Nuance PDF Create 4 Mode d'emploi

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Guide de référence rapide
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Pourquoi les fichiers PDF sont-ils si répandus ?
Le format PDF (Portable Document Format) est le format de référence pour
l’échange de documents entre différents environnements et plates-formes
informatiques. Imaginez : plus de 200 millions de PDF sont aujourd’hui disponibles
sur Internet ! Le format PDF doit son incroyable succès à ses nombreux avantages,
parmi lesquels :
• Intégrité : Les fichiers PDF ressemblent en tout point aux documents à partir
desquels ils ont été créés, et s’affichent exactement de la même façon, quels
que soient la plate-forme, le système d’exploitation ou les paramètres locaux de
l’ordinateur ou du périphérique sur lequel ils sont consultés.
• Compacité : Très souvent, la taille des fichiers PDF est bien inférieure à celle
des documents d’origine. Ils sont donc bien plus faciles à transférer.
• Sécurité : Les fichiers PDF peuvent être signés numériquement et protégés par
mot de passe afin d’empêcher toute édition non autorisée.
• Partage : Même si le contenu de base d’un document PDF ne peut pas être
modifié, il est possible d’y ajouter des commentaires et des annotations pour
simplifier sa révision au sein d’une équipe de travail.
Quelques programmes permettant la visualisation de fichiers PDF sont disponibles
gratuitement, mais ils n’offrent que très peu – et bien souvent pas – d’options
permettant la création de fichiers PDF. Et c’est là où PDF Create! 4 entre en action !
Que fait PDF Create! ?
ScanSoft® PDF Create! 4 vous permet de générer des fichiers PDF à partir d’un très
large éventail de fichiers. Après avoir installé PDF Create!, la boîte de dialogue
Imprimer de vos applications autorisant l’impression présentera une nouvelle
imprimante virtuelle, appelée ScanSoft PDF Create!.
L’Assistant PDF Create! vous permet de traiter en une seule opération une liste de
plusieurs fichiers provenant d’applications différentes. Les fichiers de cette liste
peuvent être convertis sous la forme de documents PDF distincts, ou combinés au
sein d’un seul et même fichier PDF.
Lorsque vous travaillez dans Microsoft® WordTM, Excel® ou PowerPoint, vous
pouvez utiliser les fonctionnalités de création de fichiers PDF depuis votre document
actuel. Lorsque vous lancez une conversion depuis Microsoft Word, les hyperliens et
les commentaires de votre document peuvent être transférés vers le fichier PDF cible,
dans lequel vous pouvez également générer des signets reflétant la structure du
document d’origine.
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Le programme prend en charge les versions 1.3 à 1.6 du format PDF. Les fichiers
générés peuvent être protégés par mots de passe et inclure des filigranes imprimés en
arrière-plan. Des options de compression et d’intégration des polices vous
permettent de contrôler la taille et l’apparence du fichier PDF généré.
La famille de produits PDF
Nuance Communications, Inc. propose trois produits PDF :
• ScanSoft PDF Converter : pour déverrouiller des fichiers PDF et en exploiter
le contenu ;
• ScanSoft PDF Create! : pour générer des fichiers PDF depuis quasiment toute
application Windows ;
• ScanSoft PDF Converter Professional : la solution complète pour
déverrouiller, créer, éditer, commenter et partager des fichiers PDF.
Installation et activation
Veuillez supprimer toute ancienne version du programme ScanSoft PDF Create!
avant de procéder à l’installation. Vous devez disposer de droits d’administrateur
pour installer et activer le programme, ainsi que d’une connexion à Internet pour
activer le programme.
1.
Insérez le CD dans votre lecteur de CD-ROM.
Le programme d’installation doit démarrer automatiquement. Si tel n'est pas le cas,
ouvrez l'Explorateur Microsoft® Windows® et cliquez sur l’icône du lecteur de CDROM. Double-cliquez ensuite sur le fichier setup.exe. Sélectionnez une langue pour
l’installation. L’Assistant InstallShield® apparaît.
Si vous avez téléchargé PDF Create! depuis le site Web de Nuance, double-cliquez
sur le fichier setup.exe.
2.
Licence et numéro de série
Vous devez accepter l’accord de licence pour pouvoir continuer. Entrez le numéro de
série du produit. Vous trouverez ce numéro sur la pochette du CD ou sur le site Web
de Nuance (sur la page depuis laquelle vous avez téléchargé le produit). Veillez à
conserver précieusement ce numéro. Vous en aurez besoin pour activer le logiciel et si
vous devez le réinstaller.
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3.
Emplacement et type d’installation
Le programme d’installation propose un répertoire d’installation par défaut.
Acceptez ce répertoire ou choisissez-en un autre. Choisissez de procéder à une
installation complète ou personnalisée. Choisissez Personnalisée pour activer ou
désactiver l’intégration de PDF Create! à d’autres programmes. Tous les programmes
proposés dans le volet Intégration de PDF Create! du programme d’installation
sont activés par défaut. (Vous pourrez modifier ultérieurement ces paramètres
d’intégration en sélectionnant le programme dans la fenêtre Ajout/Suppression de
programmes du Panneau de configuration, puis en cliquant sur Modifier, puis sur
Réparer).
4.
Cliquez sur Terminé.
L’enregistrement intervient à la fin de l’installation. Cliquez sur Enregistrement en
ligne pour établir une connexion avec le site Web de Nuance. Vous pourrez dès lors
enregistrer votre logiciel en quelques minutes, à l’aide d’un formulaire électronique.
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Soumettre. Si vous ne souhaitez pas
enregistrer immédiatement votre logiciel, vous pourrez vous connecter
ultérieurement au site http://www.nuance.fr pour réaliser cette opération. Cliquez sur
Support, puis sur Enregistrement de logiciels dans l’écran qui apparaît alors. Pour
obtenir des informations sur l’utilisation de vos données d’enregistrement, consultez
la politique de protection de la vie privée de Nuance.
5.
Activez le logiciel.
Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de l’installation. Pour ce faire, vous
devrez disposer d’une connexion à Internet. Si le numéro de série du logiciel est
stocké au bon endroit et qu’il a été saisi correctement, aucune action n’est requise de
votre part. Aucune information personnelle ne sera transmise. Si vous n’activez pas
immédiatement le logiciel à la fin de l’installation, vous serez invité à le faire à chaque
démarrage du programme. Si vous n’activez pas le logiciel, vous ne pourrez lancer
PDF Create! que cinq fois.
Pour obtenir de l’aide
Une version imprimée du présent guide est fournie avec le CD-ROM du programme
ScanSoft PDF Create!. Ce guide est également disponible au format PDF, sur le CDROM et dans le dossier d’installation du programme. Vous pouvez également y
accéder depuis l’onglet À propos de. Si vous avez téléchargé le programme, nous
vous recommandons de consulter ce document PDF, disponible depuis la page de
téléchargement.
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ScanSoft PDF Create! possède un système d’aide en ligne complet au format HTML,
accessible en cliquant sur un hyperlien dans l’Assistant PDF Create!, ou via le menu
PDF Create! de Microsoft Word, Excel ou PowerPoint.
Pendant votre travail, vous pourrez appuyer sur la touche F1 pour
obtenir de l’aide sur le volet actuellement affiché à l’écran. Certaines
boîtes de dialogue disposent également d’un bouton Aide.
Vous trouverez sur le CD-ROM et dans le dossier du programme un fichier appelé
Notes de version, contenant des informations de dernière minute sur le produit. Le
site Web de Nuance fournit également des informations sur le programme et propose
une base de connaissances régulièrement actualisée, ainsi que des forums utilisateur.
Remarque : Vous trouverez des informations sur la configuration système requise sur
l’emballage du logiciel ainsi que dans le système d’aide en ligne.
Création de fichiers PDF depuis une boîte de dialogue Imprimer
Une fois le programme installé, la boîte de dialogue Imprimer de vos applications
présentera une nouvelle imprimante virtuelle, appelée ScanSoft PDF Create!.
Ouvrez le fichier à partir duquel vous souhaitez générer un PDF, puis sélectionnez la
commande Imprimer du menu Fichier. Sélectionnez ScanSoft PDF Create!
comme nom d'imprimante. Définissez si nécessaire l’étendue des pages à traiter, ainsi
que d’autres paramètres d’impression. Un seul fichier PDF sera créé,
indépendamment du nombre de copies défini. Cliquez sur Propriétés pour vérifier
ou modifier les paramètres de PDF Create!. Cliquez sur OK pour lancer la création
du fichier. Par défaut, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Il vous est
toutefois possible de définir des instructions d’enregistrement automatisé depuis
l’onglet Réglages PDF de la boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create!.
Utilisation de l’Assistant PDF Create!
Cet assistant, accessible depuis le menu Démarrer de Windows, vous permet de
définir une liste de fichiers à convertir. Ces fichiers peuvent avoir été créés dans des
applications différentes. L’Assistant PDF Create! vous permet de combiner au sein
d’un même fichier PDF tous les fichiers sélectionnés, dans l’ordre que vous avez
spécifié, ou de créer autant de fichiers PDF distincts. Vous pouvez également choisir
de superposer les fichiers lors de leur conversion. L’Assistant utilise des profils pour
contrôler le processus de création des fichiers PDF. Ces profils mémorisent des
paramètres optimisés pour différents types de sorties. Le programme est livré avec six
profils, mais vous pourrez en créer d’autres si vous le souhaitez.
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Supprimer les fichiers
sélectionnés de la liste.
Déplacer les fichiers sélectionnés
vers le haut ou vers le bas.
Supprimer tous les
fichiers de la liste.
Déposez des fichiers dans cette zone à l’aide de la souris,
ou sélectionnez-les en cliquant sur le bouton Ajouter.
Mode d’assemblage*
Sélectionner
un profil.
Cette zone affiche les paramètres
d’enregistrement actuels.
Modifier les
paramètres de
destination.
Modifier les
réglages des
profils.
Lancer la création PDF.
* les autres modes d’assemblage sont les suivants :
• Combiner les fichiers en un seul PDF (dans l’ordre défini dans l’Assistant)
• Superposer les fichiers (selon les options de superposition actuelles).
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Cliquez sur Profils… pour modifier les réglages d’un profil existant, ou pour créer
un nouveau profil personnalisé.
Cliquez sur ce
bouton pour créer
un profil.
Cliquez sur ce bouton pour supprimer le profil contenant
l’élément sélectionné (un avertissement sera affiché avant la
suppression définitive du profil).
Sélectionnez un réglage
dans la liste.
Cliquez ici pour
modifier le
réglage
sélectionné.
Mettez un réglage
en surbrillance,
puis cliquez dessus
pour afficher une
zone de texte ou
une liste
déroulante.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Profils PDF Create!.
Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la conversion dans l’Assistant. La boîte de
dialogue Infos d’impression apparaît, affichant la liste des fichiers d’entrée et de
sortie, ainsi que leur état de chargement ou de conversion. Une fois la conversion
terminée, cliquez deux fois sur le nom d’un fichier PDF pour l’afficher.
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Création de fichiers PDF depuis l’Explorateur Windows
Cliquez sur un fichier avec le bouton droit de la souris. Le menu contextuel qui
s’affiche alors ressemble à ceci :
Choisissez un profil depuis le sous-menu de la première ligne. Les réglages
actuellement associés à ce profil seront utilisés pour la création du PDF. Sélectionnez
Modifier… pour modifier les réglages d’un profil, ou créer un nouveau profil avant
la création du PDF. La seconde ligne du menu contextuel affiche le mode
d’assemblage actuel. Sélectionnez cette ligne pour choisir un autre mode
d’assemblage.
Si vous sélectionnez un groupe de fichiers, puis que vous cliquez dessus à l’aide du
bouton droit de la souris, le menu contextuel ressemblera à ceci :
Sélectionnez la première option, puis un profil, pour générer un PDF pour chacun
des fichiers sélectionnés. Pour regrouper tous les fichiers sélectionnés au sein d’un
seul et même PDF, sélectionnez la deuxième ou la troisième option, puis un profil.
La dernière ligne du menu contextuel affiche le mode d’assemblage actuel.
Sélectionnez cette ligne pour choisir un autre mode d’assemblage.
Création de fichiers PDF depuis Microsoft Word
1. Ouvrez un document Word.
2. Sélectionnez Créer PDF dans le menu PDF Create!, ou cliquez sur le
bouton
.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’affiche, acceptez ou modifiez le
dossier d’enregistrement et le nom du fichier cible.
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4. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des informations spécifiques au
document (mots-clés, etc.).
Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message électronique,
cliquez sur
.
Boîte de dialogue Liens PDF
Cette boîte de dialogue s’affiche lorsque vous cliquez sur le bouton
ou lorsque
vous sélectionnez la commande Liens PDF du menu PDF Create!. Elle vous permet
de définir les paramètres de création spécifiques d’un fichier PDF depuis un
document Word. Vous pouvez notamment y définir les styles de paragraphe Word
qui devront être convertis en signets dans le fichier PDF cible, sélectionner les
commentaires qui seront transférés et spécifier le mode de traitement des hyperliens.
Création de fichiers PDF à partir de Microsoft Excel et PowerPoint
1. Ouvrez un fichier Excel ou une présentation PowerPoint.
2. Sélectionnez Créer PDF dans le menu PDF Create!, ou cliquez sur le
bouton
.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’affiche, acceptez ou modifiez le
dossier d’enregistrement et le nom du fichier cible.
4. Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message
électronique, cliquez sur
.
Pour modifier les propriétés de création du fichier, cliquez sur
.
Remarque : Si les boutons
ne s’affichent pas dans Word, Excel ou
PowerPoint, sélectionnez la commande Barres d’outils du menu Affichage, puis
sélectionnez ScanSoft PDF.
Boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create!
La boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create! vous permet de
configurer vos processus de conversion. L’onglet Général vous permet de définir la
taille, l’orientation et la résolution du fichier PDF généré, et d’indiquer si vous
souhaitez ou pas l’afficher une fois la conversion terminée. L’onglet Réglages PDF
vous permet de choisir la version du format PDF, de contrôler l’intégration des
polices au fichier généré, de définir un type et un niveau de compression, de spécifier
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des mots de passe et d’ajouter des filigranes. Vous pouvez également, depuis cet
onglet, choisir le nom du ou des fichiers PDF générés et définir leurs propriétés
spécifiques (titre, auteur, sujet et mots-clés). Vous pouvez également choisir de
joindre automatiquement les fichiers convertis à un courrier électronique, prêt à être
envoyé.
La boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create! est accessible depuis la
boîte de dialogue Imprimer de vos applications. Lorsque vous lancez des conversions
depuis l’Assistant PDF Create! ou l’Explorateur Windows, ces paramètres sont
définis à l’aide des profils. Si vous souhaitez accéder à ces paramètres depuis
Microsoft Word, sélectionnez la commande Imprimer du menu Fichier.
Superposition de fichiers PDF
Les options de superposition vous permettent de placer un élément graphique ou
d’autres objets fixes sur la première page des fichiers PDF que vous générez, et de
faire en sorte que ces éléments soient superposés aux contenus qui changent d’un
fichier à l’autre.
Exemple de superposition pour une page de garde :
Fichier d’une page,
contenant les éléments
à répéter.
+
Première page d’un
document
multipage.
=
Page de garde du
fichier PDF généré.
Pour obtenir ce résultat, il est nécessaire de désélectionner l’option Répéter la
dernière page du document le plus court.
Vous pouvez également utiliser la fonction de superposition pour placer le logo de
votre société ou tout autre objet fixe sur chacune des pages des PDF que vous
générez. Pour ce faire, sélectionnez l’option Répéter la dernière page du document
le plus court.
Pour obtenir plus d’informations sur les options de superposition, consultez l’aide en
ligne.
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Désinstallation
1. Cliquez deux fois sur l’icône Ajout/Suppression de programmes dans le
Panneau de configuration.
2. Sélectionnez ScanSoft PDF Create! 4.0.
3. Cliquez sur Supprimer pour désinstaller le programme ou sur Modifier pour
restaurer les fichiers en cas de corruption, ou pour modifier les paramètres
d’intégration de PDF Create! à d’autres programmes.
Le programme est désactivé au début du processus de désinstallation, afin d’éviter
tout problème de réactivation si vous le réinstallez ultérieurement. La désactivation
du programme requiert qu’une connexion à Internet soit établie.
www.nuance.fr
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