LOIRE PROFESSION SPORT Remboursement des frais engagés par des bénévoles Mode d'emploi

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Remboursement des frais
engagés par des bénévoles
Le bénévolat se caractérise par la participation au fonctionnement de
l'association sans contrepartie ni rémunération sous quelque forme que se soit
(espèces ou nature).
Seul le remboursement, pour un montant réel et justifié, des frais engagés par
les bénévoles dans le cadre de leur activité associative est autorisé. Mais,
quel que soit le nom donné, tout versement d’argent doit être justifié.
LE REMBOURSEMENT DES FRAIS
Le remboursement doit s’effectuer sur présentation des justificatifs (tickets,
factures, …) au montant exact.
Les remboursements sur une base forfaitaire sont déconseillés à moins que
leur proximité avec la réalité des frais soit suffisante pour ne pas prêter à
caution1.
Les bénévoles qui bénéficient de remboursement de frais ne sont pas imposés
sur ces sommes puisqu’elles correspondent à des frais réellement engagés et
non à des revenus.
Le recours aux remboursements de frais fictifs ou représentatifs d’une
rémunération déguisée peut avoir des conséquences fiscales lourdes2.
Méthode & justificatifs
Le bénévole remplit une fiche qui précise les frais engagés dans le cadre de
l’activité de l’association : déplacement (réunion, manifestation…), achat de
petit matériel…
Les justificatifs (facture, ticket de péage…) sont agrafés à la fiche.
Le cas des indemnités kilométriques
Les associations souhaitant remboursées les frais kilométriques engagés par
les bénévoles dans le cadre de l’objet de l’association doivent se reporter :
1
Exception faite pour les indemnités kilométriques et selon le barème en vigueur.
Contrôle URSSAF et requalification des sommes versées en salaire entrainant le paiement
des cotisations sociales avec majoration de retard (jusqu’à 5 années en arrière).
2
Ce document constitue une aide technique. LPS ne saurait être tenu responsable de
l’utilisation de ces informations
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Au barème de l’URSSAF en vigueur
Consultable sur le site www.urssaf.fr
• Bénévoles et association (Conseil d’Administration) peuvent se mettre
d’accord sur un autre barème de remboursement, mais il doit rester en
dessous des seuils fixés par l’administration fiscale.
• Si le remboursement forfaitaire est supérieur, l’Urssaf pourrait considérer
qu’il s’agit de salaires déguisés et l’association pourrait se voir redresser sur
des sommes sur lesquelles elle n’a pas acquitté de cotisations sociales. Les
services fiscaux pourraient voir dans ces remboursements gonflés un
revenu que le bénévole-contribuable doit déclarer.
Au barème forfaitaire des impôts3.
Véhicule Montant autorisé par Km :
Automobile = 0,304 €
Vélomoteur, scooter, moto = 0,118 €
Méthode et justificatif
Le bénévole remplit une fiche de frais. Il devra nécessairement préciser la
date, les lieux de départ et d’arrivée, l’objet du voyage, les kilomètres
parcourus. Si d’autres frais sont liés à ce déplacement (péage, parking), ils
seront également inscrits sur cette fiche et accompagnés des factures ou
justificatifs correspondants.
LA DEDUCTION FISCALE
Les déductions fiscales ne sont consenties que pour les dons (ou abandons
de créance) aux associations d’intérêt général4 dont la gestion est
désintéressée5. Les associations sportives en font partie et sont, en général, en
capacité de recevoir des dons.
Si le bénévole décide, pour favoriser l’association, de ne pas se faire
rembourser, il doit le mentionner sur sa fiche de remboursement de frais.
3
Barème 2012
L’article 200-5 du Code général des impôts qui donne la liste des associations et fondations
habilitées à recevoir des dons
4
5 Pour vous assurez que votre association est en capacité de recevoir des dons, vous pouvez
contacter la Direction Départementale des Finances Publiques - Correspondants associations
M. Damien Kerscaven Inspecteur - 04 77 81 87 22.
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Quelles précautions ?
Le règlement intérieur de l’association doit préciser le mode de renonciation
et de remboursement des frais engagés par les bénévoles. Par exemple, le
remboursement a lieu :
-
Dans le cadre de déplacement avec Ordre de Mission (Mandat de
l’Association + justificatifs à prévoir), sur des compétitions…
-
Seulement pour
éducateurs…
les
membres
du
Conseil
d’Administration,
les
Il s’agit d’une alternative au remboursement, le bénévole doit avoir le choix
de renoncer à ce remboursement et d’opter pour la déduction fiscale ou de
voir ces frais remboursés selon les barèmes en vigueur dans l’association.
Attention6 : Si le bénévole renonce à ce remboursement et préfère déduire
ses frais kilométriques de ses impôts sur le revenu, seul le barème forfaitaire
des impôts (0,304€) est applicable. C’est-à-dire qu’un bénévole qui aurait
effectué 2 300 km pour le compte de l’association et qui abandonnerait sa
créance sur l’association pourrait déduire de ses revenus imposables : 2 300 x
0,304= 699 €. Cette somme est assimilable à un don et soumise au même
régime.
Méthode & mise en place
Le bénévole doit mentionner sur sa note de frais, accompagnée des
justificatifs : « Je soussigné……… certifie renoncer au remboursement des frais
mentionnés ci-dessus et les abandonner à l’association…. en tant que don. ».
L’association délivre un reçu de don (CERFA n° 11580*03) qu’il doit joindre à
sa déclaration (sauf à déclarer ses revenus sur Internet).
Déduction accordée7 = 66 % des sommes versées dans la limite de 20% du
revenu.
Les excédents (au-delà des 20 % du revenu imposable) peuvent être
reconduits sur les 5 années suivantes.
Le bénévole devra :
1) Porter sur sa déclaration de revenus « dons aux œuvres » la somme
correspondant aux frais non remboursés par l'association figurant sur le reçu.
2) Joindre à cette déclaration de revenus le ou les reçus de dons (ou
conserver si Télé-déclaration par Internet).
6
Association : Mode d’Emploi – Octobre 2003
7
Loi n° 2003-709 du 1er août 2003 relative au mécénat
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Qu’inscrire en comptabilité ?
Lorsque le bénévole remet ses justificatifs de frais à l’association, il est
recommandé à celle-ci de créer dans sa comptabilité un compte spécifique
qui permettra de solder les opérations, comme le ferait un échange de
chèques (un de l’association pour rembourser les frais et un du bénévole
comme don). L’association devra d’abord créditer ce compte comme
contrepartie de l’enregistrement en charges des frais engagés par le
bénévole. Elle constatera ainsi une créance du bénévole sur l’association.
Elle débitera ensuite ce compte (et annulera ainsi la créance) comme
contrepartie de l’enregistrement en recettes d’un don équivalent au montant
de la créance. Elle délivrera au bénévole un reçu de don.
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