Manuel du propriétaire | MATRA 420 Manuel utilisateur

GUIDE UTILISATEUR
Postes 420 / 420E
MC 420
MC 420E
Sommaire
●
Introduction ………………………………………………………………………………… p 2
●
Les “Numériques” MC 420/420E ………………………………………………………… p 3
1 Appeler un correspondant
……………………………………………………………… p 7
2 Appeler un deuxième correspondant
………………………………………………… p 14
4 Intercepter un appel ……………………………………………………………………… p 19
5 Filtrer un appel …………………………………………………………………………… p 21
6 Renvoyer ses appels ……………………………………………………………………… p 26
Sommaire
3 Recevoir un ou plusieurs appels ………………………………………………………… p 17
7 Personnalisation d’un poste ……………………………………………………………… p 31
●
Exemples de programmation
…………………………………………………………… p 44
8 Fonctions particulières …………………………………………………………………… p 45
9 Lexique …………………………………………………………………………………… p 53
1
Introduction
2
Un nouveau poste téléphonique ou un nouveau système vient de vous être installé.
Ce guide a pour objectif de vous guider, pas à pas, lors de la prise en main de ce nouvel outil.
Prenez-en connaissance tranquillement en prévoyant un peu de temps.
Lorsque vous maîtriserez vos manipulations les plus courantes... tout sera joué.
Rien n’est difficile, ni incompréhensible, il vous suffit de lire et de suivre les instructions.
Vous découvrirez alors la rapidité, le gain de temps et ne pourrez plus vous passez de ce poste,
totalement adapté à vos besoins.
Alors... suivez le guide !
Introduction
Il offre de nombreuses possibilités et facilités.
Les “Numériques”
MC 420/420E
Une technologie de pointe pour un plus grand confort d’utilisation
Vous souhaitez disposer d’un outil à la fois complet et performant, mais aussi, simple et rapide
d’utilisation.
Aussi MATRA NORTEL COMMUNICATIONS a-t-il conçu cette gamme de terminaux pour les
salariés, cadres ou responsables d’entreprises qui utilisent fréquemment leur téléphone et ont
donc besoin de nombreuses fonctions téléphoniques préprogrammées (appel d’un numéro, renvoi, interception d’appel, visualisation de l’état d’un poste, génération de codes en fréquence
vocale, configuration du poste en multitouches ou multilignes...).
Introduction
Le téléphone est un outil essentiel de votre efficacité quotidienne.
Nous vous félicitons pour votre choix.
3
Les “Numériques”
MC 420/420E
4
Vous avez besoin de faire écouter à un de vos collaborateurs votre communication ?
Rien de plus simple :
vous appuyez sur la touche
Pour répondre à vos besoins de communication courants, les MC 420/420E vous proposent
respectivement 10 et 20 touches personnalisables (accès direct aux correspondants et fonctions téléphoniques que vous utilisez le plus souvent).
Enfin, vous disposez sur le MC 420E d’un afficheur vous indiquant l’état courant de votre
poste téléphonique, l’identité de votre correspondant, la date et l’heure, des comptes rendus
d’acceptation ou de refus de facilité...
Vous disposez aussi d’une interface minitel/modem permettant de les raccorder directement
au MC 420E et d’un connecteur Jack pour raccorder un magnétophone (possibilité
d’enregistrer vos communications).
☞
Introduction
Communiquez simplement
Apprenez à utiliser votre téléphone
●
appeler un correspondant par son numéro, qu’il soit interne (voir 1.1.) ou externe
(voir 1.2.) à l’entreprise,
●
appeler un correspondant (interne ou externe) par répétition du dernier numéro composé
(voir 1.3.1.) ou par une touche programmée (voir 1.3.2.) ou par son n° abrégé dans votre
répertoire (voir 1.3.3.),
●
appeler un 2e correspondant pendant que vous êtes en communication (voir 2.1.), puis
reprendre le 1er (voir 2.2.) ou passer alternativement de l’un à l’autre (voir 2.3.) ou
communiquer en même temps avec les 2 (voir 2.4.) ou transférer la communication
entre les 2 correspondants (voir 2.5.),
●
recevoir un appel (voir 3.1.) ou plusieurs et passer de l’un à l’autre (voir 3.2.),
●
intercepter un appel, qu’il vienne de la sonnerie générale (voir 4.1.) ou d’un poste
appartenant ou non à votre groupe d’interception (voir 4.3. et 4.2.),
Introduction
Vous trouverez dans ce manuel, les manipulations pour accéder aux principales fonctions de
votre terminal :
5
●
filtrer un appel entre deux postes : Directeur et Secrétaire (voir 5.1. et 5.2.) ou l’annuler
(voir 5.3.),
●
renvoyer vos appels sur un autre poste (voir 6.1.), soit immédiatement ou après quelques
sonneries sur non réponse ou sur occupation ou renvoyer vos appels sur
messagerie vocale (voir 6.2.) ou annuler les renvois (voir 6.4.),
●
personnaliser votre poste en programmant : des numéros abrégés dans votre répertoire
(voir 7.1.) ou un rendez-vous (voir 7.2.) ou un code personnel de verrouillage
(voir 7.3.) ou une interdiction d’appels extérieurs (voir 7.4.) ou plus de réception
d’appels (ne pas déranger) (voir 7.5.) ou la protection de votre ligne pendant une
transmission de données (voir 7.6.) ou des touches ou services (voir 7.7.).
Remarque :
Attention : ce guide n’est pas exhaustif, il ne présente que les possibilités les plus courantes du produit.
6
Introduction
Les “Numériques”
MC 420/420E
Appeler
un correspondant
1.1.
CORRESPONDANT INTERNE
1.1.1.
Appel d’un correspondant interne à votre entreprise
Cas courant
☞
☞
Composez le n° de poste de votre correspondant
Lorsqu’il répond, décrochez.
Après votre conversation, raccrochez.
Remarques
Pour activer le haut-parleur :
● Appuyez sur la touche
.
+
-
En cours de communication, en appuyant sur les touches
ou
,vous pouvez régler le
niveau d’écoute :
● du haut-parleur si celui-ci est activé
● du combiné sur les postes acceptant cette fonction, lorsque le haut-parleur est désactivé
N° POSTE
Appeler un correspondant
A partir de votre clavier de numérotation :
7
Appeler
un correspondant
Cas particulier : le standard
A partir de votre clavier de numérotation :
Composez le code
Lorsqu’il répond, décrochez.
En fin de conversation, raccrochez.
Remarques :
Vous pouvez appeler un correspondant sans décrocher votre combiné :
° Composez son numéro
le haut-parleur se met automatiquement en service.
° Dès que vous entendez votre correspondant, décrochez et parlez.
° Pour raccrocher, appuyez sur la touche
Dans la suite du guide, “Raccrochez” signifie :
- soit raccrochez le combiné,
- soit appuyez sur la touche
si vous n’avez pas décroché votre combiné.
☞
☞
9
Appeler un correspondant
8
1.1.2.
Si le poste du correspondant interne que vous appelez est occupé
Votre correspondant est en ligne, vous pouvez demander un rappel automatique
de votre poste. Pour cela :
Appuyez sur la touche
puis sur la touche
Vous entendez un bip, signalant que votre action a été validée.
Raccrochez.
Dès que la ligne de votre correspondant “en rappel” est libre, votre téléphone sonne.
Puis, dès que vous décrochez votre combiné, le téléphone de votre correspondant
“en rappel” sonne aussi.
La communication s’établit alors entre les deux postes.
☞
☞
☞
R
5
Appeler un correspondant
Rappel automatique
9
Appeler
un correspondant
CORRESPONDANT EXTERNE
1.2.1.
Appel d’un correspondant externe à votre entreprise
Appeler un correspondant
1.2.
10
Cas courant
A partir de votre clavier de numérotation :
Composez le code d’accès à l’extérieur
puis, le n° complet de votre correspondant
Lorsqu’il répond, décrochez.
En fin de communication, raccrochez.
1.2.2. Si le poste du correspondant externe que vous appelez est occupé ou ne répond pas
Stockage du n° de votre correspondant
Votre correspondant extérieur est en ligne, vous pouvez enregistrer provisoirement son n°
pour essayer de le rappeler ultérieurement.
☞
☞
☞
0
N° EXTÉRIEUR
Appuyez sur la touche
Le n° de votre correspondant est alors mémorisé, et vous pourrez le rappeler
un peu plus tard. C’est la fonction de stockage.
Raccrochez
Appuyez à nouveau sur la touche pour rappeler le n° enregistré
(même si ce n’est pas le dernier numéro composé). C’est la fonction de réémission.
☞
☞
☞
STOCKAGE
STOCKAGE
Annulation du stockage
Pour annuler votre stockage :
Appuyez sur les touches
Raccrochez.
Le numéro n’est plus mémorisé.
☞
☞
7
9
Appeler un correspondant
Pour cela :
11
Appeler
un correspondant
POUR TOUS LES CORRESPONDANTS
1.3.1.
Répétition du dernier numéro composé
Pour rappeler le dernier numéro composé :
Appuyez sur la touche
Lorsque votre correspondant répond, décrochez.
En fin de communication, raccrochez.
1.3.2.
Appel d’un correspondant par une touche personnalisable
☞
☞
Le numéro de votre correspondant peut être mémorisé au niveau d’une touche personnalisable.
Pour établir une communication avec votre correspondant :
Appuyez directement sur cette touche programmée
(cf. paragraphe 7.7. sur la programmation des touches personnalisables).
Le voyant rouge situé sur la touche s’allume alors. Lorsqu’il répond, décrochez.
En fin de communication, raccrochez.
☞
☞
BIS
Appeler un correspondant
1.3.
12
Appel d’un correspondant par son n° abrégé de votre répertoire
Votre correspondant peut avoir un n° abrégé que vous avez créé au moyen de la fonction
répertoire personnel (cf. paragraphe 7.1. sur la programmation des numéros abrégés
d’un répertoire).
Pour établir une communication avec ce correspondant :
Si vous possédez un MC 420, appuyez sur la touche
Le voyant situé sur la touche s’allume.
Sélectionnez le n° abrégé correspondant au n° de répertoire de votre interlocuteur,
en appuyant sur l’une des touches numériques du clavier, 0 à 9.
☞
☞
RÉPERTOIRE
DE 0 À 9
Remarque : cette fonction est accessible sur les MC 420E en appuyant sur les touches
+
1.3.4.
+ N° abrégé de 0 à 9.
Mise en attente d’un correspondant
Vous êtes en communication avec un correspondant et vous désirez le mettre en attente :
☞
☞
Appuyez sur la touche
Une musique d’attente ou une tonalité se met en route pour faire patienter le correspondant
en ligne. La diode de la touche est allumée fixe pendant l’attente du correspondant.
Pour le reprendre, appuyez à nouveau sur la touche
GARDE
GARDE
Appeler un correspondant
1.3.3.
13
Appeler un deuxième
correspondant
DOUBLE APPEL
Vous êtes en communication avec un correspondant, et vous désirez communiquer avec
un 2e correspondant, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez sur la touche
☞
☞
Composez son numéro
Vous êtes en communication avec votre 2e correspondant.
Votre 1er correspondant est mis sur musique d’attente ou avec une tonalité de ligne occupée.
R
N° POSTE ou EXTERNE
Vous avez alors le choix entre les fonctions suivantes :
2.2.
REPRISE
Si vous désirez récupérer votre 1er correspondant, et libérer votre 2e correspondant :
Appuyez sur la touche
puis
Appuyez sur la touche
Vous récupérez alors votre 1er correspondant, la communication avec le 2e est coupée.
☞
☞
R
1
Appeler un deuxième correspondant
2.1.
14
2.3.
ALTERNAT
Si vous désirez passer alternativement du 1er au 2e correspondant :
Appuyez sur la touche
Vous communiquez alternativement avec chacun des 2 correspondants,
mais ils ne peuvent communiquer entre eux.
2.4.
☞
☞
R
2
CONFÉRENCE
Si vous désirez communiquer en même temps avec vos 2 correspondants :
Appuyez sur la touche
puis
Appuyez sur la touche
Vous établissez une conférence à 3 personnes. Si l’un raccroche, vous restez en
ligne avec l’autre.
☞
☞
R
3
Appeler un deuxième correspondant
Appuyez sur la touche
puis
15
Appeler un deuxième
correspondant
TRANSFERT
Si vous désirez transférer la communication de votre 1er correspondant à votre
2e correspondant :
Raccrochez votre combiné
Vos 2 correspondants sont alors seuls en ligne, sans vous.
Remarque :
Le transfert n’est pas toujours possible entre 2 correspondants extérieurs à l’entreprise.
En cas d’échec, votre poste sonne à nouveau. En aucun cas vous ne perdez le correspondant.
☞
Appeler un deuxième correspondant
2.5.
16
Recevoir
un ou plusieurs appels
3.1.
RÉCEPTION D’UN APPEL
Votre téléphone sonne, vous avez un appel :
En fin de communication, raccrochez.
3.2.
RÉCEPTION D’UN DEUXIÈME APPEL
☞
Recevoir un ou plusieurs appels
Décrochez le combiné téléphonique
Votre correspondant est alors en ligne.
Remarque : Si vous avez la fonction multitouche passez au chapitre 8.2.
Vous êtes en communication avec un correspondant et vous entendez un bip sonore :
un autre correspondant essaie de vous joindre.
Vous décidez de prendre ce 2e correspondant en ligne, en cours de communication.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez sur la touche
puis
Appuyez successivement sur les touches
Votre 1er correspondant est mis sur musique d’attente.
☞
☞
R
1
0
17
Recevoir
un ou plusieurs appels
Vous pouvez alors, comme dans le cas d’appel d’un 2e correspondant (voir 2.2. à 2.5.) :
1. Récupérer votre 1er correspondant en libérant votre 2e correspondant
Appuyez sur la touche
puis
Appuyez sur la touche
2. Passer alternativement du 1 au 2 correspondant
er
e
Appuyez sur la touche
puis
Appuyez sur la touche
3. Communiquer en conférence à 3 personnes
Appuyez sur la touche
puis
Appuyez sur la touche
☞
☞
☞
☞
☞
☞
R
1
R
2
R
3
Recevoir un ou plusieurs appels
18
Intercepter un appel
4.1.
INTERCEPTER UN APPEL VENANT DE LA SONNERIE GÉNÉRALE
La sonnerie générale sonne, la standardiste est absente, vous voulez prendre cet appel.
A partir de votre clavier de numérotation :
4.2.
INTERCEPTER UN APPEL D’UN POSTE QUELCONQUE
Vous pouvez intercepter la communication d’un poste alors que son titulaire est absent.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Décrochez
Composez le numéro de poste qui sonne
☞
☞
☞
☞
☞
☞
0
0
R
Intercepter un appel
Appuyez successivement sur les touches
Décrochez
Transférez la communication à la personne demandée en appuyant sur
puis
Composez son numéro de poste
Raccrochez quand elle répond.
N° POSTE
0
N° POSTE
2
19
Intercepter un appel
4.3.
INTERCEPTER UN APPEL D’UN GROUPE
☞
☞
☞
Intercepter un appel
Transférez éventuellement la communication à la personne demandée en appuyant sur
puis
Composez son numéro de poste
Raccrochez quand elle répond.
20
R
N° POSTE
Vous faites partie d’un groupe d’interception d’appels (paramétré par le Responsable Téléphonie),
c’est-à-dire que toutes les personnes de ce groupe peuvent rapidement récupérer les
communications d’un poste qui sonne, à l’intérieur de ce même groupe. Vous entendez sonner
un poste, et son titulaire est absent, vous pouvez intercepter sa communication.
Interception de l’appel d’un groupe
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Décrochez
Vous récupérez ainsi la communication du poste sonné.
Après votre conversation, raccrochez.
☞
☞
0
1
Filtrer un appel
5.1.
PROCÉDURE DE MISE EN PLACE
La fonction de filtrage se déclare généralement entre 2 postes, donc entre 2 personnes :
●
une personne “filtrée”, en général désignée comme le Directeur,
●
une personne “filtrante”, en général désignée comme la Secrétaire.
Une Secrétaire peut filtrer plusieurs Directeurs et un Directeur peut obtenir un filtrage par
plusieurs Secrétaires.
La procédure de mise en place consiste à :
●
donner les numéros de postes concernés : vous devez fournir au Responsable Téléphonie
les deux numéros de poste, celui de la Secrétaire et celui du Directeur,
●
programmer le filtrage : le responsable vous indique alors les numéros des touches
personnalisées correspondant à chaque poste (si vous ne lui avez pas donné ces numéros,
il les choisit lui-même en fonction des numéros disponibles),
●
utiliser cette programmation : dès le feu vert du Responsable, vous pouvez alors utiliser
toutes les possibilités de la fonction de filtrage (cf. paragraphe 5.3. de ce chapitre).
Filtrer un appel
La programmation de la fonction de filtrage est une opération de spécialiste. Pour en bénéficier,
vous devez en faire la demande auprès du Responsable Téléphonie de votre entreprise.
21
Filtrer un appel
5.2.
22
DESCRIPTION DE LA FONCTION
Filtrer un appel
L’opération de filtrage nécessite la programmation de 4 touches personnalisables,
deux sur le poste Secrétaire et deux sur le poste Directeur. Ces touches sont :
touche personnalisable 1 : c’est la touche de filtrage proprement dite. Elle est généralement
nommée filtrage sur les postes.
Elle sert à l’activation et la désactivation de la fonction de filtrage.
Quand cette touche est enfoncée, un voyant rouge apparaît, la fonction devient active.
touche personnalisable 2 : c’est une touche de supervision (cf. paragraphe 8.1.). Elle est
généralement désignée par le nom de la Secrétaire ou le nom du Directeur.
Elle sert principalement à :
- l’appel du poste supervisé (Secrétaire ou Directeur),
- la visualisation de l’état du poste (Secrétaire ou Directeur),
- l’interception des appels par le Directeur.
5.3.
PROCÉDURE D’UTILISATION
Pour que la fonction de filtrage soit efficace :
Sur l’un des 2 postes, appuyez sur la touche de filtrage
Un voyant rouge apparaît sur les 2 postes.
☞
Touche Filtrage
Remarques :
L’activation de la touche filtrage côté Directeur entraîne automatiquement l’activation de la touche
filtrage côté Secrétaire, et réciproquement. Une des touches est assimilée à la fonction filtrage.
La deuxième est assimilée à la fonction supervision.
Secrétaire
1
2
3
Sonnerie du poste
Prise de l’appel par la Secrétaire
Appui sur touche Directeur
5
6
7
Présentation de l’appel au Directeur
Raccrochage du combiné
Voyant touche Directeur allumé fixe
9
Voyant touche Directeur éteint
Directeur
1
2
3
4
Clignotement voyant touche Secrétaire
Voyant touche Secrétaire allumé fixe
Sonnerie du téléphone
Prise de l’appel
7
8
Voyant touche Secrétaire éteint
En fin de communication, raccrochage
Filtrer un appel
Plusieurs cas peuvent alors se produire, le filtrage étant actif :
1er cas : Un correspondant appelle le Directeur, la Secrétaire est à son poste, le poste du directeur
est libre.
23
Filtrer un appel
24
Secrétaire
Directeur
1
2
Sonnerie du poste
La Secrétaire est absente temporairement
1
2
3
Voyant touche Directeur allumé fixe
3
4
Voyant touche Secrétaire clignotant
Interception de l’appel par le Directeur
par appui sur la touche Secrétaire
Voyant touche Secrétaire éteint
En fin de communication, raccrochage
3e cas : Un correspondant appelle la Secrétaire.
Secrétaire
1
2
3
Sonnerie du poste
Prise de l’appel par la Secrétaire
En fin de communication, raccrochage
Directeur
1
Voyant touche Secrétaire allumé fixe
4
Voyant touche Secrétaire éteint
Filtrer un appel
2e cas : Un correspondant appelle le Directeur, la Secrétaire n’est pas là, le poste du
Directeur est libre.
5.4.
ANNULATION DU FILTRAGE CÔTÉ SECRÉTAIRE ET CÔTÉ DIRECTEUR
En fonction de vos touches personnalisables :
Appuyez sur la touche d’activation du filtrage
Le voyant rouge disparaît sur la touche.
☞
Touche Filtrage
Filtrer un appel
Remarque :
Lorsque la Secrétaire est déjà en ligne, il est possible qu’un appel arrive pour le Directeur,
•
si le poste de la Secrétaire est monoligne, pour reprendre l’appel il faut utiliser la fonction 2e appel.
•
si le poste de la Secrétaire est multiligne, il suffit à la Secrétaire d’appuyer sur la touche de la ligne
en appel (touche clignotante) (cf. . chapitre suivant fonction de multitouche).
En effet, dès qu’un appel arrive pour le Directeur, si la Secrétaire est en communication,
il lui suffit d’appuyer sur cette ligne pour intercepter l’appel pour le Directeur.
Cette 2e solution est conseillée.
Remarque :
La désactivation de la touche filtrage côté Directeur entraîne automatiquement la désactivation
de la touche filtrage côté Secrétaire, et réciproquement.
25
Renvoyer ses appels
RENVOYER VOS APPELS SUR UN AUTRE POSTE
6.1.1.
Renvoyer immédiatement
Vous avez la possibilité de renvoyer immédiatement tous vos appels sur un autre poste.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez le numéro du poste choisi
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
6.1.2.
☞
☞
☞
2
1
N° POSTE
Renvoyer vos appels sur non réponse
Vous pouvez alors renvoyer tous vos appels sur un autre poste, automatiquement
après quelques sonneries.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
☞
2
2
Renvoyer ses appels
6.1.
26
Raccrochez.
6.1.3.
Renvoyer vos appels sur occupation
Vous pouvez renvoyer sur un autre poste tous vos appels arrivant lorsque votre poste
est occupé.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez le numéro du poste choisi
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
6.2.
RENVOYER VOS APPELS SUR MESSAGERIE VOCALE
Si vous êtes titulaire d’une boîte vocale, vous pouvez renvoyer tous vos appels dessus.
Vous pouvez le faire :
- soit immédiatement,
- soit sur non réponse,
- soit sur occupation.
☞
☞
☞
☞
☞
N° POSTE
2
N° POSTE
3
Renvoyer ses appels
Composez le numéro du poste choisi
Un double bip valide votre action.
27
Renvoyer ses appels
Renvoyer immédiatement
Vous avez la possibilité de renvoyer immédiatement tous vos appels sur messagerie vocale.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
6.2.2.
Renvoyer vos appels sur non réponse
☞
☞
2
5
2
6
Vous pouvez renvoyer tous vos appels sur messagerie vocale, automatiquement après quelques sonneries.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
☞
☞
Renvoyer ses appels
6.2.1.
28
Appuyez successivement sur les touches
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
Remarque :
Vous avez la possibilité de renvoyer :
- soit uniquement vos appels extérieurs,
- soit uniquement vos appels intérieurs.
Consultez votre Responsable Téléphonie.
6.3.
OUTREPASSER LA FONCTION DE RENVOI
Vous cherchez à joindre un correspondant, et son poste est renvoyé. Vous pouvez forcer
ce renvoi, et sonner le poste demandé.
☞
☞
2
7
Renvoyer ses appels
6.2.3. Renvoyer vos appels sur occupation
Vous pouvez renvoyer tous vos appels sur messagerie vocale lorsque votre poste est occupé.
A partir de votre clavier de numérotation :
29
Renvoyer ses appels
Appuyez successivement sur les touches
Composez le numéro du poste demandé
Le poste que vous cherchez à joindre sonne.
☞
☞
2
8
N° POSTE
Remarque :
Cette fonction est soumise à un droit “demandeur ou demandé”. Consultez votre Responsable
Téléphonie
6.4.
ANNULER LES RENVOIS
Vous désirez annuler tous vos renvois.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Raccrochez.
☞
☞
2
0
Renvoyer ses appels
A partir de votre clavier de numérotation :
30
Personnalisation d’un poste
7.1.
PROGRAMMATION DE NUMÉROS ABRÉGÉS
Vous pouvez enregistrer les numéros que vous utilisez le plus souvent (10 au maximum),
numéros internes ou externes à l’entreprise.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez un chiffre
Composez le n° de votre correspondant
précédé du 0 pour un correspondant externe.
Raccrochez.
Remarque :
Notez vos numéros utilisés sur une fiche à placer sur ou près de votre téléphone,
pour accélérer et faciliter votre recherche.
☞
☞
☞
(☞)
☞
5
1
DE 0 À 9
N° CORRESPONDANT
(0
)
Personnalisation d’un poste
Enregistrement des numéros abrégés d’un répertoire
31
Personnalisation d’un poste
Annulation d’un numéro abrégé d’un répertoire
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez le n° abrégé du répertoire à annuler
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
Remarques :
1°
Le code d’accès au réseau PTT correspond au chiffre que vous faites
(en général 0), avant de composer le numéro de votre correspondant externe.
2°
L’annulation est obligatoire pour pouvoir enregistrer un autre numéro
(pas d’écrasement possible).
☞
☞
☞
5
DE 0 À 9
1
Personnalisation d’un poste
32
7.2.
PROGRAMMATION D’UN RENDEZ-VOUS
Vous pouvez utiliser votre téléphone comme une horloge, en enregistrant vos heures de
rendez-vous.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez l’heure du rendez-vous (entre 0000 et 2359)
ex : 17h30 = 1730
Raccrochez.
☞
☞
☞
5
HHMM
5
Personnalisation d’un poste
Enregistrement d’un rendez-vous
33
Personnalisation d’un poste
Annulation d’un rendez-vous
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez l’heure du rendez-vous
ex : 17h30 = 1730
Raccrochez.
Annulation de tous les rendez-vous
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez les chiffres
Raccrochez.
☞
☞
☞
☞
☞
☞
5
5
HHMM
5
9999
5
Personnalisation d’un poste
34
7.3.
PROGRAMMATION D’UN CODE PERSONNEL
Vous pouvez enregistrer un code secret à 4 chiffres pour verrouiller votre téléphone,
ou pour utiliser certains services.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez les chiffres
Composez votre code secret
Recomposez votre code secret
Raccrochez.
☞
☞
☞
☞
☞
0
0000
4 CHIFFRES
4 CHIFFRES
6
Personnalisation d’un poste
Enregistrement du code personnel, la 1ère fois
35
Personnalisation d’un poste
Modification du code personnel
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez votre ancien code
Composez votre nouveau code
Recomposez votre nouveau code
Raccrochez.
☞
☞
☞
☞
☞
0
4 CHIFFRES
4 CHIFFRES
4 CHIFFRES
6
Personnalisation d’un poste
36
7.4.
INTERDIRE LES APPELS EXTÉRIEURS DEPUIS SON POSTE
Vous pouvez décider d’empêcher l’utilisation de votre poste par une tierce personne pour
appeler l’extérieur.
Verrouillage de votre poste
Appuyez successivement sur les touches
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
Déverrouillage de votre poste
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez votre code personnel
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
☞
☞
☞
☞
☞
0
5
0
5
4 CHIFFRES
Personnalisation d’un poste
A partir de votre clavier de numérotation :
37
Personnalisation d’un poste
Personnalisation d’un poste
38
Appel de l’extérieur avec un poste verrouillé
A partir de votre clavier de numérotation :
Décrochez
Composez le code
Composez votre code personnel
Un double bip valide votre action.
Composez le N° extérieur
Lorsqu’il répond, parlez
En fin de communication, raccrochez.
Remarque :
Ces 2 dernières fonctions supposent que vous avez programmé un code
personnel (voir 7.3).
☞
☞
☞
☞
0
4 CHIFFRES
N° EXTÉRIEUR
7.5.
NE PAS ÊTRE DÉRANGÉ PAR LE TÉLÉPHONE
Vous désirez ne pas être dérangé (fonction DND) par la sonnerie du téléphone,
et donc ne plus recevoir d’appel.
Enregistrement de la fonction DND sur votre poste
Appuyez successivement sur les touches
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
Pour recevoir à nouveau les appels
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Un double bip valide votre action.
Raccrochez.
☞
☞
☞
☞
4
5
4
5
Personnalisation d’un poste
A partir de votre clavier de numérotation :
39
Personnalisation d’un poste
Outrepasser la fonction DND
Vous cherchez à joindre un correspondant, et son poste est sur la fonction
“Ne pas déranger”. Vous pouvez forcer cette fonction et sonner le poste demandé.
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez successivement sur les touches
Composez le n° du poste demandé
Le poste que vous cherchez à joindre sonne.
Remarque :
Cette fonction est soumise à un droit “demandeur ou demandé”. Consultez votre Responsable
Téléphonie.
☞
☞
2
8
N° DE POSTE
Personnalisation d’un poste
40
7.6.
POUVOIR UTILISER VOTRE LIGNE POUR TRANSMETTRE DES DONNÉES
Vous voulez transmettre des données par le biais de votre ligne téléphonique (utilisation
d’un modem ou d’un minitel sur la ligne), et donc ne pas être dérangé par une
communication.
Demandez au Responsable Téléphonie d’être protégé pour cette fonction.
PROGRAMMATION DES TOUCHES OU DES SERVICES D’UN POSTE
Les fonctions de programmation d’un poste sont en général paramétrées par le
Responsable Téléphonie.
Cependant, certaines fonctions plus simples sont décrites dans ce chapitre, pour vous
permettre de programmer certaines touches personnalisables.
Procédure à suivre
A partir de votre clavier de numérotation :
Appuyez sur la touche
Appuyez sur la touche que vous voulez programmer
☞
☞
PROGRAMMATION
Personnalisation d’un poste
7.7.
41
Personnalisation d’un poste
Indiquez la valeur correspondant au service que vous désirez
Pour valider, appuyez à nouveau sur la touche
Raccrochez.
Remarque :
Certaines touches peuvent être verrouillées par le Responsable Téléphonie.
TYPES DE PROGRAMMATION : les plus utilisés sont les suivants
Type 1 : enregistre numéros extérieur et intérieur.
Type 3 : programme une émission de codes en fréquence vocale (pour consulter
directement sa messagerie vocale, par exemple).
☞
☞
☞
☞
TYPE
VALEUR
PROGRAMMATION
Personnalisation d’un poste
Indiquez le type de programmation que vous souhaitez
42
Type 4 : programme la fonction Intercom : visualisation de l’état d’un poste, interception
des appels lui étant destinés, ainsi que l’appel direct de ce poste.
Type 8 : enregistre un code qui donne accès à un service programmable
(ex : filtrage, renvoi, etc.).
Remarque :
La fonction Intercom est assimilée à la fonction de supervision (cf.paragraphe suivant).
Valeurs des services
Ces valeurs sont strictement les mêmes que les codes encadrés des pages précédentes.
Par exemple : pour une interception hors groupe * puis 0 puis 2 puis n° poste appelé.
Personnalisation d’un poste
Type 5 : programme la fonction filtrage : visualisation de l’état d’un poste, interception des
appels vous étant destinés ou qui sont renvoyés vers le poste filtreur ou
un autre poste de renvoi, ainsi que l’appel direct de ce poste.
43
Exemples de programmation
Type
Appel correspondant intérieur . . . . . . . . . . . . . . . . .1
Appel correspondant extérieur . . . . . . . . . . . . . . . .1
Interception appel même groupe . . . . . . . . . . . . . . .1
Interception appel hors groupe . . . . . . . . . . . . . . . .1
Renvoi immédiat poste choisi . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Annulation renvoi immédiat des appels . . . . . . . . .8
Renvoi sur non réponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Annulation renvoi sur non réponse des appels . . . .8
Renvoi sur occupation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Annulation renvoi en cas d’occupation . . . . . . . . . .8
Renvoi sur messagerie vocale immédiat . . . . . . . . .8
Annulation de tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . .8
Pour ne pas être dérangé par des appels . . . . . . . . .8
Annulation de ce service (DND) . . . . . . . . . . . . . . .8
Rappel automatique sur poste intérieur occupé . . . .1
Appel direct d’un poste et interception de ses appels 4
Interception de ses appels, qui sont renvoyés
ou filtrés, et appel direct du poste de renvoi . . . . . .5
Consultation d’un répondeur enregistreur . . . . . . . .3
.
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Valeurs à saisir en
puis en 2ème
1er
.n° poste . . . . . . .
.0 . . . . . . . . . . . .n° annuaire
. 01 . . . . . . . . .
. 02 . . . . . . . . .n° poste appelé
. 21 . . . . . . . . .n° poste choisi
. 21 . . . . . . . . .
. 22 . . . . . . . . .n° poste choisi
. 22 . . . . . . . . .
. 23 . . . . . . . . .n° poste choisi
. 23 . . . . . . . . .
. 25 . . . . . . . . .n° messagerie
. 20 . . . . . . . . .
. 45 . . . . . . . . .
. 45 . . . . . . . . .
.5 . . . . . . . . . . . .
.n° poste . . . . . . .
*
*
*
*
*
*
*
. . . . . . .n° poste de renvoi
. . . . . . .séquence
Exemples de programmation
Exemples de Programmation
44
Fonctions particulières
Certaines fonctions particulières sont détaillées dans ce chapitre. Leur mise en place étant
en général faite par le Responsable Téléphonie, seule la procédure d’utilisation sera
expliquée.
8.1. LA SUPERVISION (OU FONCTION INTERCOM)
•
de connaître l’état du (des) poste(s) que vous supervisez (libre, appelé, occupé),
•
d’intercepter les appels de ce (ces) poste(s), en appuyant sur la touche
personnalisable clignotante,
•
d’appeler directement un (plusieurs) poste(s) supervisé(s) en appuyant sur la touche
personnalisable correspondante.
Remarque :
Pour chaque poste supervisé, une touche personnalisable doit être programmée avec son voyant
associé.
Fonctions particulières
Cette fonction vous permet d’avoir sur votre téléphone la supervision d’un ensemble de
postes et éventuellement de lignes extérieures, dans le but :
45
Fonctions particulières
46
Lorsqu’un appel arrive sur un poste en supervision, le voyant de la touche du poste appelé
clignote sur tous les postes superviseurs.
Si vous voulez intercepter la communication :
☞
Appuyez sur la touche correspondante.
Exemple : les postes 31 et 32 supervisent le poste 30
Un corrrespondant appelle le poste 30, mais son titulaire est absent.
La touche P. 30 clignote sur les 2 postes 31 et 32.
● Interception de l’appel par le poste 31, par appui sur touche
P. 30.
● Le voyant de la touche P. 31 devient fixe sur les postes 30 et 32.
P. 30
●
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Poste appelé
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Poste interceptant
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P. 32
POSTE APPELÉ
Fonctions particulières
Procédure
8.2.
LA FONCTION MULTITOUCHE
Un poste utilisé en multitouche possède un seul n° d’annuaire, mais avec des touches
programmées lui permettant de traiter plusieurs communications en parallèle.
Procédure
Lorsqu’un appel arrive sur votre poste programmé en multitouche, le voyant d’une des
touches personnalisables clignote.
Pour prendre la communication :
Appuyez sur la touche personnalisable clignotante
Le voyant de la touche devient fixe.
☞
PERSONNALISABLE 1
Fonctions particulières
Remarque :
Vous devez créer autant de touches personnalisables que de nombre de
communications que vous désirez avoir en même temps, dans la limite
du nombre de touches du poste.
47
Fonctions particulières
Si un autre correspondant essaie de vous joindre, vous entendez un bip, et le voyant d’une
2e touche personnalisable clignote.
Pour prendre la communication :
Appuyez sur la 2e touche personnalisable.
Le voyant de cette touche devient fixe.
Le 1er correspondant passe en attente, le voyant sur sa touche clignote.
Vous êtes en ligne avec le 2e correspondant.
Vous pouvez alors passer d’un correspondant à l’autre en appuyant successivement sur les
touches correspondantes.
☞
PERSONNALISABLE 2
Fonctions particulières
48
Exemple : poste A avec 2 touches personnalisables
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●
Un corrrespondant appelle le poste A.
La touche personnalisable 1 clignote.
Prenez la ligne en appuyant sur la touche 1.
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n° 5223 (touche 1)
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n° 5223 (touche 2)
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Un 2e correspondant appelle le poste A.
La touche personnalisable 2 clignote.
Prenez la ligne en appuyant sur la touche 2.
Le 1er correspondant passe en attente, le voyant
sur sa touche personnalisable 1 clignote.
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Remarque :
Un poste en multitouche est visualisé libre tant qu’il y a au moins une
position de disponible, c’est-à-dire une touche personnalisable libre.
n° 5223 (touche 1)
n° 5223 (touche 2)
Fonctions particulières
●
49
8.3.
LA FONCTION MULTILIGNE
Un poste utilisé en multiligne possède plusieurs nos d’annuaire. Chaque n° d’annuaire est
matérialisé par une touche et son voyant associé.
Cette fonction est principalement utilisée pour programmer sur un même poste :
•
un numéro “normal”, celui que vous communiquez à tout le monde,
•
et un numéro “privé”, numéro “rouge”, communiqué uniquement à certaines
personnes : il peut servir de numéro de secours.
Exemples :
Pour un Directeur :
n° privé non filtré et
n° filtré par sa Secrétaire.
Pour une Secrétaire :
n° privé pour ses propres appels et
n° destiné à recevoir les appels filtrés de son Directeur.
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Fonctions particulières
Fonctions particulières
Procédure
Pour prendre la communication :
Appuyez sur la touche personnalisable correspondante
Le voyant devient fixe.
☞
PERSONNALISABLE 1
☞
PERSONNALISABLE 2
Lorsqu’un autre correspondant essaie de vous joindre, et qu’il a votre 2e numéro,
le voyant correspondant à votre numéro d’appel de “secours” clignote.
Pour prendre la communication :
Appuyez sur la touche personnalisable correspondante
Le voyant de cette touche devient fixe.
Le 1er correspondant est passé en attente.
Vous êtes en ligne avec le 2e correspondant.
Fonctions particulières
Lorsqu’un appel arrive sur votre poste, le voyant correspondant à votre n° d’appel courant
clignote.
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Fonctions particulières
Exemple : deux nos d’annuaire arrivent sur poste A, le 5223 et 5246
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Un corrrespondant appelle le poste A, par le 5223.
La touche personnalisable 1 clignote.
Prenez la ligne en appuyant sur la touche 1.
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n° 5223
n° 5246
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●
Un 2e correspondant essaie d’appeller le poste A
par le n° courant, le 5223.
Ce n° sonne occupé.
Le correspondant fait alors le 2e n°, le 5246.
La touche personnalisable 2 clignote.
Prenez la ligne en appuyant sur la touche 2.
Le 1er appel passe en attente, la touche 1 clignote.
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Remarque :
Il est possible qu’un même poste soit à la fois multiligne et multitouche.
n° 5223
n° 5246
Fonctions particulières
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Lexique
Cette fonction vous permet de communiquer alternativement avec 2 correspondants dans le cas de
communications en parallèle (p. 15 & 18).
ANNULER :
Vous avez la possibilité d’annuler les actions de votre poste (stockage, filtrage, renvois, programmation) (p. 11, 30
& 32).
ATTENTE :
Cette fonction vous permet de mettre en attente votre correspondant et de le reprendre ensuite (p. 13).
BIS :
Cette fonction vous permet de rappeler le dernier numéro composé (p. 12).
CODE :
Cette fonction vous permet d’entrer un code à 4 chiffres qui vous sera demandé pour déverrouiller votre poste,
appeler l’extérieur (p. 35, 36, 37 & 38).
CONFÉRENCE : Cette fonction vous permet de communiquer en même temps avec 2 correspondants sous forme de conférence à 3
(p. 15 & 18).
DND :
Cette fonction vous permet de ne pas être dérangé par la sonnerie en ne recevant plus d’appel (p. 39 & 40).
DOUBLE APPEL : Cette fonction vous permet de mettre en attente un premier correspondant pour en appeler ou recevoir un
deuxième (p. 14 & 17).
FILTRAGE :
Cette fonction permet de faire aboutir sur un poste dit “Secrétaire” les appels destinés à un poste dit “Directeur”
(p. 21, 22, 23, 24 & 25). Elle utilise 2 touches personnalisables :
- une touche pour activer ou inhiber le filtrage,
- une touche appel direct Directeur/Secrétaire, interception d’appel et visualisation d’état du poste.
INTERCEPTION : Cette fonction vous permet d’intercepter sur votre poste un appel (p. 19 & 20) :
- de sonnerie générale,
- ou d’un poste dont le titulaire est absent,
- ou d’un poste d’un groupe.
MESSAGERIE :
Si vous disposez d’une messagerie vocale, cette fonction vous permet de renvoyer les appels qui vous sont
destinés sur votre boîte vocale, soit instantanément (immédiat), soit après quelques sonneries (différé),
soit en cas d’occupation de votre poste (p. 28 & 29).
Lexique
ALTERNAT :
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Lexique
OUTREPASSER :
Lexique
Cette fonction vous permet de rentrer en communication avec un correspondant dont le poste est renvoyé
ou est sur la fonction “ne pas déranger” (p. 29).
PROGRAMMATION : Cette fonction vous permet d’accéder à la programmation (p. 31, 32, 33, 34 & 35) :
- de numéros abrégés dans votre répertoire personnel (10 nos ),
- de rendez-vous,
- de touches personnalisables (filtrage, n° de correspondant),
- de code personnel.
RENVOI :
Cette fonction vous permet de renvoyer les appels qui vous sont destinés sur un poste de votre choix (p. 26,
27, 28, 29, & 30) :
- soit instantanément (immédiat),
- soit après quelques sonneries (différé),
- soit en cas d’occupation de votre poste.
RÉPERTOIRE :
Cette fonction vous permet d’appeler par un n° abrégé (0 à 9) un correspondant enregistré dans votre
répertoire personnel (p. 31 & 32).
REPRISE :
Cette fonction vous permet de reprendre votre premier correspondant si vous l’aviez mis en attente pour
recevoir ou appeler un deuxième correspondant (p. 14 & 16).
STOCKAGE :
Cette fonction vous permet de mettre en mémoire le numéro du correspondant externe que vous appelez
s’il est occupé, et de le rappeler ultérieurement (p. 10 & 11).
TOUCHE :
Cette fonction vous permet d’appeler un correspondant dont le numéro programmé a été enregistré au
niveau d’une touche programmée en appuyant simplement sur cette touche (p. 12).
TRANSFERT :
Dans le cas de 2 communications en parallèle, cette fonction vous permet de transférer la communication
entre votre premier et votre deuxième correspondant qui restent seuls en ligne, sans vous (p. 16).
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MCPS8140AAAAC01 - 02/00
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