs de données Enregistrement Créer un nouvel enregistrement Modifier Sélectionner un numéro à composer l’enregistrement Retour au moniteur du P.O. 81 Annuaire électronique (ATE) Chercher un abonné Vous souhaitez par exemple appeler M. Adam, dont vous ignorez le numéro. Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est désactivée Æ page 104. Entrez les premières lettres du nom de l’abonné souhaité dans le champ « Par nom/Numéro » du moniteur du P.O., par exemple « Ada » et validez avec la touche « Retour ». Si l’ATE contient cette combinaison de lettres, il s’ouvre automatiquement sur les entrées qui correspondent. Le premier nom de l’abonné auquel correspondent les premières lettres est marqué dans l’ATE. Sélectionnez l’abonné souhaité. Cliquez sur le bouton « Sélectionner ». Le numéro enregistré est composé. Lorsque vous recherchez un abonné dans l’ATE, les 100 premières entrées trouvées s’affichent d’abord. Si l’abonné souhaité ne s’y trouve pas, vous devez entrer le terme recherché de façon plus précise. 82 Annuaire électronique (ATE) Enregistrer un nouvel abonné Le bouton « Nouvelle entrée » de la fenêtre principale de l’annuaire donne accès à une nouvelle fenêtre contenant deux onglets différents, qui vous permettent d’inscrire de nouveaux abonnés dans l’ATE. Enregistrer l’entrée Retour à la fenêtre principale de l’annuaire Onglet: Infos Onglet: Général La fenêtre regroupe deux onglets, « Général » et « Infos », dans lesquels vous pouvez entrer des données sur l’abonné. Général Dans l’onglet « Général », vous pouvez saisir le nom, la société, l’adresse et les différents numéros d’appel de l’usager. En cas d’appel par l’annuaire Æ page 48, c’est le numéro du champ « Numéro » qui s’affiche et est composé par défaut. Les quatre autres numéros possibles peuvent cependant aussi être utilisés. 83 Annuaire électronique (ATE) Infos Dans l’onglet « Infos », vous pouvez entrer d’autres données, par exemple le service ou la fonction de l’usager dans la société ainsi que des notes de plusieurs lignes, par exemple les heures d’ouverture de la société. Enregistrez les données en cliquant sur le bouton « Enregistrer ». Le bouton « Fermer » vous ramène à la fenêtre principale de l’annuaire Æ page 81. Le nouvel abonné est alors affiché avec les données essentielles le concernant. Si vous cliquez sur le bouton « Fermer » sans avoir sauvegardé l’enregistrement, la sauvegarde est automatique et vous revenez à la fenêtre principale de l’annuaire. Le bouton « Fermer » de la fenêtre principale de l’annuaire referme l’ATE et ramène au moniteur du P.O. 84 Annuaire électronique (ATE) Modifier un enregistrement Le bouton « Editer » de la fenêtre principale de l’annuaire ouvre une autre fenêtre contenant deux onglets différents, qui vous donnent la possibilité de modifier les informations relatives aux abonnés souhaités. Sélectionnez dans la fenêtre principale de l’annuaire l’abonné dont vous souhaitez modifier l’enregistrement. Cliquez sur le bouton « Editer ». Une nouvelle fenêtre contenant deux onglets différents s’ouvre et vous permet de modifier les données relatives à l’abonné. Enregistrer l’entrée Retour à la fenêtre principale de l’annuaire Enregistrez les données en cliquant sur le bouton « Enregistrer ». Le bouton « Fermer » vous ramène à la fenêtre principale de l’annuaire Æ page 81. Le nouvel abonné est alors affiché avec les données essentielles le concernant. Si vous cliquez sur le bouton « Fermer » sans avoir sauvegardé l’enregistrement, les modifications sont automatiquement enregistrées et vous revenez à la fenêtre principale de l’annuaire. Le bouton « Fermer » de la fenêtre principale de l’annuaire referme l’ATE et ramène au moniteur du P.O. 85 Annuaire électronique (ATE) Effacer une entrée Le bouton « Editer » de la fenêtre principale de l’annuaire ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez effacer l’entrée. Sélectionnez dans la fenêtre principale de l’annuaire l’abonné dont vous souhaitez effacer l’entrée. Cliquez sur le bouton « Editer ». Effacer l’enregistrement Effacez l’entrée avec le bouton « Effacer ». Validez la demande de confirmation avec « Oui ». Le bouton « Fermer » de la fenêtre principale de l’annuaire referme l’ATE et ramène au moniteur du P.O. 86 Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts » Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts » La fonction Annuaire vous permet de rechercher des abonnés et de composer les numéros correspondants de façon conviviale. La source de données utilisée est le dossier « Contacts » du programme Microsoft Outlook. Attention : • Microsoft Outlook Express n’est pas supporté. • Le format canonique est supporté. • Certaines particularités doivent être prise en compte pour le format du nom inscrit dans les Contacts de Microsoft Outlook Æ page 119. • Pour la recherche dans Microsoft Outlook, seules les entrées du dossier Outlook « Contacts » sont concernées. Les sous-répertoires ne sont pas pris en compte. Chercher un abonné Vous souhaitez par exemple appeler M. Adam, dont vous ignorez le numéro. Condition : la recherche dans Outlook « Contacts » est activée Æ page 104. Entrez les premières lettres du nom de l’abonné souhaité dans le champ « Par nom/Numéro » du moniteur du P.O., par exemple « Ada » et validez avec la touche « Retour ». Si Microsoft Outlook « Contacts » contient cette combinaison de lettres, la fenêtre Recherche Outlook s‘ouvre automatiquement sur le résultat de la recherche. Le premier nom de l’abonné auquel correspondent les premières lettres est marqué. Sélectionnez l’abonné souhaité. Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la ligne sélectionnée. 87 Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts » ou Appuyez sur la touche « Retour ». ou Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne sélectionnée si vous ne souhaitez pas appeler l’abonné par son numéro de téléphone standard, mais par exemple par son téléphone mobile. Si plusieurs numéros sont inscrits pour l’abonné dans Outlook, un menu contextuel s’affiche. Sélectionnez dans le menu le numéro souhaité. Le numéro est composé. Lorsque vous recherchez un abonné, les 100 premières entrées trouvées s’affichent d’abord. Si l’abonné souhaité ne s’y trouve pas, vous devez entrer le terme recherché de façon plus précise. 88 Fonction Annuaire avec Outlook « Contacts » Rechercher d’autres informations Vous pouvez aussi faire porter la recherche sur d’autres données, notamment le nom de la société, le site, le code postal. Prenons l’exemple d’une recherche de société. La recherche par site ou code postal suit le même schéma. Cliquez sur le bouton « Outlook ». Le menu contextuel suivant apparaît : Sélectionnez dans le menu l’élément que vous recherchez, par exemple « Société ». La fenêtre suivante apparaît : Entrez la société souhaitée et validez votre saisie à l’aide du bouton « OK ». Si la société est enregistrée dans « Contacts » de Microsoft Outlook, la liste « Recherche Outlook » s’ouvre avec la liste des abonnés qui travaillent dans la société. Le premier abonné est marqué. Gestion des données de l’annuaire Pour créer et modifier des données d’abonné dans le dossier « Contacts » de Microsoft Outlook, consultez la documentation relative au programme Microsoft Outlook. 89 Rechercher dans l’annuaire du système Rechercher dans l’annuaire du système Cette fonction recherche des noms et des numéros dans l’annuaire du système. Cette fonction de recherche doit être supportée par votre plateforme de communication. Pour l’activer, adressez-vous à votre service technique. 1. Cliquez sur le bouton « Annuaire du système ». ou Sélectionnez dans le menu « Fenêtre » l’option « Rechercher dans l’annuaire du système ». ou F12 Appuyez sur la touche « F12 ». La fenêtre « Rechercher dans l’annuaire du système » s’ouvre. 2. Entrez un nom. Une entrée partielle comme « mei » pour « Meier » est possible ; il n’est pas tenu compte des majuscules/minuscules. Validez avec le bouton « OK ». 3. Si une ou plusieurs entrées sont trouvées, elles sont affichées dans la fenêtre Menu. A l’aide des boutons abonné et l’appeler. Utilisez le bouton la fenêtre. 90 , et vous pouvez sélectionner un de la fenêtre Menu pour quitter la saisie et refermer Lancer l’annuaire sur cédérom Lancer l’annuaire sur cédérom Le bouton « Annuaire téléphonique CD » de la fenêtre principale de optiClient Attendant lance un annuaire sur cédérom. Pour cela, l’annuaire sur cédérom doit être intégré à optiClient Attendant. Pour l’intégration de l’annuaire sur cédérom, voir Æ page 104. L’utilisation dépend du programme d’annuaire sur cédérom utilisé. Lisez la documentation correspondante. Reprendre un numéro de l’annuaire sur cédérom Pour reprendre un numéro trouvé dans l’annuaire sur cédérom dans l’affichage de trafic de optiClient Attendant, procéder par copier/coller. Marquez avec la souris le numéro souhaité dans le programme de l’annuaire sur cédérom. Ctrl + C Appuyez sur « Ctrl » puis sur la touche « C » pour copier les données dans le presse-papiers. Amenez le curseur de la souris dans la partie Commutation sur le champ « Par nom/Numéro ». Ctrl + V Appuyez sur « Ctrl » et sur la touche « V » pour copier les données du presse-papiers dans l’affichage de trafic. 91 Ouvrir une fenêtre de recherche de serveur LDAP Ouvrir une fenêtre de recherche de serveur LDAP Le bouton « Fenêtre de recherche de serveur LDAP » de la fenêtre principale de optiClient Attendant active la fonction de recherche au sein du serveur LDAP. Attention : • Le format canonique est supporté. • La recherche de nom se fait exclusivement sur le serveur Microsoft Active Directory dans le champ « Surname ». Pour cela, la fonction de recherche doit être intégrée à optiClient Attendant. Pour activer cette fonction de recherche, voir Æ page 104. Cette fonction de recherche utilise les fonctions du système d’exploitation de votre PC ; sous Windows®98 et Windows®NT, ces fonctions sont uniquement disponibles après une mise à jour. Pour la mise à jour de votre système d’exploitation, adressez-vous à votre administrateur système. 92 Fonctionnement de secours Fonctionnement de secours Lorsque vous quittez optiClient Attendant ou en cas de défaillance du programme, optiClient Attendant passe en fonctionnement de secours. Toutes les fonctionnalités de votre système téléphonique sont maintenues et vous pouvez exécuter toutes les fonctions d’aiguillage sur votre poste numérique optiPoint ou optiset E (impossible pour le raccordement IP). Pour revenir à votre poste d’opérateur sur PC, il vous suffit de relancer le programme optiClient Attendant Æ page 13. 93 Fonctions spécifiques dans le LAN (réseau PC) Fonctions spécifiques dans le LAN (réseau PC) Si votre optiClient Attendant est intégré à un réseau IP de systèmes Hi Path 5000, plusieurs plates-formes de communication HiPath 2000/ HiPath 3000 peuvent être reliées via un LAN (Local Area Network, par exemple le réseau de PC propre à l’entreprise). Vous téléphonez en passant par le LAN. Supervision des postes Le paramétrage des numéros et noms n’est pas possible en réseau. Utilisez la saisie manuelle pour entrer des numéros et noms en-dehors du plan de numérotation local Æ page 26. Autres particularités Les fonctions suivantes ne sont pas disponibles en réseau : • Ouverture de la porte Æ page 40 • Entrée en tiers Æ page 59 • Forcer Ne pas déranger Æ page 59 • Diffusion Æ page 63 • Appel interphone Æ page 64 • Transfert de ligne Æ page 69 • Libérer une ligne externe Æ page 70 • Recherche de personne (RdP) Æ page 71 • Renvoi de nuit Æ page 73 • Cabine téléphonique Æ page 77 Configuration de optiClient Attendant 94 Effectuer les réglages Effectuer les réglages Cette partie décrit les réglages que vous pouvez effectuer dans la fenêtre « Paramètres » de optiClient Attendant. Autres possibilités de réglage, voir Æ page 103. Une mise à jour automatique de optiClient Attendant est effectuée si la configuration du système apparaît comme modifiée après le démarrage de optiClient Attendant ou pendant son exécution. Cette procédure est signalée dans la barre d’état par le message « Veuillez patienter SVP ». Système Dans l’onglet « Système », vous définissez le type de raccordement, vous paramétrez la supervision des postes et vous effectuez des réglages généraux pour le P.O. Raccordement : Dans la liste déroulante, sélectionnez le port du PC pour les modes de raccordement suivants : • optiset control/data adapter (impossible sur HiPath 2000) : « COM 2 » ou « COM 1 » • USB (impossible sur HiPath 2000) : « COM 3 » • Liaison IP : « IP » Pour ce type de raccordement, d’autres paramètres sont nécessaires Æ page 108. Mise à jour Système Le bouton « Mise à jour Système » transfère les données relatives à optiClient Attendant, par exemple le plan d’appel local, du système au PC. 95 Effectuer les réglages Mise à jour SDP La touche « Mise à jour SDP » vous permet de transférer des données d’abonnés du plan d’appel local (abonnés de votre système) à une supervision des postes. Les abonnés des systèmes en réseau ne peuvent être entrés que manuellement Æ page 26. Pour déplacer des touches d’état dans la supervision des postes, voir Æ page 29. Condition : un plan d’appel a été chargé avec « Mise à jour Système » Æ page 95 et au moins une supervision des postes est affichée Æ page 24. Cliquez sur le bouton « Mise à jour SDP ». La liste des données d’abonnés actuelles s’ouvre. Sélectionnez (cliquer et tirer) une partie ou toutes les entrées de la liste. éventuellement Ctrl + Ajoutez certaines entrées à la sélection ou supprimez certaines entrées de la sélection. Supervision des postes Entrées sélectionnées Liste Cliquez sur une entrée sélectionnée dans la liste, tirez la sélection en maintenant le bouton de la souris enfoncé pour la placer au-dessus de la touche d’état de la SDP à partir de laquelle les entrées sélectionnées doivent être copiées (le pointeur de la souris prend la forme d’un « + »). 96 Effectuer les réglages Relâchez le bouton de la souris pour inscrire les entrées marquées dans la supervision des postes. Entrées copiées Répétition (BIS) seulement pour les numéros externes Vous pouvez définir ici si seuls les appels externes doivent être inscrits dans la liste de répétition de la numérotation. Les numéros externes se reconnaissent à leur nombre de chiffres. Ce nombre peut être configuré Æ page 107. Veillez également à bien configurer le préfixe réseau Æ page 107. Désactiver le renvoi de nuit au démarrage Si vous cliquez sur cette option, le renvoi de nuit est automatiquement désactivé au lancement de optiClient Attendant, s’il était activé auparavant. Désactiver la sonnerie du poste au démarrage Si vous sélectionnez cette option, la sonnerie du téléphone est automatiquement désactivée lors du démarrage de optiClient Attendant (uniquement en cas de connexion via USB ou control/data adapter, impossible sur HiPath 2000). Fichier taxation Cette option (non modifiable dans optiClient Attendant) indique si toutes les communications payantes sont enregistrées avec leur valeur dans un fichier de taxation. Pour configurer cette fonction, adressez-vous à votre service technique. Le fichier de taxation est enregistré dans le répertoire d’installation de optiClient Attendant. 97 Effectuer les réglages Appels Indiquez ici le répertoire où sont enregistrés sur le PC les fichiers Wave (fournis avec le logiciel) servant à la signalisation. Vous pouvez aussi affecter vos propres fichiers Wave à l’aide de la touche « ... » et les écouter pour les tester à l’aide de la touche haut-parleur. Pour pouvoir servir à la signalisation des appels, les fichiers Wave doivent être activés Æ page 107. 98 Effectuer les réglages Diffusion Dans l’onglet « Diffusion », vous pouvez paramétrer les groupes disponibles dans le système de communication comme groupes de diffusion actifs. Sélectionnez dans la zone « Groupes disponibles » les groupes auxquels doivent s’adresser les messages de diffusion par haut-parleur, et faites-les passer dans la zone « Groupes de diffusion actifs ». L’option « Diffusion » s’affiche alors également dans la barre de menu de optiClient Attendant. Cette option permet de procéder à la diffusion via haut-parleur de messages destinés aux groupes paramétrés. 99 Effectuer les réglages Touches nominatives Avec l’onglet «Touches nominatives », vous pouvez paramétrer des touches nominatives pour les 10 numéros les plus fréquemment utilisés ou pour des indicatifs. Avec cette série d’indicatifs, vous pouvez commander par exemple une messagerie vocale ou un répondeur ou activer des fonctions du système de télécommunications (par exemple interroger la liste des appelants avec « #82 »). Tapez dans les champs d’entrée soit le nom et le numéro de l’abonné désiré, soit la désignation et les indicatifs pour commander par exemple une messagerie vocale. L’option «Touches nominatives » apparaît ensuite dans la barre de menu de optiClient Attendant, à partir de laquelle il est possible d’appeler et de sélectionner directement les abonnés ou les fonctions configurées via un menu déroulant. 100 Effectuer les réglages Destinations du renvoi de nuit Dans l’onglet « Renvoi de nuit », vous pouvez entrer jusqu’à 8 destinations internes de renvoi de nuit différentes. Le menu « Edition » avec l’option « Modifier la destination du renvoi de nuit » vous permet de sélectionner l’une de ces destinations et de l’activer à l’aide du bouton « Renvoi de nuit ». Tous les appels sont renvoyés sur cette destination. 101 Effectuer les réglages Sauvegarder les réglages Lorsque vous avez fini vos saisies dans la fenêtre « Paramètres », vous devez les sauvegarder pour que les modifications deviennent effectives. Validez vos entrées dans la fenêtre « Paramètres » à l’aide du bouton « OK ». Dès que vous revenez au moniteur du P.O., il se peut que le message « Veuillez patienter SVP » apparaisse sur la barre d’état du moniteur du P.O., car optiClient Attendant est en cours d’actualisation. Dès que l’actualisation est terminée, le message « Système prêt » apparaît. optiClient Attendant est prêt à fonctionner. Avec le bouton « Annuler », vous revenez au moniteur du P.O. sans enregistrer les modifications. 102 Gestionnaire de configuration Gestionnaire de configuration Ce programme vous permet d’effectuer pour optiClient Attendant des réglages supplémentaires, en plus de ceux de « Fichier » - « Paramètres ». Démarrer le Gestionnaire de configuration Cliquez sur le bouton « Gestionnaire de configuration ». Le Gestionnaire de configuration s’ouvre. Barre de menu Bouton Intercepter Zone de configuration Arbre de menu Pour rendre effectives bon nombre de modifications, il est souvent nécessaire de redémarrer optiClient Attendant. Après modification sur les supervisions de postes Æ page 105, il suffit de réactiver ces dernières par le bouton . 103 Gestionnaire de configuration Effectuer les réglages Pour différents réglages, il est nécessaire de savoir configurer des réseaux IP. Adressez-vous au service technique. Une configuration erronée peut rendre certaines fonctions importantes de optiClient Attendant inopérantes. Annuaire Pour la recherche dans un annuaire sur cédérom Æ page 91, entrez dans « Annuaire CDROM » le chemin d’accès complet du programme d’annuaire ou sélectionnez un fichier exécutable avec « ... ». Pour la recherche sur le serveur LDAP Æ page 92, entrez dans « Serveur LDAP » une adresse IP valide ou le nom du serveur LDAP. Cochez « Utiliser MS-Outlook comme répertoire » pour utiliser le dossier « Contacts » du programme Microsoft Outlook comme base de recherche dans le champ « Par nom/Numéro » du moniteur du P.O. Æ page 87. Si vous ne cochez pas cette case, la recherche utilise l’ATE comme base de données Æ page 82. 104 Gestionnaire de configuration Supervision des postes Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée « Supervision des postes » pour afficher/masquer ces sous-menus. Couleurs pour la SDP Vous pouvez définir ici avec quelle couleur les différents états de ligne des touches d’état doivent être signalés sur la SDP Æ page 23. Cliquez sur la touche à côté de l’état dont vous souhaitez modifier la couleur de signalisation. Une boîte de dialogue de sélection de couleur apparaît. Vous pouvez sélectionner une des couleurs prédéfinies par un clic ou créer une couleur composée propre. Validez par « OK ». La disponibilité des fonctions « L’abonné est renvoyé » et « Ne pas déranger activé » dépend de la version de votre plate-forme de communication. 105 Gestionnaire de configuration Configuration SDP Vous pouvez effectuer les réglages suivants pour chacune des trois supervisions de postes disponibles Æ page 23. Entrez dans le champ «Texte pour SDP » le texte qui doit s’afficher dans la barre de titre de la supervision des postes correspondante. Dans la liste de sélection, vous définissez le nombre de touches d’état que comporte la supervision des postes. Vous pouvez sélectionner un nombre de 20 à 240 touches d’état, par blocs de 20. En mode Nom, le nombre de touches est limité à 140. Cochez « Afficher les noms » pour faire apparaître les noms des abonnés directement sur les touches d’état (mode Nom). Pour cela, les noms doivent être connus. Cochez « Afficher SDP » pour rendre visible la supervision des postes correspondante et la faire apparaître automatiquement au démarrage de optiClient Attendant. La désactivation de la SDP ne supprime pas sa configuration ni l’affectation de ses touches. Touches de fonction Vous pouvez sélectionner l’affectation des touches de fonction sur votre clavier de PC. Sélectionnez une des touches de fonction de « F1 » à « F10 ». Affectation standard, voir Æ page 126. 106 Gestionnaire de configuration Communications entrantes et sortantes • • • • • « Affichage premier plan sur appel entrant » Vous définissez ici si, lorsque plusieurs programmes Windows sont simultanément ouverts, optiClient Attendant s’affiche automatiquement au premier plan. « Entrée commentaires avant parcage et mise en attente » Cette fonction rend possible la saisie de texte lors de la mise en attente Æ page 55 ou du parcage Æ page 58 d’un abonné. « Activer les fichiers Wave » Vous définissez ici si les fichiers Wave configurés Æ page 98 doivent être utilisés pour la signalisation des appels. « Désactiver la mise en attente automatique avec la touche Libérer » Définit si la mise en attente avec la touche Libérer (quitter automatiquement la communication lorsqu’elle est mise en garde) doit être désactivée. « Nouvelle présentation du numéro de destination de l’appelant » Cochez cette fonction si vous souhaitez que le numéro que l’appelant souhaite joindre soit automatiquement inscrit dans l’affichage des appels. Lorsque la prise de ligne automatique de la plate-forme de communication n’est pas active (se renseigner auprès du service technique) : • Vous pouvez définir dans le champ « Préfixe réseau » quel préfixe doit être ajouté devant le numéro d’appel pour les communications externes (par exemple « 0 »). • En entrant une longueur de numéro, vous activez l’ajout automatique du préfixe externe de prise réseau à partir du nombre de chiffres indiqué. 107 Gestionnaire de configuration Raccordement IP Entrez ici les paramètres nécessaires pour un raccordement IP de l’optiClient Attendant via le câble LAN de votre PC. Il faut pour cela commencer par sélectionner le type de raccordement qui convient Æ page 95. Vous ne pouvez saisir ou modifier des paramètres que si vous vous y connaissez en matière d’administration de réseau IP et de VoIP. En cas de doute, renseignez-vous auprès du service technique. Double-cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l’entrée « Raccordement IP » pour afficher/masquer ces sous-menus. Liaison principale Les paramètres de la liaison principale sont nécessaires pour le raccordement IP. S’il existe un système de secours dans la plate-forme de communication, il est possible de configurer également des paramètres pour la liaison de secours Æ page 109. • • • • • 108 « Adresse IP de HG 1500 » Entrez ici l’adresse IP de la liaison principale avec HG 1500. « Numéro de l’Attendant » Entrez ici le numéro de la liaison principale permettant d’accéder à optiClient Attendant via IP. « Mot de passe » Entrez ici le mot de passe de la liaison principale permettant d’accéder à optiClient Attendant via IP. « Numéro d’urgence » Entrez ici le numéro d’urgence de la liaison principale. Remarque : ce paramètre est destiné spécialement à l’utilisation de optiClient Attendant aux Etats-Unis. « Mode sécurité » Sélectionnez dans la liste le mode de sécurité pour le système de communication raccordé. Les modes de sécurité suivants sont disponibles : – None : pas de sécurité – Half : sécurité moyenne – Full : sécurité élevée Gestionnaire de configuration Liaison de secours Si vous faites fonctionner votre optiClient Attendant sur une plateforme de communication sans liaison de secours, vous n’avez pas besoin d’entrer de valeur ici. • • • • « Adresse IP de HG 1500 » Entrez ici l’adresse IP de la liaison de secours avec HG 1500. « Numéro de l’Attendant » Entrez ici le numéro de la liaison de secours permettant d’accéder à optiClient Attendant via IP. « Mot de passe » Entrez ici le mot de passe de la liaison de secours permettant d’accéder à optiClient Attendant via IP. « Numéro d’urgence » Entrez ici le numéro d’urgence de la liaison de secours. Ce paramètre est destiné spécialement à l’utilisation de optiClient Attendant aux Etats-Unis. 109 Gestionnaire de configuration Commutation de secours Si vous faites fonctionner votre optiClient Attendant sur une plateforme de communication sans liaison de secours, vous n’avez pas besoin d’entrer de valeur ici. S’il existe un système de secours dans la plate-forme de communication, optiClient Attendant peut basculer automatiquement sur lui après avoir perdu la liaison principale. • • • • 110 « Nombre minimum de tentatives de connexion abouties avec le système de secours afin de commuter sur ce système en cas de défaillance » Avant le passage au système de secours, sa disponibilité est automatiquement contrôlée. Définissez ici le nombre minimum de tentatives de connexion abouties avec le système de secours nécessaires pour pouvoir passer du système principal à ce système. « Nombre minimum de tentatives de connexion avec le système principal afin de se commuter de nouveau sur celui-ci » Après basculement sur le système de secours, la tentative de rétablir une liaison avec le système principal est automatique. Définissez ici le nombre minimum de tentatives de connexion abouties avec le système principal nécessaires. « Temps d’attente entre les tentatives de connexion » Entrez ici le délai d’attente en secondes entre les différentes tentatives de connexion. « Pas de retour automatique sur le système principal » Pour interdire le retour automatique au système principal, même si les tentatives de connexion ont abouti, cochez cette case. Gestionnaire de configuration Réduction de bande passante Afin d’optimiser la qualité de la transmission vocale, vous pouvez définir différents paramètres d’adaptation aux spécificités de votre installation réseau. • • • • « Désactiver le message de surveillance cyclique » Cochez cette case pour réduire le volume de données ou les besoins en bande passante. « Ordre codec » Définissez ici l’ordre dans lequel les codecs doivent être utilisés pour la liaison vocale. « Longueurs de paquet codec » Définissez ici les différentes longueurs de paquets de voix pour les codecs G.711, G.723 et G.729 en indiquant un nombre en millisecondes. « Tampon de gigue (nombre de paquets) » Définissez ici la taille du tampon permettant d’éviter les modifications de délai (gigue). Réglage optimal : plus la qualité du réseau est élevée, plus le tampon de gigue est petit ; plus le tampon de gigue est important, plus il y a de retard dans la voix. La valeur est comprise entre 4 et 20. 111 Gestionnaire de configuration Limitation de port • • • • « Plage de ports CorNetIP de - à » Entrez ici la plage de ports pour votre PC local. Si vous ne définissez pas de plage de ports, vous utilisez sur votre PC n’importe quel port affecté par le système d’exploitation. « Plage de ports RTP de - à » Entrez ici la plage de ports pour la liaison vocale. « Plage de ports H.245 de - à » Entrez ici la plage de ports pour la liaison de signalisation. « Numéro de port H.225 » Entrez ici la plage de ports pour faire fonctionner Netmeeting parallèlement à optiClient Attendant, par ex. pour valider des documents sur un autre PC sans liaison audio. La valeur par défaut est le port 1720. Le bouton « Réinitialiser » ramène les valeurs de limitation de port à la configuration par défaut. Qualité de service Pour chacun des niveaux de transmission • « Couche 2 : Priorité utilisateur selon IEEE802.1p » et • « Couche 3 : classes de priorité (point de code Diffserv) » vous pouvez, avec la case à cocher « Marquer les paquets », définir si les données de optiClient Attendant doivent avoir les valeurs paramétrées pour les types de trafic « Call Signalling » (signalisation d’appel) et « Voice Payload » (paquets vocaux). 112 Gestionnaire de configuration Réseau privé virtuel (VPN) • • « Mode » Vous disposez des mécanismes de sécurité suivants : – aucun : pas de sécurité – automatique : sécurité automatique – manuel : sécurité manuelle « Adresse IP » Entrez ici l’adresse IP de l’abonné réseau VPN correspondant. Equipement son • • • • • « Appareil de mixage utilisé » Sélectionnez dans la liste le pupitre de mixage servant à paramétrer la signalisation acoustique sur le PC. « Appareil d’enregistrement utilisé » Sélectionnez dans la liste l’équipement installé sur votre PC qui doit être utilisé pour l’enregistrement audio sur le PC. « Appareil de lecture utilisé » Sélectionnez dans la liste l’équipement installé sur votre PC qui doit être utilisé pour la lecture audio sur le PC. « Utiliser le micro-casque du téléphone USB » Cochez cette case si vous souhaitez passer des communications en utilisant le micro-casque du téléphone USB Siemens (impossible sur HiPath 2000). « Téléphone USB Siemens » Cochez cette case si votre téléphone USB est un téléphone USB Siemens (impossible sur HiPath 2000). 113 Gestionnaire de configuration Raccordement d’un terminal en braille Pour le raccordement d’un terminal en braille, les indications suivantes sont nécessaires. Sélectionnez dans la liste déroulante l’interface avec le terminal en braille (« COM 1 » à « COM 4 ») et cochez « Actif » pour activer le terminal par l’interface sélectionnée. 114 Gestionnaire de configuration Statistiques La fonction statistique vous donne des informations sur tous les appels entrants. Type d’appel (voir Types d’appel Æ page 19) Numéro de l’appelant Nom de l’appelant Numéro de destination Date de l’appel Heure de l’appel Bouton Réinitialiser Si toutes les entrées ne peuvent pas s’afficher dans la liste, une barre de défilement permet de faire apparaître la liste complète Modifier la présentation Modifier la largeur de la colonne : Cliquez sur la barre séparant deux titres de colonnes (le pointeur de la souris se transforme en double flèche) et, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la barre vers la gauche ou vers la droite pour modifier la largeur de la colonne. Modifier l’ordre de tri : Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le titre de la colonne dont vous souhaitez modifier l’ordre de tri (alternance entre ordre croissant et décroissant). Réinitialiser les statistiques Vous pouvez effacer la liste statistique. La liste se complète à nouveau avec les appels qui arrivent ultérieurement. Cliquez sur le bouton « Réinitialiser ». Le contenu de la liste est effacé sans demande de confirmation. 115 Gestionnaire de configuration Licence Pour une licence par CLA, les données suivantes sont nécessaires. Entrez dans « Adresse IP de l’Agent de licence (CLA) » l’adresse IP de l’Agent de licence. Entrez dans « Port de l’Agent de licence (CLA) » le numéro de port de l’Agent de licence. Pour avoir d’autres informations sur la licence, adressez-vous au service technique. 116 Gestionnaire de configuration Sauvegarder les réglages Pour rendre effectives les modifications apportées dans le Gestionnaire de configuration, vous devez enregistrer vos entrées. Validez vos entrées avec le bouton « Intercepter ». Cliquez sur le bouton « OK » pour valider le message de la boîte de dialogue. Le bouton « Intercepter » n’est disponible que si au moins une modification a été effectuée dans le Gestionnaire de configuration. 117 Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant Ce chapitre reprend les solutions possibles pour les problèmes qui pourraient survenir lors du fonctionnement de optiClient Attendant. Au démarrage optiClient Attendant ne démarre pas correctement • • • Vérifiez qu’il n’y ait pas un trop grand nombre de programmes ouverts. Coupez votre ordinateur et rallumez-le pour le relancer. Si le problème persiste, désinstallez le logiciel optiClient Attendant et réinstallez-le (voir livret accompagnant le cédéromoptiClient Attendant). Au démarrage, une erreur de licence s’affiche • • Assurez-vous que l’Agent de licence (CLA) est disponible sur le PC. Contrôlez les entrées du gestionnaire de configuration en ce qui concerne les données CLA Æ page 116. Pour avoir d’autres informations sur la licence, adressez-vous au service technique. 118 Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant En cours d’utilisation optiClient Attendant ne réagit plus • • • Fermez toutes les applications 16 bits ouvertes (par ex. Word 6.0). Vérifiez que le système de communication fonctionne toujours (il se peut que le système soit en panne). Coupez votre ordinateur et rallumez-le pour le relancer. La barre d’état affiche le message « Veuillez patienter SVP » en permanence • • Sur les téléphones optiset E : Contrôlez le câble qui établit la liaison entre l’adaptateur optiset E data/ control adapter du poste système et le PC. Sur les téléphones optiPoint : Contrôlez le câble USB (impossible sur HiPath 2000) qui établit la liaison entre le port USB du poste système et le PC. Lorsque le raccordement est correct, le message s’éteint et optiClient Attendant est à nouveau prêt à fonctionner. La supervision des postes ne fonctionne pas bien • • Si la touche d’état d’un abonné est constamment rouge (c’est-àdire abonné occupé), cela ne signifie pas forcément qu’il téléphone constamment, mais que son téléphone est défectueux ou a été supprimé du système de communication. Dans ce cas, vous devez actualiser la supervision des postes ; Æ page 95 et Æ page 96. Si la touche d’état d’un abonné est jaune (c’est-à-dire abonné appelé) et vous ne pouvez pas prendre l’appel, cela peut signifier que vous êtes en communication ou qu’un appel est en attente chez vous. Dans ces cas, l’appel ne peut pas être intercepté. Les contacts Outlook existants ne sont pas affichés comme résultat de la recherche Lors de la recherche d’un nom dans Outlook « Contacts », optiClient Attendant fait porter la recherche exclusivement sur le champ « Nom ». Par conséquent, lors de la configuration des contacts, l’ordre « Nom Prénom » est impératif car, si les options par défaut des contacts Outook s’appliquent, une entrée (par exemple « Hofmann ») apparaît comme « Prénom » dans les contacts. 119 Résolution des problèmes relatifs à optiClient Attendant Solution Modifiez les options par défaut des Contacts dans Outlook. Pour cela, ouvrez Outlook « Outils » - « Options » - « Paramètres » « Options Contacts » et modifiez l’ordre en « Nom Prénom ». Pour la recherche dans Microsoft Outlook, seules les entrées du dossier Outlook « Contacts » sont utilisées. Les sous-répertoires ne sont pas pris en compte. Recherche de l’erreur par la touche Trace (uniquement pour le service technique) La touche Trace permet, en cas d’erreurs reproductibles, d’enregistrer des codes d’erreurs spéciaux dans un fichier texte qui est retransmis à un technicien (usage réservé au service technique). Paramétrer la touche Trace • Ouvrez dans le répertoire-racine de optiClient Attendant le fichier config.cfg avec un éditeur de texte quelconque. • Insérez sous <Système> la ligne suivante : Trace=1 • Enregistrez le fichier et relancez optiClient Attendant. Dans la barre d’outils, le bouton supplémentaire «Trace » apparaît. Ouvrez via le bouton «Trace » dans la barre d‘outils la fenêtre pour les codes d‘erreurs et effacez éventuellement les anciens codes d‘erreurs avec le bouton « Clear ». Créez l’erreur reproductible et enregistrez le fichier. Il figure sous le nom trace.txt dans le répertoire-racine de optiClient Attendant. Créez une copie de sauvegarde et envoyez le fichier à un technicien pour l‘analyse des erreurs. 120 Index Index A Activer/Désactiver le bip d’avertissement ...................................... 36 Activer/Désactiver le microphone ........... 39 Affichage de trafic ................................ 18, 21 Affichage des appels ........................... 18, 19 Affichage des communications ......... 18, 22 Affichage des numéros Masquer ................................................... 60 Aiguillage Après parcage/mise en garde .............. 53 Transfert après réponse ........................ 50 Transfert avant réponse ........................ 51 Transfert rapide ...................................... 52 Aiguillage d’une communication ............. 49 Aiguiller des communications .................. 56 Annuaire électronique (ATE) .............. 47, 81 Annuaire sur cédérom Activer ...................................................... 91 Activer la recherche ............................. 104 Appel ............................................................ 42 Avec l’annuaire électronique ................ 47 Avec la répétition du numéro ............... 46 Avec la supervision des postes ........... 44 Avec les touches nominatives ............. 43 Avec Outlook "Contacts" ....................... 48 Externe ..................................................... 42 Interne ...................................................... 43 Appels Intercepter ............................................... 37 Recevoir ................................................... 33 Renvoi ...................................................... 72 ATE Enregistrer un nouvel abonné .............. 83 Lancer ...................................................... 81 Modifier un enregistrement ........... 85, 86 Rechercher un abonné .......................... 82 ATE, onglet Général ..................................................... 83 Infos .......................................................... 84 Avertissement sans bip ............................ 36 B Barre d’état ................................................. 17 Barre d’outils ............................................... 16 Barre de menu ............................................ 15 BLF setzen .................................................. 96 Bloc-notes ................................................... 76 C Champ vide ................................................. 28 Commandes clavier ................................. 125 Communication Transférer ................................................ 49 Communication externe ........................... 42 Communication interne ............................. 43 Communications, aiguillage ..................... 56 Conditions ................................................... 12 Conférence .................................................. 57 Configuration Cédérom, LDAP, MS Outlook ............ 104 Comportement pour les communications ................ 107 Couleurs de la Supervision des postes ............... 105 Démarrer le Gestionnaire de configuration .......................................................... 103 Enregistrer dans le Gestionnaire de configuration ................................................ 117 Fonction statistique ............................. 115 Groupes de diffusion ............................. 99 Licence ................................................... 116 Mise à jour SDP ...................................... 96 Raccordement IP .................................. 108 Renvoi de nuit ....................................... 101 Sauvegarder les réglages .................... 102 Signalisation d’appel .............................. 98 Terminal en braille ................................ 114 Touches nominatives ........................... 100 Transfert de données sur le PC ........... 95 Type de raccordement .......................... 95 121 Index D L Définir un groupe d’abonnés dans la supervision des postes ....................................... 28 Démarrage Automatique ........................................... 13 du Gestionnaire de configuration ...... 103 Manuel ..................................................... 13 Déplacer des abonnés de la supervision des postes .................................................. 29 Désactiver la sonnerie ............................... 38 Destination du renvoi de nuit ................. 101 Entrée ....................................................... 73 Sélection .................................................. 74 Deuxième appel ......................................... 35 Diffusion .......................................... 63, 64, 99 Double appel ............................................... 54 Libérer une ligne externe .......................... 70 Liste des types d’appel ............................. 19 E Enregistrer une note .................................. 27 Entrée en tiers ............................................ 59 Etapes ............................................................ 9 M Menu déroulant .......................................... 15 Message Envoi ......................................................... 65 Réception ................................................ 68 Mettre fin à la communication ................. 41 Mieux ........................................................... 61 Minimessages ............................................ 66 Mise en attente Communications externes .................... 55 Mode Nom ................................................ 106 Moniteur du P.O. ....................................... 18 N Ne pas déranger ......................................... 59 O F Fenêtre Menu ............................................. 31 Fenêtre principale ........................................ 8 Fichier taxation ........................................... 97 Fichier Wave ............................................... 98 Activer .................................................... 107 Fonction statistique ................................. 115 Fonctionnalités ........................................... 10 Fonctionnement de secours .................... 93 G Gestionnaire de configuration ................ 103 I Info Envoi ......................................................... 65 Réception ................................................ 68 122 Outlook "Contacts" Ajouter un abonné .................................. 89 Chercher un abonné .............................. 87 Fonctions Annuaire ................................ 87 Modifier une entrée ............................... 89 Rechercher d’autres informations ....... 89 Ouverture de la porte ................................ 40 P Paramètres Appels ...................................................... 98 Diffusion .................................................. 99 Raccordement ........................................ 95 Renvoi de nuit ....................................... 101 Touches nominatives .......................... 100 Parcage ........................................................ 58 Poste interphone ........................................ 40 Prendre des appels .................................... 33 Index R T Raccordement port COM ......................... 95 Rappel Automatique ........................................... 61 Recherche Annuaire sur cédérom ........................... 91 ATE ........................................................... 82 Outlook "Contacts" ................................. 87 Serveur LDAP ......................................... 92 Recherche de personne (RdP) ................. 71 Rechercher Annuaire du système ............................ 90 Réglage du volume .................................... 39 Remplaçant Appeler ..................................................... 44 Remplaçant dans la supervision des postes, définir ................................................... 27 Renvoi de nuit ............................................. 73 Activation ................................................. 75 Désactivation .......................................... 75 Répétition du numéro ............................... 46 Répondre à un avertissement ................. 35 Téléphonie IP .............................................. 94 Téléphonie LAN .......................................... 94 Terminal en braille .................................... 114 Touche d’état .............................................. 23 Ajouter un champ vide .......................... 28 Définir la couleur .................................. 105 Définir le nombre ................................. 106 Déplacer ................................................... 29 Donner un titre ........................................ 28 Enregistrer une note .............................. 27 Etiquetage ............................................... 26 Remplaçant ............................................. 27 Trier ........................................................... 30 Touches de fonction Configuration par défaut ..................... 126 Configurer .............................................. 106 Touches nominatives .................. 43, 78, 100 Transférer une communication ................ 49 Transfert Après parcage/mise en garde .............. 53 Après réponse ........................................ 50 Avant réponse ......................................... 51 Rapide ...................................................... 52 Transfert d’une ligne externe ................... 69 Trier les abonnés de la supervision des postes ............................................... 30 Type de raccordement .............................. 95 Types d’appel, liste .................................... 19 S Saisie des taxes ......................................... 77 Serveur LDAP ............................................. 92 Activer la recherche ............................. 104 Signification des pictogrammes ................ 9 Silence ......................................................... 39 Supervision des postes ......................... 8, 14 Appeler ..................................................... 44 Configurer .............................................. 106 Connexion rapide ................................... 45 Définir les couleurs .............................. 105 Définir un remplaçant ............................ 27 Déplacer des touches d’état ................ 29 Donner un titre ....................................... 28 Effacer des abonnés .............................. 30 Entrer une note ....................................... 27 Etiquetage ............................................... 26 Nom de la SDP ..................................... 106 Présentation ............................................ 23 Trier les touches d’état ......................... 30 System Update .......................................... 95 V Va-et-vient ................................................... 56 Z Zone de travail ............................................ 14 Instructions clavier 123 Index 124 Commandes clavier importantes Commandes clavier importantes Le clavier vous permet d’activer les fonctions les plus importantes de optiClient Attendant. Clavier Espacement Desserte d’appels. Alt + A Composer un numéro dans le sens « Général ». Alt + H Mise en attente d’appels. Alt + M Alterner entre deux communications. Alt + P Parquer une communication. Alt + S Couper les communications. Alt + V Composer un numéro dans le sens « Privé ». Alt + Z Retour à la communication en attente. Suppr Effacer les champs de saisie. Composer le numéro. " 125 Commandes clavier importantes Touches de fonction Les touches de fonction de votre clavier de PC peuvent, selon la configuration de votre optiClient Attendant Æ page 106, avoir les fonctions suivantes (configuration par défaut) : F1 Ouvrir l’aide. F2 Rechercher des noms. F3 Mettre fin à une communication. F4 Mise en attente. F5 Revenir à la personne en attente. F6 Va-et-vient. F7 Parquer une communication. F8 Entrée en tiers dans une communication. F9 Activer/Désactiver le microphone (fonction Secret). F10 Activer une conférence. F12 Rechercher dans l’annuaire du système. " 126 www.siemens.com/hipath Les informations de ce document correspondent uniquement à des descriptions ou des caractéristiques générales qui ne sont pas toujours applicables concrètement sous la forme décrite ou qui sont susceptibles d’être modifiées, en raison de l’évolution des produits. Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si elles sont expressément stipulées lors de la conclusion du contrat. Les marques utilisées sont propriétés de la Siemens AG ou du proprié- © Siemens AG 2006 Siemens Communications Hofmannstr. 51 • D-81359 München Référence : A31003-H1012-C126-11-7719 Sous réserve de disponibilité et de modifications techniques. 21.02.2006 ">
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