DEMENAGEMENT
MODE D’EMPLOI
Aix-Quartier des facultés
Opération Campus
Diffusion le 20/05/2015
LE MINI GUIDE
Pour quoi faire ?
Le mini-guide a pour vocation d’aider les usagers à bien préparer leur déménagement en leur donnant les principaux renseignements pratiques sur ce qui va se passer
avant, pendant et après le transfert
.
SOMMAIRE
La cellule de coordination
.......................................... Page 2
Les Usagers et les Correspondants Transfert
....................... Page 3
Le déménageur
.................................................... Page 4
Le prestataire informatique
......................................... Page 4
Le SVP transfert
................................................... Page 5
Les échéances pour chaque phase de transfert
................ Pages 6 – 9
Le calendrier de transfert
........................................ Page 10
Etiquetage : repérage pour le déménagement
............. Pages 10 - 13
Conditionnement de vos matériels et documents
.......... Pages 14 – 15
Montage des cartons
............................................. Page 16
Soyez acteur du mouvement
..................................... Page 17
Le transfert des mobiliers
........................................ Page 18
Le transfert des objets divers
.................................... Page 18
Devenir des mobiliers non transférés
............................. Page 19
Exemple de contenu de cartons
.................................. Page 19
L’informatique des bureaux
...................................... Page 20
Présence des usagers au moment du transfert
............... Page 20 - 21
Récapitulatif du Qui Fait Quoi dans les opérations de transfert
.... Page 22
Une équipe à votre écoute
....................................... Page 23
1
LA CELLULE
De coordination
Elle est composée :
de la « Cellule Transfert », composée du Doyen de la faculté d’ALLSH, ou son représentant du directeur de la DEPIL, ou de son représentant du directeur de la DOSI, ou de son représentant du directeur de programme de l’Opération Campus, ou son représentant du correspondant MELAUDIX ou son représentant du responsable du groupement de conception-construction conduit par Eiffage ou de son représentant
Elle a pour mission :
la coordination et l’organisation générale du transfert,
la validation de l’ordre de déroulement de transfert,
la validation des choix et des enjeux des prestations,
de la société Déméninge.
la validation des ressources humaines complémentaires nécessaires,
la communication interne,
le contrôle des prestations des entreprises (
informatique, …
),
déménageur,
la validation de l’organisation précise de chaque secteur d’activité avant, pendant et après le transfert,
le suivi du bon déroulement du transfert en lien avec les correspondants transfert.
2
LES USAGERS
Les usagers concernés par le déménagement sont :
Les personnels administratifs
Les enseignants, enseignants chercheurs et les chercheurs occupant de façon partagée ou non un local devant être déménagé
Les étudiants (ex : locaux associatifs, syndicats…)
LES CORRESPONDANTS
Transfert
GEOGRAPHIE : Carole Vitali
PHILOSOPHIE: Isabelle Butterlin
HISTOIRE DE L'ART ET ARCHOLOGIE : Raphaël Orgeolet, André
Constant
HISTOIRE : Guy Le Thiec, Julien Dubouloz
SOCIOLOGIE : Annie Lamanthe, Catherine Scornet, Philippe Vitale
ANTHROPOLOGIE : Valérie Feschet
PSYCHOLOGIE : Karine Arnaud-Nicolas
Dpt cognitive : Mireille Bastien
Dpt sociale : Lionel Dany
Dpt clinique : Laetitia Petit
Dpt Sciences de l'éducation : Christian Roux
Dpt Dev/Diff : Marianne Jover
CEFOCOP : Catherine Rouyer, Emmanuelle Longavesne
LANGUES : Sylvie Guitou
ARTS ET LETTRES : Alexandre Falini
DOSI : Damien Penalba
DEPIL: Robin Schmitt
DAF: Olivier Corneloux
3
SERVICE DE L'UFR : Jean François Roger
GAE : Serge Schwartzmann, Vincent Moron, Sébastien Gadal
FORMATION PROFESSIONNELLE : Françoise Desrue
Ils ont pour mission :
Le rassemblement et la diffusion des informations,
les entretiens individuels avec la société Déméninge qui ont permis d’établir une première
ébauche de l’ordre de déroulement de transfert,
la préparation active du transfert, c’est-à-dire le suivi du bon déroulement des opérations d’emballage, d’étiquetage, etc.
la réalisation de la contre-visite technique de leur service avec le déménageur,
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LE DEMENAGEUR
BOVIS ESCOLAN
535 Avenue Olivier Perroy, ZI
13790 Rousset
Technico-commercial :
Mr Philippe Mourot
pour les opérations de déménagement des mobiliers, matériels,
équipements et divers contenus,
pour les opérations d’emballage, transfert, déballage et remise en place des postes de travail informatiques.
LE PRESTATAIRE informatique
DOSI :
pour les opérations de déconnexion, transport et reconnexion des serveurs informatiques,
pour les opérations de reconnexion des postes de travail informatiques.
5
LE SVP transfert
Le SVP transfert est une interface ouverte à l’ensemble des utilisateurs pour enregistrer et traiter toute demande ou anomalie de toute nature relative au déménagement.
Numéro de téléphone :
04 32 81 85 20
6
LES ÉCHÉANCES pour chaque phase de transfert
A partir de maintenant
à faire par qui ?
Distribution des cartons et des rouleaux d’adhésifs sur chaque site de départ,
Répartition des cartons dans les
étages et les services,
Le déménageur
Le déménageur
Trier et évacuer tous les objets, consommables et documents
Les usagers jugés inutiles,
Suivi du bon déroulement de ces opérations et du calendrier prévu.
Correspondants transfert et
« Cellule Transfert »
J -10
à faire
Mise en carton des objets, consommables et documents administratifs les moins souvent utilisés.
par qui ?
Les usagers
7
J -2
à faire par qui ?
Mise en carton des objets, consommables et documents administratifs souvent utilisés,
Début de l’emballage des zones de classement importantes en quantité (archives,…),
Les usagers
Le déménageur
Etiquetage des postes informatiques,
Les usagers
Etiquetage des mobiliers, matériels et cartons à transférer.
Les usagers (cartons) et
Déméninge (mobiliers et matériel)
8
J -1
à faire par qui ?
Pour les services n’accueillant pas de public : déconnexion des postes de travail informatiques
Débrancher les petits appareils
électriques,
Démontage et débranchements
électriques particuliers (mise en condition de transfert),
Pour les services n’accueillant pas de public : Mise en carton et
étiquetage du solde des documents administratifs et petits matériels.
Les usagers
Les usagers
Service technique de l’Université
(DOSI, DEPIL)
Les usagers ou, à défaut, le déménageur
Tous les cartons doivent être terminés la veille au soir
9
J : Jour du transfert de votre service
à faire par qui ?
Pour les services accueillant du documents et petit matériel,
public : mise en carton et
étiquetage du solde des
Les usagers ou à défaut le déménageur
Les usagers
Déconnexion et débranchement du solde des postes de travail informatiques pour les services accueillant du public,
Emballage, transfert, déballage et remise en place des postes de travail informatiques,
Le déménageur
Transfert des cartons, mobiliers et matériels divers,
Reconnexion des postes de travail,
Le déménageur
DOSI
Surveillance des opérations de transfert sur les lieux de départ et d’arrivée,
S’assurer du redémarrage des applications ou logiciels existants antérieurement sur chaque poste,
Début du déballage des cartons et remise en place,
Transfert et déballage des zones de classement importantes en quantité (archivages,…).
Correspondants transfert et
« Cellule Transfert » / technicien
Déméninge
Les usagers
Les usagers
Le déménageur
10
J +1
à faire par qui ?
Vérifier qu’il n’y ait pas de cartons ou documents
Le déménageur et Déméninge manquants,
Vérifier la conformité des
livraisons de cartons, mobiliers, objets divers,
Signaler la non conformité de livraison, l’absence d’un carton ou document ou matériel
Le déménageur et Déméninge
Les usagers
Assurer les petits rebranchements électriques ordinaires : lampes, etc.
Les usagers
Fin du déballage des cartons et remise en place,
Fin du déballage et rangement
Les usagers
Le déménageur des zones de classement importantes en quantité
(archivages, …),
Vérification du bon reclassement
Les usagers des zones de classement importantes en quantité
(archivages,…),
Enregistrement et règlement des anomalies signalées par les usagers ou les correspondants,
Via la « Cellule Transfert » ou le
Evacuation des cartons usagés.
SVP transfert / technicien
Déméninge
Le déménageur
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LE CALENDRIER de transfert
Le calendrier prévisionnel des opérations de déménagement dans son intégralité est disponible :
auprès de la « Cellule
Transfert »
auprès des correspondants
Transfert
sur les panneaux d’affichages habituels
sur l’intranet
ETIQUETAGE repérage pour le déménagement
Chaque objet à transférer sera étiqueté !
Tout objet ou carton ne devant pas
être déménagé devra porter la mention « Ne Pas Déménager »
L'étiquette ne devra comporter que des indications en rapport avec l'implantation dans les locaux d'arrivée, la localisation dans les locaux de départ n'ayant aucune importance.
Ainsi,
la couleur de l'étiquette désignera l’étage d'arrivée
, selon la codification suivante :
12
RUOCCO
Niveau
RDC
Etage 1
Couleur de l’étiquette
Rose
Jaune
ROSERAIE
Niveau
RDC
Etage 1
MOUVEMENTS INTERNES
Niveau
Tous les étages
Couleur de l’étiquette
Vert
Bleu
Couleur de l’étiquette
Blanc
REBUT (matériels obsolètes, mobiliers vétustes…)
Niveau
Rebut
Couleur de l’étiquette
Rouge
13
Devra être ensuite apposé sur l’étiquette le numéro de la pièce d’arrivée (tel qu’il apparaît sur les plans des locaux d’arrivée en possession de votre
Correspondant Transfert) :
Exemple d’annotation sur les étiquettes :
Pour le site Ruocco :
S101 : Code local d’arrivée
Pour le site Roseraie :
R102 : Code local d’arrivée
Pour les mouvements internes :
234 : Code local d’arrivée
14
Veillez à ne rien inscrire d’autre sur les étiquettes que le numéro de local de destination. Si vous souhaitez inscrire d’autres informations (par exemple le détail du contenu pour retrouver votre matériel plus rapidement, ou vos initiales), vous pouvez le faire à n’importe quel autre endroit sur le carton.
Chaque carton réalisé devra être numéroté :
Numéro du carton / Nombre total de cartons
Ainsi, si vous avez préparé 5 cartons, notez les 1/5, 2/5, 3/5…
Exemple d’étiquetage sur le site de départ :
15
CONDITIONNEMENT de vos matériels et documents
Concernant les zones de classement importantes en quantité telles que les archives, le déménageur prendra en charge la totalité des opérations d’emballage, transfert et déballage.
Pour le reste, vous devez assurer vous-mêmes les opérations d’emballage et de déballage de vos matériels, consommables et documents se situant dans vos bureaux et espaces de travail.
A défaut, ces opérations seront assurées par le déménageur.
Le conditionnement de vos matériels, consommables et documents se réalisera dans des cartons standards de déménagement qui vous seront fournis au préalable par la société de déménagement.
Les cartons d'un format de +/- 550 x
300 x 350 seront livrés en état neuf, il pourra être inscrit dessus toute autre mention que celle concernant la localisation d'arrivée (contenu du carton, ordre d'emballage, ...),
l'étiquette de repérage. mais obligatoirement en dehors de
Celle-ci sera apposée obligatoirement sur l’un des deux petits côtés du carton.
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En outre, vous trouverez ci-après la notice de "montage" des cartons.
Veillez surtout à ne pas "croiser" les rabats inférieurs.
Egalement, tout objet, équipement ou matériel dont les dimensions sont supérieures aux emballages qui vous seront livrés, sera emballé et déballé
(ou protégé) par le déménageur.
Les cartons étant ensuite empilés les uns sur les autres, veuillez les remplir au maximum pour qu’il n’y ait aucun vide afin d’éviter les affaissements.
Pour ces matériels de grande dimension, vous n’aurez donc à assurer (ou faire assurer) « que » les opérations de désinstallation et de réinstallation, les déménageurs devant trouver ces matériels en condition de transport.
Par ailleurs, le déménageur prendra en charge l’emballage des objets fragiles dans des caisses plastiques et du bull pack.
Ne pas
croiser les rabats inférieurs !
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Montage des cartons
Attention à la manière de ranger les dossiers à l’intérieur du carton !
18
SOYEZ ACTEUR du mouvement
1.
j’élimine
2.
j’archive
3.
je conserve
19
LE TRANSFERT
des mobiliers
Le jour du transfert de chaque service
, les mobiliers et matériels repris sur le nouveau bâtiment seront :
démontés (si nécessaire)
transférés
remontés
par
Les mobiliers doivent impérativement être vides pour être transférés.
Une fois vidés, laissez les ouverts et les clés dessus !
(vider le contenu des armoires, caissons, tiroirs, étagères, etc.)
LE TRANSFERT
des objets divers
Le jour du transfert de chaque service, les objets divers (lampes, calculatrices, porte-manteaux, …) repris dans les nouveaux locaux seront :
emballés - protégés
transférés
par
déballés
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DEVENIR
des mobiliers non transférés
L’évacuation des matériels et mobiliers non transférés sera faite par le déménageur après la fin des opérations de transfert de tous les services en vue de leur recyclage.
EXEMPLE
de contenu de cartons
A METTRE dans les cartons
(non fragile)
fournitures et consommables non fragiles,
A NE PAS METTRE dans les cartons (fragile et lourd)
relieuses, vaisselle, machine à café, …
objets trop lourds, personnelles,
dossiers, classeurs, Imprimés,
l’informatique,
matériel fragile,
ouvrages, rapports,
calculatrices,
bannettes,
petits cadres ou décoration,
etc.
objets empêchant la fermeture du carton,
objet contondant,
liquides,
téléphone,
poubelles,
extincteurs,
ventilateurs,
etc.
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L’INFORMATIQUE
des bureaux
Ce que vous DEVEZ faire
faire vos sauvegardes
Fermer votre session
Etiqueter votre matériel
Déconnecter et débrancher votre matériel
Enlever les câbles
Mettre les câbles dans le sachet fourni par le déménageur
Ce que vous ne DEVEZ PAS faire
L’emballage et le déballage
Le transport de vos PC et périphériques
Attention : le déménageur n’assure pas le transfert des ordinateurs portables.
Si vous possédez des ordinateurs portables, merci de les garder avec vous le temps du déménagement et d’en assurer vous-même le transfert.
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PRESENCE DES USAGERS
au moment du transfert
Avant le transfert
La veille du transfert de leur service,
Les usagers sont, dans la mesure du possible, présents dans le service afin de procéder aux derniers préparatifs avant transfert.
Les usagers, éventuellement avec l’aide de la DOSI, laissent le matériel informatique disponible, éteint et déconnecté pour qu’il soit transféré par les déménageurs.
Pendant le transfert
Le jour du transfert de leur service,
Les correspondants transfert seront en charge du suivi du bon déroulement du transfert les concernant. Les usagers sont en charge du déballage et remise en place des cartons les concernant, et de la surveillance de l’emballage et du déballage des zones de classement importantes en quantité
(archivages,…) qui sont totalement assurées par le déménageur.
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Après le transfert
Le lendemain du transfert de leur service,
Les usagers, dans la mesure du possible, prennent possession de leurs lieux d’activité.
Les usagers vérifient le bon fonctionnement du matériel informatique.
Les usagers, dans la mesure du possible, participent à la vérification du nombre et de l’état des cartons ou documents ainsi que la conformité des livraisons des cartons et mobiliers.
Les usagers font part de toute anomalie au SVP transfert, ou à leur correspondant transfert, ou à défaut,
à la « Cellule Transfert ».
Les usagers procèdent au déballage et à la remise en place des documents et diverses affaires.
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RECAPITULATIF DU QUI FAIT QUOI
dans les opérations de transfert
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UNE EQUIPE
à votre écoute
Chef de projet : Cyril Fargette (06 38 73 30 09)
Technicien : Didier Grattapaglia (07 50 34 11 75)
Assistante technique : Julie Esposito (04 32 81 85 20)
CONTACT
CABINET DEMENINGE
1, Rue Claude Chappe
Parc de Crécy
69370 St. Didier aux Monts d’Or tél. 04.32.81.85.20 / fax. 04.32.81.85.21 [email protected]
www.demeninge.com
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