Outil centralisé de
Gestion des stages
Mode d’emploi à destination des étudiants
1. Rendez-vous sur le site du Carrefour des étudiants
(www.carrefourdesetudiants.unilim.fr)
et cliquez sur « Authentification Université » (en bas à droite)
2. Saisissez vos identifiant et mot de passe d’accès à l’ENT (Code LDAP) et
cliquez sur « Connexion »
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3. cliquez sur l’onglet « convention » puis sur « créer ma convention de
stage en français »
Selon les besoins, vous avez également la possibilité d’éditer votre convention de stage en
espagnol, en anglais et en français pour l’étranger.
4. Saisissez le nom de la structure d’accueil
4.1. Saisir le nom de l'établissement d'accueil (entreprise, établissement public,
association…)
S’il existe déjà dans la base de données, il vous sera proposé pour validation par un menu
déroulant. S’il n’existe pas, vous devrez saisir les informations la concernant. Ici, vous
saisissez le nom de la structure d’accueil.
4.2. Cliquez sur « valider »
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5. La saisie de la convention de stage comprend 9 étapes. Certaines
informations vous concernant ou concernant l’entreprise seront remontées
automatiquement, il vous alors suffit de vérifier qu’elles sont justes puis de
les valider. En cas d’erreur concernant vos données personnelles (étape 3),
vous devez vous rapprocher de la scolarité de votre composante.
- Etape 1 : Votre composante (remontée automatique)
- Etape 2 : Informations sur la structure d’accueil (remontée automatique si la structure est
présente dans la base de données, sinon vous devez saisir les données)
Si vous n’avez pas le numéro SIRET de l’entreprise, demandez-le à l’entreprise ou aller le
chercher sur société.com ou pagespro.com
- Etape 3 : Informations vous concernant (remontée automatique) – Pensez à choisir la
formation qui correspond à votre stage
- Etape 4 : Informations concernant votre stage.
Dans le cadre rouge, vous notez le contenu de votre stage (ce contenu aura été défini après
discussion entre vous, la structure d’accueil et l’enseignant-chercheur responsable de votre
stage)
Vous devez également saisir le tuteur de stage (dans la structure d’accueil) et sélectionner
dans le menu déroulant le responsable pédagogique du stage (la plupart du temps, le
responsable de votre formation).
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- Etape 5 : durée du stage, période et lieu (le lieu où vous allez faire votre stage est parfois
différent de l’adresse du siège social mentionnée précédemment)
- Etape 6 : le cas échéant, saisissez le montant de la gratification. Précisez Néant si aucune
gratification
- Etape 7 : le cas échéant, saisissez les avantages offerts. Précisez Néant si aucune
gratification
- Etape 8 : saisir le nom de la ville
- Etape 9 : enregistrement
Lorsque toutes les informations ont été saisies, vous pouvez enregistrer votre
convention de stage. Attention ! Une fois enregistrée, votre convention n’est
plus modifiable par vous-même. Néanmoins votre responsable pédagogique
ou responsable administratif peut procéder à des modifications si nécessaires.
6. Validation
Une fois enregistrée, votre convention de stage va être automatiquement envoyée à
votre responsable pédagogique pour validation. Celui-ci va vérifier votre convention
(essentiellement les objectifs du stage). En cas de refus de validation, vous recevrez
un mail pour vous informer des raisons du refus et des modifications que vous
devrez effectuer avant de la soumettre à nouveau.
Une fois que la validation pédagogique est obtenue, la convention est adressée
automatiquement au responsable administratif pour validation.
Attention : votre convention ne sera pas validée administrativement si vous n’avez
pas fourni une attestation responsabilité civile au service de scolarité de votre
composante.
Cette double validation : pédagogique et administrative vous assure que votre projet
de stage est en conformité avec la législation.
7. Impression
Lorsque votre convention de stage est validée, vous recevrez un mail vous informant
que vous pouvez imprimer vos exemplaires de convention (3 ou 4 exemplaires selon
les composantes)
Signez tous les exemplaires et faites les signer par votre structure d’accueil de stage.
Rapportez tous les exemplaires signés à votre service de scolarité pour signature par
le Doyen ou le Directeur de votre composante
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8. Modification de votre stage
Si votre stage est suspendu, modifié, prolongé, etc… vous devez faire un avenant à
votre convention de stage. Cet avenant est accessible à partir de votre convention de
stage – Onglet « créer un avenant ».
Vous pouvez obtenir de l’aide ou des informations auprès de la scolarité de votre composante ou du
carrefour des étudiants ([email protected], 05.55.14.92.75 ou 05.55.14.92.43)
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