être distingués dans l’utilisation des systèmes décisionnels.
Un outil d’extraction ergonomique
Le système décisionnel est utilisé uniquement comme un outil d’extraction. Les utilisateurs
exécutent des requêtes simples dont les résultats sont copiés dans des tableurs. Les tableaux
de bord sont produits, selon une périodicité mensuelle, en utilisant les fonctionnalités
d’agrégation et de présentation de ces outils bureautiques. Les tableurs de fabrication des
tableaux de bord sont en général complexes et difficiles à maintenir par des personnes
différentes de leur auteur. L’utilisateur final n’a pas d’accès direct à l’information, il reçoit par
mail les tableaux de bord élaborés par des "spécialistes". Ce mode de fonctionnement
s’accompagne en général d’une faible évolution du format des tableaux de bord, les apports
des outils décisionnels sont largement ignorés. Les "spécialistes" producteurs des tableaux de
bord sont en général satisfaits, ils apprécient l’ergonomie de l’outil d’extraction tout en
conservant la maîtrise de la production des tableaux de bord, sans que leur rôle évolue
sensiblement. Les utilisateurs finaux voient peu de changements. L’outil décisionnel est très
largement sous-utilisé, l’investissement réalisé dans le projet est peu rentable.
Cette situation est souvent le signe d’une implication insuffisante des opérationnels dans le
projet décisionnel, alliée à une méconnaissance des capacités des outils mis en œuvre. Le
projet aboutit à la reproduction fidèle de l’existant, précédemment géré au moyen de tableurs
alimentés plus ou moins manuellement.
Production automatisée des tableaux de bord.
Dans cette configuration, les tableaux de bord sont produits directement par le système
décisionnel, sans intervention des "spécialistes" et sans mise en forme dans des outils
bureautiques. L’utilisateur final a un accès au système décisionnel et choisit parmi une
bibliothèque prédéfinie d’éditer les tableaux de bord dont il a besoin. L’information est en
général disponible de façon quotidienne à J+1.
Néanmoins, les tableaux de bord évoluent peu sur le fond, les résultats de la période sont
comparés aux objectifs sans aide à l’analyse des écarts et sans mise en avant d’éléments
exceptionnels.
Les "spécialistes" dont le rôle consistait précédemment à produire des tableaux de bord, ont
évolué vers des travaux à plus forte valeur ajoutée : analyse des données, contrôle de fiabilité,
amélioration des outils de pilotage. Les utilisateurs finaux apprécient l’autonomie dont ils
disposent pour produire leurs tableaux de bord et la plus grande disponibilité de l’information.
Système d’aide au pilotage
Les tableaux de bord produits automatiquement par l’outil décisionnel sans retraitement ont
évolué de façon sensible et tirent davantage partie des possibilités de l’outil décisionnel. Audelà de la stricte comparaison des performances de la période avec les objectifs, les tableaux
de bord permettent désormais d’identifier les principaux facteurs explicatifs des écarts
constatés. Dans le cas d’un tableau de bord commercial, l’impact relatif des différents facteurs
ayant conduit à une évolution du chiffre d’affaires sera quantifié. Ainsi, on pourra par
exemple valoriser l’impact d’une augmentation tarifaire, de l’évolution des ventes en quantité,
de l’évolution du taux de remise consenti aux clients, du mix clients, de l’évolution du
portefeuille de clients, etc.
Des analyses comparatives automatisées sont mises en place. Les performances individuelles
de la période sont comparées aux aux objectifs mais aussi aux performances du "meilleur de
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