IRMA Organisation de spectacles Manuel utilisateur

L’organisation de spectacles
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Cette fiche ne donne que quelques notions élémentaires pour l’organisation de
spectacles. Elle s’adresse donc en priorité à des organisateurs occasionnels ou, tout au
moins, à ceux qui n’en ont pas fait leur activité principale. Elle ne saurait remplacer la
lecture du guide Profession entrepreneur de spectacles (irma Editions).
Le cadre réglementaire
L'organisation de spectacles se situe dans un contexte réglementaire et législatif précis. En
effet, cette activité est soumise, entre autres, aux dispositions de l'ordonnance du 13 octobre 1945, texte modifié à plusieurs reprises depuis, et qui précise, entre autres points,
que tout entrepreneur de spectacles devait être titulaire d'une licence. Cette licence, personnelle et incessible, peut être demandée aussi bien dans le cadre d’une société commerciale que d’une association (pour plus de précisions, se reporter à la fiche pratique
n° 8 : La Licence d’entrepreneur de spectacles).
L’activité d’entrepreneur de spectacles vivants peut être exercée occasionnellement sans
possession d’une licence dans la limite de six représentations par an. Par ailleurs, depuis
le 1er janvier 2004 les personnes physiques ou morales qui n’ont pas pour « activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de
spectacles » doivent obligatoirement passer par le Guichet Unique1 pour leurs déclarations et ce sans limitation du nombre de représentations. Cette disposition s’applique aussi
aux « groupements d’artistes amateurs bénévoles faisant occasionnellement appel à un ou
plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération ».
En d’autres termes l’accession au Guichet unique se définit par la nature de l’activité de
l’organisateur et ne se base plus sur le nombre de représentations organisées. Le Guichet
unique n’est donc plus accessible aux structures organisant moins de six manifestations
par an et ayant pour objet principal la production ou la diffusion de spectacles. Quelle
que soit l’activité principale des structures, la licence d’entrepreneur de spectacles reste
obligatoire au-delà de ces six représentations par an.
Autorisation préalable
Tout spectacle doit être autorisé par le maire et pour Paris, Lyon, Marseille, par la préfecture de Police. En principe, cette autorisation s’obtient sur simple demande effectuée suffisamment à l’avance. Elle peut être refusée pour différents motifs : non-respect de la
[1]
www.guso.com.fr
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sécurité publique (salles non conformes...) ou de l’ordre public, non-respect de la législation. Les organisateurs « régulièrement occasionnels » peuvent également être frappés
d’interdiction pour absence de la licence d’entrepreneur de spectacles.
L’obtention de cette autorisation implique que la salle ait fait l’objet d’une visite de sécurité.
En principe, toutes les salles de spectacles (privées ou municipales) ont obtenu l’agrément
de sécurité. Toutefois, ceci fait partie des premières questions à poser au bailleur de la salle. Au cas où vous utiliseriez un lieu inhabituel (entrepôt, gymnase, etc.) ou nouveau, il vous
faudra obtenir un avis favorable de la Commission de sécurité pour l’accueil de public.
Certains spectacles ou impératifs techniques nécessiteront d’autres formalités administratives, on peut citer :
- les interdictions de circuler ou de stationner (mairie) ;
- les implantations de calicots ou de panneaux sur la voie publique (mairie) ;
- l’usage d’une sonorisation sur la voie publique (mairie ou préfecture) ;
- l’installation d’un chapiteau (préfecture) ;
- etc.
Les représentations d’organisateurs occasionnels doivent faire l’objet d’une déclaration
« à l’autorité administrative compétente un mois avant la date prévue ».
La police et la gendarmerie
Si la préfecture vous a accordé son autorisation, la police ne peut vous interdire le spectacle. Il est parfois recommandé d’envoyer un courrier au commissariat le plus proche de
la salle pour informer la police (si elle ne l’a pas déjà été par la préfecture) de la tenue du
spectacle. Ceci favorisera la surveillance du quartier et permettra aussi de dédramatiser
sensiblement les éventuelles plaintes de voisinage.
Un organisateur de spectacles n’est légalement pas tenu d’autoriser la police nationale
ou la gendarmerie nationale à pénétrer dans la salle. Néanmoins, il est toujours préférable de rester en bons termes avec les forces de l’ordre. En revanche, la police municipale
est habilitée à pénétrer dans n’importe quelle salle municipale.
La sécurité du lieu
A la demande du maire, une commission de sécurité peut déterminer si une manifestation peut être autorisée. Elle aura pour objet de définir la capacité de la salle et son adéquation à l’accueil d’un spectacle et du public, si cela n’a pas encore été fait. Elle
pourra aussi déterminer si les matériaux et installations rapportés ne nuisent pas à la
sécurité. Il faut toujours disposer des attestations de classement « non-feu » de tous décors, tissus et accessoires (classement M0 et M1), ne jamais placer de matériels ou installations dans des passages publics ou devant une sortie de secours. Dans le cas où un
doute subsisterait, il faut réclamer la visite de la commission de sécurité suffisamment
tôt avant le spectacle, afin de se laisser la possibilité de résoudre à temps les éventuels
problèmes. Dans les petites salles, la présence d’un service de secours n’est pas obligatoire. Il est toutefois nécessaire de tenir à la disposition du régisseur la liste des numéros
d’urgence et une trousse de premier secours. Pour les rassemblements importants (donc
plus risqués), il devient indispensable de disposer d’une infirmerie qui pourra accueillir
des secouristes ou, plus simplement, de solliciter la Croix-Rouge et de faire appel aux
pompiers. A partir de l’heure d’ouverture des portes au public, l’organisateur a la responsabilité de la sécurité dans l’enceinte du spectacle, mais aussi dans un rayon de 50
mètres autour de l’entrée. Vous pouvez ainsi être tenu pour responsable des tapages
nocturnes, dégradations ou actes de vandalisme se produisant à la sortie du spectacle.
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Soyez donc vigilant. L’installation d’un chapiteau est soumise à l’autorisation du maire.
Le courrier devra préciser le lieu, la date, la capacité d’accueil et les caractéristiques
techniques du chapiteau.
Les assurances
Il faut souscrire une assurance Responsabilité civile organisateur (RCO) couvrant les dégâts occasionnés à la salle, aux biens confiés et les dommages aux personnes. Cette
assurance doit inclure la période de montage et de démontage. L’organisateur qui réalise plus de six spectacles par an devrait s’assurer à l’année. Pour le matériel de son,
d’éclairage et le matériel scénique, il vaut mieux souscrire aussi une assurance tous risques matériels qui couvrira tous bris, destructions ou pertes soudaines et fortuites des
biens assurés. Lorsque les frais engagés sont importants, ne pas oublier de prendre une
assurance annulation garantissant les frais engagés irrécupérables sur justificatif ou le
prix de vente ou les recettes hors taxes en cas d’annulation suite à un cas de force majeure (événement imprévisible, irrésistible extérieur à l’assuré) et cas fortuit (accident), en
cas d’indisponibilité des personnes indispensables, et en cas d’intempéries. (Pour plus
de précisions, se reporter à la fiche pratique : Les assurances)
Le service de sécurité
La qualité d’un service de sécurité est un élément déterminant de la réussite du spectacle,
au même titre que la régie lumière, la sonorisation, la décoration. C’est à l’organisation
de choisir un service de sécurité qui doit être adapté au contexte et à l’image qu’il veut
donner. Le service de sécurité est toujours représentatif de l’organisation. Les activités de
la sécurité sont des professions réglementées (loi n˚ 83-629 du 12 juillet 1983). Un mois
avant la date prévue, les organisateurs de manifestations culturelles dont le public et le
personnel dépassent les 1 500 personnes sont tenus de déclarer à la mairie (ou, pour Paris, à la préfecture de Police) la mise en place d’un service d’ordre. Cette déclaration doit
préciser : le nom et les coordonnées de l’organisateur, la nature de la manifestation, la
date et l’heure, la capacité d’accueil du lieu, le nombre de personnes concourant à sa
réalisation, le nombre de spectateurs attendus, le détail du service d’ordre et des mesures
de sécurité prévues. Les entreprises de sécurité ne peuvent exercer leurs activités qu’après
avoir obtenu une autorisation administrative. Cette autorisation, qui ne leur confère aucun
caractère officiel, doit être mentionnée sur tous les documents émanant de ces entreprises.
Si l’organisateur emploie lui-même directement des agents de sécurité, il est considéré
comme une entreprise qui dispose « d’un service interne chargé d’une activité de
surveillance... » et doit, à ce titre, se conformer à la réglementation des « entreprises de
sécurité et de gardiennage » en demandant une autorisation administrative (le descriptif
des activités de ce service interne sera joint à la demande). Le recrutement du personnel
est aussi réglementé.
Le service est requis pour la sécurité des artistes, des techniciens, du public dans l’enceinte
du spectacle, du matériel de scène et des régies, des véhicules affectés à la réalisation du
spectacle, des guichets et des recettes. Le service de sécurité contrôle les entrées en permettant l’accès aux seuls porteurs de billets, invitations ou laissez-passer convenus avec
l’organisateur. Le service de sécurité prévient de toute action individuelle ou collective
mettant en danger la sécurité des personnes dont il a la charge. Il a pouvoir de demander
au producteur le retard, le report, la suspension ou l’arrêt de la représentation.
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La Sacem
Dans les quinze jours qui la précèdent, il convient de déclarer à la Sacem la manifestation
que l’on souhaite organiser (spectacle divers, concert, récital, gala, bal, même gratuit). La
Sacem adressera alors un contrat autorisant l’utilisation en public d’œuvres de son répertoire et que l’on renverra après l’avoir signé. Cette déclaration à l’avance permet de bénéficier d’une réduction de 20 % sur le tarif appliqué lorsque le contrat n’a pas été conclu
avant la séance. Si la manifestation ne comprend aucune œuvre du répertoire de la Sacem (ou d’une société étrangère ayant avec la Sacem un accord de représentation réciproque) il n’y aura aucune redevance à payer.
Au moment du spectacle, l’organisateur doit établir, sur un document prévu à cet effet,
l’état des recettes en distinguant les recettes « entrées » et les autres recettes (buvette, restauration, vente de programme, etc.). Même si l'entrée est gratuite, la Sacem percevra des
droits sur les autres recettes en cas d'utilisation d'œuvres de son répertoire. Dans ce même
cas, et pour chaque manifestation, qu’elle soit payante ou gratuite, la Sacem perçoit une
redevance forfaitaire minimale si l’application des taux s’avère inférieure à cette redevance. L’artiste, le représentant des artistes dans le cas d'un groupe ou le chef d’orchestre,
remplira un programme des œuvres exécutées, fourni par la Sacem. A la réception de ces
documents, qui doivent être expédiés dans les dix jours suivant la date du spectacle, la
Sacem adressera une note de débit.
Dans le cas d'un bal dans une salle de plus de 200 m2, la redevance sera proportionnelle
aux recettes réalisées tous services et taxes compris, selon le calcul suivant : 8,8 % sur les
recettes brutes « entrées » et 4,4 % sur les autres recettes. Si l’entrée est gratuite, la redevance sera de 6,6 % sur les autres recettes ou de 8,8 % sur les dépenses engagées s’il n’y
a aucune recette. Des redevances forfaitaires, déterminées selon la superficie de la salle
et le prix d’entrée et/ou des consommations sont prévues pour les bals en petites salles
(au-dessous de 200 m2). Les bals en plein air avec entrée libre donnent lieu à une redevance forfaitaire au taux de 8,8 % des dépenses engagées ne pouvant être inférieure à la
redevance forfaitaire minimale (cf. ci-dessus).
Pour les spectacles et gala de variétés, la redevance est calculée au taux de 8,8 % sur les
recettes « entrées » et au taux de 4,4 % sur les autres recettes. Le minimum sera calculé en
appliquant un taux de 8,8 % sur le budget des dépenses engagées, ce minimum ne pouvant être inférieur à la redevance forfaitaire minimale. S’il s'agit d'un concert (instrumental
et/ou vocal) et à la condition expresse que l’organisateur ait déclaré à l’avance le programme exact des œuvres qui seront interprétées, la Sacem percevra une redevance calculée en fonction de la durée des œuvres appartenant à son répertoire.
Le taux ne pourra pas être supérieur à 8,8 % et le minimum inférieur à la redevance forfaitaire minimale. Si le programme n’a pas été communiqué à l’avance, la redevance sera
calculée selon le même principe qu’énoncé pour les spectacles et galas de variétés.
La Sacem a établi un forfait pour les « petites manifestations musicales ». Il s’agit ici des
animations musicales et petites fêtes avec recettes qui sont organisées par les communes
ou les associations à leur seul profit, dans le cadre de leur activité normale. Ce forfait se
règle avant la séance et bénéficie aux manifestations organisées dans une salle de moins
de 300 m2 (ce critère restrictif n’est pas retenu pour le jazz) dont le budget d’organisation
ne dépasse pas 762,25 €. Ce forfait comprend la part Spré (Pour plus de précisions, se
reporter à la fiche pratique : Droits voisins et copie privée).
Il existe des conditions particulières, et notamment des réductions prévues pour les sociétés et associations d’éducation populaire agréées (12 %) ainsi que les associations à « but
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d’intérêt général » (5 %). Enfin, des protocoles d’accord ont été négociés avec des fédérations ou des unions d'associations.
Se reporter au site www.sacem.fr.
Les droits voisins
La loi du 3 juillet 1985 relative aux droits d’auteurs et aux droits voisins permet aux interprètes et aux producteurs de bénéficier d’un versement de droits lors de la diffusion publique d’un enregistrement auquel ils ont participé. Ainsi, lorsqu’un organisateur de
spectacles utilise cet enregistrement, il doit régler une redevance au titre de la « rémunération équitable », dont la perception est confiée à la Sacem, pour le compte de la Spré.
L’utilisation d’une œuvre enregistrée lors d’un spectacle reste cependant soumise à l’autorisation de l’auteur et/ou du compositeur. De la même façon, l’enregistrement de la prestation du ou des artistes est strictement subordonné à l’autorisation écrite du ou des
artistes (y compris les musiciens d’accompagnement). Un accord verbal ne suffit pas. Il
faut rédiger une convention spéciale, distincte du contrat, qui précisera les conditions
d'enregistrement et d'utilisation de la fixation et qui détaillera les rémunérations éventuelles
prévues pour chaque genre d'utilisation.
L’ouverture d’un débit de boissons temporaire
L’exploitation d’un débit de boissons occasionnel nécessite d’obtenir une autorisation, déclarer l’ouverture du débit de boissons à la recette locale et régler le montant éventuel de
la taxe spéciale.
Il existe deux licences pour les débits de boissons temporaires. La licence de 1re catégorie
(sans alcool) concerne les boissons du premier groupe : eaux minérales ou gazéifiées, jus
de fruits ou de légumes non fermentés, limonade, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat, etc. La licence de 2e catégorie autorise la vente à consommer sur place des boissons
du deuxième groupe : vin, bière, cidre, hydromel, poiré, vin doux naturel, comportant de
1 à 3 degrés d’alcool. L’obtention des licences 1 et 2 est gratuite. Cependant, l’ouverture
d’un débit de boisson occasionnel avec licence de 2e catégorie donne lieu au paiement
d’une « taxe spéciale », soit 15 % du tarif des licences de 3e catégorie (tarif variable selon
les communes). Cette taxe n’est due qu’une fois par an quel que soit le nombre de buvettes ouvertes chaque année dans la commune.
L’emploi des artistes
Les artistes, à l’exception de ceux inscrits au Registre du commerce pouvant être rémunérés
sous forme d’honoraires, sont rémunérés sous forme de salaire. Tout contrat passé avec un
artiste, moyennant rémunération est présumé être un contrat de travail (art. L.762-1 du
Code du travail). Le contrat de travail doit être individuel. Toutefois, il peut être commun à
plusieurs artistes quand ceux-ci se produisent dans un même numéro (groupe). Le contrat
doit alors faire mention nominale de tous les artistes et du montant du salaire de chacun,
il peut être signé par un seul artiste à condition que celui-ci ait reçu mandat écrit de chacun
des artistes figurant au contrat. Chaque artiste du groupe doit en recevoir une copie. L'artiste contractant dans ces conditions conserve sa qualité de salarié. Les salariés techniques
et artistiques du spectacle, du cinéma et de l'audiovisuel exécutent leur travail sous le régime du Contrat à durée déterminée (CDD). L'article L.143-3 du Code du travail précise que
la remise d'un bulletin de salaire est obligatoire. Le paiement par chèque ou la délivrance
d'autres justificatifs ne dispense pas l'employeur de remettre un bulletin de salaire au salarié.
(Se reporter à l’ouvrage : Profession artiste, irma éditions).
Le contrat doit toujours être adressé à l’artiste avant le jour de la manifestation.
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L’emploi peut se faire selon deux types de contrat : le contrat d’engagement et le contrat
de cession. Le contrat d’engagement est conclu directement entre l’artiste (ou un des artistes mandatés, cf. ci-dessus), quelquefois par l’intermédiaire de son agent. Il fait de l’organisateur l’employeur légal des artistes. L’organisateur doit donc établir les bulletins de
salaires et toutes les démarches et cotisations qui en découlent. Le contrat doit être établi
et adressé à l’artiste avant le spectacle. La Déclaration unique d’embauche (DUE) doit
aussi être effectuée auprès de l’Urssaf avant l’embauche (cf. www.due.fr).
Le Guichet unique (Guso, www.guso.com.fr) permet aux organisateurs « non
professionnels » de spectacles vivants d’effectuer toutes les démarches nécessaires à l’embauche d’artistes et de techniciens du spectacle vivant. Un formulaire unique et valant contrat de travail, le « carnet guichet unique », permet de régler en une seule fois et à un seul
interlocuteur toutes les cotisations sociales (Urssaf, Congés spectacles, Audiens, Assedic,
Afdas, Médecine du travail). L’adhésion est gratuite et assure une sécurité totale dans les
déclarations et les paiements. Une assistance téléphonique (n • Azur : 0810 863 342) permet de connaître directement le montant à verser et les démarches à effectuer ainsi que tout
renseignement complémentaire. Les formulaires sont remis directement par l’artiste ou le
technicien ou adressés pré-renseignés à l’employeur sous 48 heures.
Ce dispositif est réservé aux organisateurs non professionnels, c’est-à-dire à toute personne
physique ou morale « qui n’a pas pour activité principale l’exploitation de lieux de spectacle
et la production ou la diffusion de spectacles ». Cette disposition s’applique aussi aux
« groupements d’artistes amateurs bénévoles faisant occasionnellement appel à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération ». Depuis le 1er janvier 2004, il n’y
a plus de limitation dans le nombre de spectacles produits pour accéder au Guichet unique
qui est par ailleurs devenu obligatoire pour tout organisateur « non professionnel », c’està-dire répondant à la définition précédente. La limitation des six représentations par an reste néanmoins d’actualité en ce qui concerne l’obligation de la détention d’une licence d’entrepreneur de spectacles.
Des prestataires de service peuvent s’occuper à votre place de l’ensemble de ces démarches et cotisations moyennant une participation financière, si vous ne remplissez pas les
conditions d’accessibilité. Le contrat de cession des droits d’exploitation d’un spectacle vivant est conclu entre le producteur ou tourneur (licence de 2 e catégorie) et l’organisateur
(licences de 1re et 3e catégories). Dans ce cas, l’organisateur « achète » le droit de diffuser
le spectacle pour son coût total (prix de plateau + marge du tourneur), le producteur ou le
tourneur demeurant l’employeur des artistes et, le plus souvent, de tout ou partie du personnel technique. Il convient de faire attention, au-delà de cessions de spectacles dont le
montant dépasse 3 000 €, aux obligations de l’organisateur à un certain nombre de vérifications : le producteur/tourneur doit adresser une attestation de fourniture de déclarations
sociales ou fiscales, un extrait d’inscription au Registre du commerce ou d’immatriculation
au répertoire des métiers, une attestation sur l’honneur de l’emploi régulier des salariés.
Les bénévoles
Les manifestations occasionnelles reposent souvent sur l’activité de bénévoles. Un bénévole
est une personne qui travaille gratuitement pour une association. Il est nécessaire de faire
signer à tous les bénévoles une déclaration sur l’honneur de bénévolat. Tous les frais engagés par ou pour les bénévoles doivent faire l’objet de pièces justificatives (factures, billets de
transport, notes de restaurant, etc.), jamais de simples notes de frais ou de quelconque défraiement. Encore convient-il d’user de ces remboursements avec modération car ils pourraient être considérés comme des « avantages en nature » et, dès lors, requalifiés en salaire
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en cas de contrôle. Il est aussi nécessaire d’inclure les bénévoles dans l’assurance prise par
l’association. Une personne ne peut pas être engagée à titre bénévole par une société commerciale. D’autre part, l’Inspection du travail ne tolère pas non plus que des bénévoles soient
utilisés pour des fonctions relevant de leur secteur habituel d’activité professionnelle. Cela
signifie, par exemple, que des techniciens ou des artistes sont libres de reverser leur salaire
à l’association organisatrice de la manifestation, à la condition que cette rémunération ait
bien fait l’objet d’un contrat assorti de toutes les obligations légales dont le paiement des
charges et la remise d’un bulletin de salaire. Toute autre solution doit être écartée.
La réglementation spécifique aux rave-parties2
Bien qu’en principe l’organisation des rassemblements de musiques électroniques ne diffère
pas des autres manifestations musicales, le gouvernement français a décidé de leur appliquer une législation spécifique. Les textes s’adressent aux organisateurs de
« rassemblements exclusivement festifs à caractère musical, organisés par des personnes
privées, dans des lieux qui ne sont pas au préalable aménagés à cette fin et répondant à
certaines caractéristiques… 3 » : « Ils donnent lieu à diffusion de musique amplifiée ; L’effectif prévisible des participants […] dépasse 250 personnes ; L’annonce du rassemblement est
prévue […] par tout moyen de communication ou de télécommunication ; Le rassemblement est susceptible de présenter des risques pour la sécurité des participants […]4 ».
Les textes imposent à ces organisateurs la déclaration préalable de leur manifestation
auprès de la préfecture de leur département. Le dossier devra notamment comporter des
indications sur le jour, le lieu et la durée du rassemblement, le nombre de participants susceptible d'être atteint et devra comporter les autorisations d'occuper le lieu5… Ils pourront
être aidés dans cette entreprise par un médiateur nommé par les préfectures (liste disponible dans l’Officiel de la Musique 2005 et sur notre site).
En principe, les organisateurs titulaires d’une licence d’entrepreneurs de spectacles n’ont
pas à effectuer ces démarches.
Bibliographie :
AUDUBERT Philippe, DANIEL Luc
Profession entrepreneur de spectacles, irma éditions, Paris, 2005
BOUVERY Pierre-Marie
Les contrats de la musique, irma éditions, Paris, 2004
COTH Hervé, ROUXEL Marie
Financer son association par les six manifestations annuelles exonérées, Associations
mode d’emploi, Voiron, 2001
irma, CNT, CND, Hors-Les-Murs
La place du bénévole et des pratiques amateurs dans le spectacle vivant, Journée d’informations des centres de ressources du spectacle vivant, Théâtre du Vieux Colombier, Paris,
8 décembre 2003 (disponible dans notre bibliothèque virtuelle : www.irma.asso.fr)
APCE
Spectacle vivant, Les fiches professionnelles de l’APCE, 2003
[2]
[3]
[4]
[5]
Les principaux textes : L. n˚ 95-73 du 21 janvier 1995 ; L. n˚ 2001-1062 du 15
novembre 2001 ; Décret n˚ 2002-887 du 3 mai 2002 ; Arrêté du 3 mai 2002
Art. 53 de la loi du 15 novembre 2001
Art. 1, décret du 3 mai 2002
Art. 2, décret du 3 mai 2002
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