Financement des formations de conducteurs routiers par l'Association pour le développement de la Formation professionnelle dans les Transports
DEMANDE D'UNE AIDE INDIVIDUELLE
POUR LE FINANCEMENT D'UNE FORMATION
NOTICE D'UTILISATION
aft_financement-formations_notice_150801 1
Version
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
Date
02/01/2014
Financement des formations de conducteurs routiers par l'Association pour le développement de la Formation professionnelle dans les Transports
Chapitres modifiés
Tous
Historique du document
Objet de la modification
Création
07/03/2014
8/07/14
8/08/14
22/09/14
27/10/14
2.4.4
2.6
3
4
5
7.3
7.6
7.7
2.6
4.1
4.2
4.3
5
6
2.7.2
4.1
5
4.5
4.3
Complément d'information sur modification d'une demande
Complément d'information sur dépose
Ajout de 2 motifs de contrôle AFT KO; modification du contenu du mail en 3.1.2
Création modalités pour paiement des aides
Complément d'info sur annulation et refus
Complément d'information sur norme fichier CSV
Création procédure en cas de perte des documents originaux
Création modalités pour mises à jour des dossiers OFA (agréments, nouveaux contacts, etc)
Précision sur délai en cas de "contrôle AFT KO"
Enregistrement des factures et modification du statut du dossier
Ajout PV session de validation aux documents à joindre à la facture
Enregistrement des factures et modification du statut du dossier
Restriction des possibilités d''annulation par l'OFA
Précision sur refus et annulation par AFT
Confirmation automatique si dépose après début de formation
Facturation
Annulation d'une demande par l'OFA
Ajout procédure de correction ou annulation facture
Informations sur motif de refus (post-it)
23/12/14
30/01/15
11/03/15
1
2.6
2.7.2
4.2
7.6
2.2.1
4
7.3
4.2
Précision sur unicité de la demande
Précision sur dépose de la demande
Précision sur confirmation de la demande
Précision sur documents à joindre à la facture
Procédure en cas de perte
Précision sur informations relatives au devis
Complément d'information sur facturation
Complément d'information sur norme UTF 8
Complément d'information sur documents complémentaires aft_financement-formations_notice_150801 2
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SOMMAIRE
1 PRESENTATION GENERALE ................................................................................................................. 5
2 REALISATION DES DEMANDES D'AIDE ............................................................................................ 6
2.1 A
CCES A L
’
APPLICATION
.......................................................................................................................................... 6
2.2 S
AISIE MANUELLE D
'
UNE DEMANDE D
'
AIDE
............................................................................................................. 6
2.2.1 Saisie des informations relatives à la formation ............................................................................................... 8
2.2.2 Saisie des informations relatives au stagiaire demandeur ................................................................................ 9
2.2.3 Saisie des informations relatives à l'employeur du demandeur ........................................................................ 9
2.2.4 Validation et génération d'une demande d'aide .............................................................................................. 10
2.3 I
MPORT DES DEMANDES D
'
AIDE
.............................................................................................................................. 11
2.3.1 Suivi des imports ............................................................................................................................................. 12
2.4 G
ESTION DES DEMANDES A PARTIR DE LA LISTE DE SUIVI
..................................................................................... 13
2.4.1 Fonctionnalités de l'écran de suivi ................................................................................................................. 13
2.4.2 Validation et génération des demandes d'aide ................................................................................................ 14
2.4.3 Impression des demandes ................................................................................................................................ 14
2.4.4 Modification d'une demande ........................................................................................................................... 15
2.5
2.6
S
D
UBROGATION
:
INFORMATIONS SUR LA DEMANDE
EPOSE DE LA DEMANDE A L
............................................................................................... 16
’AFT ......................................................................................................................... 16
2.7 S
UIVI DE LA DEMANDE APRES DEPOSE
................................................................................................................... 17
2.7.1 Suivi de l'instruction par l'AFT ....................................................................................................................... 17
2.7.2 Confirmation de la demande ........................................................................................................................... 18
3 INSTRUCTION DES DEMANDES PAR L'AFT ................................................................................... 19
3.1 C
ONTROLE DE LA DEMANDE D
'
AIDE PAR L
'AFT ..................................................................................................... 19
3.1.1 Le document est conforme ............................................................................................................................... 19
3.1.2 Le document présente une anomalie relative à la subrogation....................................................................... 19
3.1.3 Le document initial est modifié ....................................................................................................................... 19
3.1.4 La demande est déposée hors délai ................................................................................................................. 19
3.1.5 La demande est déposée avec l'attestation d'achèvement de la formation renseignée ................................... 20
3.2 V
ALORISATION DE LA DEMANDE ET NOTIFICATION
............................................................................................... 20
4 PAIEMENT DES AIDES .......................................................................................................................... 21
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
S
AISIE DES FACTURES DANS LA BASE DE DONNEES
AFT ....................................................................................... 21
D
OCUMENTS A ENVOYER A L
'AFT ......................................................................................................................... 21
S
UIVI DU TRAITEMENT DES FACTURES
................................................................................................................... 22
S
AISIE D
'
UN AVOIR
.................................................................................................................................................. 23
M
ODIFICATION D
'
UN ENREGISTREMENT DE FACTURE
............................................................................................ 24
5 ANNULATION D'UNE DEMANDE PAR L'OFA ................................................................................. 25
6 REFUS / ANNULATION D'UNE AIDE PAR L'AFT ............................................................................ 25
7 ANNEXES ................................................................................................................................................... 26
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
L
ISTE DES INTITULES DE FORMATION
..................................................................................................................... 26
L
ISTE DES SITUATIONS DES DEMANDEURS
............................................................................................................. 26
C
ARACTERISTIQUES DU FICHIER D
'
IMPORT
............................................................................................................ 27
M
OTIFS DE REJET DE LA DEMANDE
........................................................................................................................ 29
M
OTIFS DE NON VALIDATION DE LA DEMANDE
...................................................................................................... 29 aft_financement-formations_notice_150801 3
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7.6 P
ROCEDURE EN CAS DE PERTE DU DOCUMENT ORIGINAL
...................................................................................... 30
7.7 M
ISES A JOUR DES DOSSIERS
OFA ......................................................................................................................... 30
7.7.1 Mise à jour des agréments .............................................................................................................................. 30
7.7.2 Mise à jour des contacts .................................................................................................................................. 30 aft_financement-formations_notice_150801 4
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1 P
RESENTATION GENERALE
Afin de faciliter l’accès à certaines professions du transport routier par une formation appropriée, l’AFT assure, dans le cadre de sa mission de service public, une aide au financement de ces formations aux personnes en faisant la demande.
Les aides sont réservées aux formations définies par le Conseil d’administration de l’AFT sur proposition des représentants de la profession. La liste de ces formations est mentionnée à l’article 2 des conditions générales.
Une seule aide est accordée par demandeur et par formation
Les demandes doivent être effectuées par l’intermédiaire d’un organisme de formation agréé (OFA) identifié par l’AFT et après signature d’un accord de subrogation entre le demandeur et l’organisme de formation.
Sans cet accord de subrogation, aucune demande d’aide ne pourra être prise en compte
.
Un dispositif informatique est mis à la disposition des OFA pour la réalisation des demandes.
Il constitue le seul mode possible pour la sollicitation d’une aide.
Ce dispositif est accessible après identification de l’OFA et de son/ses correspondant(s) par l’AFT.
Un identifiant et un mot de passe attribués par l’AFT à chaque utilisateur permettront l’accès au système.
Toutes les demandes conformes aux critères de recevabilité mentionnées dans les conditions générales seront valorisées sur la base de barèmes et durées propres à chaque formation.
Ces barèmes sont déterminés par le conseil d’administration de l’AFT et modifiables en cours d’année selon le niveau des rentrées fiscales.
Le versement des aides par l’AFT est effectué sur présentation d’une facture et d’une attestation d’achèvement de la formation.
Une formation est réputée achevée si le demandeur a réalisé l'intégralité des épreuves d'évaluation.
Les formations non achevées par le demandeur ne sont pas prises en charge
. aft_financement-formations_notice_150801 5
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2
R
EALISATION DES DEMANDES D
'
AIDE
2.1
Accès à l’application
Le site AFT est accessible à l’adresse suivante :
http://aft.valinformatique.net
Une page d’accueil présentée en couverture de ce document permet de mentionner votre identifiant (l'adresse mail que vous avez communiquée à l'AFT) et votre mot de passe pour accéder à l’application.
Le mot de passe vous est communiqué par l'AFT. Il est constitué de six caractères avec, en alternance, une lettre en majuscule et un chiffre (ex : A1B2C3).
Tout changement de correspondant doit être signalé à l'AFT pour l'attribution d'un nouveau mot de passe.
La connexion permet d'accéder au menu principal à partir duquel vous pourrez :
Choisir l'opération que vous souhaitez réaliser
Accéder aux conditions générales et au manuel d'utilisation
2.2
Saisie manuelle d'une demande d'aide
Etre informé des mises à jour et évolutions du système
Cliquer sur aft_financement-formations_notice_150801 6
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Vous accédez à l’écran de saisie constitué de 6 pavés d'informations et de 3 boutons de commande.
Le bouton "Suivant" permet de passer à l'étape suivante : la validation de la demande.
Le bouton "Enregistrer" permet de conserver les données saisies et d'attribuer un n° de dossier. Le dossier est alors en statut "PRE-DEMANDE"
Cette commande renvoie automatiquement à la liste de suivi des demandes (voir en 2.4.1)
Si la saisie est incomplète la validation échoue et un motif de blocage est mentionné dans la zone
"motif de blocage". Le statut du dossier reste en PRE-DEMANDE
Informations permettant de suivre l'évolution du dossier renseignées automatiquement
Informations relatives à la formation à renseigner obligatoirement
Informations relatives à l'instruction de la demande par l'AFT
Informations relatives au stagiaire demandeur
à renseigner obligatoirement
Informations relatives à l'employeur du stagiaire demandeur à renseigner obligatoirement si salarié ou POE individuelle
Informations relatives à l'organisme de formation renseignées automatiquement selon les déclarations faites à l'AFT
Informations relatives aux interventions sur le dossier renseignées automatiquement aft_financement-formations_notice_150801 7
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2.2.1
Saisie des informations relatives à la formation
Liste déroulante affichant les formations en lien avec les agréments que vous avez déclarés à l'AFT
A renseigner obligatoirement
Informations propres à chaque organisme de formation permettant d'établir une relation entre la base de donnée AFT et votre propre organisation.
Date de début et date de fin de la formation
Possibilité de saisie directe de la date ou d'utiliser un calendrier
Liste déroulante affichant tous les OFA auxquels vous êtes associé(e)
Informations relatives au prix de vente de la formation
Indiquer le taux horaire que vous facturez au financeur principal.
Si plusieurs financeurs principaux (ex : POE), indiquer la somme des financements (toujours hors cofinancement AFT).
Durée de la formation.
Saisir une durée (uniquement en chiffres)
égale ou inférieure à la durée de référence mentionnée dans les conditions générales
Indiquer le montant total HT que vous facturez au(x) financeur(s) principal(aux)
Attention !
Si vous gérez plusieurs OFA, la liste déroulante "code OFA" vous propose tous ceux qui vous sont rattachés
Dès que vous avez sélectionné celui pour lequel vous souhaitez réaliser une demande, cliquez sur ENREGISTRER avant toute autre saisie afin que la liste des formations corresponde à celles pour lesquelles l'OFA sélectionné dispose d'un agrément.
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2.2.2
Saisie des informations relatives au stagiaire demandeur
A renseigner obligatoirement sauf :
-
Le n° de téléphone portable si le n° de téléphone fixe est renseigné et inversement
-
L'adresse mail
-
L'information "Si autre"
-
Le n° de sécurité sociale
-
L'adresse 2
Liste déroulante affichant les différentes situations possibles pour les stagiaires demandeurs
A noter : Vous pouvez interrompre votre saisie à tout moment et l'enregistrer.
2.2.3
Saisie des informations relatives à l'employeur du demandeur
A renseigner obligatoirement si la situation du demandeur à l'entrée en formation est l'une des suivantes:
SFC - Salarié ou intérimaire en formation continue hors contrat de professionnalisation et période de professionnalisation
SCIF - Salarié ou intérimaire en CIF
SDIF - Salarié ou intérimaire en DIF
SCOPRO - Salarié ou intérimaire en contrat de professionnalisation
SPEPRO - Salarié ou intérimaire en période de professionnalisation
DEPOEI - Demandeur d'emploi en préparation opérationnelle à l'emploi (POE individuelle) ou assimilé
Seul le champ "Adresse 2" est facultatif
Liste déroulante affichant 3 options :
1 – française
2- union européenne
3- hors union européenne aft_financement-formations_notice_150801 9
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2.2.4
Validation et génération d'une demande d'aide
Lorsque la saisie de la demande est terminée cliquez sur la commande "Suivant"
La demande est alors affichée en "demande non validée" (fichier pdf)
Si vous avez saisi l'intégralité des informations nécessaires, une deuxième action sur cette commande valide la demande, génère le document définitif avec un QR code et vous le présente en fichier pdf.
La demande est alors en statut GENEREE .
Toutes les opérations suivantes doivent être réalisées à partir de l'écran liste aft_financement-formations_notice_150801 10
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2.3
Import des demandes d'aide
La commande "Importer des demandes" permet le transfert des données de l'OFA vers la base de données AFT par l'intermédiaire d’un fichier d’import répondant exactement aux caractéristiques mentionnées en annexe 7.3.
Cliquer sur
L'adresse mail qui s'affiche est celle de la personne qui s'est connectée. Si vous souhaitez que les rapports d'importation soient orientés différemment il suffit de changer l'adresse
Dès que l'import est terminé les demandes sont consultables en statut PRE-DEMANDE,
Il reste à choisir le fichier à importer et de cliquer sur OK. Un mail contenant le rapport d'importation est envoyé aussitôt Ce rapport vous permettra d'identifier les
éventuels rejets et leurs motifs. et un rapport d'importation est envoyé par mail.
Date Import n°6 d'import : 12/12/2013 09:45
Nom du fichier importé : test_2_OFA 90109_une erreur par ligne sans
DEPOEC.csv
Nombre de demandes traitées : 29
Nombre de demandes importées avec succès : 0
Nombre de demandes rejetées : 29
N°
Ligne
Code
Participation
Code
Session
Réserve
OFA
Message d'erreur
28
28
1201213781
1201213781
12012fm111
12012fm111
’D_DATE NAISSANCE_DEMANDEUR’ : Valeur ’06/03/19899’ incorrecte (type de données attendu : date (jj/mm/aaaa))
’D_FORM_DATFIN’ : Valeur ’07/011/2011’ incorrecte (type de données attendu : date
(jj/mm/aaaa))
2 120121263 12011tpmp3 ’D_NOM_DEMANDEUR’ : Valeur obligatoire
L'import peut échouer si :
le fichier présente des anomalies quant à sa structure,
les formats de données ne sont pas conformes aux critères définis,
il manque des informations obligatoires.
Voir liste des motifs de rejets en annexe 7.4
aft_financement-formations_notice_150801 11
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2.3.1
Suivi des imports
Cette action permet de regrouper une série de rapports d'importation et de les envoyer vers une adresse mail ou de les récupérer en format csv.
Cliquer sur
L'adresse mail qui s'affiche est celle de la personne qui s'est connectée. Si vous souhaitez que les rapports d'importation soient orientés différemment il suffit de changer l'adresse
Cette commande permet d'obtenir le rapport d'importation sur fichier CSV aft_financement-formations_notice_150801 12
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2.4
Gestion des demandes à partir de la liste de suivi
Pour toutes les opérations à réaliser après la génération des demandes il est nécessaire d'utiliser l'écran liste.
Cliquer sur
2.4.1
Fonctionnalités de l'écran de suivi
Sélectionner des demandes selon différents critères
Réaliser une nouvelle demande Intégrer les informations relatives aux factures ou avoir.
Déclencher la recherche après la sélection du ou des critères
Retourner au menu principal
Vous pouvez à tout moment afficher la demande en format "pdf"
Consulter la demande signée après que vous l'ayez déposée
En statut de pré-demande, il est possible de supprimer une ligne en cliquant sur le bouton "poubelle"
Ce bouton permet d'accéder à l'écran de saisie de la demande et de la modifier. Il est possible de modifier la demande jusqu'à sa dépose (voir "dépose de la demande " en 2.4.4).
Après avoir effectué une sélection vous pouvez cocher la ou les demandes pour lesquelles vous souhaiter réaliser une action aft_financement-formations_notice_150801 13
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2.4.2
Validation et génération des demandes d'aide
1 - Sélectionner toutes vos demandes en statut PRE-DEMANDE
2 – Cliquer sur "Rechercher"
3 - Cocher toutes celles que vous souhaitez valider
4 – Sélectionner
"Valider" dans la liste des actions
OFA
Les demandes passent alors en statut GENEREE
2.4.3
Impression des demandes
1 - Sélectionner toutes vos demandes en statut
GENEREE
2 – Cliquer sur "Rechercher"
3 - Cocher toutes celles que vous souhaitez imprimer
4 – Sélectionner
"Imprimer" dans la liste des actions
OFA
5 – Vous pouvez
Soit imprimer directement
Soit enregistrer le fichier pour une impression différée
La ou les demandes sélectionnées sont affichées en format pdf aft_financement-formations_notice_150801
Les demandes passent alors en statut "IMPRIMEE".
14
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2.4.4
Modification d'une demande
Toute demande peut être modifiée avant qu'elle ne soit transmise à l'AFT (déposée).
Dès que le dossier est en statut "CONTROLE AFT A FAIRE" la demande n'est plus modifiable.
Les éventuelles modifications doivent être saisies manuellement via l'écran de saisie en sélectionnant le n° de dossier concerné.
A noter : ne pas oublier de valider la demande après toute modification sinon le dossier se retrouvera au statut de pré-demande
Dans l'éventualité d'un changement de situation du demandeur en cours de formation (après notification de l'aide par l'AFT) ayant une incidence sur le montant de l'aide accordée (ex: passage de public non prioritaire à public prioritaire), vous devez annuler la demande initiale avant de réaliser la nouvelle. aft_financement-formations_notice_150801 15
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2.5
Subrogation : informations sur la demande
La partie du document ci-dessous dédiée à la matérialisation de l'accord de subrogation doit être intégralement renseignée.
J'accepte les conditions générales applicables au présent dispostif d'aide.
Je certifie sur l'honneur l'exactitude des renseignements portés sur le présent document
Date :
Signature du stagiaire demandeur :
J'accepte les conditions générales applicables au présent dispostif d'aide.
Je certifie sur l'honneur l'exactitude des renseignements portés sur le présent document
Pour l'organisme de formation,
Nom :
Date :
Cachet :
Signature :
Les deux signatures
-
sont impératives pour qu’il y ait subrogation et donc possibilité de paiement de l’aide directement à l’organisme de formation et non au demandeur,
-
sont une reconnaissance de l'acceptation des règles définies dans les conditions générales.
2.6
Dépose de la demande à l’AFT
A réaliser après signature du document par le stagiaire demandeur et le représentant de l'OFA et après avoir scanné le document
Attention! Une seule demande par fichier pdf.
Cliquer sur
Rechercher le document
"pdf" là où vous l'avez stocké
Valider votre sélection aft_financement-formations_notice_150801 16
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A noter
La pièce "déposée" est automatiquement rattachée au dossier par reconnaissance du QR code.
Pour que ce rattachement par QR code se fasse correctement, une bonne qualité d'impression est impérative et le niveau de résolution du scannage doit être au minimum de 300 dpi (ou ppp)
Il est possible de déposer plusieurs demandes en une seule opération en compressant plusieurs fichiers issus du scannage dans un dossier ZIP
Les demandes doivent être déposées dans un délai maximum de 7 jours calendaires après le début de la formation
La dépose de la demande signée est un préalable à son instruction par l’AFT.
Le dossier passe alors en statut "Contrôle AFT faire". Sa modification n'est plus possible.
ATTENTION!
- Un "Contrôle AFT KO", ne prolonge pas automatiquement le délai de dépose de la demande. Néanmoins, un délai de 2 jours ouvrables est accordé après notification du contrôle KO pour mise en conformité du dossier
- La dépose d'une demande n'est possible qu'en statut "généré", "imprimé" ou "Contrôle AFT KO".
2.7
Suivi de la demande après dépose
2.7.1
Suivi de l'instruction par l'AFT
L'écran liste permet de connaître le niveau d'avancement de tous les dossiers.
-
Pour consulter tous les dossiers valorisés, sélectionner "Valorisée" dans la liste des statuts puis cliquer sur
"Rechercher".
-
Pour vérifier si aucun dossier n'est refusé, sélectionner "refusée" dans la liste des statuts puis cliquer sur
"Rechercher".
-
Pour mettre en évidence toutes les demandes à confirmer, sélectionner "Valorisée" dans la liste des statuts, cliquer sur "Rechercher", puis sur l'entête de colonne "Date conf."; les dossiers seront regroupés par date de confirmation ou par absence de date dans la colonne. aft_financement-formations_notice_150801 17
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2.7.2
Confirmation de la demande
A – Demande déposée avant le début de la formation
Toute demande doit être confirmée au plus tard 9 jours calendaires après le début de la formation.
1- Sélectionner le statut
"valorisée"
3- Cocher toutes les demandes à confirmer
2- Déclencher la recherche
4- Sélectionner l'action
"confirmer"
A défaut, le dossier est annulé par l'AFT
.
B – Demande déposées entre le premier jour de formation et le septième
La confirmation de la demande se fait automatiquement
Attention :
Si après un "contrôle AFT KO" vous redéposer la demande après le 7
ème
jour, il vous faudra la confirmer.
aft_financement-formations_notice_150801 18
Financement des formations de conducteurs routiers par l'Association pour le développement de la Formation professionnelle dans les Transports
3 I
NSTRUCTION DES DEMANDES PAR L
'AFT
3.1
Contrôle de la demande d'aide par l'AFT
3.1.1
Le document est conforme
La demande est acceptée par l'AFT et passe alors en statut 'ACCEPTEE"
3.1.2
Le document présente une anomalie relative à la subrogation
La demande n'est pas acceptée en l'état et le message suivant est adressé par mail
Objet : AFT / Demande d'aide financière n°[D_NUM_DOS] non conforme / N° session OFA : [D_FORM_CODE_SESSION] / OFA n° [D_NUMCPT_OFA]
Madame, Monsieur,
Vous nous avez adressé le [D_DATE_DEM_DOSSIER] un dossier de demande d'aide f inancière n° [D_NUM_DOS] relatif à la f ormation [F_INTITULE] réalisée à
[O_VILLE_OFA] par [O_RS_OFA].
Lors du contrôle du document que vous avez déposé, nous avons constaté une anomalie relative aux engagements des parties pour l'accord de subrogation.
Veuillez vérifier que :
- toutes les cases devant être cochées le sont,
- les signatures des deux parties sont présentes,
- les dates de signature sont présentes et lisibles
- le nom du représentant de l'organisme de f ormation est présent et lisible,
- le tampon de votre organisme de formation est présent et parfaitement lisible, puis redéposer le document corrigé.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées
AFT
46 avenue de Villiers
75017 PARIS
3.1.3
Le document initial est modifié
Il présente une rature ou une modification manuscrite relative au nom, prénom, date de naissance, situation du stagiaire demandeur, formation, la demande n'est pas acceptée en l'état et le message suivant est adressé par mail
Objet : AFT / Demande d'aide f inancière n°[D_NUM_DOS] non conf orme / N° session OFA : [D_FORM_CODE_SESSION] / OFA n° [D_NUMCPT_OFA]
Madame, Monsieur,
Vous nous avez adressé le [D_DATE_DEM_DOSSIER] un dossier de demande d'aide financière n° [D_NUM_DOS] relatif à la formation [F_INTITULE] réalisée à
[O_VILLE_OFA] par [O_RS_OFA].
Lors du contrôle du document que vous avez déposé, nous avons constaté une modification des informations ayant une incidence sur la validité de la demande au regard des conditions générales.
A défaut de mise en conformité, cette demande pourra être ref usée, auquel cas vous recevrez une notification de refus.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées
AFT
46 avenue de Villiers
75017 PARIS
3.1.4
La demande est déposée hors délai
Elle n'est pas acceptée et le message suivant est adressé par mail
aft_financement-formations_notice_150801 19
Financement des formations de conducteurs routiers par l'Association pour le développement de la Formation professionnelle dans les Transports
Objet : A FT / Demande d'aide f inancière / Demande déposée non conf orme / N° session OFA :
[D_FORM_CODE_SESSION] / N° dossier A FT : [D_NUM_DOS]
Madame, Monsieur,
Vous nous avez adressé le [D_DATE_DEM_DOSSIER] un dossier de demande d'aide f inancière n° [D_NUM_DOS] relatif à la f ormation [F_INTITULE] réalisée à [O_VILLE_OFA] par [O_RS_OFA].
Lors du contrôle du document que vous avez déposé, nous avons constaté que le délai déf ini aux conditions générales n'est pas respecté.
Cette demande pourra donc être ref usée, auquel cas vous recevrez une notif ication de ref us.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées
AFT
46 avenue de Villiers
75017 PARIS
3.1.5
La demande est déposée avec l'attestation d'achèvement de la formation renseignée
Elle n'est pas acceptée et le message suivant est adressé par mail
Objet : AFT / Demande d'aide financière n°[D_NUM_DOS] non conforme / N° session OFA : [D_FORM_CODE_SESSION] / OFA n° [D_NUMCPT_OFA]
Madame, Monsieur,
Vous nous avez adressé le [D_DATE_DEM_DOSSIER] un dossier de demande d'aide f inancière n° [D_NUM_DOS] relatif à la f ormation [F_INTITULE] réalisée à
[O_VILLE_OFA] par [O_RS_OFA].
Lors du contrôle du document que vous avez déposé, nous avons constaté que la partie dédiée à l'attestation de f in de formation comporte des informations ne devant être portées qu'au dernier jour de stage.
A défaut de mise en conformité, cette demande pourra être refusée, auquel cas vous recevrez une notification de ref us.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées
AFT
46 avenue de Villiers
75017 PARIS
Suite à ces contrôles négatifs, le dossier passe en statut "Contrôle AFT KO" et, à défaut d'une rectification rapide
(dépose d'une demande corrigée), l'AFT pourra refuser la demande.
En plus du mail, le motif du contrôle AFTKO est indiqué sur la liste de consultation
3.2
Valorisation de la demande et notification
Toutes les demandes acceptées sont aussitôt valorisées. Vous pouvez les afficher sur l'écran liste en sélectionnant le statut
"VALORISEE" puis cliquer sur "Rechercher". Le montant alloué à chaque demande d'aide y est indiqué.
Vous disposez également d'un lien vers une présentation plus détaillées de la valorisation
A noter
: Les intitulés de colonnes relatifs aux valorisations sont abrégés comme suit :
H. PN pour nombre d'heures de prises en charge notifiée, €/h PN pour barème horaire, PN.HT pour prise en charge notifiée hors taxe et PN.TTC pour prise en charge notifiée TTC. aft_financement-formations_notice_150801 20
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4
P
AIEMENT DES AIDES
A noter :
Une facture peut se rapporter à une ou plusieurs demandes d'aide mais dans la limite d'une session de formation et d'un OFA
4.1
Saisie des factures dans la base de données AFT
1 - Sélectionner la ou les demandes à facturer 2 – Accéder à la fenêtre de saisie
3 – Saisir les informations demandées
4 – Enregistrer ou annuler
Le montant saisi ne peut être supérieur au montant notifié.
Il est possible de copier le montant notifié vers l'emplacement du montant facturé
Après avoir saisi les montants, il suffit de cliquer en dehors des champs de saisie pour afficher la somme totale.
La validation de la saisie des informations relatives à la facture génère le passage au statut "A finaliser".
En cas de non enregistrement de la facture 4 semaines après la date de fin de formation, un premier mail de relance est envoyé. Si la saisie n'est toujours pas réalisée 6 semaines après la fin de formation, un second mail est envoyé.
Sans réaction à ces mails, la demande pourra être annulée pas l'AFT.
4.2
Documents à envoyer à l'AFT
Les factures doivent être adressées à l'AFT au plus tard 8 semaines (56 jours) après la date de fin de formation et accompagnée de l'original de la demande avec la partie "Attestation d'achèvement de la formation" dument renseignée (ne
pas redéposer la demande) complétée, pour les TP, de la copie du PV de la session de validation telle que transmis à la
DIRECTE et, pour les DEPOEC, des documents justifiant cette situation professionnelle.
Elles devront mentionner le code OFA et le numéro de dossier (cf. art. 9 des conditions générales) et, dans le cas des
factures multi dossiers, le montant correspondant à chaque dossier.
ATTENTION : La facture adressée à l’AFT au titre de l’aide à la personne ayant fait l’objet de la subrogation au profit de l’OFA ne peut faire l’objet en deuxième rang d’une cession de créance auprès d’un organisme financier. aft_financement-formations_notice_150801 21
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4.3
Suivi du traitement des factures
Dès réception de la facture et des documents associés, l'AFT procède au contrôle des dossiers en statut "A finaliser". Si le contrôle est positif, le dossier passe en statut "Finalisé", dernière étape avant mise en paiement (bon à payer) et clôture (statut
"Clôturé").
Si le contrôle est négatif, le statut du dossier passe à "Finalisation KO" et un message vous est adressé précisant le motif du rejet. Ce motif est également consultable sur la liste de suivi des demandes
Pour les cas de rejet dont le motif est "autre", vous pouvez consulter un post-it sur lequel l'anomalie constatée est indiquée.
Ce post-it peut aussi être utilisé par l'AFT lors de la dépose de la demande pour apporter un complément d'information en cas de non-conformité du document.
Une recherche par n° de facture est possible à partir de la liste de suivi des demandes
Lorsqu'un n° de facture est sélectionné, la colonne
"TTC n° fac." est renseignée et le total des montants se rapportant à cette facture est affiché
Si la colonne "fac. sans
BAP" est vide, la facture a
été contrôlée et acceptée par l'AFT aft_financement-formations_notice_150801 22
4.4
Saisie d'un avoir
1 - Sélectionner la ou l'une des demandes concernées
(seulement une)
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2 – Accéder à la fenêtre de saisie
4 – Après sélection du n° de facture, VALIDER.
3 – Saisir les informations demandées
5 – Pour consulter l'historique de.la facturation d'un dossier,
Cliquer sur l'icône "facture" aft_financement-formations_notice_150801 23
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4.5
Modification d'un enregistrement de facture
En cas d'erreur d'enregistrement d'une facture il est possible de corriger tant que le dossier n'a pas été finalisé et clôturé.
1 – Consulter la facture
Attention, la facture peut aussi être supprimée
2 – Accéder à la fenêtre pour modification
3 – Modifier la ou les informations erronées
4 – Enregistrer aft_financement-formations_notice_150801 24
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5
A
NNULATION D
'
UNE DEMANDE PAR L
'
OFA
Une demande d'aide peut être annulée (abandonnée) par l'OFA en sélectionnant le dossier ou pré-dossier concerné et en utilisant la commande "ANNULER".
1 - Sélectionner la demande à annuler
2 - Sélectionner l'action
OFA "Annuler"
3 - Annuler
L'annulation d'un dossier par l'OFA n'est plus possible après l'enregistrement de la facture s'y rapportant
.
Si une facture a été enregistrée par erreur sur un dossier devant être annulé, contacter l'AFT pour procéder à la régularisation.
Lorsqu'une demande a été annulée, une nouvelle demande pour une même formation et une même personne peut être enregistrée ou importée.
6 R
EFUS
/
ANNULATION D
'
UNE AIDE PAR L
'AFT
Un dossier de demande d'aide peut être refusé par l'AFT avant la valorisation dans le cas suivant :
les informations relatives au nom, prénom, date de naissance du demandeur sont raturées,
Un dossier de demande d'aide peut être annulé par l'AFT :
1Avant valorisation :
Si la dépose de la demande n'est pas effectuée dans les 7 jours à partir de la date de début de la formation,
Attention, un "contrôle AFT KO" ne prolonge que de 2 jours le délai de dépose au plus tard.
2- Après valorisation :
-
Si la demande n'est pas confirmée,
-
Si une irrégularité a été constatée avant la clôture du dossier (ex : attestation d'achèvement de la formation préétablie, demandeur ne figurant pas sur le PV de session de validation),
-
Si une irrégularité a été constatée après la clôture du dossier (ex : formation non achevée),
-
Si la date limite de réception de la facture, de l'original de la demande et des éventuels documents complémentaires est dépassée (56 jours calendaires à partir de la date de fin de formation).
Un mail propre à chaque cas sera alors adressé au demandeur et à l'OFA.
En plus du mail, le motif du refus est indiqué sur la liste de consultation
aft_financement-formations_notice_150801 25
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7 A
NNEXES
7.1
Liste des intitulés de formation
Code
FIMOM
FIMOV
TPCTRMP
TPCTRIV
TPCTRMTV
Intitulé
Formation Initiale Minimale Obligatoire (FIMO) Transport de marchandises
Formation Initiale Minimale Obligatoire (FIMO) Transport de voyageurs
TP Conducteur(rice) en transport routier de marchandises sur porteurs (TP CTRMP)
TP Conducteur(rice) en transport routier interurbain de voyageurs (TP CTRIV)
TP Conducteur(rice) en transport routier de marchandises sur tous véhicules (TP CTRMTV)
7.2
Liste des situations des demandeurs
Code Intitulé
SFC
SCIF
SDIF
SCOPRO
SPEPRO
DEPOEI
DEPOEC
DECSP
PERSO
MILIT
DEAUT
Salarié ou intérimaire en formation continue hors contrat de professionnalisation et période de professionnalisation
Salarié ou intérimaire en CIF
Salarié ou intérimaire en DIF
Salarié ou intérimaire en contrat de professionnalisation
Salarié ou intérimaire en période de professionnalisation
Demandeur d'emploi en préparation opérationnelle à l'emploi (POE individuelle)
Demandeur d'emploi en préparation opérationnelle à l'emploi (POE collective)
Stagiaire de la formation professionnelle en contrat de sécurisation professionnelle (CSP)
Personne finançant elle-même sa formation
Militaire
Demandeur d'emploi - autres situations -
AUTRE Autre situation
En vert : publics prioritaires
Durée de référence
140
140
385
420
280 aft_financement-formations_notice_150801 26
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7.3
Caractéristiques du fichier d'import
Contraintes
Ordre et nature des informations nécessaires
1 Nom du demandeur
2 Prénom du demandeur
3 Adresse 1 du demandeur
4 Adresse 2 du demandeur
5 Code postal du demandeur
6 Ville du demandeur
7 Date de naissance du demandeur
8 N° SS du demandeur
9 Pays de la nationalité du demandeur
10 N° de tel fixe du demandeur
11 N° de tel mobile du demandeur
12 Adresse mail du demandeur
13
Statut du demandeur à l'entrée en formation
14 Complément info statut à l'entrée
15 Code type de formation
16 Date de début de formation
17 Date de fin de formation
18 Durée de la formation
19 Devis proposé (euros/ heure HT)
20 Devis proposé (total HT)
21 Devis proposé (total TTC)
22 Nom de l'entreprise du demandeur
23 Code NAF de l'entreprise du demandeur
24 Adresse 1 de l'entreprise du demandeur
25 Adresse 2 de l'entreprise du demandeur
26
Code postal de l'entreprise du demandeur
27 Ville de l'entreprise du demandeur
28 Pays de l'entreprise du demandeur
29 Téléphone de l'entreprise du demandeur
Obligatoire ou non FORMAT
OUI
OUI
OUI
NON
OUI
OUI
OUI
NON
Taille Maximum 40
Taille Maximum 40
Taille Maximum 50
Taille Maximum 50
Taille Maximum 10
Taille Maximum 40 date au format JJ/MM/AAAA si renseigné doit compter 15 caractères numériques
Code attendu
OUI
Obligatoire si N° de tel mobile du demandeur est vide
Obligatoire si N° de tel fixe du demandeur est vide
NON
1 pour Française ; 2 pour Union Européenne ; 3 pour Hors
Union Européenne
Longueur = au moins 10 caractères (ex: 0642125056)
Max 20 caractères
Longueur = au moins 10 caractères (ex: 0642125056)
Max 20 caractères
OUI
NON doit contenir un des codes situation (SD_CODE) de la table référentielle des situations, actif sur la période.
Taille max 50 caractères doit contenir un des codes Formation
OUI
OUI
OUI
OUI
(F_CODE_FORMATION) de la table référentielle des formations, actif sur la période.
date au format JJ/MM/AAAA date au format JJ/MM/AAAA entier numérique
OUI
OUI entier numérique entier numérique
OUI entier numérique
Obligatoire si public prioritaire sauf si
Max 80 caractères
DEPOEC, sinon Facultatif
Obligatoire si public prioritaire sauf si
Max 10 caractères
DEPOEC, sinon Facultatif
Obligatoire si public prioritaire sauf si
Max 50 caractères
DEPOEC, sinon Facultatif
Obligatoire si public prioritaire sauf si
Max 50 caractères
DEPOEC, sinon Facultatif
Obligatoire si public prioritaire sauf si
Max 10 caractères
DEPOEC, sinon Facultatif
Obligatoire si public prioritaire sauf si
Max 40 caractères
DEPOEC, sinon Facultatif
Obligatoire si public prioritaire sauf si
Max 60 caractères
DEPOEC, sinon Facultatif
Obligatoire si public prioritaire sauf si Numérique 10 caractères minimum
DEPOEC, sinon Facultatif Max 20 caractères
30
Adresse mail du contact de l'OFA en charge du dossier
OUI email bien formaté doit contenir @ et . ( point )
31 Code de l'OFA qui dépose la demande
32
Code du participant (demandeur) dans le système de gestion de l'OFA
33
Code session dans le système de gestion de l'OFA
34 Champ libre pour utilisation par OFA
OUI
OUI
OUI
NON
Doit contenir un des codes OFA (O_CODOFA ) de la table référentielle des OFA.
Doit contenir le code d'identification du participant généré par le système de gestion de l'OFA
Max 50 caractères
Max 50 caractères
Le fichier a une extension .csv (norme UTF8) et le séparateur de colonne est le ";". Aucun ";" ne doit donc figurer dans les données du fichier
La première ligne comportera le nom des champs. Donc les données à intégrer commenceront à la ligne 2
Le nom du fichier doit avoir un taille maximum de 250 caractères et ne doit pas comporter d’espace
Format de date : jj/mm/aaaa aft_financement-formations_notice_150801
Montant en centimes (exemple 10012 pour 100.12 €)
27
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Précision sur norme UFT
En cas de transformation des accents en caractères spéciaux lors des imports de données, ouvrir le fichier CSV avec l'application BLOC-NOTE et procéder à un nouvel enregistrement comme illustré ci-dessous.
Sélectionner UTF 8 dans la liste des options aft_financement-formations_notice_150801 28
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7.4
Motifs de rejet de la demande
Relatifs à la structure du fichier d'import
CODE
MESSAGE
CHGTE001 Le nombre de séparateur est incohérent dans fichier CSV + [Num ligne dans CSV]
CHGTE002 L'utilisateur + [code utilisateur] n'est pas habilité à charger des dossiers pour l'OFA [Code OFA]
Relatifs aux informations importées ou saisies manuellement
CODE
MESSAGE
CTRL1001 demande d'aide est déjà en cours d'instruction pour ce participant et cette formation + [Num ligne dans CSV]
CTRL1002 Une demande d'aide existe déjà pour ce N° de SS + [Num ligne dans CSV]
CTRL1003 Le nom du demandeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1004 Le prénom du demandeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1005 L'adresse du demandeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1006 Le code postal du demandeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1007 La ville du demandeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1008 La date de naissance du demandeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1009 La nationalité du demandeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1010 Le n° de tel. fixe non renseigné en l'absence de n° mobile ou son format n'est pas conforme + [Num ligne dans CSV]
CTRL1011 Le n° de tel. mobile non renseigné en l'absence de n° fixe ou son format n'est pas conforme + [Num ligne dans CSV]
CTRL1012 CTRL1012 + [date traitement] + [n° ligne rejettée] + L'adresse mail du demandeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1013 La situation professionnelle du demandeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1014 Le code formation n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1015 La date de début de formation n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1016 La date de fin de formation n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1017 La durée de formation n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1018 Le taux horaire HT du devis n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1019 Le total HT du devis n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1020 Le total TTC du devis n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1021 Le nom de l'employeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1022 Le code NAF de l'employeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1023 L'adresses de l'employeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1024 Le code postal de l'employeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1025 La ville de l'employeur n'est pas indiquée + [Num ligne dans CSV]
CTRL1026 Le pays de l'employeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1027 Le n° de tel. de l'employeur n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1028 Le code participant n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
CTRL1029 Le n° de compte de l'OFA n'est pas indiqué ou son format n'est pas conforme + [Num ligne dans CSV]
CTRL1030 L'adresse mail de l'OFA n'est pas indiquée ou son format n'est pas conforme + [Num ligne dans CSV]
CTRL1031 Le code session n'est pas indiqué + [Num ligne dans CSV]
7.5
Motifs de non validation de la demande
MO_CODE MO_MESSAGE
CTRL2001 Echec contrôle AFT sur dossier [xxxx] la date de la demande est postérieure à la date limite d'acceptation du dossier.
CTRL2002 Le dossier N° [xxxx] n'a pu être validé, car sa date de demande est pour l'instant antérieure à la date de recevabilité au plus tôt.
CTRL2003 Le dossier N° [xxxx] n'a pu être validé, car l'OFA ne dispose pas de l'agrément correspondant à la formation et/ou à la période. aft_financement-formations_notice_150801 29
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7.6
Procédure en cas de perte du document original
Dans l'éventualité d'une perte de documents originaux lors de l'acheminement du courrier, l'AFT demandera à l'organisme de formation de lui présenter les documents suivants
-
-
-
feuilles de présence pour les FIMO copie de PV de session de validation pour les TP duplicata de la facture justificatif du statut si DEPOEC
7.7
Mises à jour des dossiers OFA
Il appartient à l'OFA de veiller à l'actualisation de son dossier et d'informer l'AFT de toute modification le concernant.
7.7.1
Mise à jour des agréments
Les dossiers de demandes d'aide peuvent être rejetés si l'OFA ne dispose pas d'agrément ou si la date d'échéance de celui-ci est antérieure à la date de début de la formation.
Lors des envois de copies de notifications d'agréments, scannées en format PDF, les fichiers devront être nommés comme suit:
Code OFA_code formation_date échéance (jj-mm-aaaa)
Exemple : 19901_TPCTRMP_01-01-2018
Par ailleurs, les documents devront être scannés dans le sens permettant la lecture (ni à l'horizontale, ni à l'envers).
Tout envoi non conforme sera renvoyé à l'expéditeur pour correction avant traitement.
7.7.2
Mise à jour des contacts
Les mises à jour relatives aux contacts et relations contacts/OFA devront être transmises à l'AFT sur fichier Excel selon la disposition ci-dessous :
Code OFA Nom Prénom Adresse mail
N° téléphone fixe
N° téléphone mobile
(facultatif)
Si le contact doit être lié à plusieurs OFA, le tableau devra comporter autant de lignes renseignées que d'OFA.
Le fichier Excel devra être nommé comme suit :
Code OFA_maj_contact_date d'envoi(jj-mm-aaaa)
A NOTER
Pour tout envoi de mail à l'AFT dans le cadre du financement des formations, formuler l'objet du mail en mentionnant d'abord le code OFA.
aft_financement-formations_notice_150801 30
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