OUTIL 8a/12 : SYSTÈME DE SUIVI DES BALLES – MANUEL DE L’ÉGRENEUR AOÛT 2013 È Table des matières 1.0 Introduction 2 2.0 Portée 3 3.0 Mise en œuvre du Système du standard pour leBetter Cotton 5 4.0 Introduction au Système de suivi des balles 6 5.0 Comment fonctionne le système ? 7 6.0 Guide d’utilisation 9 6.1 Connexion 9 6.2 Présentation générale 10 6.3 Transactions de coton-graine 10 6.4 Déclarer des balles 14 6.5 Inventaire de balles 22 6.6 Déconnexion 25 Annexe 1 : Générer une déclaration de production 26 1 È 1.0 Introduction La Better Cotton Initiative (BCI) existe pour rendre la production mondiale de coton meilleure pour les personnes qui le produisent, meilleure pour l’environnement dans lequel il est cultivé et meilleure pour l’avenir du secteur. La BCI travaille avec un large éventail de parties prenantes afin de promouvoir des améliorations mesurables et continues pour l’environnement, les communautés agricoles et les économies des régions productrices de coton. Elle entend transformer la production de coton à l’échelle mondiale en développant le Better Cotton comme une matière première majoritaire durable. Les objectifs spécifiques de la BCI sont les suivants : 1. Réduire l’impact environnemental de la production de coton 2. Apporter des améliorations aux moyens d’existence et au développement économique dans les régions productrices de coton 3. Améliorer l’engagement envers le Better Cotton et augmenter son flux tout au long de la filière 4. Assurer la crédibilité et la durabilité de la Better Cotton Initiative Forte des succès remportés jusqu’à présent par le Better Cotton dans la création d’un changement positif pour l’environnement et les communautés agricoles, ainsi que de la demande croissante émanant des Détaillants et des Marques membres, la BCI s’est fixé des objectifs ambitieux pour l’avenir : augmenter le volume de production de Better Cotton à 2,6millions de tonnes en 2015 et à 8,2millions de tonnes en 2020. Les Principes et Critères de production de la BCI fournissent une définition mondiale du Better Cotton et comprennent les critères sociaux et environnementaux applicables aux producteurs. Les Directives de la Chaîne de contrôle du Better Cotton fournissent des orientations concernant les exigences relatives à la Chaîne de contrôle du Better Cotton pour l’ensemble des acteurs de la filière au-delà de l’étape de la production, y compris les détaillants et les marques déclarant avoir acheté du Better Cotton. Le mécanisme de Chaîne de contrôle employé après l’étape de l’égrenage est un système administratif de bilan massique, qui permet de remplacer le Better Cotton par du coton conventionnel et garantit que la quantité de Better Cotton achetée faisant l’objet d’une déclaration est égale à celle de coton vendue déclarée. Ce système n’exige pas que les données relatives au Better Cotton (comme les numéros des balles) demeurent associées au Better Cotton physique. 2 È 2.0 Portée Les égreneurs mettront en œuvre les Directives de la Chaîne de contrôle en matière de séparation au niveau du Site ; les données et les exigences relatives à la Chaîne de contrôle du Better Cotton seront conservées sur chaque site d’égrenage individuellement. Les négociants1de coton-fibre mettront en œuvre les Directives de la Chaîne de contrôle en matière de bilan massique au niveau du Pays, afin de couvrir le coton en provenance du même pays d’origine. Par exemple : si un négociant achète du Better Cotton brésilien, la déclaration associée à cet achat pourra être allouée à tout coton brésilien conventionnel situé sur un site brésilien différent, sous réserve qu’il soit détenu par le négociant. Le négociant ne peut pas allouer des déclarations relatives à du Better Cotton brésilien à du coton conventionnel ou à du Better Cotton d’une région d’origine différente, telle que le Mali. Les autres acteurs de la filière mettront en œuvre les Directives de la Chaîne de contrôle en matière de bilan massique au niveau du Site. Les données et les exigences relatives à la Chaîne de contrôle seront conservées sur chaque site détenu par une organisation ou un acteur de la filière. Par exemple : si un filateur achète du Better Cotton brésilien, la déclaration associée à cet achat pourra alors être allouée à une quantité égale de coton conventionnel de n’importe quel pays d’origine, sous réserve que le coton soit détenu par le filateur et situé sur le même site de transformation, comme le coton conventionnel d’Inde. Exigences applicables aux membres Les usines peuvent manipuler du Better Cotton et procéder à des déclarations concernant la disponibilité de ce dernier sans avoir à faire formellement partie de la BCI. Cependant, l’ensemble des usines transformant du Better Cotton doivent être composées de personnel local de la BCI et recevoir des formations de ce dernier. Les sites d’égrenage transformant le Better Cotton sont soumis aux exigences contenues dans les Directives de suivi des égreneurs de la BCI et les annexes associées. L’adhésion comme membre enregistré de la BCI est obligatoire pour les négociants et les filatures souhaitant accéder au Système de traçabilité du Better Cotton. Les filatures et les négociants n’ayant pas le statut de membres enregistrés de la BCI ne sont pas autorisés à faire de déclarations concernant l’utilisation et l’approvisionnement en Better Cotton. Les acteurs de la filière, après le niveau filateur, n’étant pas membres de la BCI peuvent manipuler des produits faisant l’objet de demandes d’allocation de Better Cotton ; cependant, ils ne peuvent faire aucune déclaration d’approvisionnement (à l’exception de la présentation d’une Déclaration de production officielle, voir la section sur les autres acteurs de la filière). L’utilisation du Système de traçabilité du Better Cotton est exigée pour l’ensemble des niveaux suivants : égreneurs, négociants, filateurs et détaillants. En 2013, le Système de traçabilité du Better Cotton comprend le Système de suivi des balles et le Traceur de Better Cotton. Avec le temps, la BCI n’utilisera qu’un seul système de traçabilité. D’une manière globale, il est plus avantageux d’être membre de la BCI à tous les niveaux. 1 Toute référence faite aux négociants au présent document désigne les négociants de coton-fibre exclusivement. 3 È Liste des outils BCI disponibles Le présent Manuel d’utilisation du système de suivi des balles, ainsi qu’un ensemble d’autres documents, constitueront une série d’outils visant à soutenir la Chaîne de contrôle du Better Cotton. Les acteurs de la filière seront formés à ces outils lors de réunions prévues à cet effet. Les autres outils existants sont : Outils de la Chaîne de contrôle du Better Cotton Outil 1 Outil 2 Outil 3 Outil 4 Outil 5 Outil 6 Outil 7 Outil 8 Outil 9 Outil 10 Outil 11 Outil 12 Instructions à l’intention des membres enregistrés Directives de la Chaîne de contrôle du Better Cotton Mises à jour sur la Filière Better Cotton FAQ à destination des fournisseurs et fabricants Pertinent pour : Tous Tous Tous L’ensemble des acteurs de la filière entre les niveaux égreneur et détaillant Directives de suivi des égreneurs de la BCI Égreneur Outils d’aide pour égreneurs (formulaire de Égreneur déclaration égrenage, informations servant à créer un compte dans le Système de suivi des balles, etc.) Termes et conditions du système de Égreneur, négociant, filateur, traçabilité du Better Cotton (Système de suivi détaillant des balles et Traceur de Better Cotton) Manuel d’utilisation du Système de traçabilité Égreneur, négociant, filateur, du Better Cotton (Système de suivi des détaillant balles et Traceur de Better Cotton) Formulaires de Déclaration de production L’ensemble des acteurs de la filière pour l’ensemble des acteurs n’utilisant pas le entre les niveaux filateur et Traceur de Better Cotton2 détaillant Cadre de déclaration du Better Cotton Tous Code de pratique à l’intention des membres Tous les membres de la BCI Instructions relatives à la cotisation en Détaillant fonction du volume 2 Les formulaires de Déclaration de production pour les acteurs utilisant le Traceur de Better Cotton (négociants et filateurs) sont générés automatiquement parle Traceur de Better Cotton. 4 È 3.0 Mise en œuvre du Système du standard pour le Better Cotton La BCI travaille avec des Partenaires de mise en œuvre. Ces derniers exécutent les projets de la BCI afin de mettre en œuvre le Système du standard pour le Better Cotton. Chaque Projet BCI travaille avec une ou plusieurs Unité(s) de producteurs. Une Unité de producteurs comprend plusieurs Groupes d’apprentissage ou Grandes exploitations-employeurs. Les producteurs participant aux projets de la BCI sont divisés en Petits producteurs ou en Grandes exploitations – employeurs. Les petits producteurs sont organisés en Groupes d’apprentissage, qui fournissent aux producteurs un environnement d’apprentissage leur permettant de se rencontrer, discuter et apprendre de la culture du Better Cotton, et qui permettent aux petits producteurs de recueillir et de rassembler efficacement les données. L’évaluation des exploitations agricoles est réalisée au niveau de l’Unité de producteurs. La permission de vendre du Better Cotton (Licence) est donc octroyée au niveau de l’Unité de producteurs. 5 È 4.0 Introduction au Système de suivi des balles 4.1 But et intention La BCI a développé un Système de suivi en ligne des balles visant à garantir que les balles déclarées comme des balles de Better Cotton contiennent effectivement du Better Cotton. Le système réalise un suivi du volume de Better Cotton (coton-graine) produit puis égrené, et assure que ce volume est égal au volume de Better Cotton (coton-fibre) commercialisé. Le Système de suivi des balles n’est pas une plateforme commerciale et ne permet de conclure aucune transaction. Le système est opéré par UTZ Certified3et est exclusivement approuvé par la BCI. 4.2 Utilisateurs Le Système de suivi des balles de Better Cotton est mis à la disposition des utilisateurs suivants : Membres de la BCI ; et Égreneurs s’étant engagés à participer à la filière Better Cotton, conformément aux exigences détaillées dans le préambule. Les égreneurs sont tenus de signer un formulaire de consentement détaillant les différentes exigences en matière de participation, avant de pouvoir accéder au Système de suivi des balles. 4.3 Installation du système et exigences techniques Pour accéder et utiliser le Système de suivi des balles de Better Cotton, un utilisateur a besoin : D’un ordinateur connecté à Internet (résolution d’écran recommandée : 1024 x 768 ou supérieure) D’un des navigateurs Internet suivants, installés sur cet ordinateur : o Internet Explorer 9.0 ou une version ultérieure o Mozilla Firefox 2.0ou une version ultérieure 4.4 Note importante Le Système de suivi des balles de Better Cotton sera utilisé pour suivre UNIQUEMENT le Better Cotton. Toutes les références faites au présent document au coton, au coton-graine et au coton-fibre devront être comprises comme se rapportant au Better Cotton. 4.5 Aide Si vous avez besoin d’aide pour utiliser le Système de suivi des balles, veuillez contacter : Au Pakistan : Muhammad Shuaib, Coordinateur Filière, [email protected], +92 300 53 81 227 En Inde : Selvin Lloyd, Coordinateur Filière, [email protected], +91 9791915214 En Chine : Leo, Chargé d’évaluation et de suivi Filière, [email protected], +86-21-61337729, Skype : xiao.leo76 Au Mali, au Tadjikistan et en Turquie : Isabelle Roger, Conseillère en traçabilité, [email protected], Skype : isallumette 3 UTZ CERTIFIED développe des programmes de développement durable et de traçabilité pour le café, le cacao et le thé. S’appuyant sur cette expérience, UTZ CERTIFIED fournit un service de traçabilité à d’autres initiatives de développement durable comme la BCI. 6 È 5.0 Comment fonctionne le système ? 5.1 Octroi d’une licence (responsabilité de la BCI) Lorsqu’une Unité de producteurs a été confirmée comme cultivant du Better Cotton, une licence l’autorisant à vendre un volume de coton-graine spécifique est créée dans le Système de suivi des balles ; l’Unité de producteurs est identifiée par un numéro unique (le« numéro de licence du producteur BCI »).Lorsqu’une Unité de producteurs vend son coton-graine à un égreneur, elle doit lui indiquer le « numéro de licence du producteur BCI »lui ayant été octroyé par la BCI. 5.2 Création d’un profil d’égreneur dans le Système de suivi des balles (responsabilité de la BCI) Pour chaque site d’égrenage, la BCI renseigne les informations suivantes dans le Système de suivi des balles de Better Cotton, à partir des informations fournies par l’égreneur lors de son enregistrement pour utiliser le Système : La capacité de transformation (le nombre de balles par jour), Le poids moyen des balles (en kg), Le rendement d’égrenage de l’usine / ratio de conversion (du coton-graine en cotonfibre), Le code égreneur. Chaque site d’égrenage / égreneur possédant son propre code égreneur doit avoir un nom d’utilisateur pour accéder au Système de suivi des balles de Better Cotton, même s’il s’agit de la même société. 5.3 Déclaration du coton-graine (responsabilité des égreneurs) Un égreneur recevant du coton-graine d’une Unité de producteurs renseigne les informations suivantes dans le Système de suivi des balles : Origine du coton-graine reçu (ex. : « numéro de licence » du vendeur, et Volume de coton-graine reçu en kg. Le Système de suivi des balles vérifie que l’Unité de producteurs vendant le coton-graine dispose d’une licence valide (octroyée par la BCI) et que le volume reçu par l’égreneur correspond au volume autorisé disponible. Lorsque le résultat est positif (c’est-à-dire lorsque l’Unité de producteurs est autorisée à vendre le volume de Better Cotton reçu par l’égreneur), le volume de Better Cotton reçu par l’égreneur est enregistré dans l’inventaire de coton-graine de l’égreneur. 5.4 Déclaration des balles (responsabilité des égreneurs) Au moment de l’égrenage et du pressage des balles, les sites d’égrenage sont tenus de déclarer le nombre de balles qu’ils ont produites. Ceci se fait en téléchargeant un fichier CSV répertoriant les balles (pour de plus amples détails, consulter la section suivante). Grâce aux informations contenues dans le profil de l’égreneur (capacité de transformation, poids des balles et rendement d’égrenage), le Système de suivi des balles vérifie que l’égreneur peut réellement produire le nombre de balles déclarées. Si le résultat est positif et que l’égreneur est en capacité de produire le nombre de balles déclaré, les actions suivantes sont déclenchées : Les balles de Better Cotton sont répertoriées dans l’inventaire de balles de l’égreneur ; Le volume de coton-graine de Better Cotton correspondant est déduit de l’inventaire de coton-graine de l’égreneur. 7 È Les membres de la BCI peuvent accéder au Système de suivi des balles pour voir quels égreneurs ont des balles de Better Cotton à vendre dans leur inventaire, obtenir leurs coordonnées et les contacter pour les leur acheter (voir la section Recherche de Better Cotton à acheter / Vérification de l’authenticité des balles de Better Cotton ci-dessous). 5.5 Déclaration des ventes de Better Cotton (responsabilité des égreneurs) Au moment de la vente des balles de Better Cotton, les égreneurs sont tenus de mettre à jour les informations relatives à ces balles dans le Système de suivi des balles, afin que la BCI sache qu’elles ont été vendues. Ceci se fait soit en téléchargeant un fichier CSV, soit directement dans le Système. Les égreneurs sont également tenus de fournir à leurs clients une liste des balles, indiquant l’ID des balles saisie dans le Système de suivi des balles. 5.6 Recherche de Better Cotton à acheter / Vérification de l’authenticité des balles de Better Cotton (responsabilité des négociants, des filateurs et des détaillants) Enfin, les membres de la BCI (pour la plupart les négociants, les filateurs et les détaillants) utilisent le Système de suivi des balles : Pour trouver des balles de Better Cotton disponibles à la vente et contacter les égreneurs pour les acheter. Pour vérifier que le coton qu’ils ont acheté est du Better Cotton (qu’il ait été acheté directement auprès d’un égreneur ou par le biais d’un intermédiaire, tel qu’un négociant). 8 È 6.0 Guide d’utilisation Le Système de suivi des balles permet de réaliser les actions suivantes : Annoncer l’achat de coton-graine, Gérer votre inventaire de coton-graine, Annoncer la création de balles, Gérer votre inventaire de balles. 6.1 Connexion Pour se connecter au système, veuillez-vous diriger sur la page http://baletracker.bettercotton.org et saisir le nom d’utilisateur, ainsi que le mot de passe qui vous ont été communiqués par la BCI. 6.1.1. Se connecter pour la première fois Lorsque vous vous connectez pour la première fois au Système de suivi des balles, vous devez accepter les conditions d’utilisation du Système (Outil 7). Veuillez cocher la case « J’ai lu les termes et conditions, et je suis d’accord » et cliquer sur OK pour valider. 9 È 6.2 Présentation générale Le Système de suivi des balles pour les égreneurs est composé de trois rubriques : « Transactions coton-graine », « Déclarer des balles » et « Inventaire de balles ». Une flèche rouge indique en permanence la rubrique dans laquelle vous vous situez. Veuillez sélectionner : « Transactions coton-graine / Annonce de réception de coton-graine »si le cotongraine a été livré au site d’égrenage, « Déclarer des balles »si le coton-graine a été égrené, « Inventaire de balles / Gérer l’inventaire »pour gérer votre inventaire de balles. Vous pouvez également vous déconnecter à tout moment. 6.3 Transactions de coton-graine 6.3.1. Annonce de réception de coton-graine Lorsque vous recevez à votre usine du coton-graine d’une Unité de producteurs, vous devez : Obtenir le « numéro de licence du producteur BCI », Peser le coton-graine reçu, et Ne l’entreposer qu’avec d’autres livraisons de Better Cotton (c’est-à-dire qu’il convient de maintenir la séparation par rapport au coton conventionnel). Vous devez ensuite saisir les informations (« numéro de licence du producteur BCI »et poids) dans le Système de suivi des balles. Dans la rubrique « Transactions coton-graine », cliquer sur « Annonce de réception de coton-graine ». La fenêtre suivante pourra prendre plusieurs secondes pour charger : 10 È Numéro de license du producteur BCI Volume de coton-graine reçu Vous devez saisir le « numéro de licence du producteur BCI » ainsi que le volume de cotongraine acheté, et cliquer sur Suivant. Le Système vérifie que l’Unité de producteurs dispose d’une licence valide (octroyée par la BCI) et que le volume déclaré est disponible. Si le résultat est positif, cliquez sur Suivant. Si le résultat n’est pas positif, veuillez vérifier que vous avez saisi le bon « numéro de licence du producteur BCI », ainsi que le volume de coton-graine correct. Lors de l’étape 3, vérifiez à nouveau que le « numéro de licence du producteur BCI » et le volume de coton-graine sont corrects. Si c’est le cas, veuillez cocher la case pour confirmer et cliquer sur OK. 11 È Lorsque l’annonce de coton-graine est réussie, le Système ajoute le volume correspondant à votre inventaire de coton-graine. 6.3.2. Note destinée aux usines du Pakistan Au Pakistan, une fois que le coton-graine acheté a été annoncé avec succès, votre transaction est envoyée au Secrétariat de la BCI pour approbation. Une fois la transaction approuvée par la BCI, le Système de suivi des balles ajoute le volume correspondant à votre inventaire de coton-graine. Si vous avez déjà déclaré une transaction avec un producteur de la BCI en attente d’approbation par la BCI, vous ne serez pas autorisé(e) à réaliser une autre transaction tant que la première n’aura pas été approuvée. Pour visionner la liste des transactions en attente d’approbation ou ayant été rejetées, cliquez sur« Visionner les transactions acceptées » (View accepted transactions). Les volumes de coton-graine répertoriés ici ne figurent plus dans votre inventaire de cotongraine. Pour visionner la liste des transactions approuvées par le Secrétariat de la BCI, cliquez sur « Visionner les transactions acceptées » (View accepted transactions). 12 È 6.3.3. Gérer votre inventaire de coton-graine Pour voir la liste de tous vos achats de coton-graine, cliquez sur « Transactions de cotongraine ». La liste peut être filtrée en fonction de la date de la transaction. Les transactions peuvent être recherchées à partir des Unités de producteurs ou du code d’identification de la transaction. La liste peut être imprimée ou exportée vers Excel. Certaines lignes de transactions comportent une fonction « retirer ». Cette fonction n’est disponible que pendant les 3 jours suivant l’annonce de la réception de coton-graine. Si vous cliquez sur « retirer », une fenêtre s’ouvre pour vous demander de confirmer ce retrait et pour vous en demander la raison. Lorsque vous confirmez le retrait d’une livraison de coton-graine, le Système modifiera le statut de la transaction à « retiré » et ajustera votre inventaire de coton-graine. 6.3.4. Supprimer du coton-graine de votre inventaire Dans « Inventaire de coton-graine », vous pouvez supprimer du coton-graine de votre inventaire. 13 È Vous pourrez être exceptionnellement amené(e)à devoir faire cela, dans l’hypothèse où une partie ou la totalité du coton-graine acheté a été détruite avant d’être égrenée. Vous pouvez supprimer une partie ou l’ensemble du coton-graine figurant dans votre inventaire. Cliquez sur le bouton « Tout »si vous souhaitez supprimer tout le coton-graine que vous avez acheté, ou sur « Volume à supprimer » si vous ne souhaitez en supprimer qu’une partie. Cochez la case « Oui, je suis sûr de vouloir supprimer ce coton-graine de mon inventaire » et cliquez sur OK. 6.4 Déclarer des balles Après l’égrenage, la presse et le marquage des balles (dans la vraie vie), cliquez sur « Déclarer des balles ». La déclaration des balles se fait en téléchargeant un fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules). Il s’agit d’un format de fichier utilisé pour stocker des données dans un tableau structuré comprenant des listes, comme des listes de balles. Les fichiers CSV 14 È peuvent être créés et modifiés sous Excel, le Bloc-notes ou grâce à un logiciel / créateur de fichiers CSV spécifique. Nous expliquons dans ce manuel comment créer et éditer des fichiers CSV sous Excel. Les égreneurs disposant d’un logiciel de gestion de l’inventaire informatisé peuvent déjà télécharger les données nécessaires de leur système local vers un fichier CSV et télécharger ce dernier dans le Système de suivi des balles. Ceux n’en disposant pas pourront créer un fichier CSV sous Excel. Astuce : étant donné que rien ne différencie les balles de Better Cotton des balles conventionnelles (les balles de Better Cotton ne portent plus de code UBIC), vous devez disposer d’une zone de stockage complètement séparée pour les balles de Better Cotton. 6.4.1. Préparer votre fichier CSV Astuce : en fonction des paramètres régionaux et de langue de votre ordinateur, vous pourrez être amené(e) à modifier les paramètres régionaux afin que les fichiers CSV créés sous Excel puissent être lus par le Système de suivi des balles. Pour vérifier / modifier vos paramètres régionaux : Allez dans Démarrer, Panneau de configuration, Région et langue Cliquez sur Paramètres supplémentaires Dans l’onglet Nombres: o Pour Symbole décimal, saisissez un point o Pour Séparateur de listes, saisissez une virgule Dans l’onglet Date : o Pour Date courte, saisissez jj-MM-aaaa Saisissez un point Saisissez une virgule 15 È Saisissez jj-MM-aaaa L’image suivante montre la structure du fichier CSV. Il est impossible de modifier l’ordre des colonnes, et ces dernières doivent subsister même si elles ne contiennent aucune donnée. Le Système de suivi des balles ignorera la première ligne lors de la lecture du fichier CSV : la première ligne ne doit donc contenir aucune donnée et ne contenir que le nom des colonnes, comme indiqué ci-dessous. Les données doivent commencer à la deuxième ligne comme indiqué ci-dessous. Dans le fichier CSV, chaque ligne correspond à une balle. Un modèle de fichier CSV est fourni aux égreneurs avec le présent manuel de formation. NB: En Chine, au lieu du numéro de balle, les égreneurs indiquent son code-barres comme indiqué ci-dessous : NB: Au Mali, aucun numéro de lot n’est indiqué dans le fichier CSV. Les données figurant dans votre fichier CSV doivent suivre un certain nombre de règles pour que le Système de suivi des balles comprenne les données que vous téléchargez : 16 È Colonne Description Format requis Année Il s’agit de la saison lors de AAAA-AA. Ex. : 2012-13 laquelle le coton a été produit et égrené Code égreneur Il s’agit du code de l’égreneur, tel Il ne doit contenir ni espace, ni pointque figurant dans son profil du virgule ni deux points. Système de suivi des balles et marqué sur les balles et les listes de colisage. Soit vous avez fourni votre code égreneur actuel à la BCI, soit la BCI vous en a donné un. Numéro lot de Il s’agit du code du numéro de lot, Il ne doit contenir ni espace, ni pointtel que figurant sur les balles et virgule ni deux points. les listes de colisage. Numéro balle de Il s’agit du code du numéro de Il ne doit contenir que des chiffres balle, tel que figurant sur les balles et les listes de colisage. Code-barres Il s’agit du code-barres à 32 Sous Excel, formatez les cellules de la balle chiffres de la balle comme du texte : sélectionnez les (Chine cellules de la colonne D, faites un clic uniquement) droit, sélectionnez « Format de cellule » ; dans l’onglet « Nombre », sélectionnez « texte » et cliquez sur OK. Ou procédez directement à un export vers un fichier CSV, depuis votre inventaire. Poids de la Il s’agit du poids net de la balle Il ne doit contenir que des chiffres. balle correspondante. Utilisez un point (.) pour marquer les décimales. Statut Date vente Il s’agit du statut de la balle : Ces valeurs doivent figurer en anglais. « inventaire » ou « vendu ». Si la balle figure encore dans l’inventaire, c’est-à-dire si vous ne l’avez pas encore vendue, sélectionnez « inventaire ». Si vous avez vendu la balle, sélectionnez « vendu ». de Il s’agit de la date à laquelle une balle est vendue. Il est obligatoire de saisir une date si la balle est marquée comme vendue dans la colonne précédente. Le format de la date est : jj-mm-aaaa Ex. : 31-05-2012 Veuillez consulter ci-dessus les règles de formatage régionales pour les dates. 17 È Nom de Cette colonne contient le nom de l’acheteur l’acheteur de la balle. Code pays Cette colonne contient le code du Le format respecte les Codes ISO des pays de l’acheteur de la balle. noms de pays en anglais (2 lettres). Ex : US pour États-Unis, CN pour Chine, PK pour Pakistan, IN pour Inde, ML pour Mali, TJ pour Tadjikistan, TR pour Turquie, MZ pour Mozambique, AU pour Australie, etc. Pour enregistrer un fichier Excel au format CSV, allez dans « Enregistrer sous » et sélectionnez le type « CSV (séparateur : virgule) ». Vous pouvez aussi générer un fichier CSV à partir d’un document texte à l’aide de votre Bloc-notes : Pour enregistrer votre document texte au format CSV, il suffit d’ajouter l’extension .csv après le nom de votre fichier : Astuces : Vous pouvez donner à votre fichier CSV le nom que vous souhaitez, sous réserve de l’enregistrer au format CSV, afin que le Système de suivi des balles puisse le lire. Selon votre préférence, vous pouvez avoir un fichier CSV par lot et nommer ce fichier à partir du numéro de lot ou n’utiliser qu’un seul fichier CSV tout au long de la saison et ajouter les balles au fichier. 6.4.2. Télécharger le fichier CSV dans le Système de suivi des balles Dans la barre de menu, cliquez sur « Charger le fichier CSV ». L’écran suivant apparaît : 18 È Cliquez sur « Choisissez un fichier » afin d’identifier le fichier CSV sur votre ordinateur, sélectionnez le fichier et cliquez sur OK. L’emplacement du fichier sélectionné apparaîtra dans l’espace prévu par l’écran. Pour télécharger le fichier sélectionné, cliquez sur « Charger ». L’écran pourra prendre plusieurs secondes à se rafraîchir et à afficher votre chargement dans l’historique des chargements – Ne rafraîchissez pas l’écran. Pour quitter cet écran sans procéder au téléchargement, cliquez sur « Annuler ». Pour vérifier que votre téléchargement a été pris en compte par le Système de suivi des balles, cliquez sur « Historique des chargements ». L’écran suivant apparaît ; votre dernier téléchargement doit apparaître en tête de liste : L’écran « Historique des chargements » fournit un résumé des résultats du chargement. Ce résumé, qui contient des statistiques et des données consolidées, met en évidence le nombre de balles créées ou chargées avec succès (ou non). Pour disposer de plus amples détails concernant l’activité de chargement et le statut de chaque balle, cliquez sur « Télécharger le rapport ». La figure suivante montre le fichier Excel qui se télécharge en cliquant sur « Télécharger le rapport ». 19 È La colonne de résultat peut contenir l’un des quatre statuts suivants : Résultat Créer : Succès Créer : Échec Modifier : Succès Modifier : Échec Pas d’action Explication La balle a été ajoutée avec succès à votre inventaire de balles. La balle n’a pas pu être ajoutée à votre inventaire de balles. Veuillezvous reporter à l’explication donnée dans la colonne « Raison » pour savoir pourquoi et pour modifier votre fichier CSV en conséquence. Une balle figurant déjà dans votre inventaire a été modifiée avec succès, c’est-à-dire que son statut est passé de « inventaire » à « vendu ». Une balle figurant déjà dans votre inventaire n’a pas pu être modifiée, c’est-à-dire que son statut n’a pas pu être modifié de « inventaire » à « vendu ». Veuillez-vous reporter à l’explication donnée dans la colonne « Raison » pour savoir pourquoi et pour modifier votre fichier CSV en conséquence. Aucune action n’a été réalisée sur la balle car cette dernière figurait déjà dans votre inventaire, et aucun changement n’y a été apporté (le statut n’a pas été modifié de « inventaire » à « vendu »). Si, pour une ou plusieurs balles, le statut indique « échec », une explication est fournie dans la colonne « Raison ». Modifiez votre fichier CSV en conséquence, en fonction de la raison évoquée. 20 È Vous trouverez ci-dessous certains exemples de messages d’erreur potentiels, ainsi que leur signification : Message d’erreur Poids de gamme. la Qu’est-ce signifie ? balle que cela Que devez-vous faire ? hors Dans la colonne E, le poids de la balle indiqué se situe en dehors de la gamme de poids autorisée telle qu’indiquée à la BCI ou n’a pas été spécifié. Ajoutez ou modifiez le poids de la balle, ou demandez à la BCI de modifier votre gamme de poids autorisée. Ce code d’égreneur Dans la colonne B, votre Vérifiez que le code n’appartient pas à cet code d’égreneur doit être d’égreneur figurant dans la égreneur. exactement celui que vous colonne B est correct. avez communiqué à la BCI ou celui que la BCI vous a communiqué (dans le cas du Pakistan). Date de vente invalide / mal Dans la colonne G, la date formée. de vente de la balle est soit manquante pour une balle ayant été vendue, soit non conforme au format requis. Vérifiez que vous avez saisi une date de vente pour l’ensemble des balles vendues et que vous avez respecté le format jj-mmaaaa. Année de la balle invalide Dans la colonne A, le format Vérifiez que la saison est utilisé pour indiquer la saison précisée en suivant les n’est pas valide. formats suivants : 2013-14 ou 201314 Numéro de balle invalide Dans la colonne D, le Vérifiez que le numéro de numéro de balle n’est pas balle ne contient que des valide. Les numéros de chiffres. balles doivent être des chiffres uniquement. Inventaire insuffisant. de l’égreneur Vous ne disposez pas de suffisamment de cotongraine dans l’inventaire pour déclarer plus de balles. Déclarez une plus grande quantité de coton-graine comme ayant été achetée auprès de producteurs de la BCI avant de pouvoir déclarer plus de balles. Numéro de lot de balle Dans la colonne C, le Vérifiez que vous avez invalide numéro de lot est obligatoire indiqué un numéro de lot. (sauf pour le Mali). Son format n’importe pas. Astuce : si vous utilisez plusieurs fichiers CSV pendant la saison, nous vous recommandons de les nommer différemment et de les enregistrer sur votre ordinateur, pour pouvoir les consulter ultérieurement, du moins pendant la saison d’égrenage en cours. 21 È NB : il est important que vous déclariez en temps réel les balles de Better Cotton pressées dans votre usine, ainsi que leur vente. 6.4.3. ID de la balle et de la traçabilité Une fois la déclaration des balles saisie avec succès, le Système de suivi des balles crée une ID composée de la sorte : Code pays - Saison–Code égreneur–Numéro de lot– Numéro de balle, ex. : MZ-201213-5555-NB12/001-001. Vous pouvez visionner cette ID, soit dans le rapport, soit dans l’inventaire de balles. Les membres de la BCI utiliseront cette ID pour vérifier l’authenticité de tout Better Cotton acheté. Vous devez donc : Marquer les informations suivantes sur les balles : pays d’origine, saison (AAAA-AA), code égreneur, numéro de lot, numéro de balle ; et Donner à vos clients une liste d’ID de balles (déclaration de production pouvant être extraite de l’inventaire de balles). NB : pour la Chine, l’ID de la balle sera le code-barres à 32 chiffres. NB : pour le Mali, l’ID de la balle ne contient pas le numéro de lot mais se compose du Code pays - Saison –Code égreneur–Numéro de balle 6.5 Inventaire de balles Votre inventaire de balles est une liste de toutes les balles que vous avez déclarées dans le Système de suivi des balles. 6.5.1. Déclarer des ventes de balles Via le téléchargement d’un fichier CSV Pour déclarer des ventes de balles, vous pouvez télécharger un fichier CSV mis à jour contenant les balles déjà déclarées dans le Système de suivi des balles. Pour mettre à jour les balles déjà déclarées, il suffit de modifier le statut des balles à « vendu » et d’ajouter les informations concernant l’acheteur et son pays, comme indiqué ci-dessous. Astuce : si vous avez déjà vendu vos balles par le biais d’un contrat à terme, déclarez directement la vente dans votre fichier CSV, afin de ne pas avoir à mettre à jour leur statut ultérieurement. L’inventaire de balles Cliquez sur « Inventaire de balles »puis sur « Gestion de l’inventaire ». L’inventaire de balles affiche, pour toutes les balles déclarées dans le système, la saison, l’ID de la balle, la date à laquelle la balle a été déclarée, le numéro de lot (sauf pour le Mali), si les paramètres de qualité ont été saisis ou non (voir la section suivante concernant ce point), le statut (dans l’inventaire ou vendu) et les informations relatives à l’acheteur, si elles ont été fournies. 22 È Vous pouvez filtrer votre inventaire, afin de n’afficher que les balles vendues ou dans l’inventaire. Vous pouvez également effectuer un filtrage en fonction de l’année où les balles ont été déclarées dans le Système de suivi des balles. Vous pouvez effectuer une recherche à partir de l’ID des balles, des numéros des lots et des acheteurs. 23 È 6.5.2. Saisir les paramètres de qualité Vous pouvez saisir les paramètres de qualité dans l’inventaire de balles en cliquant sur « Entrer les paramètres de qualité ». Le Système de suivi des balles affiche la fenêtre suivante : 6.5.3. Supprimer des balles de l’inventaire Si vous supprimez une balle de votre inventaire, l’équivalent en coton-graine ne sera pas crédité à nouveau à votre inventaire de coton-graine ; n’utilisez donc cette fonction que si la balle a été détruite pour une raison ou pour une autre et qu’elle ne sera pas vendue comme du Better Cotton. N’utilisez pas cette fonction si vous avez vendu la balle (dans la vraie vie). Lorsque vous cliquez sur « Supprimer », le Système de suivi des balles vous avertit que vous êtes sur le point de supprimer une balle et ouvre une fenêtre contextuelle vous demandant de confirmer si vous souhaitez supprimer la balle de votre inventaire. Vous devez indiquer une raison pour pouvoir supprimer la balle de votre inventaire. Si vous souhaitez supprimer cette balle parce que vous l’avez vendue comme du coton conventionnel, entrez « vendue comme du coton conventionnel » (sold as conventional). 24 È Une fois que la balle aura été retirée, elle ne sera plus visible dans votre inventaire. 6.6 Déconnexion Pour vous déconnecter du Système de suivi des balles, cliquez sur « Déconnexion ». 25 È Annexe 1 : Générer une déclaration de production Conformément aux nouvelles Directives de la chaîne de contrôle du Better Cotton, applicables à compter du mois de juillet 2013, vous devez veiller à ce que la fibre de Better Cotton que vous vendez s’accompagne d’une Déclaration de production. Le Système de suivi des balles vous aide à générer cette déclaration. Cliquez sur « Inventaire de balles » puis sur « Gérer l’inventaire ». Sélectionnez la période lors de laquelle vous avez vendu les balles pour lesquelles vous souhaitez générer une Déclaration de production. Dans le champ de recherche sur le droite, cliquez sur la flèche descendante jusqu’à voir « Nom de l’acheteur ». Sélectionnez l’acheteur (en saisissant son nom exactement comme vous l’avez entré dans le système, sans préciser le pays) ayant acheté les balles pour lesquelles vous souhaitez générer une Déclaration de production. Cliquez sur la loupe. Le Système de suivi des balles fait apparaître l’ensemble des balles vendues à cet acheteur sur la période indiquée. Dans le menu déroulant, cliquez sur « Déclaration de production ». Le Système de suivi des balles télécharge la Déclaration de production (Output Declaration) sous Excel (en anglais uniquement). Vous pouvez l’enregistrer sur votre ordinateur pour l’imprimer ou l’envoyer par courriel à votre client. 26 ">
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